〔摘 要〕隨著信息技術的迅速發(fā)展和知識經(jīng)濟時代的到來,知識管理應運而生,已成為提高企業(yè)核心競爭力的重要途徑。咨詢企業(yè)的每項業(yè)務都需要充分挖掘和使用信息、知識,為用戶提供知識產(chǎn)品,就更需要通過知識管理來提升管理水平和競爭優(yōu)勢。筆者通過對信息管理和知識管理的理論學習,結(jié)合應用知識管理的初步實踐,就咨詢企業(yè)知識管理應用作些探討。
〔關鍵詞〕知識管理;咨詢企業(yè);應用
DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2010.12.043
〔中圖分類號〕C93 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2010)12-0155-04
Discussion of Application of Knowledge Management in Consultation EnterprisesLu Yao
(College of Electronics and Information Engineering,Tongji University,Shanghai 201804,China)
〔Abstract〕Along with the rapid development of information technology and the arrival of knowledge economy times,knowledge management was born,which has become an important way of improving core competition of enterprises.To provide knowledge products,each service of consultation enterprises needs to exploit and use information and knowledge fully.Therefore it is necessary to promote the management level and the competitive advantage through knowledge management.This paper made some discussion on application of knowledge management in consultation enterprises based on study of information and knowledge management theory and preliminary practice of application of knowledge management.
〔Keywords〕knowledge management;consultation enterprise;application
隨著信息技術的迅速發(fā)展和知識經(jīng)濟時代的到來,企業(yè)知識管理應運而生,目前已成為提高企業(yè)核心競爭力的重要途徑?,F(xiàn)代企業(yè)的每項業(yè)務都與知識有關,或創(chuàng)造知識,或使用知識。因此,做好企業(yè)的知識管理,充分利用知識創(chuàng)造經(jīng)濟和社會價值,已成為實現(xiàn)企業(yè)科學發(fā)展和持續(xù)發(fā)展的關鍵。知識經(jīng)濟催生了知識管理,而應用知識管理來增強企業(yè)管理能力,才能應對知識經(jīng)濟時代市場競爭的挑戰(zhàn)。
知識管理是現(xiàn)代企業(yè)管理體系的重要組成部分和關鍵要素,尤其諸如跨國公司、研發(fā)機構、咨詢公司、高技術企業(yè)及其管理機構等提供的是高端產(chǎn)品和服務,就更加需要通過知識管理來提升管理水平和競爭優(yōu)勢。筆者通過對信息管理和知識管理的理論學習,并結(jié)合自己在咨詢企業(yè)應用知識管理的初步實踐,就現(xiàn)代企業(yè)知識管理及其應用作些探討。
1 知識管理的內(nèi)涵與特征
1.1 知識管理的內(nèi)涵
