●郭 茜

一、加強(qiáng)溝通交流，在增強(qiáng)工作效力上下功夫

當(dāng)前，教師和同學(xué)們或忙于授課科研，或忙于學(xué)業(yè)，對機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作的總體情況不甚了解。但卻對校部機(jī)關(guān)提高工作效率、簡化工作程序，更周到地提供服務(wù)充滿期望。因此，優(yōu)化機(jī)關(guān)管理服務(wù)效能的第一路徑在于：從加強(qiáng)機(jī)關(guān)與廣大師生之間的溝通交流入手，主動把握師生需求，加深彼此了解，增強(qiáng)工作針對性，在提升工作效力上下功夫。

1.搭建交流對話平臺，主動把握需求。為增進(jìn)廣大師生與機(jī)關(guān)管理部門之間的了解，要設(shè)法搭建有效的交流對話平臺。可以根據(jù)機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作的內(nèi)容和階段性工作重點，定期組織召開懇談協(xié)商會，就廣大師生普遍關(guān)心的熱點問題或與其切身利益緊密相關(guān)的某些問題，由有關(guān)職能部門出面直接與師生進(jìn)行溝通，現(xiàn)場聽取大家的意見和建議，同時將學(xué)校的總體思路和有關(guān)政策予以說明。對于大家提出的合理而可行的建設(shè)性建議，應(yīng)予以采納，并相應(yīng)改進(jìn)原有的工作設(shè)想或工作方案。為方便那些不能參加會議但對會議內(nèi)容十分關(guān)心的師生了解有關(guān)情況，可以對會議進(jìn)行全程錄像，在校園網(wǎng)內(nèi)網(wǎng)的“面對面”欄目中公開，盡可能地消除信息傳遞障礙。機(jī)關(guān)職能部門還可以通過不定期下基層開展調(diào)研活動，特別是在各項重大政策措施出臺前組織召開征詢意見會等形式，加強(qiáng)與師生、與基層單位之間的對話和溝通，及時聽取大家的具體意見和寶貴建議，了解大家的真實想法，使機(jī)關(guān)的管理服務(wù)工作更加貼近師生需求。

2.構(gòu)建角色互換機(jī)制，加深彼此了解。為增強(qiáng)廣大師生和基層單位對機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作的理解、體諒和支持，不斷提升大家對機(jī)關(guān)工作的評價，可以通過構(gòu)建角色互換機(jī)制來實現(xiàn)。其一，可以從基層選拔優(yōu)秀教師或干部到機(jī)關(guān)進(jìn)行掛職鍛煉，掛職半年至一年后，可以提任、留任或返回原崗位，這既是從基層選拔管理干部的一個重要途徑，又能通過掛職讓這些教師或基層干部充分了解到機(jī)關(guān)工作的實際情況，同時也能幫助掛職部門學(xué)會用基層的“頭腦”來思考管理服務(wù)工作。其二，可以從機(jī)關(guān)選派干部去基層擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)或從事管理工作，被選派的干部在校院兩級協(xié)調(diào)溝通上自是得心應(yīng)手，又能在基層管理工作中較好地把握工作節(jié)奏和學(xué)校要求，找準(zhǔn)工作切合點，更好地落實各項工作任務(wù)。其三，可以選拔優(yōu)秀學(xué)生來機(jī)關(guān)幫忙從事具體的管理服務(wù)工作，在機(jī)關(guān)與學(xué)生之間搭建起溝通橋梁，既為學(xué)生提供勤工助學(xué)機(jī)會，又幫助學(xué)生積累機(jī)關(guān)工作經(jīng)驗，還可減輕機(jī)關(guān)事務(wù)性工作的壓力，同時也能透過他們了解到學(xué)生的思想狀況和實際需求，更可以把他們培訓(xùn)為機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作的宣傳員。

