羅蘭芳，葉寧

（三明學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系，福建三明365004）

銷售主管時(shí)間管理技巧

羅蘭芳，葉寧

（三明學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系，福建三明365004）

銷售主管面臨著越來越多的競爭與壓力，必須全神貫注于幫助團(tuán)隊(duì)完成銷售目標(biāo).要成為一名優(yōu)秀的銷售主管，不僅要求其擁有豐富的銷售管理經(jīng)驗(yàn)，還要懂得管理好時(shí)間.時(shí)間管理技巧是銷售主管成功的有效助手，通過有效的時(shí)間管理可以把銷售主管從繁文縟節(jié)中解放出來，致力于整個(gè)銷售團(tuán)隊(duì)的發(fā)展，帶領(lǐng)自己的銷售團(tuán)隊(duì)創(chuàng)出銷售佳績.

銷售主管；時(shí)間；管理

在分秒必爭、瞬息萬變的商業(yè)競爭中，時(shí)間管理是考核銷售主管績效、增強(qiáng)企業(yè)競爭力的重要因素.時(shí)間有限而工作無限，這就要求銷售主管改變拖延、忙亂、無序的工作方式與習(xí)慣，重視、學(xué)習(xí)并掌握時(shí)間管理的方法與技巧，來更好地掌控自己的工作.

1 時(shí)間管理的涵義

時(shí)間管理是對(duì)時(shí)間的一種統(tǒng)籌安排的過程，它探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)，它要求我們通過改變習(xí)慣，引進(jìn)新的工作方式和方法，包括訂立目標(biāo)、計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重、權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高時(shí)間管理效益.時(shí)間管理的對(duì)象并非管理時(shí)間，時(shí)間本身不是問題，因?yàn)槲覀兠總€(gè)人都擁有一年365天，一天24小時(shí)，所以時(shí)間管理的關(guān)鍵在于你如何更好地善用和分配時(shí)間.

2 銷售主管時(shí)間管理誤區(qū)

2.1 缺乏時(shí)間管理的意識(shí)

許多銷售主管缺乏時(shí)間管理的意識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的重要性，沒有將工作時(shí)間進(jìn)行有效分配，結(jié)果自己忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，連口喘氣的時(shí)間都沒有.他們每天都被繁雜的事務(wù)包圍著，堆滿桌子的文件，一個(gè)接一個(gè)的電話，各種大小會(huì)議，頻繁的下屬請(qǐng)示，不斷來訪的客人，顧客的投訴與抱怨的處理等等.銷售主管一旦陷入這種無法自拔的工作模式中，自然會(huì)被弄得焦頭爛額、頭暈?zāi)垦?

2.2 缺乏時(shí)間管理的計(jì)劃方案

許多銷售主管不明白計(jì)劃的重要性，總是抱著踩著西瓜皮滑到哪里是哪里的心態(tài)，凡事都沒有一個(gè)計(jì)劃方案，沒有一個(gè)時(shí)間表，碰到什么就做什么.他們認(rèn)為，計(jì)劃沒有變化快，沒有必要做計(jì)劃，即使有了計(jì)劃，也不一定按照它去做.還有的銷售主管不喜歡被束縛，認(rèn)為只有在壓力之下才會(huì)有好的表現(xiàn)，而制訂計(jì)劃反而會(huì)束手縛腳、墨守成規(guī)，限制其能力的發(fā)揮，令其失去優(yōu)勢，所以也不做計(jì)劃.

2.3 缺乏時(shí)間管理的執(zhí)行力

良好的溝通是成功的計(jì)劃的重要組成部分，有的銷售主管雖然有計(jì)劃方案為依托，但仍擺脫不了整天奔忙勞碌的情形，他們認(rèn)為工作時(shí)間越長，越能顯示出自己的敬業(yè)與重要性.其實(shí)，這正是缺乏個(gè)人時(shí)間管理執(zhí)行力的表現(xiàn)，究其原因是因?yàn)槿狈εc銷售團(tuán)隊(duì)成員之間進(jìn)行有效和必要的溝通，造成下達(dá)的命令執(zhí)行欠佳，影響工作效率和工作業(yè)績.

