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        圖書館中層執(zhí)行力控制

        2010-09-17 03:34:32劉霞
        大學(xué)圖書情報學(xué)刊 2010年4期
        關(guān)鍵詞:中層執(zhí)行力管理者

        劉霞

        (山東大學(xué),濟(jì)南 250100)

        1 執(zhí)行力及圖書館中層執(zhí)行力控制

        執(zhí)行力就是組織的執(zhí)行戰(zhàn)略,即實現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)的能力。作為一個組織,僅有戰(zhàn)略還不能讓組織在激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟,一切成效要靠執(zhí)行力來支撐,只有執(zhí)行力才能使組織創(chuàng)造出實質(zhì)的價值。沒有執(zhí)行力,也就沒有了核心競爭力。在組織執(zhí)行力中,中層執(zhí)行力處在承上啟下位置,舉足輕重。中層執(zhí)行力是組織中間管理層理解管理決策,并組織實施的能力,是保證組織目標(biāo)轉(zhuǎn)化為結(jié)果的樞紐。

        作為管理職能之一的控制,就是保證組織活動有條不紊地進(jìn)行,以達(dá)到組織目標(biāo)實現(xiàn)的過程。盡管中層執(zhí)行力的強(qiáng)弱受組織戰(zhàn)略的科學(xué)合理性等眾多因素的制約,但最終取決于對中層管理者及執(zhí)行流程堅持不懈的控制??刂浦匾?,在于控制能夠監(jiān)督組織各項活動,并隨時糾正各種執(zhí)行偏差,促使執(zhí)行到位。為了維持或改進(jìn)一個組織的整體效果,管理者應(yīng)該關(guān)心控制。一個組織若是缺少控制或有效的控制,就會產(chǎn)生混亂,甚至偏離組織正?;顒拥能壽E。

        知識經(jīng)濟(jì)時代,尤其是信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,使圖書館面臨著愈來愈激烈的競爭,圖書館必須面對如何生存與發(fā)展的問題。當(dāng)正確的戰(zhàn)略方向確定后,最重要的莫過于圖書館的執(zhí)行力,尤其是圖書館中層管理者的執(zhí)行力。圖書館提高核心競爭力,不僅要有好的決策班子、發(fā)展戰(zhàn)略、管理體系,更重要的是要有強(qiáng)大的圖書館中層執(zhí)行力。因此,對圖書館中層執(zhí)行力的控制是圖書館管理的重中之重。按照控制的時間和內(nèi)容,對中層執(zhí)行力的控制包括前饋控制、同期控制和反饋控制(見圖1)。

        圖1

        2 圖書館中層執(zhí)行力的前饋控制

        前饋控制也稱預(yù)先控制,是指圖書館運(yùn)行活動開始之前,面向未來的控制。前饋控制的作用就是在行動之前排除隱患,防患于末然,把握未來的發(fā)展事態(tài),以防止可能預(yù)料到的偏差,把偏差消滅在萌芽狀態(tài),前饋控制解決了反饋控制中因時間滯后所帶來的缺陷。前饋控制的關(guān)鍵是需要掌握充分準(zhǔn)確的信息,準(zhǔn)確的分析預(yù)測,準(zhǔn)確的決策。前饋控制實際上也是一個真正的反饋的結(jié)果。例如對某些缺位的制度與文化的補(bǔ)充與完善。事物是在發(fā)展變化之中,任何人都不可能做到事事料事如神,前饋控制很容易受高層的主觀影響,因而需要同期控制進(jìn)行調(diào)整。圖書館前饋控制要點,主要包括四個方面:目標(biāo)控制、人員控制、制度控制和文化控制。

        2.1 目標(biāo)控制

        目標(biāo)控制是將圖書館愿景具體化,即根據(jù)本館性質(zhì)、當(dāng)前任務(wù)、讀者需要及未來發(fā)展,結(jié)合各種主客觀條件,制定圖書館規(guī)劃與戰(zhàn)略目標(biāo),以戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向,將目標(biāo)層層展開,分解為各部門特定目標(biāo),并確定部門職責(zé)范圍、績效的衡量標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)考核辦法以及向中層授權(quán)力的過程。主要讓中層明確本部門目標(biāo)在圖書館戰(zhàn)略中的地位及其責(zé)權(quán)利,并在與中層充分交流意見的基礎(chǔ)上,為中層答疑解難。讓中層真正理解高層的戰(zhàn)略思維,如果不這樣,那么很多工作可能南轅北轍或者形似神不似。

