張小偉

（大慶師范學(xué)院，黑龍江大慶163712）

使用Excel 2003制作電子版介紹信

張小偉

（大慶師范學(xué)院，黑龍江大慶163712）

本文為組織部門(mén)的工作人員提供了實(shí)用易學(xué)的電子版介紹信制作技術(shù).

Excel 2003；Microsoft Visual Basic編輯器；宏編輯器；繪圖；合并；啟用宏

傳統(tǒng)的組織關(guān)系介紹信基本都是手工填寫(xiě)的，但近年來(lái)，隨著高校畢業(yè)生黨員數(shù)量的逐漸增多和就業(yè)單位的多樣化，許多高校畢業(yè)生黨員在畢業(yè)前不能及時(shí)落實(shí)組織關(guān)系去向，在畢業(yè)離校前幾天才能確定組織關(guān)系開(kāi)往單位，這給各高校組織部門(mén)工作人員的工作帶來(lái)了很大難度.

本文將向讀者介紹如何使用Excel 2003的Microsoft Visual Basic編輯器制作電子版介紹信，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)傳遞介紹信信息功能，幫助用戶(hù)在最短的時(shí)間內(nèi)完成組織關(guān)系接轉(zhuǎn)上的技術(shù)問(wèn)題.

1 電子版介紹信功能

電子版介紹信可實(shí)現(xiàn)如下功能：

（1）制作完整的畢業(yè)生黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移名冊(cè).

（2）實(shí)現(xiàn)“自動(dòng)傳遞介紹信信息”功能.

2 電子版介紹信制作過(guò)程

2.1 創(chuàng)建名冊(cè)，確定文件題目及字段名稱(chēng)

（1）打開(kāi)“電子表格”，點(diǎn)擊“工具”，選擇“宏”，選擇“安全性”，選擇“中”，選擇“確定”.

（2）創(chuàng)建并保存文件：以XLS為后綴名，保存文件.

（3）重新命名工作表為“名冊(cè)”：右擊左下角“sheet1”，選擇“重命名”，輸入“名冊(cè)”.

（4）確定并錄入文件題名和字段名稱(chēng).其中字段的設(shè)定要與空白介紹信傳遞的信息內(nèi)容相一致，可設(shè)為：介紹信編號(hào)、抬頭、姓名、性別、年齡、民族、黨員狀況、身份證號(hào)碼、轉(zhuǎn)出單位、接收單位、黨費(fèi)交至年、黨費(fèi)交至月、有效天數(shù)、黨員聯(lián)系電話(huà)、基層黨委通訊地址、聯(lián)系電話(huà)、傳真、郵編、介紹信開(kāi)出年、介紹信開(kāi)出月、介紹信開(kāi)出日.

2.2 制作空白介紹信模板

（1）重新命名工作表為“介紹信”：右擊左下角“sheet2”，選擇“重命名”，輸入“介紹信”.

（2）利用電子表格中的“合并”、“繪圖”、“單元格格式中的邊框”等功能制作空白介紹信.制作《中國(guó)共產(chǎn)黨黨員組織關(guān)系介紹信》時(shí)要注意合并以下列：

第二行的X-AA列，第十一行的X－AA列，第三十一行的X－AA列，信息內(nèi)容為“介紹信編號(hào)”

第三行的G-N列，第十四行的D－K列，信息內(nèi)容為“姓名”

第三行的U-Y列，第十六行的F－G列，信息內(nèi)容為“黨員狀況”

第五行的J-Q列，第十八行的C－L列，信息內(nèi)容為“轉(zhuǎn)出單位”

第五行的T-AC列，第十八行的N－AB列，信息內(nèi)容為“接收單位”

第七行的P-S列，第二十四行的Q－S列，信息內(nèi)容為“介紹信開(kāi)出年”

第七行的U-V列，第二十四行的U－V列，信息內(nèi)容為“介紹信開(kāi)出月”

第七行的X-Y列，第二十四行的X－Y列，信息內(nèi)容為“介紹信開(kāi)出日”

第十二行的B－P列，信息內(nèi)容為“抬頭”

第十四行的O列，信息內(nèi)容為“性別”

R－S列，信息內(nèi)容為“年齡”

V－AA列，信息內(nèi)容為“民族”

第十六行的Q－AB列，信息內(nèi)容為“身份證號(hào)碼”

第二十行的R－T列，信息內(nèi)容為“黨費(fèi)交至年”

V－X列，信息內(nèi)容為“黨費(fèi)交至月”

第二十二行的F－G列，信息內(nèi)容為“有效天數(shù)”

第二十五行的P－AC列，信息內(nèi)容為“黨員聯(lián)系電話(huà)”

第二十六行的P－AC列，信息內(nèi)容為“基層黨委通信地址”

第二十七行的G－L列，信息內(nèi)容為“聯(lián)系電話(huà)”

P－V列，信息內(nèi)容為“傳真”

Z－AC列，信息內(nèi)容為“郵編”

2.3 使用Microsoft Visual Basic編輯器將名冊(cè)與空白介紹信模板鏈接起來(lái)

2.3.1 認(rèn)識(shí)宏編輯器

“Microsoft Visual Basic編輯器”，又稱(chēng)宏編輯器，是一個(gè)為初學(xué)者設(shè)計(jì)的編寫(xiě)和編輯宏代碼的程序.它是為了讓人們?cè)谑褂密浖M(jìn)行工作時(shí)，避免一再地重復(fù)相同的動(dòng)作而設(shè)計(jì)出來(lái)的一種工具，它利用簡(jiǎn)單的語(yǔ)法，把常用的動(dòng)作寫(xiě)成宏，當(dāng)在工作時(shí)，就可以直接利用事先編好的宏自動(dòng)運(yùn)行，去完成某項(xiàng)特定的任務(wù)，而不必再重復(fù)相同的動(dòng)作，目的是讓用戶(hù)文檔中的一些任務(wù)自動(dòng)化. 2.3.2使用宏編輯器編寫(xiě)程序

（1）將鼠標(biāo)移至“名冊(cè)”，右擊，選擇“查看代碼”，進(jìn)入編輯頁(yè)面，準(zhǔn)備編輯.

（2）定義目標(biāo)值，輸入以下內(nèi)容：

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)

Dim i As Integer

Dim row As Integer

Dim介紹信編號(hào),抬頭,姓名,性別,年齡,民族,黨員狀況,身份證號(hào),轉(zhuǎn)出單位,接收單位,黨費(fèi)交到年,黨費(fèi)交至月,有效天數(shù),黨員聯(lián)系電話(huà),基層黨委通信地址,聯(lián)系電話(huà),傳真,郵編,介紹信開(kāi)出年,介紹信開(kāi)出月,介紹信開(kāi)出日As String

〔1〕Bill Jelen Tracy Syrstad.巧學(xué)巧用Excel 2003 VBA與宏（中文版）.電子工業(yè)出版社.

TP317.3

A

1673-260X（2010）11-0027-02