高等學(xué)校的廣大教師是我國(guó)科學(xué)研究的一支重要生力軍,這支隊(duì)伍陣容龐大、知識(shí)淵博,在科學(xué)研究領(lǐng)域中起著越來(lái)越重要的作用。加強(qiáng)高??蒲谐晒麢n案管理,不僅可強(qiáng)國(guó)利民,而且還可促進(jìn)教學(xué),有利于培養(yǎng)出各行各業(yè)急需的“高、精、尖”人材。這是一個(gè)良性循環(huán),高校科研成果檔案管理在此循環(huán)中起著無(wú)可替代的作用,且其工作的好壞直接影響該循環(huán)的良性進(jìn)行。
一、高??蒲谐晒麢n案的功能
高校科研成果檔案是以教師為主體的個(gè)人或研究課題組從事科研及管理活動(dòng)創(chuàng)造性勞動(dòng)的成果的真實(shí)記錄,它在很大程度上影響著高校的科研、教學(xué)的發(fā)展。
1、促進(jìn)高??蒲兴降奶岣撸嵘龑W(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力
科研是高等學(xué)校尤其是本科院校的重要工作之一,毋庸置疑,沒(méi)有高質(zhì)量科研成果的本科高校不能培養(yǎng)出高素質(zhì)、高科技的專(zhuān)門(mén)人才。高校的科研工作主體當(dāng)然是龐大的教師隊(duì)伍,調(diào)動(dòng)教師科研工作積極性的途徑具有多樣性,通過(guò)教師科研檔案管理來(lái)調(diào)動(dòng)教師科研工作積極性是其中的一個(gè)方面,但卻是最容易被忽視的方面。其實(shí),教師群體、個(gè)體、組織的綜合體與教師科研檔案管理工作關(guān)系甚為密切,只要我們建立基于Web的教師科研檔案管理系統(tǒng),通過(guò)可視化和人機(jī)對(duì)話的友好網(wǎng)頁(yè)界面,教師之間可以互相了解他人的科研狀況,這種了解不僅可以互相學(xué)習(xí)科研經(jīng)驗(yàn)和避免重復(fù)研究,還可極大調(diào)動(dòng)起教師開(kāi)展科研的積極性。
2、記載教師科研水平和成果
科研檔案是教師科研水平和成果的記載,但通過(guò)科研檔案體現(xiàn)一個(gè)教師的科研水平卻非易事。普通本科院校教師數(shù)以萬(wàn)計(jì),每年科研項(xiàng)目數(shù)百上千,這些項(xiàng)目的水平良莠不齊,即使通過(guò)成果鑒定的成果,由于鑒定的組織形式不同、級(jí)別不同,因此根據(jù)鑒定意見(jiàn)按水平程度分類(lèi)歸檔有一定難度,特別是那些未鑒定的成果更難以按水平歸檔,科研檔案管理人員更不可能自己去加以界定,因此學(xué)校檔案館應(yīng)在本校組織相關(guān)學(xué)科教授組成鑒定專(zhuān)家隊(duì)伍,對(duì)教師的科研成果加以鑒別,使得教師科研檔案能較真實(shí)的反映教師的科研水平,為學(xué)校職能部門(mén)用人或教師的晉升提供參考依據(jù)。
3、保護(hù)教師的知識(shí)產(chǎn)權(quán)
將保護(hù)教師的知識(shí)產(chǎn)權(quán)做為高??蒲袡n案的功能之一,這種觀點(diǎn)不一定為人們所接受,因?yàn)檫@類(lèi)工作屬于知識(shí)產(chǎn)權(quán)局的業(yè)務(wù)范疇,但由于部分教師尤其是青年教師對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)淡薄,以為課題結(jié)題便完事了,不會(huì)自覺(jué)去申報(bào)專(zhuān)利,造成成果被盜用的現(xiàn)象。高??蒲袡n案管理者有責(zé)任邀請(qǐng)科研檔案鑒定專(zhuān)家加以鑒別,哪些科研成果值得去申報(bào)專(zhuān)利,以及申報(bào)哪一級(jí)專(zhuān)利,做到有效地保護(hù)教師的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
4、參與構(gòu)建產(chǎn)學(xué)研的知識(shí)寶庫(kù)
