余洪梅

（廣州文沖船廠有限責(zé)任公司，廣東 廣州 510727）

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案工作的變化及應(yīng)對(duì)策略

余洪梅

（廣州文沖船廠有限責(zé)任公司，廣東 廣州 510727）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，檔案生成方式發(fā)生了很大的變化，從而使檔案工作管理內(nèi)容、管理模式及提供檔案利用的方式也隨之發(fā)生巨大的變化。文章從檔案工作的內(nèi)容、模式、利用方式和管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)等方面進(jìn)行了闡述，并就這些變化提出了一定的應(yīng)對(duì)策略。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代；檔案工作；變化分析；策略

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案數(shù)字化程度不斷提高，國(guó)家信息化建設(shè)及電子政務(wù)建設(shè)的進(jìn)程逐步深入，辦公自動(dòng)化的步伐進(jìn)一步加快。在這種形勢(shì)下，如何真實(shí)完整、安全有效地記錄電子文件的生成過(guò)程，實(shí)現(xiàn)電子文件在網(wǎng)上實(shí)時(shí)歸檔并保證在歸檔傳輸過(guò)程中的安全，對(duì)電子文件、電子檔案進(jìn)行科學(xué)管理和有效地利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享等問(wèn)題越來(lái)越迫切地?cái)[在我們面前。筆者認(rèn)為：面對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案工作管理的內(nèi)容、模式及利用方式的深刻變化，必須采取針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略。

一、檔案工作管理內(nèi)容的變化及應(yīng)對(duì)策略

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運(yùn)用，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，檔案的生成方式也發(fā)生了很大的變化。這種以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化管理技術(shù)給檔案工作管理開(kāi)拓了一種與傳統(tǒng)手工管理手段完全不同的視野，使檔案管理的內(nèi)容發(fā)生了變化，由原來(lái)單一的紙質(zhì)檔案管理，變?yōu)橐远喾N載體形式出現(xiàn)的電子檔案為主的檔案管理。與之相適應(yīng)，就必需實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理。

要實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，就要對(duì)工作中所產(chǎn)生的電子文件和電子檔案進(jìn)行全盤(pán)考慮和控制，進(jìn)行網(wǎng)上實(shí)時(shí)歸檔、鏈接，也就是從電子文件和電子檔案的全局出發(fā)實(shí)現(xiàn)從電子文件生成到電子文件歸檔管理的全過(guò)程控制。具體做法是將電子檔案處理方面的要求和標(biāo)準(zhǔn)貫穿到電子文件的生成和處理過(guò)程之中，關(guān)鍵是要改變過(guò)去傳統(tǒng)狹隘的職業(yè)觀念——認(rèn)為文件的生成只是文件管理者和形成部門(mén)的事，檔案管理是檔案部門(mén)和檔案管理者所要關(guān)心的事，兩者互不干涉、獨(dú)立發(fā)展。而應(yīng)當(dāng)是瞻前顧后、統(tǒng)籌考慮，做到超前控制，從根本上解決問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)電子文件及電子檔案的生成、處理、傳遞、存儲(chǔ)、查閱、收集、利用、歸檔一體化，使兩者平滑結(jié)合并保證其安全，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。一體化管理工作還應(yīng)擴(kuò)展到各種職能部門(mén)所產(chǎn)生的各種不同門(mén)類(lèi)的、不同載體的檔案，從而使各類(lèi)文件管理系統(tǒng)都能與檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口緊密銜接，充分發(fā)揮一體化的數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢(shì)，為電子文件、電子檔案的管理和歸檔打下良好的基礎(chǔ)。

二、檔案工作管理模式的變化及應(yīng)對(duì)策略

隨著社會(huì)信息化程度的不斷提高，檔案館（室）接收保管的檔案內(nèi)容、種類(lèi)、數(shù)量、載體等也會(huì)越來(lái)越多，越來(lái)越復(fù)雜?，F(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案信息不僅以數(shù)據(jù)庫(kù)、信息庫(kù)的形式出現(xiàn)，而且更多地是以集圖形、圖像、聲音、視頻信息于一體的多媒體信息檔案出現(xiàn)。長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的手工工作方式、傳統(tǒng)而落后的管理方法，已不再適合管理如此繁雜的檔案。面對(duì)如此繁雜的檔案，檔案工作者大部分的時(shí)間是直接運(yùn)用電腦網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，傳統(tǒng)的按部就班的工作環(huán)節(jié)被“超前機(jī)制”的方式所取代，即將信息的收集、整理、鑒定等工作一并預(yù)先設(shè)計(jì)在程序里，通過(guò)系統(tǒng)來(lái)完成。諸如紙質(zhì)檔案中的立卷、裝訂以及裝裱、殺蟲(chóng)等環(huán)節(jié)在電子檔案管理中消失，而被新的管理措施——防磁、防有害氣體、防變形等取代。

