摘要 企業(yè)管理實(shí)行信息化管理是現(xiàn)今檔案管理工作的必然趨勢(shì)。文章介紹了企業(yè)檔案實(shí)行信息化的管理框架與機(jī)制，同時(shí)對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的總體設(shè)想和實(shí)踐進(jìn)行了探討，可為業(yè)內(nèi)人士提供一些相關(guān)的參考。

關(guān)鍵詞 企業(yè)管理 信息化管理 管理框架 管理機(jī)制

概論

隨著世貿(mào)組織加入和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，社會(huì)文明的日益進(jìn)步，檔案的信息化管理會(huì)越來(lái)越迫切，而且將不斷加強(qiáng)、不斷深入、不斷發(fā)展，檔案已不僅僅是文件化的歷史，它已經(jīng)發(fā)展到了實(shí)時(shí)化的信息時(shí)代，它的現(xiàn)時(shí)作用將越來(lái)越明顯。檔案管理也不再停留在紙質(zhì)檔案管理上，而是向多種不同載體檔案管理轉(zhuǎn)化，其中基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的電子檔案管理將是加入世貿(mào)組織后檔案管理的方向，也就是信息化管理，它不僅是切實(shí)可行的，同時(shí)也是現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展中所必不可少的。

1 企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理框架

1.1檔案的信息化管理已擺在我們檔案管理工作者的面前，但要實(shí)現(xiàn)它，卻并非易事。我認(rèn)為檔案信息化必須：

1.1.1企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立全新的檔案管理理念，有與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新的管理思路，有實(shí)行改革、推廣文檔一體化這種現(xiàn)代化管理模式的愿望等等，這些是檔案信息化建設(shè)的思想基礎(chǔ)。

1.1.2要建立必要的軟、硬件設(shè)備環(huán)境。檔案管理部門(mén)應(yīng)盡快利用現(xiàn)代高科技手段武裝自己，建立現(xiàn)代化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升管理水平，強(qiáng)化檔案信息的綜合功能和作用。一般這樣的系統(tǒng)應(yīng)配置電子檔案信息管理軟件，制圖及修改軟件(EDD AUTOCAD)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，計(jì)算機(jī)客戶(hù)端，大容量壓縮存貯載體，錄入設(shè)備(如掃描儀)，輸出設(shè)備(大型打印機(jī)、繪圖儀等)，數(shù)據(jù)備份裝置(磁盤(pán)陣列、外置硬盤(pán))。

1.1.3配置相應(yīng)的人力資源：檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理除要有掌握檔案管理知識(shí)的人才外，還需要具有多方面專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，包括具有計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、外語(yǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、保密技術(shù)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才等。而檔案管理部門(mén)人員的現(xiàn)狀是：知識(shí)單一，綜合素質(zhì)較差。在一些單位，檔案室往往是“老、弱、病、殘、孕”的照顧棲身之所，或者是“領(lǐng)導(dǎo)”關(guān)系戶(hù)的安置地。據(jù)初步調(diào)查，以上情況在各單位比比皆是、見(jiàn)多不怪。但是，沒(méi)有強(qiáng)有力的檔案管理人員作基礎(chǔ)，沒(méi)有開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，沒(méi)有豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，檔案的信息化管理等于是一句空話(huà)。

1.2檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理基本構(gòu)架：

以我廠為例，企業(yè)投入大量人力物力建設(shè)了檔案信息化管理系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐，己日趨成熟，其基本構(gòu)架模擬如圖：

2 企業(yè)檔案信息化管理的總體設(shè)想和實(shí)現(xiàn)

檔案信息化管理很重要的一環(huán)是使文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、特種載體等各類(lèi)檔案管理達(dá)到文檔一體化，提高企業(yè)檔案過(guò)程管理效率，使檔案管理工作貫穿企業(yè)管理的全過(guò)程，從而使檔案管理部門(mén)能真正為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)的綜合檔案信息服務(wù)。

