當前醫(yī)院發(fā)展正處在社會經(jīng)濟變革的突變時期，全民公益性醫(yī)改，省、市醫(yī)保定點醫(yī)院和農(nóng)村合作醫(yī)療定點醫(yī)院的出現(xiàn)以及全民醫(yī)保的逐步實現(xiàn)等，既為醫(yī)院的發(fā)展提供了新的機遇，同時也面臨著更嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，如何進一步提高醫(yī)院檔案的管理水平，充分發(fā)揮檔案作用顯得愈發(fā)重要。為使醫(yī)院檔案在醫(yī)院的日常工作和職能活動中發(fā)揮重要而獨特的作用，必須認真做好醫(yī)院檔案管理工作，使其向著規(guī)范化、科學化管理的軌道健康發(fā)展。

一、建立健全醫(yī)院檔案管理制度，統(tǒng)一檔案的管理模式

醫(yī)院檔案工作內(nèi)容繁多、部門分散、專業(yè)技術性強，檔案管理制度的制定應從醫(yī)院實際情況出發(fā)，并在工作中不斷加以完善。首先，要建立健全檔案收集制度。醫(yī)院臨床各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門都是文件材料的形成部門，文件較為分散。這就需要我們建立有效的檔案收集制度，保證醫(yī)院檔案收集齊全完整。其次，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。除此之外，建立健全醫(yī)院科研檔案管理的規(guī)章制度，包括文件材料的歸檔要求、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀等制度，并對科研檔案在內(nèi)的醫(yī)院全部檔案實行統(tǒng)一管理，明確醫(yī)院的綜合檔案室、科研管理部門及檔案形成部門在檔案管理中的責任，自上而下地形成科研檔案管理網(wǎng)絡。

統(tǒng)一檔案的管理模式即運用行政手段和法律手段對檔案進行統(tǒng)一管理，這是建立統(tǒng)一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎，實行檔案統(tǒng)一管理，才能對綜合性醫(yī)院檔案進行規(guī)范化管理，充分發(fā)揮其作用，具體地說，就是要建立專門的檔案管理科室，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。

二、建立健全醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡，提高檔案信息化管理能力

建立健全醫(yī)院檔案二級管理網(wǎng)絡是現(xiàn)代化醫(yī)院的檔案管理組織機構及人員的體系保證，這種管理模式有利于統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管;有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作;有利于檔案的收集整理和利用開發(fā);有利于解決檔案管理中的人員、經(jīng)費、設備等問題;有利于檔案保管的完整、安全。

隨著計算機信息管理，計算機網(wǎng)絡及辦公自動化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息管理已明顯跟不上現(xiàn)代化管理的要求。綜合檔案室應安裝使用檔案行政管理部門開發(fā)的管理軟件。這些軟件設計科學、實用，并設置了多項管理功能，可以把各門類的業(yè)務檔案數(shù)據(jù)及目錄輸入進管理系統(tǒng)內(nèi)，達到保管更安全、利用更方便。并可實行圖書、情報、信息、檔案管理一體化，有利于檔案信息管理人員熟悉醫(yī)院各部門的業(yè)務流程、掌握現(xiàn)代信息技術，使醫(yī)院各部門的檔案資源共享，專家、技術人員和相關人員都能用最快的時間進行查閱，也為醫(yī)學項目的研究提供快捷便利的服務，以提高綜合醫(yī)療水平。

三、提高檔案管理隊伍的綜合素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，因此檔案管理人員要刻苦學習新業(yè)務、新知識、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能，逐漸形成全方位、多維立體化檔案管理，使醫(yī)院管理者廣泛地利用檔案信息資源，為醫(yī)院發(fā)展服務;同時，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，投入一定的資金和人力，通過院校培養(yǎng)、在職教育、組織進修和短期培訓等多種途徑，重點加強在職人員繼續(xù)教育的培訓，搞好規(guī)劃，規(guī)定任務。讓醫(yī)院檔案工作者系統(tǒng)地、全面地學習現(xiàn)代化科學管理方面的本領，如系統(tǒng)工程、網(wǎng)絡技術、目標管理等科學管理方法和技能，提高業(yè)務水平，建立檔案管理人才梯隊，適應檔案業(yè)務發(fā)展，提高檔案管理水平。此外，醫(yī)院要建立考核機制和獎勵機制，把檔案專業(yè)人員的繼續(xù)教育和職稱晉升、職務晉升掛鉤。

四、提高領導對檔案管理工作重視程度和資金投入

醫(yī)院檔案管理一直處于管理的邊緣地帶，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，有相當一部分人缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要，要通過大力宣傳檔案工作，增強醫(yī)院領導、職工的檔案意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展，讓醫(yī)院領導和職工都充分認識檔案的重要性，才能更好地支持檔案管理工作，促進全員檔案意識格局的形成。

加強資金投入，引進現(xiàn)代化的技術和設備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必須條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設備，高效滅蟲滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。另一方面要引進微機管理，實現(xiàn)計算機檔案管理不僅能節(jié)省空間，而且能有效、長期保存檔案資料，代替人工對檔案信息進行檢索、編研、統(tǒng)計，減輕檔案管理人員的繁瑣勞動，從而提高工作效率，能迅速將檔案信息資源由靜態(tài)轉化為動態(tài)，并將檔案信息揭示出來，服務于醫(yī)院各方面的需求，實現(xiàn)檔案信息的開發(fā)和利用效益。

五、注重管理理念創(chuàng)新，以新觀念應對新挑戰(zhàn)

當代科學理論的發(fā)展中各學科不斷交叉并迅速融合，科學與技術、理論與實踐形成共生關系，科學研究也從研究存在轉向研究演化和生成。檔案學的理論也必須依據(jù)這一普遍規(guī)律，在現(xiàn)有基礎上有所突破。作為檔案工作者，只有緊跟時代步伐，才能與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學工作相適應。檔案工作要做到與時俱進，既要繼承傳統(tǒng)，又要開拓創(chuàng)新。當前檔案事業(yè)面臨的挑戰(zhàn)非常緊迫，電子檔案的出現(xiàn)，信息技術的應用，新型檔案載體的保管等，都亟待檔案工作者去認識、去解決問題，必須有充分的思想準備和技術準備，以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn)。