■文/樊超華

e路通向精細(xì)化

■文/樊超華

山東銷售信息化工作已邁入“建用并舉、以用為主”的嶄新階段，公司市場應(yīng)對(duì)、業(yè)務(wù)管控、終端運(yùn)營、綜合競爭能力得到全面提升，為實(shí)施精細(xì)化管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

“李建東你好，今天是鉑金VIP客戶物資公司陳老板兒子的生日，請(qǐng)及時(shí)拜訪?！?月21日清晨，山東銷售泰安分公司客戶經(jīng)理李建東剛登上客戶管理系統(tǒng)，就看到這則提醒信息。

為適應(yīng)目前客戶開發(fā)進(jìn)度較快，已開發(fā)客戶數(shù)量眾多、性質(zhì)復(fù)雜、消費(fèi)需求差異較大等情況，泰安銷售選擇利用信息化手段對(duì)客戶進(jìn)行管理維護(hù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)目標(biāo)客戶的開發(fā)和已合作客戶的維護(hù)。這是山東銷售利用信息化手段推進(jìn)企業(yè)精細(xì)化管理的一個(gè)場景。

公司憑借銷售ERP系統(tǒng)、加油站管理系統(tǒng)、油庫管理系統(tǒng)的上線運(yùn)行，多個(gè)系統(tǒng)有效集合，建成了覆蓋全省所有庫站的信息化應(yīng)用架構(gòu)。目前，山東銷售信息化工作已邁入“建用并舉、以用為主”的嶄新階段。市場應(yīng)對(duì)、業(yè)務(wù)管控、終端運(yùn)營、綜合競爭能力得到全面提升，為實(shí)施精細(xì)化管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

實(shí)時(shí)反映過程控制

5月31日，山東銷售青島分公司非油業(yè)務(wù)管理中心統(tǒng)計(jì)分析人員曹彥剛打開電腦，通過加油站管理系統(tǒng)對(duì)便利店各種商品的毛利率進(jìn)行分析。各加油站便利店的營業(yè)額、毛利率一目了然，他從統(tǒng)計(jì)報(bào)表中看到復(fù)合劑、潤滑油和汽車用品是高價(jià)位和高毛利的商品，5月份青島25站光昆侖之星復(fù)合劑、汽油添加劑的銷售收入就占總銷售額的22.1%，毛利率達(dá)27.8%。他建議，便利店重點(diǎn)購進(jìn)和促銷這類商品。

現(xiàn)在，山東銷售兩級(jí)公司管理人員隨時(shí)可以看到從油庫到加油站即時(shí)銷售數(shù)據(jù)和運(yùn)行情況。這使得公司能夠及時(shí)掌握和監(jiān)督加油站的經(jīng)營狀況，監(jiān)控市場變化，隨時(shí)為決策提供有效支持，提高了對(duì)成品油零售市場的反應(yīng)速度。

在油品批發(fā)環(huán)節(jié)，利用銷售ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成、信息共享功能，在統(tǒng)一的信息平臺(tái)上規(guī)范業(yè)務(wù)運(yùn)作，實(shí)時(shí)監(jiān)控量價(jià)變化。

加油站管理系統(tǒng)上線的加油站，油品和非油品的“進(jìn)、銷、存”諸環(huán)節(jié)均在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，從需求、采購、出入庫、銷售均按照系統(tǒng)流程進(jìn)行作業(yè)。通過系統(tǒng)規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集、上傳，增強(qiáng)了數(shù)據(jù)采集的及時(shí)性，拓展了業(yè)務(wù)范圍，提高了發(fā)卡業(yè)務(wù)。

在油品零售環(huán)節(jié)，有效發(fā)揮加油站管理系統(tǒng)快速高效處理進(jìn)銷存數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，實(shí)時(shí)關(guān)注油品配送和銷售品種結(jié)構(gòu)、品號(hào)結(jié)構(gòu)等信息，全面監(jiān)控加油站經(jīng)營動(dòng)態(tài)，科學(xué)制定加油站營銷策略。