知識管理的內(nèi)涵有多種表述。如美國得而福集團創(chuàng)始人卡爾·費拉保羅認為“知識管理就是運用集體的智慧提高應變能力和創(chuàng)新能力,是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑”;著名學者馬斯(Masie)認為“知識管理是一個系統(tǒng)地發(fā)現(xiàn)、選擇、組織、過濾和表述信息的過程,目的是改善雇員對待特定問題的理解?!庇纱耍瑢χR管理的內(nèi)涵可以理解為:知識管理是以知識為中心的管理,通過對企業(yè)內(nèi)外知識的識別、獲取、開發(fā)、分類、存儲、使用和共享等管理,以實現(xiàn)組織內(nèi)顯性知識和隱性知識的獲取、共享和利用,來提升組織的創(chuàng)新和市場應變能力,從而增強企業(yè)競爭優(yōu)勢。
1.2 知識管理的特征
知識管理主要有兩個特征:
1.2.1 綜合運用技術和學科知識,實現(xiàn)組織管理知識化、智能化、高效化
知識管理是信息技術和多學科知識綜合的產(chǎn)物。它將信息科學、計算機網(wǎng)絡和信息技術、現(xiàn)代管理科學、情報學、人力資源管理和人文等科學技術集成,與學習、創(chuàng)新、教育、組織文化等的綜合運用而形成的知識資產(chǎn)管理體系。由管理信息系統(tǒng)、信息知識收集系統(tǒng)、信息庫和知識庫、組織內(nèi)員工知識的上傳和共享、業(yè)務流程管理、學習和經(jīng)驗交流,以及設立按管理層級別權限的知識信息共享范圍等組成的知識管理平臺。構建起組織智能化知識管理系統(tǒng),提高應變和創(chuàng)新能力及工作效率,成為知識型組織核心競爭力的源泉。
1.2.2 知識管理不僅是對顯性知識的管理,更注重對隱性知識的管理
知識可分為顯性知識和隱性知識。顯性知識是通過語言和文字系統(tǒng)表達的,易于存儲、共享和交流,存在于各種文獻和電子文檔中,被稱為編碼型知識。隱性知識主要是領導、管理者、科技人員和員工在工作中時所體現(xiàn)出來的個人經(jīng)驗、靈感、洞察力、預見性、獨特的人際技能和工作技巧或獨享的信息知識和創(chuàng)新思維等方面內(nèi)容,是個性化、難以格式化的非編碼知識,顯性表達和傳播較難,需要挖掘和規(guī)范有序化。知識連線公司CEO榮@楊(Ron@Yang)形象地比喻說:顯性知識可以說是“冰山的尖端,隱性知識則是隱藏在冰山底部的大部分”?!半[性知識是智力資本,是給大樹提供營養(yǎng)的樹根,顯性知識是樹的果實?!憋@性知識如研發(fā)成果、研究報告等比較容易實現(xiàn)共享,但是創(chuàng)新的根本來源主要是隱性知識。
2010年12月第30卷第12期咨詢企業(yè)知識管理應用探討Dec.,2010Vol.30 No.122 知識管理對咨詢企業(yè)發(fā)展的重要意義
美國管理學家彼得·德魯克說過:“在現(xiàn)代經(jīng)濟中,知識正成為真正的資本與首要的財富”。隨著信息技術和互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展,信息和知識管理理論及其軟件的應運而生,實現(xiàn)知識管理成為可能,知識管理改變了企業(yè)競爭環(huán)境,并對企業(yè)傳統(tǒng)經(jīng)營管理模式提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。在以信息、知識、技術、人才(智能)為基礎的現(xiàn)代社會,企業(yè)尤其是知識型、創(chuàng)新型、創(chuàng)業(yè)型企業(yè),未來發(fā)展及其價值增長更加依賴于其管理信息、知識、技術、人力資本、開發(fā)新產(chǎn)品、開拓新市場,及對競爭威脅做出快速反應的能力。
因此有學者認為:企業(yè)的信息和知識管理能力及流程創(chuàng)新能力是提升快速反應能力、提高客戶滿意度、增強競爭優(yōu)勢的最重要手段,并將成為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略和管理創(chuàng)新的核心。