        2.2 人員控制

        人員控制就是要求尋找最恰當(dāng)任務(wù)執(zhí)行者。所謂最恰當(dāng),并不是指學(xué)歷最高、資歷最長、業(yè)務(wù)能力最強(qiáng)的人。要求“恰當(dāng)”,就是要綜合考察即將承擔(dān)執(zhí)行任務(wù)的中層管理者,是否具有該任務(wù)要求的任職能力。這個能力包括業(yè)務(wù)能力與管理能力。業(yè)務(wù)能力能夠使中層管理者隨時洞察業(yè)務(wù)工作中的錯誤;管理能力則使中層管理者能夠在了解下屬心態(tài)、能力的基礎(chǔ)上,做到知人善任,帶動一個團(tuán)隊積極工作。同時要注意中層管理者執(zhí)行能力、敬業(yè)精神和忠誠感,選擇那些理解能力強(qiáng)、執(zhí)著而明智、具有激情和創(chuàng)新能力的中層管理者來擔(dān)當(dāng)重任,以保證執(zhí)行到位。

        2.3 制度控制

        制度控制是圍繞制度的制訂和實施來規(guī)范中層執(zhí)行的原則、程序和方法。圖書館必須建立健全科學(xué)的、完善的規(guī)章制度,做到凡事有章可循、有人負(fù)責(zé)、有人監(jiān)督,制度能夠維持執(zhí)行的秩序。制度化和規(guī)范化能夠最大限度地減少執(zhí)行過程中的人際沖突,也容易被執(zhí)行者所接受。制度體現(xiàn)了組織的行為規(guī)范,同時建立起圖書館與館員的心理契約,發(fā)揮整合和控制作用,確保圖書館的中層執(zhí)行力

        2.4 文化控制

        組織文化是指組織在長期的實踐活動中所形成的,并為組織成員普遍認(rèn)可和遵循的具有本組織特色的價值觀念、團(tuán)體意識、行為規(guī)范和思維模式的總和。它包括組織的精神文化、行為文化和物質(zhì)文化。組織文化控制是一種運(yùn)用組織文化,通過規(guī)范和管理員工態(tài)度及行為的控制方式。圖書館文化是作為一種文化形式出現(xiàn)的現(xiàn)代管理控制方式,是控制中層執(zhí)行力的手段。組織行為學(xué)理論告訴我們,個體態(tài)度和行為取決于其價值觀。因而在圖書館長期的服務(wù)實踐活動中,所形成的特有的共同價值觀,是圖書館發(fā)展的內(nèi)在驅(qū)動力。在中層執(zhí)行力控制中,建立以共有價值觀為核心的圖書館文化,是實現(xiàn)自我控制的有效方法,不能忽略代表圖書館整體價值觀的圖書館文化,對中層管理者行為的引導(dǎo)與約束作用。

        3 圖書館中層執(zhí)行力的同期控制

        同期控制也稱即時控制、同步控制、過程控制、現(xiàn)場控制,是指對某項活動過程的控制,同時也是對在執(zhí)行過程中實施的控制。在活動之中予以控制,其目的是及時發(fā)現(xiàn)和糾正執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差。同期控制的突出特點,是對正在進(jìn)行的計劃執(zhí)行活動即時予以指導(dǎo)、監(jiān)督。全程掌控中層管理者的行為,及時予以激勵或調(diào)解是高層同期控制的重要方面。還包括當(dāng)中層執(zhí)行過程中遇到困難時,能否有效提供支持。同期控制也是高、中層管理者在有效信息溝通的基礎(chǔ)上的良性互動。

        同期控制并不是要高層事無巨細(xì)地過問中層在執(zhí)行過程中的每一個細(xì)節(jié),只需要把握中層執(zhí)行過程中的控制要點。

        控制要點之一,是中層對計劃和目標(biāo)的認(rèn)同度。盡管計劃和目標(biāo)的制定是在經(jīng)過廣泛征求意見的基礎(chǔ)上制定的,但在具體實施過程中往往實際情況變化了,但原定計劃沒有做出相應(yīng)的調(diào)整,使中層對計劃和目標(biāo)的認(rèn)同度降低,容易造成中層在執(zhí)行過程中產(chǎn)生消極情緒。

        控制要點之二,對不同部門之間交叉點的關(guān)注。包括工作流程中各部門之間的交接點、各部門工作之間的交叉點等,都是容易產(chǎn)生問題影響中層執(zhí)行力的點。例如圖書館中采訪與編目、編目與流通、流通與采訪、技術(shù)與參考咨詢等部門所產(chǎn)生的問題。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,圖書館各部門之間聯(lián)系與影響越來越大,盡管制定有各部門職責(zé),但是有些具體工作很難分得清楚 一旦調(diào)整不到位,便影響到各個部門執(zhí)行到位。

        控制要點之三,對執(zhí)行進(jìn)度的重視。高層對中層執(zhí)行進(jìn)度的忽視,極容易造成中層執(zhí)行的前松后緊現(xiàn)象,人一旦緊張起來,便容易出現(xiàn)錯誤。圖書館工作中的一些錯誤有的極難發(fā)現(xiàn),等到發(fā)現(xiàn)時已經(jīng)積累過多。