3 銷售主管時(shí)間管理技巧

美國麻省理工學(xué)院對(duì)3000名經(jīng)理作了調(diào)查研究，結(jié)果發(fā)現(xiàn)所有成績優(yōu)異的經(jīng)理都有一個(gè)共同的特點(diǎn)，就是他們都可以非常合理地利用時(shí)間，讓時(shí)間消耗降到最到限度.[1]銷售主管每天面對(duì)的事情很多，雖然每位銷售主管都公平地?fù)碛幸惶?4小時(shí)，但要讓有限的時(shí)間發(fā)揮最大的成效，就需要掌握時(shí)間管理的技巧，把時(shí)間管理好.

3.1 訂立計(jì)劃

周全的計(jì)劃不僅能節(jié)省時(shí)間，還能使工作順利、優(yōu)質(zhì)地被完成，良好的計(jì)劃可以起到事倍功半的效果，它能使銷售團(tuán)隊(duì)把注意力集中在月份、季度和年度目標(biāo)上.銷售主管訂立計(jì)劃應(yīng)包括計(jì)劃目標(biāo)、執(zhí)行步驟、控制標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序等.當(dāng)銷售主管面對(duì)各項(xiàng)工作時(shí)，周遭的雜事會(huì)占用你的時(shí)間，這可能使你失去洞察力，也忘記了事項(xiàng)的輕重緩急次序，要克服這一點(diǎn)，關(guān)鍵是要花時(shí)間去衡量什么才是重要的.

圖1 銷售主管時(shí)間管理矩陣

銷售主管可把制訂的計(jì)劃按照是否緊急與重要這兩個(gè)要素把事務(wù)進(jìn)行分類(如圖1所示).對(duì)于銷售主來說，在處理好緊急且重要的事項(xiàng)的同時(shí)，應(yīng)把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然.

此外，在訂立計(jì)劃的過程中，銷售主管還要預(yù)留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，以防不確定性事件、變化或危機(jī)的發(fā)生所造成的不必要的影響.如果銷售主管把一天的時(shí)間都排滿了各種活動(dòng)，沒有一點(diǎn)時(shí)間空檔，那么，一旦出現(xiàn)意外情況，就會(huì)把你的全盤計(jì)劃打亂了，反而降低了工作效率.因此，在計(jì)劃時(shí)間分配上一定不要過分安排你自己的事情.

3.2 充分授權(quán)

有些銷售主管事無巨細(xì)地插手、步步緊跟地檢核，不給銷售人員留一點(diǎn)自主的空間，自己忙得疲憊不堪，又養(yǎng)成了銷售人員“等、靠、要”的依賴心理，這樣自然培養(yǎng)不出一支高績效的銷售團(tuán)隊(duì).充分有效地授權(quán)可以使你的工作化繁為簡、化忙為閑，讓你靜下心來研究銷售規(guī)劃與策略上的問題；洞察企業(yè)外部的銷售市場環(huán)境變化及內(nèi)部的經(jīng)營狀況，讓你跳出狹隘的視野，發(fā)現(xiàn)新的銷售機(jī)會(huì)及銷售工作中存在問題并解決好它.學(xué)會(huì)授權(quán)吧，讓你的銷售團(tuán)隊(duì)由簡到繁地開始承擔(dān)越來越多的日常作業(yè)方面的事務(wù)，一旦他們做到這點(diǎn)，你就能通過授權(quán)復(fù)制你自己，利用你的銷售團(tuán)隊(duì)為你工作，來放大自己的時(shí)間杠桿，這樣既能夠培養(yǎng)、激勵(lì)、成就你的銷售團(tuán)隊(duì)又能使你自己從繁瑣的事務(wù)性工作中擺脫出來.

3.3 提高執(zhí)行力，克服拖延

銷售主管們雖然制定了計(jì)劃，但常常因?yàn)槿狈?zhí)行力而使計(jì)劃變得越拖越長.一旦開始遇事拖延，就很容易養(yǎng)成再次拖延的毛病.拖延是你的敵人，它不僅是偷竊時(shí)間的賊，也是偷竊金錢、機(jī)會(huì)、成功以及自我價(jià)值的賊，銷售主管對(duì)付拖延要有一定策略，一步一步地將它從你生命中去除.