筆者曾于2009年9月-2010年6月期間獲得在上海某投資咨詢公司參與知識管理等相關工作的實習機會,在老師們指導下,對知識型企業(yè)實施知識管理的重要性有所感悟。咨詢業(yè)屬智力密集型知識服務業(yè),它受客戶委托,運用多學科知識和經(jīng)驗、定性與定量相結(jié)合的分析方法和現(xiàn)代技術手段,遵循科學、獨立、公正的原則,針對不同用戶需求,提供分析論證報告或者解決問題的途徑、方案或?qū)Σ呓ㄗh。根據(jù)咨詢業(yè)務的內(nèi)容和范圍,咨詢業(yè)分為政策咨詢、管理咨詢、工程咨詢、技術咨詢、產(chǎn)品咨詢、項目咨詢等。從咨詢業(yè)性質(zhì)可以看出,咨詢服務依靠知識、信息、經(jīng)驗、分析方法和技術手段幾大要素。因此,咨詢企業(yè)實施知識管理具有更加重要的意義:(1)提高創(chuàng)新能力。知識和信息是企業(yè)的立足之本、服務之源,通過知識管理平臺,使重要和關鍵性的顯性與隱性知識及實踐經(jīng)驗得到共享和深層次交流,激發(fā)員工的創(chuàng)造性思維,有助于新思想、新技術、新產(chǎn)品和新服務的產(chǎn)生,從而提高咨詢研究的水平和成果質(zhì)量;(2)增強應對重大項目和應急問題的能力。企業(yè)通過建立的知識庫和專家網(wǎng)絡,綜合利用經(jīng)濟、技術和社會等信息和知識,集成專家經(jīng)驗和智慧,能有效地高質(zhì)量地完成重大和應急研究任務。(3)提高工作效率和管理水平。知識管理系統(tǒng)向使用者提供了有效的工具(如創(chuàng)建企業(yè)知識地圖)來發(fā)現(xiàn)和挖掘已有的企業(yè)知識,清晰了解和掌握企業(yè)知識分布狀況和最新進展,提高工作效率,提供領導及時決策依據(jù)。強化了科學管理,特別是按管理層級別權限設置的知識信息共享管理平臺將可能讓領導即時掌握各個部門、項目和研究人員的工作情況,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。(4)增強企業(yè)競爭力。實施知識管理,可以營造學習氛圍,形成學習型組織,從而提高員工應變能力和分析研究能力,增強企業(yè)核心競爭力。
3 國內(nèi)外企業(yè)知識管理應用現(xiàn)狀分析
3.1 國外企業(yè)知識管理應用現(xiàn)狀分析
目前,知識管理在國外企業(yè)特別是跨國公司、研究開發(fā)型企業(yè)和專業(yè)服務企業(yè)已廣泛地應用,已將知識管理作為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分,知識管理的理論和實踐也日臻成熟。如世界著名的咨詢公司麥肯錫、埃森哲、安永、波士頓;通訊領域的思科、摩托羅拉;IT行業(yè)的西門子、微軟、惠普、英特爾、飛利浦;汽車行業(yè)的福特;醫(yī)藥行業(yè)的輝瑞、紐約斯隆-凱特靈癌癥中心咨詢公司等,這些企業(yè)都建立起較為完善的知識管理系統(tǒng)。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機等信息技術的快速普及和提高,與知識管理相關的服務、軟件產(chǎn)品以及支持知識管理系統(tǒng)建設的文檔管理、數(shù)據(jù)挖掘及群件技術、商務智能技術(BI)水平也得到了快速提升。
本文以麥肯錫和埃森哲咨詢公司為案例,簡要分析咨詢企業(yè)開展知識管理概況,及值得借鑒的經(jīng)驗。麥肯錫高層管理把知識管理作為公司戰(zhàn)略舉措,率先致力于知識管理,被公認為是咨詢業(yè)界知識管理領域的先導公司。麥肯錫把知識管理的重點放在對隱性知識的挖掘和規(guī)范化處理,在公司總部和分布在全球的許多分公司內(nèi)部傳播和利用。名為“麥肯錫實踐發(fā)展網(wǎng)絡”(PDNet)實際上是龐大的數(shù)據(jù)庫和知識庫,它收集了全球各地多種類型的重要數(shù)據(jù)、信息以及公司的專用知識資源和專家經(jīng)驗。因而在完成客戶委托的重大項目過程中,能很快收集共享全球范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)、知識和訣竅,快速高質(zhì)量地完成咨詢研究報告。