摘要 現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的多元化管理形勢(shì)下，檔案管理已經(jīng)成為各項(xiàng)事務(wù)管理的重要形式。商務(wù)檔案是經(jīng)濟(jì)主體在各種商務(wù)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的原始記錄。新形勢(shì)下，商務(wù)檔案管理對(duì)于促進(jìn)各項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)的健康運(yùn)行舉足輕重，同時(shí)又與社會(huì)各個(gè)階層密切聯(lián)系，相互促進(jìn)相互發(fā)展，商務(wù)檔案管理，在國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中發(fā)揮了積極作用。

關(guān)鍵詞 商務(wù)檔案 檔案管理 國(guó)際貿(mào)易 作用分析

商務(wù)活動(dòng)，是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目的而從事的各類(lèi)有關(guān)資源、知識(shí)、信息等交易活動(dòng)的總稱(chēng)。商務(wù)檔案是微觀經(jīng)濟(jì)主體為了自身發(fā)展的需要，根據(jù)相關(guān)原則標(biāo)準(zhǔn)，在各種商務(wù)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，具有保存價(jià)值的原始記錄資料。它是企業(yè)商務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)信息資源，包括圖片、文字、影音、錄像等等信息材料。由于商務(wù)檔案材料的形成復(fù)雜多元化，商務(wù)檔案管理成為新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展及企業(yè)正常生產(chǎn)運(yùn)作的重要管理手段，是現(xiàn)代企業(yè)商務(wù)管理工作的重要組成部分。在國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中，商務(wù)檔案的科學(xué)有效管理，為國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展運(yùn)行起著重要的推動(dòng)作用。本文針對(duì)商務(wù)檔案管理的特點(diǎn)及作用，分析了它對(duì)國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)的積極作用，闡述了國(guó)際貿(mào)易中商務(wù)檔案管理的發(fā)展建議。

1 商務(wù)檔案與商務(wù)檔案管理的內(nèi)涵

1.1商務(wù)檔案

商務(wù)檔案，是指企業(yè)等經(jīng)濟(jì)主體在各項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，根據(jù)需要形成的各種具有保存價(jià)值的原始文字、圖表、影像等信息資料。根據(jù)資料屬性的不同，商務(wù)檔案主要包括各種商務(wù)文書(shū)、商業(yè)法律文件、客戶(hù)市場(chǎng)信息、策劃方案等。具有以下特征：

1.1.1主體性、過(guò)程性

商務(wù)檔案的形成者是微觀經(jīng)濟(jì)主體，政府機(jī)關(guān)和非營(yíng)利性的社會(huì)組織一般不會(huì)形成商務(wù)檔案，商務(wù)檔案是在商務(wù)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，或者是由商務(wù)文書(shū)直接轉(zhuǎn)化形成的。

1.1.2針對(duì)性、價(jià)值性

商務(wù)檔案的涉及領(lǐng)域是各種經(jīng)濟(jì)主體的各項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)，具有一定的針對(duì)性，商務(wù)檔案是具有保存價(jià)值的歷史紀(jì)錄，沒(méi)有保存價(jià)值的商務(wù)文書(shū)經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后就會(huì)被銷(xiāo)毀。

1.1.3客觀性、原始性

現(xiàn)代商務(wù)檔案的主要載體是紙張或磁盤(pán)、光盤(pán)等電子載體，商務(wù)檔案的記錄形式具有客觀性，商務(wù)檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。它是一種原始的歷史紀(jì)錄，具有客觀真實(shí)性特點(diǎn)。

1.2商務(wù)檔案管理

商務(wù)檔案管理，是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)等經(jīng)濟(jì)主體針對(duì)企業(yè)自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要，根據(jù)商務(wù)檔案潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，將商務(wù)檔案進(jìn)行歸類(lèi)、儲(chǔ)存、保管以及再利用的管理過(guò)程。商務(wù)檔案管理，是現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)高度發(fā)展的管理需求，是相關(guān)經(jīng)濟(jì)主體企業(yè)管理的科學(xué)系統(tǒng)性規(guī)劃。商務(wù)檔案管理具有以下特點(diǎn)：

