馮秀葉

加強(qiáng)檔案利用效果的信息追蹤

馮秀葉

檔案利用效果是檔案利用者利用檔案所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，是對檔案利用工作及整個檔案工作的評價和檢驗。檔案利用是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是檔案自身價值和社會價值的集中體現(xiàn)。檔案工作者若只注重檔案的管理和檔案工作的利用服務(wù)，就會忽視檔案利用效果的信息反饋和追蹤,使檔案的價值難以體現(xiàn)出來。因此，檔案工作人員有責(zé)任、有義務(wù)加強(qiáng)對檔案利用效果的追蹤，并把它作為一項重要而艱巨的工作去完成。下面筆者從三個方面談?wù)勅绾渭訌?qiáng)對檔案利用效果的信息追蹤問題。

一、檔案是企業(yè)的特殊資產(chǎn)和信息資源

2007年11月27日，海南省勞動仲裁委員會裁定中國南方航空股份有限公司海南分公司賠償黃某（原本單位職工）等三名勞務(wù)工加班工資、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金等各項費(fèi)用共計108萬元。經(jīng)分析，造成該裁決的主要原因是裁決機(jī)構(gòu)對民航系統(tǒng)勞動工時制度不了解。為了挽回經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)合法利益，2008年1月，中國南方航空股份有限公司致電我館，希望我館幫助查找關(guān)于民航實(shí)行不定時工作制方面的文件。按照檔案館的利用要求，我們對查找的內(nèi)容進(jìn)行了記錄，對利用人的姓名、電話、單位、利用目的等一一進(jìn)行了登記。同時調(diào)閱了一份《關(guān)于印發(fā)民航實(shí)行不定時工作制綜合計算工時制暫行辦法的通知》（【民航人發(fā)1996】81號），并將此份檔案提供給中國南方航空股份有限公司。隨后該公司將此件送至?？谑忻捞m法院。經(jīng)過近一年的審理，該案件一審判決中國南方航空股份有限公司賠償黃某等三人各項費(fèi)用共計14萬元，比原來裁定的108萬元減少直接經(jīng)濟(jì)損失94萬元，一份檔案為企業(yè)挽回94萬元的經(jīng)濟(jì)損失。此案例說明，檔案具有真實(shí)性、完整性和憑證性，只有在利用中才能真正體現(xiàn)其內(nèi)在的價值。檔案是企業(yè)的特殊資產(chǎn)和信息資源，關(guān)鍵時刻能使企業(yè)利益不受損失。

二、檔案利用效果信息追蹤的主要途經(jīng)和方法

1.做好檔案利用效果的信息追蹤，是檔案工作自我完善的

有效途徑。檔案館（室）應(yīng)先做好檔案的基礎(chǔ)工作，要有豐富的館藏、規(guī)范的整理、有序的存儲和高效的查詢，才可能為社會提供方便快捷的利用服務(wù)。在檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計這八項工作中，前五項是檔案工作的基礎(chǔ)，只有做好基礎(chǔ)工作，為利用者提供更多的檔案信息，才能挖掘檔案利用的價值，追蹤利用效果。否則檔案利用工作只能是無源之水、無本之木。

2.做好檔案利用效果的信息追蹤，要主動做好與利用者

的聯(lián)系溝通工作。近幾年來，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，民眾的檔案意識雖然有所增強(qiáng)，但能夠主動上門向檔案館（室）反饋利用信息的寥寥無幾。因此，要取得利用者的配合，檔案館（室）必須加強(qiáng)對社會的宣傳，樹立檔案館的形象，使檔案館在用戶心目中的印象加深，這樣才能使利用者主動地向檔案館（室）反饋各種有用的信息。去年在中國民航局檔案館成立60年之際，我們利用展覽的形式，遴選檔案資料中具有歷史價值、文化價值的檔案資料，用精煉的文字、生動的圖片、實(shí)物等畫面，繪就了一幅幅恢弘壯麗的新中國民航事業(yè)發(fā)展的畫卷，使人們了解到中國民航事業(yè)由誕生到成長、由起步到騰飛所走過的60年非凡的歷程。展覽引起了很大反響，不僅增強(qiáng)了我館廣大職工的檔案意識，而且通過展覽，還收到很多老前輩捐贈的珍貴檔案，豐富了館藏，擴(kuò)大了檔案工作在社會上的影響，為今后檔案館與用戶的溝通打下良好的基礎(chǔ)。

3.做好檔案利用效果信息追蹤，必須樹立牢固的效益觀

念。檔案利用是檔案人員滿足利用者利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實(shí)現(xiàn)的過程。檔案人員的工作觀念，直接影響著檔案利用效益的發(fā)揮。雖然，效益是一種社會責(zé)任，但缺少了這種社會責(zé)任的支撐，檔案工作社會效益只能是空中樓閣。

4. 做好檔案利用效果的信息追蹤，避免檔案利用工作中陷入盲目、被動狀態(tài)。通過信息追蹤，檔案利用過程中的各種情況能及時、準(zhǔn)確地反映出來，使我們及時發(fā)現(xiàn)利用工作中的薄弱環(huán)節(jié)，并研究改進(jìn)措施，使之逐步完善。同時在滿足利用需求的過程中，不斷提高檔案管理水平。

三、檔案利用效果信息追蹤的作用

1.有利于了解檔案的價值。當(dāng)前，個別單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對檔案工作不重視不支持的現(xiàn)象仍然存在。其原因是檔案部門長期處在“半封閉”的狀態(tài)，他們認(rèn)為檔案不能給單位出效益、出成果。事實(shí)證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價值的檔案，一般都具有利用價值，但必須通過利用才能體現(xiàn)它的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.有利于檔案的鑒定工作。檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織鑒定，確定案卷是否銷毀、是否延長保管期限。而檔案的價值是鑒定時必須考慮的一個重要因素。檔案利用頻率高、周期長，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長。反之，檔案利用率較低，保存價值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，亦應(yīng)降低其保管期限。通過調(diào)查、收集檔案利用效果的信息，有利于檔案鑒定工作的開展。

3.有利于加強(qiáng)檔案宣傳力度。通過調(diào)查了解，將充分體現(xiàn)檔案保存和利用價值的實(shí)例篩選、整理出來，并其編印成小冊子，下發(fā)至基層領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門，使他們了解檔案工作的重要性。尤其對那些不太了解檔案、不熟悉檔案價值的同志來說，可通過小冊子，使他們了解和支持檔案工作，起到事半功倍的效果。

4.有利于體現(xiàn)檔案館的工作業(yè)績。

檔案館的工作內(nèi)容很多，開發(fā)利用檔案信息資源是檔案館（室）工作的主體，因為收集和管理檔案的根本目的是為了提供利用，檔案只有通過利用，才能顯現(xiàn)應(yīng)有的價值，否則檔案館就失去保存檔案的意義。而檔案館的工作業(yè)績，就是利用者從檔案中獲取社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的體現(xiàn)。

加強(qiáng)檔案利用效果的信息追蹤，運(yùn)用檔案利用事例展示檔案工作，不僅能夠提高人們對檔案工作的認(rèn)識，而且通過這些發(fā)生在身邊的檔案事例所產(chǎn)生的實(shí)實(shí)在在的經(jīng)濟(jì)效益和社會綜合效益，可以讓更多人意識到檔案的重要價值。因此，檔案工作者要保護(hù)好、管理好檔案，加強(qiáng)檔案利用效果的信息追蹤，為檔案利用創(chuàng)造條件，更好地服務(wù)社會。

(作者單位:中國民航局檔案館)