在非油經(jīng)營環(huán)節(jié)，借助加油站管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析功能，穩(wěn)步推進(jìn)全省非油品業(yè)務(wù)的統(tǒng)采、統(tǒng)配、統(tǒng)價(jià)、統(tǒng)結(jié)，定期對(duì)商品銷售數(shù)量、毛利率、銷售收入以及庫存周轉(zhuǎn)率進(jìn)行綜合排名，及時(shí)淘汰滯銷商品，優(yōu)化商品結(jié)構(gòu)。截至目前，已淘汰商品5800多種，清理庫存占用資金230萬元，商品毛利率比去年提高了約4%。

數(shù)質(zhì)量管理是生命線，企業(yè)生存之本。通過系統(tǒng)盯緊加油站庫存情況，掌握每天的進(jìn)、銷、存、損耗數(shù)字，關(guān)注庫存量的變化，并和資金流對(duì)應(yīng)起來，嚴(yán)格管理數(shù)質(zhì)量，防止管理漏洞和新聞危機(jī)的發(fā)生。

簡化流程提升效率

信息化系統(tǒng)使用后，山東銷售的經(jīng)營數(shù)據(jù)已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)采集，自動(dòng)出具報(bào)表，班結(jié)、日結(jié)操作自動(dòng)處理，交接班時(shí)間大大縮短，提升工作效率，改善了高峰期服務(wù)質(zhì)量。

筆者在青島岙山油庫營業(yè)室了解到，在ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)初期，銷售流程設(shè)定為兩單制，即銷售訂單和付油通知單。分公司開具銷售訂單，客戶持訂單到營業(yè)室提油并持付油通知單換取發(fā)票。但這一運(yùn)行模式存在明顯不足。一是容易泄露銷售價(jià)格信息，不利于客戶的分級(jí)管理；二是手續(xù)煩瑣；三是存在銷售訂單易丟失、損壞或被仿造等風(fēng)險(xiǎn)，不利于資金及油品安全管理。為此，公司調(diào)整了系統(tǒng)流程，實(shí)行一單制操作，即由業(yè)務(wù)部門直接在系統(tǒng)中制作訂單，營業(yè)室在系統(tǒng)中查詢銷售訂單，核對(duì)提油客戶信息，開據(jù)六聯(lián)出庫單進(jìn)行付油，不僅簡化了業(yè)務(wù)流程，而且有效避免了經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

加油站管理系統(tǒng)簡化了加油站基礎(chǔ)操作，班結(jié)、日結(jié)完全在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行，交接班時(shí)間由2小時(shí)縮短到3～5分鐘，工作效率提升，加油高峰時(shí)段的服務(wù)質(zhì)量明顯改善。非油品訂貨由手工改為系統(tǒng)自動(dòng)上傳匯總，效率提升40%。目前，25種報(bào)表由系統(tǒng)自動(dòng)生成，全部脫離了手工賬，全省1400多名核算員和計(jì)量員從大量的賬表冊(cè)填報(bào)、油品計(jì)量工作中抽身，轉(zhuǎn)為現(xiàn)場服務(wù)和非油品經(jīng)營，兼職便利店主管、發(fā)卡充值人員，變一人一崗為一人多崗，實(shí)現(xiàn)了新增業(yè)務(wù)不增人員的目標(biāo)，有效地控制了人工成本。