3.3.1 學(xué)會(huì)立即著手工作

銷售主管一定要有緊迫感，改變自己愛拖延的工作習(xí)慣，一旦在工作中接到新任務(wù)，就要學(xué)會(huì)立即著手工作.比如，銷售主管的促銷計(jì)劃表、區(qū)域分銷規(guī)劃、銷售報(bào)告的匯總與總結(jié)等一定要按時(shí)完成，才能順利開展后序工作或減少事后回憶的時(shí)間，避免事后回憶所造成的遺漏.

3.3.2 不為自己的拖延找借口

銷售是一項(xiàng)壓力巨大的工作.在壓力面前，有些銷售主管養(yǎng)成了為自己的拖延找借口的毛病.諸如，銷售人員能力不足、行動(dòng)遲緩，產(chǎn)品缺乏賣點(diǎn)，渠道信息反饋不流暢等.成功的人尋找原因，失敗的人尋找借口.借口帶來的唯一好處，就是讓你不斷地為自己去尋找借口，讓你逐漸養(yǎng)成找借口的習(xí)慣，任由借口牽著你的鼻子走，使你的工作就變得拖拖拉拉，沒有效率.銷售主管們要時(shí)刻保持清醒的意識(shí)，養(yǎng)成有問題不找借口找原因的好習(xí)慣.

3.3.3 嚴(yán)格設(shè)定任務(wù)期限

巴金森在其所著的《巴金森法則》中，寫下這段話：“你用多少時(shí)間完成工作，工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間.”如果你有一整天的時(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它.而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它.[2]寬松的時(shí)間造成了拖拉的工作作風(fēng).如果你在確定某個(gè)任務(wù)所需用的時(shí)間過于寬松的話，你的工作效率就會(huì)大打折扣.因此，銷售主管在規(guī)定時(shí)間期限時(shí)要格外謹(jǐn)慎.只有懂得運(yùn)用時(shí)間管理給自己壓力的銷售主管，才能按時(shí)完成工作任務(wù).銷售主管可以制訂工作進(jìn)度檢查制度，按照各項(xiàng)任務(wù)期限，嚴(yán)格要求自己.

3.4 提升溝通技能

有些銷售主管在工作中凡事都是自己說了算，從不與下屬溝通；或是溝通時(shí)溝通的目的、內(nèi)容不明確，遺漏了關(guān)鍵的訊息；或是由于缺乏溝通技巧而產(chǎn)生不必要的麻煩與誤會(huì).一線銷售人員是最貼近市場、了解客戶實(shí)際情況的，他們也是各類計(jì)劃方案的執(zhí)行者，銷售主管要想打造高績效、高凝聚的銷售團(tuán)隊(duì)就應(yīng)意識(shí)到有效的溝通是銷售團(tuán)隊(duì)內(nèi)部訊息通暢的重要保證，它可縮短你與團(tuán)隊(duì)成員之間的距離，促成共識(shí)的達(dá)成，提高決策的可靠性.因此，銷售主管應(yīng)努力改變工作作風(fēng)、提升自己的溝通技能與自己的銷售團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)充分的溝通.比如，與銷售人員溝通前，銷售主管應(yīng)明確每一次溝通的目的，對(duì)溝通的內(nèi)容做出計(jì)劃、時(shí)間、地點(diǎn)等的安排；溝通時(shí)簡明扼要，避免產(chǎn)生歧義；學(xué)會(huì)、發(fā)展和鍛煉自己的傾聽，學(xué)會(huì)換位思考，學(xué)會(huì)贊美你的團(tuán)隊(duì)成員等溝通技能.