持這一觀點(diǎn)的理由是:高??蒲谐晒倍啵N類(lèi)齊全,總可以找到適合企業(yè)應(yīng)用的、可以為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富的成果,將這些成果帶到企業(yè)去開(kāi)展產(chǎn)學(xué)研,不僅企業(yè)高興、教師樂(lè)意,學(xué)生更加歡迎。當(dāng)然要使科研檔案成為產(chǎn)學(xué)研知識(shí)寶庫(kù)的前題是:科研檔案建立的完善性及可利用性,這就要求科研檔案管理者要與企業(yè)和教師密切聯(lián)系,與教師一起深入產(chǎn)學(xué)研基地,調(diào)查了解企業(yè)的需求。只有做到上述,科研檔案成為產(chǎn)學(xué)研知識(shí)寶庫(kù)便不是空話。
5、補(bǔ)充教科書(shū)
科研成果做為教科書(shū)的補(bǔ)充并不新鮮,但科研檔案做為教科書(shū)的補(bǔ)充并不多見(jiàn),兩者的區(qū)別在于:前者主要表現(xiàn)為教師的個(gè)體行為,即教師在教學(xué)過(guò)程中引入自己的科研成果作為教學(xué)的補(bǔ)充以對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)科前沿性教育;后者所表現(xiàn)的不是個(gè)體行為,而是以學(xué)校為統(tǒng)一體、有計(jì)劃有目的地將科研檔案的相關(guān)資料恰到好處地融合到教科書(shū)中去,以拓展學(xué)生的知識(shí)面為目的輔助教學(xué)。這一工作決非科研檔案工作者力所能及,而是做為學(xué)校的統(tǒng)一行為,在教務(wù)處的統(tǒng)籌下進(jìn)行。這屬于檔案管理的高級(jí)開(kāi)發(fā)利用,做到這一點(diǎn),科研檔案管理可以說(shuō)是走進(jìn)了一個(gè)超脫常規(guī)管理的高級(jí)境界。
二、高??蒲谐晒麢n案管理存在的問(wèn)題及心理分析
1、管理人員和教師對(duì)科研成果檔案重視不足
重視程度不夠的原因在于管理人員和教師的對(duì)科研成果檔案歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足,在心理上主要表現(xiàn)在認(rèn)為教師科研檔案可有可無(wú),對(duì)科研檔案的管理無(wú)關(guān)重要,以為有教師業(yè)務(wù)檔案就可以了,甚至認(rèn)為教師業(yè)務(wù)檔案可以代替教師科研檔案;二是認(rèn)為教師科研檔案的建立、收集材料難度大,教師不愿意交出自已的重要材料。筆者通過(guò)分析之后認(rèn)為,這種誤區(qū)的產(chǎn)生的原因主要是對(duì)教師科研檔案重視程度不夠的心理原因所致。要克服這個(gè)不足,則需要加深對(duì)教師科研檔案功能的深入理解,同時(shí)要有正確的政策導(dǎo)向。
2、高校檔案館和科研處在科研成果檔案管理方面職責(zé)不清
目前,許多高等學(xué)校檔案館與科研處在科研成果檔案管理上的職責(zé)與分工不甚明確,校檔案館只是將科研處上交的資料(還不能稱(chēng)之為檔案)稍作加工便入檔,而科研處所收集的科研資料只有項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、結(jié)題書(shū)和鑒定證書(shū),而要實(shí)現(xiàn)前述的教師科研檔案的功能是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。為此高校內(nèi)部應(yīng)有明確的分工,如檔案館負(fù)責(zé)檔案的深加工及建立教師科研檔案網(wǎng)站(網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)見(jiàn)后述),負(fù)責(zé)網(wǎng)站的日常維護(hù)及網(wǎng)上科研檔案的開(kāi)發(fā)利用,該網(wǎng)站的內(nèi)容可供教師下載(保密性的除外)以用作教學(xué)補(bǔ)充資料(補(bǔ)充教材)。科研處則負(fù)責(zé)科研檔案的的收集及初加工,要明確收集的廣度和深度,造表歸檔,在上交校檔案館紙質(zhì)文檔的同時(shí)負(fù)責(zé)上傳相應(yīng)的電子文檔(含圖片)等資料。規(guī)模大的高??稍诳蒲刑幵O(shè)立專(zhuān)職檔案員,人員歸科研處管理,業(yè)務(wù)則歸屬校檔案館管理。
