隨著計算機網絡技術的飛速發(fā)展，電子政務已成為辦公現(xiàn)代化的主要內容，越來越多的電子文件不斷產生，有的甚至超過了紙質文件，電子文件的檔案化管理，已成為檔案部門面臨的一項重要任務。本文結合筆者的工作實踐，就當前電子文件的特性與檔案化管理問題談一談自己的認識。

一、電子文件的特性

電子文件某些特性與紙質文件有很大區(qū)別。要管理好電子文件，就必須了解其特性。電子文件的主要特性可概括為：

（一）電子文件是數(shù)字化信息技術的產物

電子文件是在計算機中產生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們在計算機屏幕上看到由文字、圖形等構成的電子文件形態(tài)只不過是電子文件的某種輸出形式而已。而在計算機內部，無論是傳輸還是存儲等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。電子文件從一個載體復制到另一個載體，或者從一臺計算機傳遞到另一臺計算機，實質上是在計算機內進行數(shù)字信號的傳輸處理。只要技術方法得當，就可以完全恢復到與原信號一樣。

（二）電子文件對設備的依賴性

電子文件的形成和各種處理均是在計算機等設備的支持下完成的，離開計算機等設備，電子文件既看不見也摸不著。其對設備依賴性主要體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。例如電子文件對其他設備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理。不同軟、硬件環(huán)境形成的電子文件載體，有時難以互換。

（三）電子文件載體的非直讀性

電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面。一是數(shù)字編碼記錄于載體上肉眼無法分辨，何況磁載體上的“磁疇”極性是物質內部的物理性質，根本不可能看到。此外，載體上的信息記錄密度極大，例如一張容量可達600MB-4000MB的光盤，刻寫激光斑點的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。即使在高倍顯微鏡下可以看見光盤上的記錄痕跡，也不可能讀懂那些小點表示什么。另外，載體上的數(shù)字信息往往進行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設備，如果不解壓解密也不能讀取其內容。以上種種因素均決定了電子文件載體的非直讀性。

（四）電子文件物理結構與邏輯結構的復雜性及對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性

文件的物理結構是指其信息存諸于載體上的位置及分布情況，例如文件的正文、圖形、批示、附件等部分各自在載體上的存諸位置。文件的邏輯結構是指信息自身的結構，例如文件中的文字排列、章節(jié)構成、各頁的先后順序、插圖、標號等。紙質文件的信息物理結構與邏輯結構是一致的，而且是直觀的。例如，排錯了文件頁碼，就不僅破壞文件信息物理結構也同時破壞其邏輯結構。電子文件的信息物理結構和邏輯結構往往是不一致的。同一份電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以存放在不同的載體上，而不影響其正常地顯示輸出。

（五）電子文件信息與載體的相分離性

電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，甚至可以從一個載體轉換到另一個載體，其內容信息卻不發(fā)生任何變化。同樣，還可以通過網絡傳給遠方的一個或多個接收者。在一些對保密有特殊要求的網絡中，還采取把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點的不同設備上，只是在需要時才臨時把文件裝配起來。這些情況，不僅造成電子文件與載體的分離性，也使長期處于共享計算機網絡資源環(huán)境的使用者淡漠了對電子文件存儲于哪臺計算機、哪個載體以及什么位置的關心。這個特征給電子文件的保管帶來許多新的問題，處理不好，會直接影響其真實性、完整性和可靠性。

二、電子文件檔案化管理

電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系。它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經無法適應當前的工作需要，因此，為適應現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

（一）電子文件檔案化管理特點

電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經驗和形式的基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的電子文件實行社會化、自動化、網絡化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館。本著服務社會回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的電子檔案信息服務。

（二）電子文件檔案化管理模式

電子文件檔案化管理模式應采取先進的技術和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段，對各個單位產生的電子文件信息進行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案。電子文件形成部門以定期或不定期的方式，把日常產生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里。在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息，采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。

（三）電子文件檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子文件檔案化管理，是由檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取系統(tǒng)化、自動化、標準化、網絡化管理，它既不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

一是電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名認證，由檔案工作人員接受登記，按事由原則給出檔案分類號設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二是電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別原始憑證性的關鍵信息也可以改變，這些都使電子文件原始憑證性辨別困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不出錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性。

三是電子文件在管理方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件的載體易老化變質及信息多媒體、新儲存介質的產生和發(fā)展，都會影響電子文件的可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式儲存接收到的電子文件檔案，以保證信息資源的方便利用。

四是電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件的同時，要馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號。根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。也可以編制多角度、全方位的檢索工具，以方便檢索查詢信息，用戶只需給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而減輕了檔案工作人員的勞動強度，提高了工作效率。

電子文件檔案化管理，對檔案管理部門、電子文件形成部門都具有現(xiàn)實意義。檔案管理部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，要和技術部門和文件形成單位等各行業(yè)人士密切配合，共同推進電子文件的社會化、標準化、自動化、網絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享作出應有的貢獻。