社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是勞動者“老有所依”的福利依據(jù),不僅記載了養(yǎng)老保險(xiǎn)的繳納詳情,也記錄了個(gè)人的主要工作經(jīng)歷,是集成化的個(gè)人勞動檔案。隨著社會養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的全面推行,檔案的建立和管理問題,也變得越來越重要,如何使檔案的管理工作從傳統(tǒng)的繁瑣復(fù)雜的落后技術(shù)中擺脫出來,如何利用更加科學(xué)的方法來提高檔案管理工作效率,保障檔案的立檔、存檔的準(zhǔn)確性和查詢的方便性是我們改革現(xiàn)有管理方法的發(fā)展方向。
一、社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)
社會養(yǎng)老保險(xiǎn)是勞動者因年老而喪失勞動能力,退出勞動崗位后生活的基本保障,是我國社會保障制度的重要組成部分。如何保證養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的完整性是養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)開展的根本和依據(jù)。
1.社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理對象和服務(wù)對象具有社會性
隨著養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的全面推行,其服務(wù)范圍已經(jīng)擴(kuò)展到全社會各種體制下的從業(yè)人員,當(dāng)達(dá)到符合養(yǎng)老條件時(shí),都可以領(lǐng)取養(yǎng)老金,成為一種社會化的保障制度。
2.社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案來源具有廣泛性,內(nèi)容具有復(fù)雜性
社會養(yǎng)老保險(xiǎn)的全面開展,為檔案的建立和保管提出了更高的要求。以往的檔案管理對象非常單一,僅局限在國有與集體企業(yè)的離退休職工范圍,隨著養(yǎng)老保險(xiǎn)的社會化,檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性也慢慢的凸顯出來。
3.社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案具有流動性
與國有企事業(yè)單位比較,外資、合資、私人企業(yè)等經(jīng)營體制下,參加社會養(yǎng)老保險(xiǎn)人員的流動性很大,因此檔案管理的困難也很大。經(jīng)濟(jì)發(fā)展的加劇,這部分從業(yè)人員的比例也大幅的上升,因此,流動社保檔案的收集和管理應(yīng)該得到充分的重視。
二、社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的收集途徑與方法
社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是確定繳費(fèi)基數(shù)、收取參保基金、發(fā)放養(yǎng)老金的重要依據(jù)。因此,保險(xiǎn)檔案信息的收集就要求準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、齊全。
1.更新觀念是檔案收集的基礎(chǔ)
在社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息的收集過程中,要摒棄以往單一,陳舊的被動收集觀念,主動通過各種相關(guān)渠道,全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地記錄參保人員的各項(xiàng)信息。
2.做好協(xié)調(diào)是檔案收集的根本
社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案收集過程中,與相關(guān)單位和個(gè)人的協(xié)調(diào)和溝通,是獲得信息資料最有效的手段之一。
3.加強(qiáng)調(diào)研是檔案收集的手段
社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的來源廣泛,內(nèi)容繁雜、格式不一,因此,要求檔案的收集和整理工作中,要加強(qiáng)調(diào)研、多做分析。
三、提高社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的途徑
1.科學(xué)歸檔,條理清楚,全面提高檔案質(zhì)量
社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理要注重條理性。由于檔案數(shù)量之多管理工作的龐大,因此要科學(xué)的分門別類,并根據(jù)各類別進(jìn)行歸檔,便于以后的管理和利用。
(1)完整性原則
不斷補(bǔ)充檔案的內(nèi)容,凡是具有查考價(jià)值的文件和材料都要納入檔案,做到隨查隨有。不同階段所執(zhí)行的養(yǎng)老保險(xiǎn)政策的依據(jù)資料,都要有詳細(xì)的記錄或文件備附,為將來養(yǎng)老金的發(fā)放和養(yǎng)老保險(xiǎn)執(zhí)行情況的查詢提供最直接準(zhǔn)確的真實(shí)憑據(jù)。在首先保證這些個(gè)體檔案全面完整的同時(shí),在收集、歸檔過程中注意形成完整卷、件、簿冊、音像帶、光碟等各種門類和載體的檔案,保證門類齊全、結(jié)構(gòu)合理。
(2)實(shí)用性原則
在檔案的管理過程中要注重管理方式的實(shí)用性。社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的查詢過程,是考驗(yàn)檔案管理?xiàng)l理性和實(shí)用性的關(guān)鍵,準(zhǔn)確的調(diào)出相關(guān)人的檔案資料記錄,提高查準(zhǔn)率和查全率。因此,作為一個(gè)龐大的檔案數(shù)據(jù)庫,從建立到管理,都要始終以實(shí)用性為根本原則。
2.突出應(yīng)用,服務(wù)社會,努力發(fā)揮檔案效能
為便于檢索,就要建立符合規(guī)范的宗卷,并制定相關(guān)的檔案存放制度,繪制存放區(qū)域圖。并按照各種檢索關(guān)鍵字,制定查詢目錄,同時(shí)通過專門編寫的檔案管理系統(tǒng)軟件,實(shí)現(xiàn)社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的計(jì)算機(jī)檢索功能,為查詢和利用提供方便的條件。如發(fā)生企業(yè)進(jìn)行改制或重組的情況,養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案要為其提供職工養(yǎng)老金上繳的真實(shí)依據(jù),保證職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)順利過渡,不出現(xiàn)因企業(yè)改革而造成養(yǎng)老保險(xiǎn)的斷檔情況。隨著現(xiàn)代化信息處理技術(shù)的革新和發(fā)展,養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作也應(yīng)由原來繁重的手工工作,上升到數(shù)字化管理的軌道上來,使用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方法,一方面提高檔案內(nèi)容查詢的便捷性,另一方面也解決了大量紙質(zhì)檔案保存上的困難。并且,當(dāng)從業(yè)人員退休后,隨著社會關(guān)系的轉(zhuǎn)變,退休人員也成為了社會人員,養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案,不僅要為其提供養(yǎng)老金發(fā)放的依據(jù),同時(shí)也記錄了原來從事的工作等信息,通過與社區(qū)的信息共享,為組織老年人集體活動,豐富老年人生活提供參考。不僅是老有所依的依據(jù)也是老有所樂的支撐。
社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理是養(yǎng)老保險(xiǎn)工作開展的基礎(chǔ),也是檔案管理工作科學(xué)化應(yīng)用的推廣。通過借鑒其他檔案的有效管理工作,結(jié)合社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn),制定一套適合社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理的工作方法,對促進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作非常重要。無論是從檔案的收集還是管理,要始終遵循真實(shí),全面的原則,并將檔案的保管工作作為一項(xiàng)長期的工作來執(zhí)行,通過現(xiàn)代的信息處理手段,為全民的老年生活提供保障。