埃森哲是全球領先的管理咨詢和技術服務公司,已有10多年知識管理經(jīng)歷。在組織架構上,公司知識管理系統(tǒng)由7 000多個經(jīng)過分類的存儲全體員工知識資源和客戶經(jīng)驗的數(shù)據(jù)庫構成。設立了專職知識管理經(jīng)理全權負責,建立相應的組織網(wǎng)絡。全球約300人組成的知識管理團隊就是“通過獲取、整合、共享和使用公司內(nèi)外的信息、知識和經(jīng)驗,創(chuàng)建和維護系統(tǒng)化的流程來保證公司總體目標的實現(xiàn)”。該知識管理團隊可確保公司業(yè)務流程間的無縫結(jié)合。信息數(shù)據(jù)和知識都集中在該公司的市場部和服務部門。有的可供全球取用,有的僅限特定部門和管理層按其權限使用。公司員工可在遍布全球的110個辦公地點或通過客戶網(wǎng)站在KX網(wǎng)絡系統(tǒng)查閱知識資料;或通過內(nèi)部網(wǎng)門戶查詢所需要的知識,并上傳信息和知識,便于在線協(xié)作、共享和交流。知識管理網(wǎng)絡門戶還在公司范圍內(nèi)提供線上培訓服務。
分析歸納國外咨詢企業(yè)的成功經(jīng)驗,主要集中在以下幾方面:企業(yè)高層領導的重視和支持;知識主管CKO的設立及對知識主管的授權;明確詳細的知識管理目標與計劃;知識管理緊密地與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和各項業(yè)務結(jié)合;將知識管理融入企業(yè)文化;信息技術支撐等。
3.2 國內(nèi)企業(yè)知識管理應用現(xiàn)狀分析
目前,知識管理應用開始為國內(nèi)一些企業(yè)所重視,有些政府部門如衛(wèi)生部在試用階段;而在若干大型企業(yè)和高新技術企業(yè)如北京移動、聯(lián)想、青島海爾、深圳華為、上海復星等一批企業(yè)已開始應用,取得了不少進展。如海爾建立了TRS新一代企業(yè)搜索引擎為基礎的呼叫中心知識管理系統(tǒng),擴大了知識庫信息源,提高了信息查找的效率和準確性,加快了知識庫的結(jié)構化和更新速度。聯(lián)想通過梳理了企業(yè)業(yè)務流程,挖掘出流程活動中的知識,形成知識地圖,從而對知識進行有效管理。華為是創(chuàng)新型大型企業(yè),有一支龐大的、占員工總數(shù)85%的知識型隊伍,有效的知識管理和激勵機制是華為成功重要因素之一。
近年來,國內(nèi)部分咨詢企業(yè)認識到知識管理對提高組織核心競爭力的重要性,并進行知識管理的嘗試,取得了一定效果,少數(shù)咨詢機構應用較有成效。相關調(diào)查表明,這些企業(yè)大都實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫應用,建立了豐富的業(yè)務信息庫和專家人才庫,并搭建起信息共享平臺,為企業(yè)管理層提供實時數(shù)據(jù),輔助決策并指導企業(yè)運作。但是和國外咨詢企業(yè)實施知識管理的情況相比,我國咨詢企業(yè)對知識管理的應用總體處于初級階段。
目前,企業(yè)應用知識管理存在的問題有:(1)企業(yè)領導者對知識管理的認識不足,企業(yè)知識管理的目標不明確。把知識管理等同于信息管理、數(shù)據(jù)管理,使知識管理執(zhí)行帶有一定的盲目性。(2)沒有建立專門的知識管理部門,設立知識主管崗位,構建較為完善的新興和知識管理平臺。(3)缺乏知識共享和知識創(chuàng)新的企業(yè)文化以及知識管理的激勵機制。因而咨詢?nèi)藛T把擁有的知識當作體現(xiàn)自身的水平和價值,不愿與他人分享。(4)缺乏對知識的有效積累,未形成知識的創(chuàng)新、積累、交流與共享的制度和氛圍。
4 企業(yè)知識管理應用軟件的選擇及其依據(jù)
