油氣儲運分公司 金艷

Office軟件數(shù)據(jù)處理在中油財務(wù)系統(tǒng)差錯識別中的運用心得

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本文閘述了如何對Office系列軟件中的Excel與Access進行聯(lián)合運用，從而在財務(wù)軟件產(chǎn)生的數(shù)據(jù)使用中進行差錯識別，這將大大提高工作效率。

Excell Access數(shù)據(jù)庫 查找 錯誤 遺漏 財務(wù)系統(tǒng)

財務(wù)工作難免要與數(shù)據(jù)打交道。隨著財務(wù)軟件逐年更新，財務(wù)系統(tǒng)逐年升級，系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)也將隨著賬套的并行使用，經(jīng)常需要在兩個或兩個以上的新舊賬套中同時處理，為了保證數(shù)據(jù)銜接的準(zhǔn)確性，兩套賬中的所有數(shù)據(jù)需要保持一致。相信做過財務(wù)工作的人都知道，在更換賬套時，核對海量財務(wù)數(shù)據(jù)是一件非常頭疼的事情。

中石油天然氣股份有限公司為實現(xiàn)財務(wù)管理集中核算，工作中普遍使用了Fmis—中國石油財務(wù)管理信息系統(tǒng)（以下簡稱Fmis），它基于java環(huán)境運行，有著界面友好、安裝使用方便、數(shù)據(jù)處理功能強大等許多優(yōu)點。它從以前的3.0升級到了現(xiàn)在的7.0，如今又并行使用了融合賬套，在與現(xiàn)在的融合系統(tǒng)并行運用時，由于部分信息有變化，系統(tǒng)間并沒有設(shè)置自動結(jié)轉(zhuǎn)和較對功能，每做一張憑證都需要人工重新在另一套賬中錄入一遍，因此，人為的操作錯誤在所難免，將這些差錯識別出來若完全靠人為操作是非常麻煩的事情。每當(dāng)在年末結(jié)轉(zhuǎn)的時候，核對數(shù)據(jù)量非常大，許多員工加班加點，犧牲了大量休息和娛樂的時間，工作效率很低，準(zhǔn)確率也受影響。

眾所周知，微軟公司的Office軟件系列中的Excel軟件具有強大的數(shù)據(jù)處理功能。它是一種功能很強的電子表格處理系統(tǒng)，能夠幫助人們從事各種表格處理，幫助人們完成各種復(fù)雜表格的計算，節(jié)省了人們大量時間和精力，目前被廣泛應(yīng)用。但本文還要強調(diào)office家庭中的另一個成員—Access。它是微軟公司推出的基于Windows的桌面關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（RDBMS），是Office系列應(yīng)用軟件之一。它提供了表、查詢、窗體、模塊等多種用來建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的對象；提供了多種向?qū)А⑸善?、模板，把?shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)查詢、界面設(shè)計、報表生成等操作規(guī)范化；為建立功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供了方便，也使得普通用戶不必編寫代碼，就可以完成大部分?jǐn)?shù)據(jù)管理的任務(wù)。

一般來說，我們在賬套中若發(fā)現(xiàn)某項會計科目的金額有差異，我們先是在兩套賬中打開相應(yīng)的賬頁，查看里面的相關(guān)記賬憑證，核對每一筆記賬憑證的憑證號、金額，找到引起差異的憑證，再進行修改。如果僅僅是金額的錯誤，且錯誤較少的情況下，可以先把賬頁導(dǎo)出到Excel文件中進行比對。把金額進行從大到小排序，兩列金額如果不一致，很容易找出來，對相應(yīng)金額的憑證進行比對修改即可。

但是當(dāng)需要比對的數(shù)據(jù)量較大且有缺失時，數(shù)據(jù)運用Excel排序的結(jié)果非常亂，查找耗時耗力，這個方法便行不通了。這時，如果結(jié)合使用Access數(shù)據(jù)庫，情況就不一樣了。首先，還是把待比較數(shù)據(jù)導(dǎo)出致Excel文件，再把文件中指定數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫形成若干數(shù)據(jù)表，并在各數(shù)據(jù)表之間建立關(guān)系進行查詢。建立關(guān)系時，需要一個數(shù)列作為標(biāo)志進行索引，比如憑證號。然后，利用它豐富的查詢功能按照需要建立各類查詢，建立好的查詢可以相應(yīng)的名稱保存起來使用。建立好各類查詢后，就形成一個專門識別差錯的小軟件了，它可以方便地對指定的數(shù)據(jù)進行差錯識別。