二、加強(qiáng)合作共建，在形成工作合力上下功夫

機(jī)關(guān)干部常常疲于應(yīng)對各種事務(wù)性工作，部門之間的交流與合作非常有限。通過加強(qiáng)機(jī)關(guān)各職能部門之間的合作共建，最大可能地形成工作合力，是整體提升機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作實效性的有效方法。

1.探索會議的集約化管理模式。整體提高會議效率是迫切需要得以解決的難題之一，這不是任何一個職能部門能單獨解決的問題，需要全校上下齊抓共管，共同努力。可以積極探索會議集約化管理模式，由黨辦和校辦牽頭，加強(qiáng)與各職能部門的溝通協(xié)調(diào)，根據(jù)會議內(nèi)容選擇性地安排參會人員，盡可能地將部門領(lǐng)導(dǎo)從“會?！敝薪夥懦鰜?；根據(jù)參會人員情況，將相關(guān)會議內(nèi)容進(jìn)行整合，以減少召開會議的次數(shù)；會前盡可能將會議議題告知參會人員，并將相關(guān)材料送達(dá)參會人員，以提高會上議事效率。

2.建立職能部門聯(lián)席會議制度。具有工作相關(guān)性的職能部門之間，可以通過定期召開聯(lián)席工作會議的形式，加強(qiáng)彼此交流，開展專題研討，相互指出不足，共同研究改進(jìn)工作的對策，進(jìn)一步規(guī)范管理行為，提升服務(wù)質(zhì)量。例如：黨委職能部門之間可以通過聯(lián)席會議共同研究黨建工作的重點、難點問題；科研處與人事處可以通過聯(lián)席會議共同商討如何搞好學(xué)科帶頭人隊伍建設(shè)；學(xué)生處和保衛(wèi)處則可以通過聯(lián)席會議定期通報和分析研究學(xué)生案例等。這種聯(lián)席會議形式應(yīng)通過創(chuàng)新實踐努力形成長效機(jī)制。

3.創(chuàng)建管理信息共享機(jī)制。隨著現(xiàn)代化管理設(shè)備的普遍運(yùn)用和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息管理和服務(wù)成為高校機(jī)關(guān)工作的重要組成部分。為進(jìn)一步提升學(xué)校信息服務(wù)平臺建設(shè)，著力提高各職能部門之間的管理信息共享度，減少對廣大師生和基層工作的重復(fù)要求，應(yīng)通過研究和制定管理信息共享辦法，開發(fā)和建設(shè)信息共享系統(tǒng)平臺，按照實際工作需要與盡可能充分共享相結(jié)合的原則，通過分類授權(quán)為全校各部門和基層單位提供信息數(shù)據(jù)支持。

三、創(chuàng)新激勵機(jī)制，在激發(fā)工作動力上下功夫

創(chuàng)新和完善激勵機(jī)制，能強(qiáng)化員工履行本職工作的責(zé)任感，充分挖掘和有效激發(fā)機(jī)關(guān)員工工作動力，從而進(jìn)一步優(yōu)化機(jī)關(guān)管理服務(wù)效能。

1.促成自我激勵循環(huán)。要通過強(qiáng)意識、壓擔(dān)子和獎創(chuàng)新來努力促成機(jī)關(guān)員工自我激勵的良性循環(huán)。第一，可以通過不定期組織召開專題組織生活會和主題演講會等形式，讓機(jī)關(guān)員工充分討論和再認(rèn)識機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作的重要意義，不斷增強(qiáng)工作責(zé)任感和使命感，提高工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，自覺提升管理效力，力爭提高服務(wù)水平。這是形成自我激勵的基點。第二，可以將每年必須提出改進(jìn)部門工作的具體設(shè)想作為機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)人年度考核的重要指標(biāo)，以此來促進(jìn)各部門在日常工作中勤于發(fā)現(xiàn)問題、善于思考解決問題的辦法，切實推動管理服務(wù)工作每年朝前走一步。第三，可以通過“我為管理服務(wù)獻(xiàn)一計”等系列獎勵活動，激勵員工積極諫言獻(xiàn)策，大膽創(chuàng)新實踐。