        控制要點之四,信息掌握與溝通。同期控制活動是經(jīng)常的,每時每刻都在進(jìn)行之中。要保證決策迅速,執(zhí)行有力,控制及時,就必須及時掌握信息,在此基礎(chǔ)上迅速做出判斷,不斷消除干擾,保證計劃順利執(zhí)行。顯然高層和中層需要共同應(yīng)對新情況和新問題,并依據(jù)所掌握的信息來調(diào)整工作。因此,雙方保持經(jīng)常性的接觸和信息交流就顯得非常有必要。同期控制中有效信息的溝通是保證高、中層管理者良性互動的必要條件。由于存在權(quán)力和信息掌控的不對稱,信息溝通時應(yīng)以方便中層和照顧中層的心理特點為原則。這樣會使中層感受到高層的關(guān)注,從而受到感動和鼓勵,他們會以更加盡心盡力的行為表現(xiàn)予以回報。

        控制要點之五,培訓(xùn)與指導(dǎo)。中層管理者多來自于具體業(yè)務(wù)崗位,對他們進(jìn)行不間斷培訓(xùn)和指導(dǎo)是圖書館持續(xù)擁有卓越執(zhí)行力的保證。讓他們掌握圖書館內(nèi)外部競爭環(huán)境的變化,整合管理經(jīng)驗,才能建構(gòu)出獨特的具有執(zhí)行力的圖書館智能管理體系。尤其是在中層執(zhí)行過程中,高層的指導(dǎo)能夠使中層在一個更高的層次上理解組織戰(zhàn)略,避免陷入具體瑣事的泥潭。

        4 中層執(zhí)行力的反饋控制

        反饋控制也稱事后控制,是指計劃完成之后,將計劃實施結(jié)果與預(yù)先制定的目標(biāo)進(jìn)行比較分析,找出偏差。然后根據(jù)偏差的大小及其發(fā)生的具體原因,對戰(zhàn)略行動采取糾正措施,使最終結(jié)果能盡量符合既定的標(biāo)準(zhǔn)。中層執(zhí)行力的反饋控制是建立在對執(zhí)行結(jié)果評估的基礎(chǔ)上。反饋控制雖不能避免己產(chǎn)生的不良后果,但仍具有前饋控制和同期控制所無法替代的作用。與前饋控制和同期控制相比,反饋控制具有三個優(yōu)點:首先,反饋控制使管理者獲得了中層執(zhí)行與計劃任務(wù)之間是否吻合的真實信息,通過信息分析能夠發(fā)現(xiàn)問題所在,以便使新的計劃制定得更加有效;其次,反饋控制可以增強(qiáng)中層積極性。通過公正的績效考評和獎罰,能夠進(jìn)一步提高中層和員工的積極性。人們總是希望辛苦工作以后,獲得對自己工作績效評價的反饋信息,而反饋控制正好提供了;再次,反饋控制通過對工作結(jié)果進(jìn)行測評比較和分析,查明原因,采取措施,進(jìn)而矯正今后的行動,避免己發(fā)生的不良后果繼續(xù)發(fā)展并防止其再度發(fā)生,具有亡羊補(bǔ)牢的作用。反饋控制的關(guān)鍵點,是績效考評和獎罰兌現(xiàn)。

        中層管理者是圖書館發(fā)展戰(zhàn)略和工作任務(wù)貫徹實施的組織者與執(zhí)行者,是組織的中堅力量,圖書館中層執(zhí)行力的強(qiáng)弱,直接影響了圖書館整體執(zhí)行力。由于中層管理者的工作具有復(fù)雜多樣性、績效間接性等特點,客觀準(zhǔn)確地評價中層績效一直是管理的難點和薄弱點。因此,建立一套系統(tǒng)有效的中層管理者績效考評體系,解決中層管理者績效考評難題,調(diào)動他們的工作積極性和創(chuàng)造性,對提高圖書館整體執(zhí)行力,進(jìn)而實現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)具有重要的現(xiàn)實意義。圖書館中層績效考評,首先,要與圖書館戰(zhàn)略目標(biāo)緊密聯(lián)系。其次,考評指標(biāo)設(shè)置要合理。再次,要注意考評主體的多樣性,即參與考評主體不僅有上層管理者、本部門人員、中層同級,還要包括其本人。復(fù)次,合理設(shè)置階段性考評。

        對中層不僅要有合理的評價,同時還需要獎罰兌現(xiàn)的激勵措施。獎罰是價值激勵和價值勸戒的手段,實質(zhì)是價值問題。管理學(xué)最主要目標(biāo)是實現(xiàn)高效益,而效益問題是價值問題,管理學(xué)的核心是充分調(diào)動人的積極性問題。要調(diào)動人的積極性,很重要的一個問題是價值觀念問題。人們需要的不僅僅是物質(zhì)獎勵,同時還包括精神上的獎勵,員工用績效獲得物質(zhì)、精神、社會地位等利益。獎罰不到位,實際是對落后者的仁慈,對優(yōu)秀者的懲罰。因此,及時兌現(xiàn)獎罰,加大對優(yōu)秀中層的表揚(yáng)力度,由此反饋出優(yōu)秀者前途無量的正面信息。

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