知識管理應用軟件是知識管理系統(tǒng)的核心和技術支持部分。隨著市場競爭的日趨激烈,軟件公司根據(jù)客戶需求,設計了多種知識管理軟件,使企業(yè)選擇應用軟件的范圍越來越廣。如國際知名的Lotus知識管理解決方案包括具有先進數(shù)據(jù)搜索和專業(yè)知識的知識發(fā)現(xiàn)服務器(LDS)、知識工作站(K-station)、最新版本的文檔服務器(Domio.Doc)、工作流設計管理服務器、企業(yè)培訓平臺Learning Space,以及具有世界級安全水平和復制功能的網(wǎng)絡團隊協(xié)作服務器Lotus Quick Place。它們緊緊圍繞人對知識的搜索、學習、共享、利用和創(chuàng)新等關鍵環(huán)節(jié),可以幫助用戶高效率地分類和搜索信息內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)并組織已經(jīng)獲取的信息,并可定位專門技能擁有者,把存在于人腦中的隱性知識轉(zhuǎn)換為顯性的企業(yè)知識,成為能夠共享的、可以指導行動的企業(yè)知識資產(chǎn)。除國外著名軟件公司外,國內(nèi)已有不少軟件企業(yè)開發(fā)知識管理軟件,并從提供軟件到解決方案服務。藍凌的基于知識的管理支撐門戶系統(tǒng)(KMSS)以協(xié)同為基本理念,KM框架較為完整,擁有較全的產(chǎn)品體系和可信賴的技術實現(xiàn)。Guru eKMS知識管理軟件實現(xiàn)了知識管理在循環(huán)過程中的各個關鍵任務點,并滲透到每一名員工的日常生活中。朝華CMS(協(xié)同管理系統(tǒng))實現(xiàn)了業(yè)務與管理上的協(xié)同,幫助企業(yè)的各項資源進一步轉(zhuǎn)化為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和科學決策,從而實現(xiàn)利潤的最大化。
不同的知識管理軟件及平臺在知識管理過程中具有不同的作用和功能。如:群件是一種為工作團體的協(xié)同工作提供支持和服務的軟件。常見的群件產(chǎn)品有Lotus/IBM公司的群件軟件Notes、Novell公司的Groupwise和Microsoft公司的Exchange。知識倉庫、數(shù)據(jù)倉庫軟件具有知識共享、知識創(chuàng)新、信息管理、決策支持的功能,代表性產(chǎn)品有Business Objects和Sybase、Platinum Technology等的解決方案。文件管理軟件負責電子化文檔的掃描、壓縮、存儲、分類、查詢、打印、備份和安全性管理等工作,如知名的美國Documentum文檔管理軟件。工作流管理系統(tǒng)通過對公司信息的結(jié)構化流動和利用,可以提高每天業(yè)務處理的相關性和效率?,F(xiàn)在,許多公司推出了工作流產(chǎn)品,如Action Technologies Inc.的Action Workflo、IBM公司的FlowMark等。文本挖掘軟件為文本信息的整理、分析、挖掘提供了有效手段。在文本挖掘軟件中,IBM的Text Miner很有代表性,其主要功能是特征抽取、文檔聚集、文檔分類和檢索。當然,以上的劃分并不是絕對的,各種知識管理軟件沒有完全絕對的界限,不同的軟件和平臺可能會具有相似的作用和功能,而同一個產(chǎn)品也可能同時擁有多種功能。企業(yè)在選擇知識管理應用軟件時,應根據(jù)自身特點,選擇功能能滿足企業(yè)實際需要的軟件。
筆者曾參與了某咨詢企業(yè)的知識管理軟件選擇工作,并對幾家國內(nèi)工程咨詢企業(yè)目前應用的知識管理系統(tǒng)進行了調(diào)研。結(jié)果表明,因企業(yè)戰(zhàn)略及管理體制差別,選擇知識管理軟件側(cè)重點也不同。北咨公司是采用自行開發(fā)的管理系統(tǒng),以ISO9000體系標準為藍本。中設泛華采用的是九思軟件系統(tǒng),項目管理、計劃管理和即時通信都有效果。潤興工程咨詢采用的是用友的OA系統(tǒng),缺少項目管理經(jīng)驗知識積累的模塊。筆者結(jié)合實踐認為對咨詢企業(yè),知識管理軟件的選擇應作為實施知識管理戰(zhàn)略第一步,包括知識管理涉及到的主要功能和內(nèi)容。在此基礎上開展的軟件選擇工作可分4個階段:第一階段應明確企業(yè)業(yè)務和技術方面需求。前者需要將業(yè)務分類,描述選擇知識管理軟件的功能;明確技術需求,確定知識管理軟件類型并做出預算。第二階段,列出所有潛在購買的知識管理軟件,通過收集使用手冊、供應商演示等手段進行初審。第三階段,根據(jù)衡量標準對知識管理軟件評價,包括項目管理功能、通訊與協(xié)作能力、智能代理功能、可維護性、安全性、實用性、技術簡便性等,選擇候備軟件。第四階段,將候選知識管理軟件做試運行測試。在第三、四階段,要與軟件供應商密切溝通,強化評估,根據(jù)比較分析、評估和測試結(jié)果,決定最終采用的軟件。