3.5 養(yǎng)成整潔、條理的習(xí)慣

有的銷售主管的辦公室慘不忍睹，亂的一塌糊涂.文件柜里文件的數(shù)量在不斷膨脹卻未及時(shí)整理與更新，充斥著各種過時(shí)無關(guān)的資料，而用過的資料隨手亂放，有時(shí)候連重要的客戶資料都找不到.研究表明：每個(gè)人每天平均會(huì)找28次的東西.這樣一年下來，我們就要有兩個(gè)星期的時(shí)間沒日沒夜地在找東西.為什么找東西呢？是因?yàn)闆]有用的東西太多了，有用的東西混在沒有用的東西里.如果平常能做好辦公桌上的清理運(yùn)動(dòng)就可以減少我們花在找東西上的時(shí)間.銷售主管要提高工作效率，就必須養(yǎng)成整潔、條理的習(xí)慣，具體可從以下幾方面著手：

第一，養(yǎng)成拿東西哪里拿、哪里放的習(xí)慣，并且把那些過期的、沒用的紙質(zhì)文件、文書及時(shí)扔進(jìn)垃圾箱，那些還有用的檔案可根據(jù)工作需要?dú)w入相應(yīng)的資料夾中，把它們分類存檔并做好注釋標(biāo)簽以方便查找，比如可將資料夾分成公關(guān)活動(dòng)、記者會(huì)、展覽會(huì)、銷售合約、銷售月報(bào)表等.

第二，善用WINDOWS文件管理器，做好各類電子文件的分類與管理，對(duì)于重要的客戶資料及文件應(yīng)做好備份，定期整理自己的文件夾或刪除電腦中無用檔案和資料，以減少在茫茫文海中尋找所需文件的時(shí)間.

第三，學(xué)會(huì)在每天下班前把辦公桌和文件檔案整理好，將不需要用的各種書籍、文件夾、筆記和其他各類材料收到相應(yīng)的文件柜里放好，為第二天高效率地工作做好準(zhǔn)備.

3.6 安排不被打擾的時(shí)間

日本專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8人分鐘就會(huì)收到1次打擾，每小時(shí)大約7次，或者說每天50－60次.平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是約50%.其中80%（約3小時(shí)）的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的.同時(shí)人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時(shí).”根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%.[3]

頻繁的打擾大大地降低了我們的工作效率.對(duì)于銷售主管來說，下屬及客戶頻繁的請(qǐng)示與打擾往往易導(dǎo)致銷售主管無法集中精力思考和決策.銷售主管在日常工作中可結(jié)合自己生理的黃金時(shí)間段把工作日時(shí)間分成“紅色時(shí)間段”與“綠色時(shí)間段”.在綠色時(shí)間段內(nèi)，你可以允許他人打擾或者處理事務(wù)性工作；而在“紅色時(shí)間段”內(nèi)，你不允許他人打擾，你要在自己的辦公室里專心工作處理最重要的事項(xiàng)或進(jìn)行思考.

3.7 學(xué)會(huì)說“不”

銷售主管不會(huì)說“不”大凡有以下幾種情形:

一是不愿拒絕不合理的要求，是因?yàn)楹ε乱虼擞绊懽约旱臓I銷業(yè)績，斷送自己的事業(yè)前程；

二是找不到合適的借口拒絕別人，擔(dān)心別人也會(huì)從此拒絕自己或采取報(bào)復(fù)的手段；

三是不愿意拒絕下屬請(qǐng)求或客戶的要求，想做個(gè)人人都喜歡的角色，想贏得他人的贊許、認(rèn)可與接受.

銷售主管不會(huì)說“不”是其浪費(fèi)時(shí)間的一個(gè)重要表現(xiàn)之一.因?yàn)椴簧凭芙^，銷售主管成了沒有原則的“老好人”，這樣只會(huì)把自己累壞，讓自己很被動(dòng)又助長了下屬的懶惰和其他人求你辦事的機(jī)會(huì).有時(shí)說“不”，不需要任何借口，只要你的拒絕對(duì)你來說是合理的.每位銷售主管都不可能做到人見人愛，學(xué)會(huì)拒絕別人，可以節(jié)省大量的時(shí)間，避免許多不必要的麻煩，它是過度熱心腸型銷售主管的一劑良藥.

3.8 學(xué)會(huì)處理會(huì)議

銷售主管們常常受到“會(huì)議病”的困擾.會(huì)議本來是溝通意見、解決問題、制定決策的一種有效方法，但是它卻經(jīng)常被濫加使用.很多銷售主管會(huì)有一個(gè)習(xí)慣，一旦有關(guān)討論或是傳達(dá)的事，就召集銷售人員開會(huì)，開會(huì)時(shí)沒有明確的目的，講到什么問題就是什么，開完會(huì)后布置的工作也無人負(fù)責(zé)跟蹤與檢查.