1.2.1時(shí)代性、科學(xué)性

任何企業(yè)經(jīng)濟(jì)主體的運(yùn)行，都要適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，具有一定的時(shí)代氣息，企業(yè)主體的商務(wù)活動(dòng)也應(yīng)與時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展同步接軌，商務(wù)檔案管理要體現(xiàn)科學(xué)規(guī)劃性，以便適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。

1.2.2規(guī)范性、系統(tǒng)性

商務(wù)檔案管理作為企業(yè)管理的有機(jī)構(gòu)成，具有其他檔案管理的一般特點(diǎn)，商務(wù)檔案材料的采集匯編與存儲(chǔ)復(fù)雜繁瑣，在管理過(guò)程中需要科學(xué)的規(guī)劃，嚴(yán)格規(guī)范管理和系統(tǒng)的歸類(lèi)整理。

1.2.3高效性、實(shí)用性

商務(wù)檔案管理的最終目的，是針對(duì)商務(wù)檔案自身潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)行合理的管理與開(kāi)發(fā)，提供有效便捷的參考憑證作用，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)主體自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃與健康運(yùn)行，具有一定的實(shí)效性。

2 商務(wù)檔案管理與國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)的聯(lián)系

國(guó)際貿(mào)易是指不同國(guó)家或地區(qū)之間的經(jīng)濟(jì)主體進(jìn)行有關(guān)商品、服務(wù)和生產(chǎn)要素商業(yè)交換的活動(dòng)，是各國(guó)之間經(jīng)濟(jì)合作分工的表現(xiàn)形式。經(jīng)濟(jì)主體是實(shí)現(xiàn)貿(mào)易國(guó)際轉(zhuǎn)移的跨國(guó)公司或組織。

國(guó)際貿(mào)易是貿(mào)易活動(dòng)與國(guó)際接軌的融合，商務(wù)檔案管理直接而集中地體現(xiàn)了商務(wù)活動(dòng)對(duì)國(guó)際貿(mào)易格局的影響，商務(wù)檔案管理是經(jīng)濟(jì)主體各項(xiàng)工作的橋梁與紐帶，是國(guó)際貿(mào)易企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)企業(yè)商務(wù)檔案的管理工作，對(duì)國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)具有極其重要的意義：

2.1商務(wù)檔案管理，是企業(yè)國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)的重要組成部分

不同的經(jīng)濟(jì)主體，在其發(fā)展過(guò)程中，都會(huì)形成一定的檔案材料，國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)，商務(wù)檔案作為企業(yè)管理的重要成分，構(gòu)成了國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)的管理內(nèi)容，特別是現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的環(huán)境下，商務(wù)檔案管理，成為國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)管理的有機(jī)形式。

2.2商務(wù)檔案管理，是國(guó)際貿(mào)易企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的歷史見(jiàn)證

對(duì)于國(guó)際貿(mào)易企業(yè)來(lái)說(shuō)，商務(wù)檔案資料如同電影回放，它能夠詳實(shí)地再現(xiàn)國(guó)際貿(mào)易實(shí)體商務(wù)活動(dòng)的歷史軌跡；是企業(yè)商務(wù)活動(dòng)的原始再現(xiàn)，是員工智慧與經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶；是企業(yè)把握商業(yè)規(guī)律、規(guī)劃企業(yè)主體創(chuàng)建貿(mào)易藍(lán)圖的重要依據(jù)。

2.3商務(wù)檔案管理，為國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)發(fā)展提供了正確導(dǎo)向

商務(wù)檔案材料是企業(yè)主體之間在各種商務(wù)交流活動(dòng)中，形成的各種有價(jià)值的商務(wù)原始材料?，F(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的全球性合作，推動(dòng)了國(guó)際貿(mào)易企業(yè)商務(wù)檔案資源的開(kāi)發(fā)與管理，商務(wù)檔案的參考憑證作用為國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)提供了正確導(dǎo)向。

