招生檔案是指在高校招生工作中形成的具有保密價(jià)值的文件匯編、招生計(jì)劃、數(shù)值參數(shù)、報(bào)表圖冊(cè)、電子文檔、音像制品、宣傳?？炔牧?。招生檔案是招生工作的真實(shí)記錄，是錄取結(jié)果的重要依據(jù)，也是存檔憑據(jù)的有效證明。但在實(shí)際工作中，高校招生檔案管理還存在著“重保密，輕利用”或“重利用，輕保密”兩種極端現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行，正確處理好檔案的保密和利用關(guān)系，在充分保密的前提下做到有效利用，是高校招生事業(yè)健康發(fā)展、招生工作順利推進(jìn)的必然要求。

高校招生檔案保管過程中的保密工作

適時(shí)調(diào)整檔案密級(jí)程度。招生檔案在保管過程中，其密級(jí)不是一成不變的，是隨著時(shí)間的推移和招生工作開展情況而變化的。招生檔案管理人員要積極貫徹落實(shí)《保密法》，在提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格執(zhí)行涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾;主動(dòng)接受上級(jí)保密部門的監(jiān)督指導(dǎo)，搞好招生檔案的清查鑒定，確定招生檔案開放利用程度，切實(shí)做好招生檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。

建立法規(guī)制度的新秩序。根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)和招生工作實(shí)際，制定和調(diào)整招生涉密檔案的各項(xiàng)管理制度，如閱覽制度、外界制度、復(fù)制制度、保密制度、銷毀制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，任何人都無權(quán)擅自調(diào)閱;由上而下建立起嚴(yán)密的層層監(jiān)督機(jī)制，明確崗位責(zé)任制，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)，從根本上保障招生涉密檔案管理的有效性、準(zhǔn)確性和完整性。

加強(qiáng)庫房硬件設(shè)施管理。高校各類檔案庫房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是招生部門大多不具備庫房保管條件，往往隨意將任何一間辦公室騰作招生檔案庫房。從檔案保密的角度來看，絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管，要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，庫房應(yīng)與辦公室分開，招生涉密檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員嚴(yán)禁入內(nèi)，從硬件設(shè)施等保管條件上確保招生涉密檔案的安全。

提高檔案管理者的綜合素質(zhì)。招生檔案保密內(nèi)容在不斷更新拓展，這就要求檔案管理人員應(yīng)具有堅(jiān)定的政治素質(zhì)和高尚的職業(yè)操守，必須以高度的政治思想素質(zhì)為基礎(chǔ)，樹立服務(wù)意識(shí)，忠于職守，保持端正的工作態(tài)度，堅(jiān)持原則，秉公辦事，嚴(yán)守機(jī)密;必須具有高度的保密意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的招生檔案材料件件有頭有尾，手續(xù)清楚。

高校招生檔案利用過程中的保密工作

完善檔案利用中的監(jiān)督機(jī)制。檔案利用監(jiān)督，是招生檔案利用過程中保密工作的重要措施。在利用中，要根據(jù)不同利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。還要做到及時(shí)宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，多與利用者進(jìn)行交談和溝通，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī);做到及時(shí)觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中;做到及時(shí)分析利用者的情況和利用效果，經(jīng)常檢查被利用的案卷，不斷完善利用登記的監(jiān)督制度，對(duì)于損毀招生檔案的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

科學(xué)制定涉密檔案管理辦法。在不斷調(diào)整檔案密級(jí)程度時(shí)，針對(duì)以往把紙質(zhì)文件或考生電子檔案混合組卷和保管，造成擴(kuò)散機(jī)密漏洞等問題，可以采取分段治理的辦法，對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的涉密文件可原封不動(dòng)，在一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷;對(duì)密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題。同時(shí)，要按招生檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和存放地點(diǎn)索引，進(jìn)行科學(xué)管理，準(zhǔn)確掌握，有效保密，及時(shí)做好檔案利用過程中的保密工作。

準(zhǔn)確區(qū)分檔案保管期限與保密期限。根據(jù)招生工作的需要，準(zhǔn)確地區(qū)分招生檔案的保管期限和保密期限。正確分析和鑒別招生檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，全面確定招生檔案的保存價(jià)值，有效地判定檔案的保管期限。

進(jìn)一步做好招生檔案開放中的保密工作

正確處理安全保密和開放利用的關(guān)系。招生檔案管理部門要改變“重保輕用、利用不足”等傳統(tǒng)保密觀念，要堅(jiān)持“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想，正確處理利用與保密的關(guān)系，積極做好對(duì)社會(huì)和考生公布、開放檔案的社會(huì)化舉措，充分發(fā)揮招生檔案的潛在價(jià)值，在保證學(xué)校利益和考生合法權(quán)益不受侵害的情況下公布開放檔案;在檔案利用需要服務(wù)時(shí)，既要積極熱情，又要堅(jiān)持保密原則，凡對(duì)涉及招生工作中具有保密性質(zhì)的檔案(如招生計(jì)劃等)，要嚴(yán)格把關(guān)，避免造成失密和損失。

做好檔案開放前的審查工作。審查工作是開放招生檔案前的重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地判定招生檔案的開放與控制使用范圍。指派業(yè)務(wù)骨干根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的招生檔案逐件進(jìn)行重點(diǎn)審查，判定開放與控制使用范圍，再由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審查情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)，適時(shí)、適量開放招生涉密檔案。

做好檔案開放前的整理工作。提高開放招生檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求;建立健全檔號(hào)，要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求;編制各類檢索工具，使開放招生檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化;對(duì)珍貴、重要的招生檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，保存好檔案副本。

維護(hù)招生檔案的完整與安全。在做好招生檔案開放中的保密工作的同時(shí)，又要堅(jiān)持做到招生檔案保管得完好無損，不致因溫度、濕度、蟲蛀等各種不利因素而使檔案損壞，對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救;堅(jiān)持保證檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，既要保證檔案實(shí)體的安全，又要保證檔案內(nèi)容的安全;堅(jiān)持檔案開放利用中的工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。

(作者單位:鄭州大學(xué)招生辦公室)

編校:施 宇