如何適應(yīng)這種管理模式上的轉(zhuǎn)變，除了在平時(shí)的工作過(guò)程中認(rèn)真觀察，具有創(chuàng)新的觀念和意識(shí)，適應(yīng)時(shí)代變化的速度和節(jié)奏，適應(yīng)變化的對(duì)象和內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，形成變被動(dòng)為主動(dòng)的檔案工作理念外，面對(duì)品種如此繁多的檔案，更要根據(jù)檔案本身的具體特點(diǎn)而為其選擇適合其管理的模式，如房產(chǎn)檔案可用條碼來(lái)代替檔號(hào)，這樣才既安全可靠，錄入速度快，又便于管理。同時(shí)，還要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和一些數(shù)字設(shè)備，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息通過(guò)掃描等方式變?yōu)殡娮游募畔ⅲ箼n案信息資源服務(wù)整體化、網(wǎng)絡(luò)化，并實(shí)現(xiàn)資源共享，最終實(shí)現(xiàn)完整的檔案現(xiàn)代化管理模式。

三、檔案利用方式的變化及應(yīng)對(duì)策略

傳統(tǒng)的檔案利用方式，是到檔案部門(mén)利用檔案原件，或是提供復(fù)印件的方式。在信息化時(shí)代里，這種被動(dòng)的、手工的檔案提供利用方式已逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案利用方式所取代。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案工作中的日常查考、借閱工作是通過(guò)系統(tǒng)來(lái)完成的，提供利用的檔案信息不再是檔案實(shí)體，而是借助電腦通過(guò)系統(tǒng)可直接拷貝到或在屏幕上看到所需的電子檔案信息，滿足單位設(shè)計(jì)、生產(chǎn)和管理的日常工作查考需要。目前，國(guó)內(nèi)許多單位的檔案部門(mén)充分利用本單位的網(wǎng)站，制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，在互聯(lián)網(wǎng)上提供檔案利用業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)上檢索，使利用者不受時(shí)間和空間的約束可隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱所需的檔案信息。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在給利用者帶來(lái)方便的同時(shí)，也給檔案工作者帶來(lái)檔案信息安全的隱患。保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息資源的安全，可采取如下方法：首先進(jìn)行技術(shù)保障，在進(jìn)行網(wǎng)站建設(shè)和維護(hù)時(shí)，將內(nèi)外網(wǎng)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，形成本地與遠(yuǎn)程兩種服務(wù)模式，除此之外維護(hù)人員應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)并采用先進(jìn)的安全技術(shù)抵御各種人為的和非人為因素的破壞。這方面的技術(shù)有很多，并且發(fā)展也很快，如信息加密技術(shù)、防火技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)等。其次運(yùn)用法制保障，檔案工作者應(yīng)掌握和依靠現(xiàn)有的法律法規(guī)，來(lái)強(qiáng)化檔案信息的安全，依法辦事，同時(shí)向立法部門(mén)提交有關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)法律議程，促成相關(guān)法律的出臺(tái)，以健全現(xiàn)有的法律體系，嚴(yán)厲打擊各種檔案犯罪行為。

四、檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化及應(yīng)對(duì)策略

檔案工作者的主要任務(wù)就是通過(guò)科學(xué)、有效地收集、整理、保管檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案的安全保管并及時(shí)準(zhǔn)確地為所有利用者提供所需的檔案信息。傳統(tǒng)的檔案工作對(duì)檔案工作者的要求僅僅是了解和掌握一般的信息知識(shí)，而網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的檔案工作，是一個(gè)知識(shí)、信息高度密集的領(lǐng)域，檔案工作的信息化程度越來(lái)越高，與此相適應(yīng)對(duì)檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)、信息素養(yǎng)的要求也越來(lái)越高。因此，數(shù)字時(shí)期的檔案工作者應(yīng)該是具有復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)的人才，不僅應(yīng)該具備檔案業(yè)務(wù)方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)學(xué)科知識(shí)、多媒體方面的知識(shí)甚至是外語(yǔ)知識(shí)，還應(yīng)該熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)。從現(xiàn)實(shí)情況看，國(guó)內(nèi)這種具有復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)的檔案人才還非常缺乏，因此培養(yǎng)和造就符合時(shí)代需要的高素質(zhì)復(fù)合型人才，成為檔案部門(mén)亟待解決的問(wèn)題。

培養(yǎng)和造就復(fù)合型檔案人才不是一蹴而就的事情，應(yīng)該采取多種形式和途徑加強(qiáng)學(xué)習(xí)：首先要有針對(duì)性地對(duì)在職人員進(jìn)行各種形式的再教育和培訓(xùn)，引進(jìn)公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為檔案工作者創(chuàng)造均等的學(xué)習(xí)和深造機(jī)會(huì)，同時(shí)加強(qiáng)與外界的聯(lián)系以提高和充實(shí)他們的檔案工作水平和業(yè)務(wù)技能，以適應(yīng)發(fā)展的需要。第二，檔案工作者自身要積極參與各種知識(shí)和技能的培訓(xùn)。如企業(yè)檔案工作者，要結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，熱情參與多層次、多渠道、多形式的綜合教育、培訓(xùn)并進(jìn)行考核，做到持證上崗。第三，單一的人員結(jié)構(gòu)已不能滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要，應(yīng)建立有效的培訓(xùn)和人才管理機(jī)制，改善檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案工作者的政治思想理論、業(yè)務(wù)素質(zhì)，還應(yīng)注意引入各種具備技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)的人才，充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，建立復(fù)合型多層次的專(zhuān)業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

2010-08-10

余洪梅（1970-），女，廣州文沖船廠有限責(zé)任公司技術(shù)中心科技部，助理館員，研究方向：檔案管理。