房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是城市房屋管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是非常寶貴的資料，這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，我國(guó)已進(jìn)入電子和信息時(shí)代，各種法律法規(guī)的逐步建立健全，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案也在利用過(guò)程中彰顯了它的社會(huì)作用和地位。加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的新突破，已成為當(dāng)前房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的重要內(nèi)容。

一、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化的含義和特征

房地產(chǎn)權(quán)屬數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影(錄音、錄像)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)，把各種載體的房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化的必要性

房地產(chǎn)權(quán)屬數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的需要。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是國(guó)家重要的信息資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是數(shù)字時(shí)代的必然要求，這項(xiàng)工作不可能游離于社會(huì)發(fā)展之外，必須與時(shí)俱進(jìn)。

房地產(chǎn)權(quán)屬數(shù)字化是服務(wù)社會(huì)的需要。隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展、國(guó)家住房制度改革的深入和房地產(chǎn)市場(chǎng)的活躍及房屋權(quán)屬登記量逐日劇增，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)量急增，利用頻率日益加快，服務(wù)廣度和深度不斷拓展，傳統(tǒng)的以手工處理為主的房產(chǎn)檔案管理方式已難以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。通過(guò)實(shí)施數(shù)字化管理之后，提高了工作效率，解決了多年來(lái)社會(huì)需求與檔案館所能提供的信息、利用方式之間的矛盾。

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化是檔案保護(hù)的需要。傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量的庫(kù)房空間，管理成本高，而且保管時(shí)易損壞，如紙張發(fā)黃、易粘、易脆等。特別是長(zhǎng)期高頻率的調(diào)用，紙質(zhì)記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損，一些歷史性的檔案亟待搶救。檔案數(shù)字化不但能夠有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求，而且能有效地保護(hù)檔案原件，如代替原件使用，保護(hù)檔案原件。數(shù)字化副本異地存放，輸出縮微膠片供永久保存，使檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。還可以恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)，因此實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案”是檔案保護(hù)的一種必要手段。

三、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

1、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、掃描、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的房產(chǎn)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有重要的意義。

2、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案?jìng)鬏敗⒔粨Q和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的房產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案信息化的整體效益。

3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要內(nèi)容包括房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關(guān)系到信息建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的效益和房地產(chǎn)檔案信息服務(wù)的效果。

4、檔案信息化資源建設(shè)。主要內(nèi)容包括館藏檔案數(shù)字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案全文及專門數(shù)據(jù)建設(shè)。

5、人才隊(duì)伍建設(shè)。房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，不僅需要檔案專業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

四、做好房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理工作應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須提高認(rèn)識(shí)，合理規(guī)劃、創(chuàng)造條件、分步實(shí)施。

1、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作。首先要做好館藏情況的摸底調(diào)查，對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，確保房產(chǎn)檔案資料的真實(shí)、完整。其次要確保檔案內(nèi)容的精確，通過(guò)對(duì)檔案鑒定來(lái)減輕檔案載重。其三要確保檔案資料字跡清楚，排序符合規(guī)定。數(shù)字化后還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證準(zhǔn)確無(wú)誤。

2、建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家檔案局已就電子文件檔案制定了標(biāo)準(zhǔn)，房地產(chǎn)管理部門也應(yīng)結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)制定一套相關(guān)的行政法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)則，形成包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面的房產(chǎn)數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，使數(shù)字化檔案建設(shè)從開(kāi)始就在法制化的軌道上運(yùn)行。

3、保存雙套檔案。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，有許多難題需要逐步解決，如數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲(chǔ)的技術(shù)問(wèn)題，數(shù)字檔案的憑證性問(wèn)題，數(shù)字化檔案信息訪問(wèn)形式與安全控制問(wèn)題，信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題、法律法規(guī)方面的問(wèn)題等等。因此，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案保存應(yīng)采取雙套制，即在保存電子檔案的同時(shí)也保存相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整、真實(shí)、可靠。

4、培養(yǎng)人才隊(duì)伍。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)跨學(xué)科、專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人無(wú)法勝任此項(xiàng)工作。因此，建設(shè)一支以管理型人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)的人才隊(duì)伍，是建立檔案數(shù)字化至關(guān)重要的關(guān)鍵，如檔案收集、處理與數(shù)據(jù)庫(kù)加工人才;信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)人才;檔案信息分析、研究與咨詢?nèi)瞬?數(shù)字檔案系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)與服務(wù)的管理人才以及房地產(chǎn)管理人才等。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才應(yīng)具備有較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識(shí)、良好的信息道德、較強(qiáng)的信息能力，以適應(yīng)數(shù)字檔案建設(shè)和正常運(yùn)行的需要。