對(duì)檔案管理一體化，必須進(jìn)行深入的論證、研究，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)電子化管理，并解決好下列問(wèn)題：一是企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；二是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口問(wèn)題；三是收、發(fā)文流傳后即時(shí)歸到電子檔案庫(kù)及紙質(zhì)檔案立卷改革；四是實(shí)現(xiàn)科技檔案的圖紙修改、再設(shè)計(jì)管理流程計(jì)算機(jī)化。根據(jù)我廠綜合檔案室的電子檔案管理實(shí)踐，在企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已建成的情況下，具體方案要點(diǎn)如下：

2.1用戶(hù)權(quán)限管理，根據(jù)本單位實(shí)際設(shè)置用戶(hù)，保證電子檔案能方便使用，又使檔案的密級(jí)能按規(guī)定管理。

2.1.1在電子檔案管理系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱(chēng)SEAS系統(tǒng))中用戶(hù)是按照部門(mén)、崗位來(lái)分配管理的，權(quán)限可以直接授予用戶(hù)本人，也可以授予用戶(hù)所在的部門(mén)或崗位，權(quán)限有繼承關(guān)系。

2.1.2實(shí)現(xiàn)科技檔案管理權(quán)限的特殊設(shè)置。與文書(shū)檔案管理相比，科技檔案管理對(duì)圖紙?jiān)墓芾砀訃?yán)格，特別是圖紙的下載和修改權(quán)限，要由檔案管理部門(mén)來(lái)統(tǒng)一劃分授予。因此要求檔案管理人員可以在SEAS系統(tǒng)的權(quán)限管理中再對(duì)分類(lèi)、案卷進(jìn)行特殊授權(quán)，限制用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)、瀏覽、打印、修改、下載圖紙?jiān)葯?quán)限。

2.2在OA界面上設(shè)置接口，文件是屬于工程或項(xiàng)目的，流轉(zhuǎn)結(jié)束后，可以直接轉(zhuǎn)到科技檔案文件庫(kù)待立卷。

2.3在OA界面上設(shè)置接口，使OA中的工作流(收發(fā)文附件流轉(zhuǎn))，完成檔案中的部分流轉(zhuǎn)程序。如從收文開(kāi)始，通過(guò)表單的填寫(xiě)、確認(rèn)、審批等，最終將所有檔案歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)中。文書(shū)檔案不立卷可以到文件庫(kù)，以原OA的管理方式管理，也可以保存在SEAS系統(tǒng)的文件庫(kù)中，以“件”形式保存；科技檔案則根據(jù)保證其成套性原則，在SEAS系統(tǒng)中立卷，同實(shí)物相對(duì)應(yīng)地以“案卷”、“卷內(nèi)文件”、“卷內(nèi)圖紙”形式保存，這樣既統(tǒng)一、規(guī)范，又便于對(duì)整個(gè)綜合檔案管理進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)和利用。

2.4檔案管理工作由檔案管理部門(mén)來(lái)完成，所以檔案管理人員可以在OA中進(jìn)行所有檔案的管理工作，也可以在SEAS系統(tǒng)中進(jìn)行所有檔案(包括文書(shū)檔案)的管理工作。如：

2.4.1根據(jù)本單位檔案管理的具體需要進(jìn)行檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)的定義(包括案卷和文件的結(jié)構(gòu))和類(lèi)的劃分。

2.4.2進(jìn)行案卷的著錄、文件的編目和原件的增加，提供數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入功能(如DBF、XLS、MDB等文件)和錄入時(shí)自動(dòng)復(fù)制上條記錄信息的功能；可以對(duì)流轉(zhuǎn)結(jié)束后歸檔過(guò)來(lái)的文件和原件直接利用組卷到SEAS系統(tǒng)中。