2.豐富人才成長路徑。推動員工創(chuàng)造佳績的最好方法是對他們進(jìn)行準(zhǔn)確分析和定位，讓他們在工作中都有機(jī)會做自己最擅長做的事，并對他們進(jìn)行有針對性的培養(yǎng)，使每個人的才干轉(zhuǎn)化為他們實實在在的優(yōu)勢。學(xué)校不僅應(yīng)創(chuàng)造條件積極鼓勵機(jī)關(guān)員工學(xué)習(xí)進(jìn)修，還要通過設(shè)立高校管理人員技術(shù)職稱和行政晉職晉級制度、實施機(jī)關(guān)干部梯隊培養(yǎng)計劃、實行干部分級管理制度等具體措施，對機(jī)關(guān)員工的發(fā)展前途實實在在地負(fù)起責(zé)任，使從事不同崗位、不同性質(zhì)工作的員工都能看到各自發(fā)展的通道。尤其是對那些看準(zhǔn)了的、有發(fā)展?jié)摿Φ那嗄旯歉?，更要為他們走上重要的崗位、?dān)當(dāng)更重要的責(zé)任創(chuàng)造條件。

3.完善考評獎勵體系。完善考評獎勵體系應(yīng)以形成科學(xué)考評、獎罰分明，以制度約束人、以制度激勵人的有效機(jī)制為目標(biāo)。首先，應(yīng)進(jìn)一步明確機(jī)關(guān)各部門、各崗位的工作職責(zé)和要求，將機(jī)關(guān)崗位職責(zé)和辦事流程全面公開，可通過員工“掛牌上崗”、聘請師生代表做機(jī)關(guān)服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督員等措施，使機(jī)關(guān)員工更直接地面向群眾接受監(jiān)督；其次，要通過建立健全崗位責(zé)任制、服務(wù)承諾制、限時辦結(jié)制、首問責(zé)任制、全程辦事代理制、信息反饋制、失職追究制等相關(guān)制度，進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校管理行為，切實改變機(jī)關(guān)作風(fēng)；第三，要根據(jù)崗位性質(zhì)確定考核標(biāo)準(zhǔn)，并將年終考核與日?？己擞行ЫY(jié)合，在年終考核時，可將機(jī)關(guān)員工個人總結(jié)公示于各部門網(wǎng)頁上，接受全校師生的監(jiān)督和評價，做到“部門內(nèi)部評、機(jī)關(guān)橫向評、師生縱深評、領(lǐng)導(dǎo)最后評”；第四，應(yīng)將考核結(jié)果運(yùn)用到獎勵制度中，起到正面激勵作用，通過增設(shè)專項獎，如“管理明星獎”、“窗口服務(wù)獎”、“穩(wěn)定工作獎”、“工作創(chuàng)新獎”、“工作進(jìn)步獎”等，表彰那些在機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作中做出積極貢獻(xiàn)的先進(jìn)集體和個人，激勵各級各類機(jī)關(guān)員工爭先創(chuàng)優(yōu)。

4.強(qiáng)化情感激勵作用。機(jī)關(guān)員工每天工作時間長，任務(wù)繁重，身心容易疲憊，他們的精神壓力和健康狀況需要得到更多的疏導(dǎo)和關(guān)懷。學(xué)校應(yīng)從政治上、工作上、生活上全方位關(guān)心機(jī)關(guān)員工，在政策和待遇方面給予充分保證，使他們“工作有條件、干事有平臺、發(fā)展有空間”，吸引和留住更多的優(yōu)秀人才從事機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作。各部門領(lǐng)導(dǎo)要善于表揚(yáng)員工的出色表現(xiàn)和點滴進(jìn)步，真切關(guān)心員工的個人境況，重視和尊重員工的意見，引導(dǎo)并幫助員工成長，營造出友好和諧、合作無間的工作氛圍，確保學(xué)校各項工作有效開展。作者系上海對外貿(mào)易學(xué)院黨辦副主任