參加許多沒有成效的會(huì)議，也是一種浪費(fèi)時(shí)間的做法.如果你是銷售主管，浪費(fèi)了大量時(shí)間在會(huì)議上，那么你應(yīng)該重新評(píng)估一下，需要多長時(shí)間和部下開會(huì)，以及要達(dá)到的目的.每天或每周開會(huì)真的需要開會(huì)嗎？可不可以采取更有效的方式，減少類似的會(huì)議呢？比如有些是否可以通過電子郵件或電話咨詢商量的方式取代會(huì)議.實(shí)在要開的會(huì)，銷售主管應(yīng)明確會(huì)議目標(biāo)，提前發(fā)出會(huì)議議程表及與會(huì)議有關(guān)的資料，明確會(huì)議的內(nèi)容與時(shí)間計(jì)劃，哪些與會(huì)人員需要發(fā)言，針對(duì)何問題進(jìn)行發(fā)言，限時(shí)幾分鐘都一一注明.開會(huì)時(shí)應(yīng)按會(huì)議程所編列的優(yōu)先次序進(jìn)行了討論，如是否達(dá)到目標(biāo)，未達(dá)到存在什么原因，如何改進(jìn)，具體措施；達(dá)到了請(qǐng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與大家分享.在結(jié)束會(huì)議之前，銷售主管應(yīng)概括復(fù)述各項(xiàng)工作分配及完成各種工作的時(shí)限，并布置好會(huì)議跟蹤與待辦事項(xiàng)的監(jiān)督工作.

3.9 善于安排零碎時(shí)間

爭取時(shí)間的惟一方法是善于安排和利用零碎時(shí)間.有人曾算過一筆時(shí)間賬：每天人的自由時(shí)間＝日歷時(shí)間（24小時(shí)）－必要時(shí)間（包括上班和交通10小時(shí)）－睡眠時(shí)間（8小時(shí)）－吃飯時(shí)間（2小時(shí)）＝4小時(shí).如果你能每天利用好其中一半也就是2小時(shí)的零碎時(shí)間，按70年計(jì)算，扣除學(xué)齡前7年，就是45990個(gè)小時(shí)，合5748個(gè)學(xué)習(xí)日，相當(dāng)于比15年還多的學(xué)習(xí)時(shí)間.[4]因此，充分利用零碎的時(shí)間，短期內(nèi)也許沒有什么明顯的效果，但日積月累，將會(huì)有驚人的效果.

銷售主管要善于挖掘與安排零碎的時(shí)間，從而最大限度地提高工作效率.比如，有時(shí)間空檔的時(shí)候可以思考如何更有效的培訓(xùn)與激勵(lì)自己的銷售團(tuán)隊(duì)，產(chǎn)品銷售區(qū)域規(guī)劃，客戶的喜好等等.此外，銷售主管還要利用零碎時(shí)間大量吸收知識(shí)，而利用零碎時(shí)間學(xué)習(xí)就是一種快速的方法.它可通過學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，大幅地減少錯(cuò)誤和縮短摸索時(shí)間，使我們更快速地走向成功.一個(gè)好的銷售主管，除了在實(shí)戰(zhàn)中向?qū)＜液屯袑W(xué)習(xí)外，更應(yīng)該利用空余時(shí)間向書本學(xué)習(xí)，利用空余時(shí)間研究銷售技巧、溝通技巧、銷售管理等書籍與講座.

〔1〕何耀明，張艷紅.世界500強(qiáng)企業(yè)員工的50個(gè)工作習(xí)慣[M].北京：華夏出版社,2008.

〔2〕無作者.管好時(shí)間的七大魔法［J］.資源再生,2008(11):60.

〔3〕馮璽玲.“華為人”的時(shí)間管理[J].人才瞭望,2004(7):29.

〔4〕任淑美.經(jīng)理人時(shí)間管理[M].廣東：廣東經(jīng)濟(jì)出版社, 2004.

F713.3

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1673-260X（2010）11-0044-03