許 虹

我國(guó)正處于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的特殊時(shí)期,企業(yè)管理制度和模式正發(fā)生根本性的變革,尤其在第三次科技革命的沖擊下,網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化更加速了社會(huì)的變革,作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展基礎(chǔ)和信息核心地位的檔案管理工作也必然發(fā)生改革,從被動(dòng)的、封閉的紙質(zhì)記載逐漸演變?yōu)橹鲃?dòng)的、開放的數(shù)字化開發(fā)與利用,對(duì)此迫切需要一支綜合型、全面型的檔案管理人才隊(duì)伍來適應(yīng)新時(shí)期的檔案工作,幫助企業(yè)充分開發(fā)和發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值,協(xié)助企業(yè)決策。

一、企業(yè)檔案管理人才現(xiàn)狀

1.檔案人才隊(duì)伍思想認(rèn)識(shí)陳舊。目前,人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)頗為老舊,企業(yè)檔案的管理工作跟不上企業(yè)發(fā)展的更新速度。首先,部分檔案人員對(duì)自身從事的檔案工作認(rèn)識(shí)不足,沒有正確的企業(yè)角色定位,對(duì)檔案工作缺乏熱情和積極性,更不愿意對(duì)檔案知識(shí)和工作方式進(jìn)行再學(xué)習(xí)和深入思考,只愿安于現(xiàn)狀的狀態(tài)造成檔案部門人才隊(duì)伍整體思想認(rèn)識(shí)的落后。其次,企業(yè)多數(shù)只看到眼前的生產(chǎn)利益和短期效益,對(duì)檔案工作的重視程度不足,由此導(dǎo)致企業(yè)對(duì)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的認(rèn)識(shí)存在偏見,檔案管理人員因此也輕視檔案工作,因循守舊的思想阻礙了檔案人才對(duì)工作的創(chuàng)新精神,對(duì)檔案知識(shí)、企業(yè)知識(shí)乃至新技術(shù)的更新知識(shí)都采取消極甚至是抵觸的態(tài)度。

2.檔案人才隊(duì)伍素質(zhì)偏低。企業(yè)檔案信息化的深入發(fā)展,使得現(xiàn)有檔案人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)和綜合素質(zhì)已經(jīng)不能滿足不斷前進(jìn)的檔案工作,檔案人才的素質(zhì)總體偏低的弱點(diǎn)日益顯現(xiàn)。首先,企業(yè)檔案人員仍沿襲傳統(tǒng)的檔案管理方式,檔案工作僅停留在簡(jiǎn)單的整理和歸類,忽視對(duì)檔案知識(shí)以外的學(xué)習(xí),對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷程、企業(yè)發(fā)展的客觀規(guī)律以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等知識(shí)學(xué)習(xí)不足,缺乏對(duì)檔案深層開發(fā)和利用的能力。其次,現(xiàn)在不少企業(yè)檔案人員屬于兼職的居多,對(duì)檔案知識(shí)的了解只停留在淺層次上,也沒有把檔案工作放在主體位置,對(duì)檔案工作的重視程度不足,導(dǎo)致檔案人才檔案知識(shí)的匱乏。再次,現(xiàn)存的大部分檔案人員缺乏再學(xué)習(xí)的精神,在操作上甚至出現(xiàn)不會(huì)上網(wǎng)、不會(huì)打字的電腦盲,由此造成不少企業(yè)的檔案部門整體素質(zhì)偏低,科技水平偏弱。

3.檔案人才隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)不合理。由于歷史的原因,人們對(duì)檔案工作和檔案人員的理解過于狹隘,對(duì)檔案工作人員并沒有過多的要求,因此導(dǎo)致的檔案人員年齡結(jié)構(gòu)問題嚴(yán)重。首先,企業(yè)為了追求利潤(rùn)最大化,開始裁剪部門及成員,一部分具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的老年人離開了檔案人才隊(duì)伍,與此同時(shí)也流失了老年檔案工作者擁有的寶貴經(jīng)驗(yàn)。其次,企業(yè)檔案人員中中年人的比例稍重,他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)已經(jīng)模式化,吸收新知識(shí)和新技術(shù)的效率偏低,無法較快刷新最新的檔案知識(shí)和操作技能,這樣直接導(dǎo)致檔案工作跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。再次,企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍中青年人比重不強(qiáng),由于對(duì)檔案工作的一貫誤解和低視,一些知識(shí)全面、技術(shù)先進(jìn)、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的年輕人不愿意到檔案部門施展才華。因此,檔案部門的年齡結(jié)構(gòu)不合理,檔案人才斷層,檔案部門沒有及時(shí)更新知識(shí)和科技的能力,檔案工作缺乏生機(jī)和活力。