精細(xì)服務(wù)促進(jìn)銷售

信息化提高了服務(wù)水平，提升了競爭力。批發(fā)上，可以利用系統(tǒng)及時(shí)查詢各類客戶的用油規(guī)律和消費(fèi)需求規(guī)律，對(duì)客戶進(jìn)行細(xì)分，量身定做服務(wù)方式，提高營銷精確度和服務(wù)效率。零售上，更好地服務(wù)零售客戶，比如深層次跟進(jìn)分析IC卡客戶類型、用油明細(xì)賬單、潛在需求，發(fā)揮IC卡的限制功能，幫助客戶加強(qiáng)單位車輛管理，在各發(fā)卡網(wǎng)點(diǎn)和門戶網(wǎng)站提供消費(fèi)數(shù)據(jù)自助查詢服務(wù)，方便客戶對(duì)賬等等。

貼心的服務(wù)受到客戶的青睞，銷量也隨之不斷提升。銷售ERP系統(tǒng)、加油站管理系統(tǒng)、油庫管理系統(tǒng)上線后，加油卡使用起來非常方便，而且功能很多，顧客非常愿意使用，大大促進(jìn)了加油卡的銷售。一季度末，該公司累計(jì)發(fā)行加油卡近26萬張，刷卡營業(yè)額已占總營業(yè)額的11.5%，沉淀資金逾7000萬元。

兗州五站在加油卡營銷過程中注重向顧客多宣傳加油卡的亮點(diǎn)，以加油卡的附加功能吸引客戶，讓用戶了解持卡不僅能夠在全國充值加油,而且具有限量加油、限品種加油、限車號(hào)加油等眾多功能，從而打破了銷售瓶頸,第一季度累計(jì)發(fā)卡948張，完成任務(wù)指標(biāo)的326%。

青島分公司瞄準(zhǔn)島城車行普遍開展“買車送油”這一活動(dòng)特點(diǎn)，主動(dòng)謀求合作，利用IC卡促銷活動(dòng)與車行、汽車4S店開展聯(lián)合推介，車行每銷售一部汽車，搭售一張中油IC卡。青島22站在與青島某汽車服務(wù)公司聯(lián)合推介加油卡活動(dòng)中實(shí)現(xiàn)發(fā)卡140張，首次充值金額為14萬元。5月15日，青島107站與青島某汽車銷售租賃公司洽談聯(lián)合推卡協(xié)議，開展買車送油卡活動(dòng)，該汽車公司所贈(zèng)油卡均在青島分公司發(fā)卡網(wǎng)點(diǎn)辦理，預(yù)計(jì)月辦卡100～200張，充值額可達(dá)30萬元。

面對(duì)激烈的市場競爭，如何洞察市場變化，制定應(yīng)對(duì)方針，擴(kuò)大效益？山東銷售拿出了經(jīng)營分析這一利器。5月初，淄博36站在做單筆交易量分析時(shí)，把前一階段單筆交易量數(shù)據(jù)做匯總對(duì)比，結(jié)果發(fā)現(xiàn)了一個(gè)“規(guī)律”：每隔5天，單筆加油量就會(huì)出現(xiàn)一次明顯下降。一分析原因，原來每隔5天正好是唐坊大集。找出了根源，加油站馬上采取相應(yīng)對(duì)策，每5天銷量就下跌的“怪圈”消失了。不但使加油站找到了工作的盲點(diǎn)，而且發(fā)現(xiàn)了新的工作方法，提升了純槍銷量。

5月12日，筆者在山東銷售4月份經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)現(xiàn)場看到，這個(gè)公司通過幻燈片演示當(dāng)月與本年累計(jì)的各項(xiàng)主要經(jīng)營數(shù)據(jù)。同時(shí)，通過對(duì)標(biāo)分析各項(xiàng)指標(biāo)，找出差距和管理中的薄弱環(huán)節(jié)，提出改進(jìn)措施，并對(duì)影響經(jīng)營的關(guān)鍵環(huán)節(jié)做專題分析。經(jīng)營分析使山東銷售嘗到了甜頭。1－4月份，這個(gè)公司成品油銷售量、非油收入分別比預(yù)算增加12%，噸油商流費(fèi)用比預(yù)算節(jié)約16%，銷售形勢持續(xù)好轉(zhuǎn)。