童菊珍

(黃岡職業(yè)技術學院圖書館,湖北黃岡438000)

談高校圖書館采編業(yè)務外包的質(zhì)量控制*

童菊珍

(黃岡職業(yè)技術學院圖書館,湖北黃岡438000)

闡述了高校圖書館采編業(yè)務外包的涵義,分析了目前采編業(yè)務存在的問題,提出了控制采編業(yè)務外包質(zhì)量的幾點措施。

高校圖書館;采編業(yè)務外包;質(zhì)量控制

20世紀90年代,圖書館業(yè)務外包在歐美興起,并在美國很多圖書館得到廣泛應用,我國也悄然興起圖書館業(yè)務外包之風。特別是近幾年高校圖書館評估工作的開展,圖書采購量急劇增加,人力資源明顯缺乏,因此,把圖書采訪、編目、加工、報刊的裝訂、圖書上架等部分業(yè)務進行外包,以提高圖書館工作效率、提高服務水平。由于信息技術的迅猛發(fā)展,全國聯(lián)合編目中心、CALIS編目中心、地區(qū)采編中心的建立,采編業(yè)務外包得到廣泛應用,采編業(yè)務外包必將成為今后圖書館發(fā)展的必然趨勢。從近幾年來高校圖書館業(yè)務外包的實踐來看,采編業(yè)務外包還是存在一些有待研究的問題,如何規(guī)范采編業(yè)務,減少其負面效應,提高采編業(yè)務外包的質(zhì)量,將是圖書館業(yè)務外包中亟待研究的課題。

1 何謂圖書館采編業(yè)務外包

采編業(yè)務外包是指圖書館和書商之間,事先簽訂合同,書商根據(jù)圖書館提供的書目完成采訪數(shù)據(jù),并按合同的要求提供標準的MARC格式的書目數(shù)據(jù),同時組織人員到實地幫助圖書館完成驗收、典藏、加工、上架等業(yè)務工作。采編業(yè)務外包不僅極大地節(jié)省了圖書館人力、物力、財力資源,而且能從根本上解決新書上架不及時的問題。

2 采編業(yè)務外包的主要方式

采編業(yè)務外包包括采訪業(yè)務外包和編目業(yè)務外包兩種。

采訪業(yè)務外包,一般分為部分外包和完全外包兩種。部分外包指的是由圖書館根據(jù)館藏特點和發(fā)展要求提供訂購書目,書商進行訂單的查重、核實和采訪數(shù)據(jù)。部分外包是現(xiàn)階段我國圖書館界普遍采用的基本模式。完全外包指的是訂購的書目、查重、訂單的核實和采訪數(shù)據(jù)等所有的采訪業(yè)務都由書商完成。一般是新建圖書館采用的模式。

編目業(yè)務外包亦分為部分外包和完全外包兩種。部分外包指的是由書商粘貼磁條和條形碼、蓋館藏章和提供標準的CNMARC格式的書目數(shù)據(jù),圖書到館后的驗收、分編、典藏和上架等業(yè)務由圖書館自己完成,部分外包是圖書館前幾年普遍采用的一種模式。完全外包指的是書商不僅要完成采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù),磁條的粘貼、條形碼的粘貼、蓋館藏章等業(yè)務,新書到館后還要實地幫助圖書館完成驗收、典藏和上架等業(yè)務工作。編目業(yè)務完全外包是圖書館近兩年主要采用的模式,是我們采編業(yè)外包中監(jiān)管最重要的環(huán)節(jié)。

3 采編業(yè)務外包存在的主要問題

近十年來,高校圖書館基本上實行了采編業(yè)務部分外包,在長期外包過程中,積累了許多經(jīng)驗。同時,還是存在一些問題,現(xiàn)就某高校近幾批外包采編業(yè)務中抽樣存在的問題進行分析如下:

3.1 采訪

3.1.1 查重工作沒有做好

采訪中,圖書館提供書目給書商,由于書商沒有做好查重工作,新購的圖書出現(xiàn)與原有館藏數(shù)據(jù)重復,這樣影響了館藏的質(zhì)量,浪費了圖書購置經(jīng)費。

3.1.2 圖書存在質(zhì)量問題

書商為了最大限度地贏取利潤,在圖書采購業(yè)務中,將長年積壓的圖書和劣質(zhì)圖書以次充好,賣給圖書館,對圖書館圖書收藏質(zhì)量造成一定影響。

3.2 分類

圖書分類是一項專業(yè)性很強的工作。一般從事該工作的人,必須是圖書館的專業(yè)人員。圖書分類人員既要掌握圖書分類法,又要掌握本館的分類規(guī)則,特別要強調(diào)連續(xù)性和一致性。書商由于缺少專業(yè)人員,有的是臨時培訓一下就上崗,加上不了解本館的分類規(guī)則,更談不上連續(xù)性和一致性。因此分類存在一些問題,主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