4.檔案人才隊(duì)伍流動(dòng)性大。與企業(yè)其他部門相比,檔案部門的工作條件、獎(jiǎng)金待遇、領(lǐng)導(dǎo)重視程度等還存在很大的差距,導(dǎo)致檔案隊(duì)伍無法穩(wěn)定和吸引人才,人員流動(dòng)頻繁。第一,由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)浪潮的沖擊和經(jīng)濟(jì)人的定位對(duì)人們價(jià)值觀影響較大,同時(shí)在社會(huì)多元利益的誘導(dǎo)下,人們想方設(shè)法的跳槽或者以檔案部門作為跳板向其他部門發(fā)展,對(duì)檔案管理工作的影響相當(dāng)大。第二,企業(yè)對(duì)檔案部門的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí),常常會(huì)使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將考核或評(píng)估不合格的企業(yè)人員“下放”到檔案部門,工作若干年之后再調(diào)回其他部門。這樣企業(yè)檔案部門頻繁的人才流動(dòng)性導(dǎo)致人心散漫,人員不能穩(wěn)定的為檔案工作服務(wù),檔案人員對(duì)檔案知識(shí)的掌握始終停留在淺層次上,無法積累檔案工作經(jīng)驗(yàn),從而影響檔案人才隊(duì)伍的整體工作水平。

二、企業(yè)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)問題的成因分析

1.企業(yè)檔案體制不健全。企業(yè)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)是依托在企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)上的,企業(yè)檔案管理體制的健全與否是檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的前提,故目前檔案人員的現(xiàn)狀成因之一在于體制的不完善。第一,不少企業(yè)對(duì)檔案工作的主體認(rèn)識(shí)存在偏差,忽視了檔案工作真正的主體內(nèi)容即企業(yè)發(fā)展、生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)、銷售等活動(dòng)的真實(shí)記載,導(dǎo)致企業(yè)對(duì)檔案管理人才的忽視。第二,由于企業(yè)不同于政府部門,在管理上的自主性較大,這對(duì)檔案工作是個(gè)嚴(yán)峻的考驗(yàn),因?yàn)榭焖僮灾鞯臎Q策容易造成文件混亂和丟失,檔案人員無法及時(shí)獲取檔案資源,長(zhǎng)此以往使檔案人員失去了投身檔案工作的熱情,檔案人才隊(duì)伍無法建立。第三,正是因?yàn)槠髽I(yè)檔案體制的缺失,甚至一些企業(yè)根本不設(shè)立檔案部門,由各個(gè)部門各自管理檔案,檔案人員分散在各個(gè)部門,多數(shù)是由其他職員兼職完成檔案工作,這樣檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)就無從談起。

2.人才培訓(xùn)機(jī)制不完善。目前企業(yè)對(duì)檔案人才培訓(xùn)的機(jī)制還不完善,導(dǎo)致檔案人員的整體素質(zhì)無法提高。對(duì)新上任的檔案人員沒有一整套的教育計(jì)劃,對(duì)已工作多年的檔案人員沒有常規(guī)的再培訓(xùn)安排,使得檔案人員文化水平停滯不前。有的企業(yè)雖然規(guī)劃了檔案人員參與人才培訓(xùn)活動(dòng),但是沒有科學(xué)、合理、可行的培訓(xùn)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制,形式大于實(shí)質(zhì),并沒有實(shí)際調(diào)查研究當(dāng)前檔案工作中存在的問題,檔案人員缺乏何種必要的素質(zhì),盲目進(jìn)行這些培訓(xùn),使預(yù)期的意義蕩然無存。更有一些人才培訓(xùn)機(jī)構(gòu)為了吸引報(bào)名數(shù)量,打著培訓(xùn)檔案人才的幌子,行與培訓(xùn)無關(guān)的事,使新上崗的工作人員難以掌握實(shí)際知識(shí),中老年的檔案工作人員難逃時(shí)代淘汰的現(xiàn)實(shí),不僅浪費(fèi)企業(yè)物力財(cái)力資源,更浪費(fèi)大量檔案人才資源。

3.企業(yè)對(duì)檔案人力資源開發(fā)不足。企業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)在短期內(nèi)難以呈現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的工作,企業(yè)對(duì)檔案工作的輕視和誤解導(dǎo)致了其對(duì)檔案的人力資源開發(fā)滯后于其他部門,從而引起以上一系列檔案人才問題,造成檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的惡性循環(huán)。首先,企業(yè)對(duì)檔案管理人員缺乏應(yīng)有的激勵(lì)機(jī)制,企業(yè)一般把檔案部門定位為后勤部門,不參與企業(yè)的績(jī)效評(píng)估乃至激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì),扼殺了檔案人員的工作成就感,挫傷了他們對(duì)檔案工作的主動(dòng)性和積極性。其次,企業(yè)一般誤認(rèn)為檔案管理工作的重點(diǎn)在于引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備和軟件開發(fā)工具,以及專業(yè)的信息技術(shù)人員,但忽略了對(duì)檔案信息的收集、分析、規(guī)劃和利用都離不開的專業(yè)檔案人才,弱化了對(duì)檔案人員的投入和開發(fā)。因此,很少企業(yè)愿意把資源投向收效緩慢的檔案人力上。

