柴小紅

關(guān)于電子文件及檔案信息化的思考

柴小紅

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件已涉及到社會的各領(lǐng)域，傳統(tǒng)的檔案管理工作受到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為確保電子文件、電子檔案的管理始終處于良好狀態(tài)，在實(shí)際工作中，應(yīng)采取多種存儲介質(zhì)備份、網(wǎng)絡(luò)安全管理以及與紙質(zhì)檔案長期并存保管等一系列措施加以解決。

一、電子文件定義及其特點(diǎn)

電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料，它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等，是人們?yōu)榱四骋荒康?，在?jì)算機(jī)上用一定的格式和處理方式生成的信息的組合。與紙質(zhì)文件比較，它有以下幾個特點(diǎn)：

（1） 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；

（2）可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速處理傳遞；

（3）電子文件是可共享的，不再受時(shí)間和距離的影響；

（4）電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、 電子文件對檔案管理工作的影響

（1）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由工作人員共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的立卷歸檔工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文件和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中，它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件、應(yīng)用環(huán)境等。

（2）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、多角度的整理，不同的用戶可以根據(jù)不同的需要利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

（3）由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，需分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證，其鑒定、管理方法亦無定論。

因此，在信息時(shí)代，電子文件是信息記錄的主要形式，網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件數(shù)量十分巨大，只有推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，才能便于人們的利用。

三、 檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（1）現(xiàn)階段的檔案軟件缺乏通用性。檔案部門各自開發(fā)的軟件不能互用，沒有一個統(tǒng)一的既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

（2）檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)系統(tǒng)缺乏規(guī)范性。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

（3）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，目前館（室）藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，難以全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（4）檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要。現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮。

（5）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。從目前看，檔案部門缺乏檔案、信息處理復(fù)合型人才。

四、檔案信息化的發(fā)展趨勢

辦公自動化使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程都要在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這就使檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異，檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式，以磁盤為載體的檔案。利用者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個“去粗取精, 去偽存真”的過程，使機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

五、今后應(yīng)采取的對策

（1）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到電子文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈，采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性, 使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（2）解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

（3）檔案管理要向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，利用工作和其他基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面，這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。為此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

（4）提高檔案人員的信息化管理水平。近幾年來，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展，辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，檔案的生成方式發(fā)生很大變化，檔案工作者要轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)，努力提高自身素質(zhì)，適應(yīng)檔案信息數(shù)字化的發(fā)展趨勢，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

(作者單位:浙江省衢州電力局）