3、科研成果檔案利用率不高
目前不少高??蒲袡n案重建立,不重視二次開(kāi)發(fā)利用,不向師生提供借閱功能,導(dǎo)致學(xué)科前沿的寶貴知識(shí)不能在教學(xué)中得到充分發(fā)揮。有些教師將自己的科研資料做為私有財(cái)產(chǎn)也是限制科研檔案深度開(kāi)發(fā)利用的原因之一。
三、加強(qiáng)高??蒲谐晒麢n案管理的建議
1、修訂高校科研成果檔案管理工作條例
高??蒲谐晒麢n案管理工作條例重點(diǎn)大學(xué)雖有建立,但不盡完善,一般本科院校則較少見(jiàn)到相關(guān)條例。建立一套完善的高校科研成果檔案管理工作條例迫在眉睫,其內(nèi)容包含:指導(dǎo)思想、檔案收集內(nèi)容、相關(guān)部門(mén)的職責(zé)與分工、保密等級(jí)的確定、科研檔案鑒定專(zhuān)家的組成、檔案深加工的方式與組織、檔案開(kāi)發(fā)利用的相關(guān)規(guī)定、科研檔案的獎(jiǎng)勵(lì)制度、檔案人員的培訓(xùn)條例等。
2、引入現(xiàn)代化管理機(jī)制
高??蒲谐晒麢n案信息資源建設(shè)是高??蒲袡n案管理信息化建設(shè)的基本核心,建立基于Web的科研檔案網(wǎng)站是引入現(xiàn)代化管理的根本途徑。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上可采用后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)、前臺(tái)網(wǎng)頁(yè)的制作方式,克服了單純采用網(wǎng)頁(yè)方式所造成的不便于及時(shí)更新困難等許多不足。建議采用制作新技術(shù),使其可以遠(yuǎn)程即時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù),并自動(dòng)更新網(wǎng)頁(yè)的相應(yīng)部份。后臺(tái)基本數(shù)據(jù)庫(kù)的種類(lèi)大致分為五類(lèi):科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、教師論文專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)、教師著作專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)、成果鑒定與轉(zhuǎn)讓專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。每類(lèi)基本數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)應(yīng)設(shè)置多重索引關(guān)鍵字,以方便使用者檢索之用,如每類(lèi)基本數(shù)據(jù)庫(kù)中的可供產(chǎn)學(xué)研或可作教學(xué)補(bǔ)充的科研項(xiàng)目都可建立相關(guān)的索引關(guān)鍵字,使用者在遠(yuǎn)程端口輸入相應(yīng)關(guān)鍵字便可查閱相關(guān)科研檔案以及下載相關(guān)資料。
建議系統(tǒng)采用的工具軟件為:Microsoft?搖Access、Macromedia Drea-
mweaver?搖MX、Macromedia FlashMX、
Macromedia?搖Fireworks?搖MX、Photosh-
op、豪杰雙易視頻點(diǎn)播系統(tǒng)。
3、制定科研成果檔案工作標(biāo)準(zhǔn)
任何工作都有其標(biāo)準(zhǔn),科研成果檔案工作也不例外,應(yīng)制定詳盡的工作標(biāo)準(zhǔn),如收集的范疇、保密的界定、圖片的分辨率、借閱的等級(jí)、保存的環(huán)境等等。有了完善、統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)才能使科研檔案管理工作有條不紊地開(kāi)展起來(lái)。