三、解決人才隊(duì)伍建設(shè)問題的對(duì)策

1.深化對(duì)檔案人才的認(rèn)識(shí)。思想指導(dǎo)行動(dòng),只有對(duì)企業(yè)檔案工作和檔案管理人員有正確的認(rèn)知,才能為檔案人才隊(duì)伍建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。第一,務(wù)必充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。首先,企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變固有觀念,從企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展考慮,把檔案部門放在事關(guān)企業(yè)全局性和基礎(chǔ)性的位置,并意識(shí)到在社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)下檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵作用,為企業(yè)的檔案工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù);其次,企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí),加大對(duì)檔案工作的宣傳力度,在思想上讓檔案人員了解檔案工作是一個(gè)需要不斷更新知識(shí)、轉(zhuǎn)變工作方式的工作,而不是一勞永逸。

第二,務(wù)必糾正對(duì)檔案管理人員的認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)各類部門應(yīng)該重視檔案管理人力資源的開發(fā)和利用,堅(jiān)持以人為本,透過對(duì)企業(yè)檔案工作的分析,發(fā)現(xiàn)檔案人才隊(duì)伍中存在的問題和缺陷,努力彌補(bǔ)檔案人才隊(duì)伍中的漏洞。

2.強(qiáng)化人才隊(duì)伍的教育與培訓(xùn)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展和信息時(shí)代的到來,企業(yè)檔案工作服務(wù)的領(lǐng)域拓寬了,檔案工作手段科技化了,這就對(duì)企業(yè)檔案管理人才提出更高的要求,需要企業(yè)建立一個(gè)規(guī)范化、制度化及周期性的檔案人才教育和培訓(xùn),提高檔案人才的素質(zhì)。

第一,加強(qiáng)對(duì)新上崗人員的教育。對(duì)于檔案部門加入的新成員,應(yīng)該進(jìn)行諸如檔案基礎(chǔ)管理知識(shí)、工作方式、先進(jìn)技術(shù)以及檔案工作需要涉及的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的教育,不僅能夠掌握檔案的收集、整理和歸類技能,還需要能夠利用企業(yè)管理、法律、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等知識(shí)統(tǒng)計(jì)和分析檔案信息的復(fù)合型人才,特別是在信息社會(huì)還必須掌握計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段,協(xié)助企業(yè)決策,使崗位教育成為培養(yǎng)檔案人才的助推器。

第二,強(qiáng)化對(duì)原有人才的再培訓(xùn)。專題講座、短期培訓(xùn)、實(shí)習(xí)調(diào)研等活動(dòng),對(duì)檔案人才進(jìn)行高強(qiáng)度、高效率的培訓(xùn),更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu),改進(jìn)他們的操作技能,提高檔案人才隊(duì)伍的整體素質(zhì),并根據(jù)不同企業(yè)檔案部門存在的人才問題,因材施教,使企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)能夠與時(shí)俱進(jìn),推進(jìn)企業(yè)檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

3.穩(wěn)定和吸引檔案人才。針對(duì)企業(yè)檔案人才隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)失調(diào)和人才流動(dòng)頻繁的問題,企業(yè)應(yīng)該想盡辦法千方百計(jì)的挽留和穩(wěn)定人才,并通過優(yōu)惠的政策和待遇吸引新的檔案人才加入檔案管理工作的隊(duì)伍,可以采取以下相應(yīng)的措施。

第一,健全企業(yè)對(duì)檔案人才的獎(jiǎng)懲機(jī)制。企業(yè)應(yīng)該通過加強(qiáng)對(duì)檔案人才的激勵(lì)措施,縮小檔案部門和其他部門之間的收入差距,并對(duì)評(píng)估優(yōu)秀的人才給予晉升、金錢、表彰等物質(zhì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì),實(shí)現(xiàn)員工的自我價(jià)值并擁有自我成就感,激發(fā)他們對(duì)檔案管理工作的積極性和主動(dòng)性。除此之外,還可以在感情上讓檔案人才找到企業(yè)的歸屬感,增強(qiáng)檔案工作的凝聚力,穩(wěn)定住人才的同時(shí)還能夠吸引人才。

第二,彌補(bǔ)年齡缺陷。檔案工作中老同志的寶貴經(jīng)驗(yàn)彌足珍貴,應(yīng)該提供優(yōu)越的退休政策和舒適的工作環(huán)境,把經(jīng)驗(yàn)傳授給一代代的檔案管理人員,與此同時(shí)通過培訓(xùn)提高中年人才的素質(zhì),并努力培養(yǎng)青年人才,形成一支老中青比例適中的可持續(xù)發(fā)展的檔案管理人才隊(duì)伍。

4.完善企業(yè)檔案管理制度及加強(qiáng)企業(yè)檔案人才監(jiān)督。建立和完善企業(yè)檔案管理制度是建設(shè)企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍的充分條件,企業(yè)應(yīng)該根據(jù)《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,制定出一套符合企業(yè)需求的檔案管理制度。并且根據(jù)市場(chǎng)的客觀規(guī)律以及企業(yè)的發(fā)展,探索企業(yè)檔案工作的新形式,相對(duì)應(yīng)的培養(yǎng)檔案人才的創(chuàng)新意識(shí),變通按部就班的工作模式,引進(jìn)諸如數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)檢索等先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問題并解決,以滿足新時(shí)期的企業(yè)檔案管理制度的高要求。

(作者單位:福建省輪船總公司)