2.4商務(wù)檔案管理，推動(dòng)了國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)的有序健康運(yùn)行

國(guó)際貿(mào)易企業(yè)的發(fā)展，與時(shí)代接軌。規(guī)范的商務(wù)檔案管理，是衡量企業(yè)主體核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要標(biāo)準(zhǔn)。商務(wù)檔案資料的科學(xué)實(shí)效性，確保了貿(mào)易發(fā)展歷程的再現(xiàn)與參憑，構(gòu)建了國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)發(fā)展的穩(wěn)定氛圍，促進(jìn)了國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)的健康有序運(yùn)行。

3 商務(wù)檔案管理在國(guó)際貿(mào)易中的作用

商務(wù)檔案是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)針對(duì)性收集的商務(wù)活動(dòng)中最原始可靠的信息。它是企業(yè)預(yù)測(cè)商情、進(jìn)行營(yíng)銷(xiāo)策劃的決策依據(jù)，是履行企業(yè)商業(yè)管理職能的工具，是維護(hù)企業(yè)或者經(jīng)營(yíng)者合法權(quán)益的法律憑證，是記錄和研究企業(yè)商業(yè)活動(dòng)歷程的寶貴資料。相對(duì)于國(guó)際貿(mào)易來(lái)說(shuō)，商務(wù)檔案管理具有以下作用：

3.1商務(wù)檔案管理隨國(guó)際貿(mào)易的參考憑證作用

商務(wù)檔案，能夠?yàn)閲?guó)際貿(mào)易活動(dòng)提供真實(shí)可信的依據(jù)資料。商務(wù)檔案的參考憑證作用，是由檔案的形成規(guī)律和它自身的紀(jì)實(shí)性特征決定的。商務(wù)檔案是從商務(wù)文件直接轉(zhuǎn)化而來(lái)，是客觀事實(shí)的真實(shí)記錄。從檔案本身的物質(zhì)形態(tài)來(lái)看，文件上保留著真實(shí)的歷史標(biāo)記，所以，商務(wù)檔案對(duì)指導(dǎo)國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)具有廣泛的參考作用。

3.2商務(wù)檔案管理對(duì)國(guó)際貿(mào)易的推動(dòng)促進(jìn)作用

商務(wù)檔案管理工作的中心就是圍繞工作實(shí)際，為改革和發(fā)展提供優(yōu)良服務(wù)。因此，做好商務(wù)檔案管理對(duì)促進(jìn)國(guó)際貿(mào)易發(fā)展尤為重要。在國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中，商務(wù)檔案管理可以為國(guó)際貿(mào)易提供先進(jìn)的商務(wù)信息和管理動(dòng)態(tài)，通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為國(guó)際貿(mào)易管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。探索符合國(guó)際貿(mào)易發(fā)展的管理模式。

3.3商務(wù)檔案管理對(duì)國(guó)際貿(mào)易的基礎(chǔ)保障作用

商務(wù)檔案管理是涉及多學(xué)科的綜合管理形式，表現(xiàn)為工作程序復(fù)雜量大、技術(shù)要求嚴(yán)謹(jǐn)。國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)過(guò)程中，商務(wù)檔案材料的原始積累采集、整理歸類(lèi)與存儲(chǔ)維護(hù)，要求檔案管理者運(yùn)用科學(xué)的方法對(duì)這些文件資料進(jìn)行有效管理，為以后的國(guó)際貿(mào)易商務(wù)活動(dòng)，提供及時(shí)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)性參憑資料。

結(jié)束語(yǔ)

總之，現(xiàn)代全球化經(jīng)濟(jì)合作的運(yùn)行環(huán)境，推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)管理模式的多元化發(fā)展。商務(wù)檔案管理，作為經(jīng)濟(jì)主體企業(yè)管理的有效手段，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)實(shí)體的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，具有重要功能。國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中，商務(wù)檔案管理更是體現(xiàn)了極其重要的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)：

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