2.4.3借閱根據(jù)申請(qǐng)?jiān)诰W(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。在檢索查詢(xún)?yōu)g覽方面，可以通過(guò)分類(lèi)樹(shù)的方式看到所有檔案的案卷、文件和原件的信息，也可以通過(guò)檢索工具模糊查詢(xún)出所要尋找的案卷、文件和原件信息等，然后可以方便地瀏覽到對(duì)應(yīng)的原件“電子文檔＆”。

2.4.4在報(bào)表打印方面，可以通過(guò)自定義的模板打印出本單位想要的多種表單，如案卷封皮、全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

2.4.5為了數(shù)據(jù)的再利用，可以將檔案庫(kù)中的分類(lèi)、案卷、文件等信息轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)通用格式的文件(如DBF、XLS、MDB、TXT等)。

2.4.6檔案銷(xiāo)毀根據(jù)設(shè)定的條件在計(jì)算機(jī)內(nèi)自動(dòng)進(jìn)行，并存放到銷(xiāo)毀庫(kù)，如果需要還可以恢復(fù)。

2.5SEAS系統(tǒng)中，引入圖紙的修改管理工作流程和實(shí)現(xiàn)一些更復(fù)雜的工作流程，如：實(shí)現(xiàn)圖紙的“修改－核對(duì)－修改－批準(zhǔn)－替換－發(fā)放”管理流程，并留有痕跡，保證電子檔案庫(kù)的檔案資料始終是“最新版本的”標(biāo)準(zhǔn)竣工圖。

3 企業(yè)檔案信息化管理的管理機(jī)制

3.1組織機(jī)構(gòu)方面，要建立相對(duì)獨(dú)立的綜合檔案管理部門(mén)，能夠協(xié)調(diào)整個(gè)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和管理工作，能對(duì)企業(yè)各部門(mén)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)信息進(jìn)行管理，依照檔案管理的程序收集歸到電子檔案庫(kù)。

3.2管理職能方面，作為企業(yè)檔案管理的職能部門(mén)，應(yīng)承擔(dān)實(shí)施檔案信息化的建設(shè)和后續(xù)管理、維護(hù)、升級(jí)、服務(wù)工作，使傳統(tǒng)檔案管理職能隨著加入wro的新形勢(shì)而轉(zhuǎn)變、進(jìn)步。

3.3考核制度方面，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)要作為一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作來(lái)抓，檔案信息的管理好壞將直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理及經(jīng)濟(jì)效益，而且檔案信息是與每位職工息息相關(guān)的。所以，要相應(yīng)地制訂嚴(yán)格的考核制度，對(duì)信息的錄入、利用、流程的管理、權(quán)限和密碼等都要有規(guī)范化的制度規(guī)定，凡是違反規(guī)定原則的必須有一定的考核措施加以約束。

3.4服務(wù)企業(yè)主體、實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值。加入世貿(mào)組織后，各行各業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理理念都在發(fā)生變化，職能部門(mén)的角色定位也有很大的調(diào)整，淡化權(quán)力意識(shí)、強(qiáng)化服務(wù)功能。檔案管理也一樣，要以服務(wù)中心工作為重點(diǎn)，積極配合企業(yè)的戰(zhàn)略評(píng)估，幫助企業(yè)進(jìn)行適應(yīng)性的戰(zhàn)略調(diào)整。檔案管理要基于信息化建設(shè)成果并不斷創(chuàng)新，向企業(yè)乃至社會(huì)，提供適時(shí)可用的信息資源。

結(jié)束語(yǔ)

自我國(guó)加入世貿(mào)組織之后，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)、產(chǎn)業(yè)乃至各政府部門(mén)都將經(jīng)歷整合改革的劇烈陣痛，全社會(huì)都會(huì)對(duì)信息產(chǎn)生高標(biāo)準(zhǔn)、高速度、大容量的需求，所以，檔案的信息化管理將成為各行各業(yè)在生產(chǎn)、管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，首先，會(huì)減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動(dòng)，解放生產(chǎn)力，提高工作效率；其次，能確保檔案的準(zhǔn)確率、完整率和歸檔率；第三，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，與國(guó)際接軌。