5 咨詢企業(yè)知識管理的實施策略
實施知識管理需要相應的策略作為保證。筆者通過在上海某投資咨詢公司的工作實踐,深感知識管理是一項系統(tǒng)工程。咨詢企業(yè)要開展知識管理,實施中應著重做好以下工作:5.1 推進知識管理系統(tǒng)可行性分析、規(guī)劃、設計、實施運行和維護,構建知識管理支持平臺知識管理離不開信息技術的有力支持,知識庫的建立、知識的交流和共享等都需要信息技術。通過數(shù)據(jù)庫管理技術、元數(shù)據(jù)技術、中間件技術、數(shù)據(jù)挖掘技術等實現(xiàn)知識庫的組建和應用,利用互聯(lián)網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)實現(xiàn)知識庫的信息和知識共享。開發(fā)技術先進、結(jié)構合理、安全可靠的信息管理平臺,實現(xiàn)便捷、高效的數(shù)據(jù)和信息處理。建立具有可靠性、安全性、易用性的軟硬件系統(tǒng),并通過持續(xù)更新升級,保證系統(tǒng)先進性。這是開展知識管理工作的重要基礎。
5.2 建設企業(yè)的知識庫,構建知識地圖,以快捷地獲取所需知識知識管理需要有企業(yè)全員參與,因而構建員工知識貢獻、獲取和利用的快捷通道,成為知識管理內(nèi)容建設的精華。為達此目標,可采取如下措施:一是根據(jù)公司業(yè)務范圍,借助價值鏈模型,找出各大類業(yè)務的核心價值和關鍵流程;二是根據(jù)業(yè)務流程,梳理出所需知識內(nèi)容的要點;三是歸納出獲取信息和知識來源的主要渠道;四是對公司所需知識,建立分類清晰完善的內(nèi)容體系,形成不同的模塊;五是員工將收集到的知識匯入指定門戶,通過歷史沉淀和充實、調(diào)整、創(chuàng)新,不斷地豐富知識和信息量;六是對經(jīng)有序化處理的知識,借助知識歷程圖和知識網(wǎng)絡圖,構建一個全面清晰的知識地圖,以便員工在最適當?shù)臅r間便捷地獲取為完成重大項目和戰(zhàn)略任務所必需的知識。
5.3 充分發(fā)揮激勵機制在知識管理中的作用
要實現(xiàn)知識管理目標,沒有高層領導和管理層的重視并作為企業(yè)實施戰(zhàn)略管理重要舉措,沒有全員的支持和積極參與是難以有效實施的。特別是要求員工實現(xiàn)知識共享,從傳統(tǒng)觀念看,無異于讓他們在某些領域遜色于人或?qū)⒆约阂詾榘恋馁Y本拱手讓人。要改變傳統(tǒng)觀念,除制度創(chuàng)新和宣傳引導外,發(fā)揮激勵作用是不可或缺的,真正讓其成為源自內(nèi)心的自覺行動。如建立員工知識貢獻度考評制度,要求員工每年完成一定的知識貢獻積分,并與評優(yōu)、獎勵、競聘、晉升等掛鉤。
5.4 強化組織推動在知識管理中的作用
知識管理涉及到企業(yè)的每一個部門和員工,而企業(yè)領導和各管理層的推動則是實現(xiàn)企業(yè)知識管理目標的前提和基本條件。企業(yè)應在知識管理的組織架構、人才培養(yǎng)、制度建設、目標考核、資金投入、發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)文化等方面統(tǒng)籌規(guī)劃且付諸行動。如在組織架構上,可以構建一個由知識管理主管領導、職能部門領導牽頭負責,各部門參與的知識管理實施網(wǎng)絡;在企業(yè)文化建設上,通過知識管理研討會、報告會、知識貢獻獎等多種方式營造學習、采用知識共享體系的氛圍。
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