運用實例：拿目前正在使用中的Fmis7.0正式賬套和融合賬套的財務(wù)數(shù)據(jù)比對來說，若“現(xiàn)金”科目的金額出現(xiàn)差錯，分別打開兩套賬中的現(xiàn)金日記賬核對，發(fā)現(xiàn)包含的記錄數(shù)量有成百上千條，需要借助Access數(shù)據(jù)庫進行差錯識別。具體方法為：

一、先把Fmis中的待比較憑證記錄轉(zhuǎn)出到Excel文件當(dāng)中，進行幾步Excel的處理：為方便比較，把貸方發(fā)生額都記為負(fù)數(shù)，把借方發(fā)生額不變，作為“金額”數(shù)列;融合賬中的憑證號是摘要中的前9位數(shù)字，通過公式left(*,9)提取出來。這樣，我們得到了兩套賬中具有可比性的記賬憑證號、摘要、金額三欄數(shù)列，數(shù)據(jù)也被轉(zhuǎn)換為一致的格式。兩張表分別命名為融合、正式。

二、建立具有比較功能的Access數(shù)據(jù)庫：

1.用Access創(chuàng)建一個空數(shù)據(jù)表db1,通過鏈接表功能，將融合、正式兩張Excel與Access鏈接；

2.通過“新建查詢—簡單向?qū)Р樵儭惫δ芙⒉樵?，在兩張表中字段為“憑證號”中用鼠標(biāo)拉一道橫線，就建立起了一一對應(yīng)的關(guān)系。保存后將查詢起名為“核對正確的”，它能將融合、正式兩張表中金額一致的記錄提取出來。（如圖表示）

3.通過“新建查詢—查找不匹配項查詢向?qū)А惫δ芙⒉樵?，起名為“正式賬套中不一致數(shù)據(jù)”，該查詢能將“正式”表和“核對正確的”查詢中金額不一致的記錄提取出來。

4.通過“新建查詢—查找不匹配項查詢向?qū)А惫δ芙⒉樵?，起名為“融合賬套中不一致數(shù)據(jù)”，該查詢能將“融合”表和“核對正確的”查詢中金額不一致的記錄提取出來。

運用：打開已事先建立好查詢功能的Access數(shù)據(jù)庫，直接執(zhí)行名為“核對正確的”查詢，可根據(jù)憑證號，查出已核對正確的數(shù)據(jù)，執(zhí)行名為“正式賬套中不一致數(shù)據(jù)”查詢，出現(xiàn)一張記錄較少的表，此表中包含可能錯誤的記錄，這些記錄都是正式賬套中的。而執(zhí)行名為“融合賬套中不一致數(shù)據(jù)”查詢，出現(xiàn)另一張只包含錯誤記錄的表，這些記錄是來自融合賬套中的。財務(wù)人員只需從賬套中調(diào)出相應(yīng)憑證號，修改一致即可。通過對此小軟件的使用，本科室在處理09年財務(wù)數(shù)據(jù)時得到了大家的好評，既省時又省力。

通過本文的描述，我們可以看出利用Access進行Excel數(shù)據(jù)信息匹配處理，特別是差錯識別方面的簡單高效。Office軟件強大的數(shù)據(jù)處理功能不但能運用到財務(wù)賬套的比對上，在需要處理大量數(shù)據(jù)的系統(tǒng)中都可以運用到。比如人事、核算、銷售、物資等需要處理大量數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，都可以對其已有數(shù)據(jù)進行如差錯識別這樣的二次處理。它彌補了Fmis等這樣的大型軟件在新舊銜接等特殊情況下使用上的不便，也可以對行業(yè)專用件中的數(shù)據(jù)按用戶需要進行處理，以滿足用戶的各類需求。同時也給我們傳達了一種思維方式，那就是很好地利用Microsoft Office家族中各成員的內(nèi)在關(guān)系，它將給我們的工作帶來極大的幫助。

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