(1)叢書的分類處理不當,叢書的處理要依各館的要求和圖書的內(nèi)容進行整套處理或分散處理。

(2)分類號與本館的分類規(guī)則不符,例如:英文讀物圖書要求細分,進行組配復分,例:《解剖學(英漢對照)》為 H319.4:R322,圖書館要求690字段組配的兩個分類號要分到底,而905字段只用H319.4取索書號。

(3)傳記類未按時代區(qū)分

(4)外國小說未按體裁分

3.3 編目

圖書編目是一項非常專深的工作,需要專業(yè)的技術人員把關。實行外包后,書商提供的數(shù)據(jù)主要是來自于大型書目數(shù)據(jù)中心的編目數(shù)據(jù)庫,如國家圖書館聯(lián)機編目中心、CALIS聯(lián)機編目中心等,由于兩大編目系統(tǒng)在CNMARC字段的選取、字段著錄內(nèi)容等方面存在較大差異,導致書目數(shù)據(jù)質(zhì)量層次不齊。編目數(shù)據(jù)存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個字段:

010 字段:＄d子字段錄入錯誤,價格前面要輸入幣種如“＄dCNY25.00”;

200 字段:并列題名、副題名、合訂題名連接的字段沒有錄入?！鏳子字段并列題名在510字段錄入提供檢索點;＄e子字段的副題名在517字段要錄入,提供檢索點;合訂題名要在423字段錄入,提供檢索點。

215 字段:＄c子字段和＄e子字段內(nèi)容容易漏掉。

225 字段:＄d子字段叢編并列題名、＄f子字段叢編責任者、＄h子字段附屬叢編號＄i子字段附屬叢編題名容易漏錄。

330 字段:少數(shù)圖書的內(nèi)容摘要語言不精練。

606 字段:主題詞標引不規(guī)范。一是主題詞不規(guī)范;二是用主題詞串作為CNMARC格式,

如:主題詞串:中國-古代-遼代(1916-1125)

CNMARC格式:＄a古代史＄y中國＄z遼代(1916-1125)

905 字段:索書號分配存在很大的問題,由于各館要求不同,書商很難掌握。

3.4 加工

圖書加工主要存在館藏章、條形碼、磁條和書標等沒按要求來做,另外有些圖書分送的時候出現(xiàn)館藏地點錯誤。

4 采編業(yè)務外包質(zhì)量控制的幾點建議

4.1 精選書商

采編業(yè)務外包,在選擇書商時主要從公司信譽、資質(zhì)和業(yè)績、公司實力、價格優(yōu)惠率、到書率、數(shù)據(jù)和加工以及服務承諾等指標進行評估。在合理的價位,信譽好、實力強、業(yè)績好、到書率高,并且能保證數(shù)據(jù)、加工質(zhì)量和服務承諾的就中標,也可以讓兩家公司同時中標,這樣更具有竟爭性,更能保證質(zhì)量。

4.2 簽訂詳細的外包合同

圖書館選擇外包書商后,緊接著就是要簽訂詳細的外包合同。合同要求條款、內(nèi)容明確,例如:采訪中規(guī)定哪些標準的圖書不予配送,要加以說明;加工中對磁條的規(guī)格,館藏章、條碼、書標的樣式、位置等作詳細的說明;分類、編目中圖書館采用的標準細則,特別是編目數(shù)據(jù)中6XX字段和9XX字段的規(guī)定要作詳細的說明,以及有本館特色的分類等方面要求都要做到盡可能完備。

4.3 在合同實施過程中,加強溝通

在合同實施過程中,多與書商溝通。采訪和編目數(shù)據(jù)的標準、圖書質(zhì)量、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換格式的要求、館藏和書目查重等問題的詳細溝通。一方面能隨時了解書商的工作進展情況,另一方面便于圖書館發(fā)現(xiàn)問題后及時提出,及時解決。

4.4 加強驗收,進行監(jiān)管,確保采編業(yè)務質(zhì)量

(1)公司員工協(xié)助圖書館工作人員進行解包驗收,核實清單上的書目信息及價格、復本數(shù)等項目。

(2)圖書館工作員對圖書的館藏章、條碼、磁條等加工業(yè)務進行抽查。

(3)在對書目數(shù)據(jù)進行審校過程中,嚴把質(zhì)量關。一是要做好查重工作,避免索書號不當,或同類圖書分散排架;二是做好書目數(shù)據(jù)的審校工作,該過程重點是對010字段、200字段、225字段、606字段、690字段、905字段進行檢查。

010 字段:檢查ISBN號看數(shù)據(jù)是否與中央庫重復和,＄d子字段的價格及幣種是否錄入正確。

200 字段:檢查并列題名、副題名、合訂題名連接的字段錄入是否正確,＄d子字段并列題名是否在510字段錄入提供檢索點;＄e子字段的副題名是否在517字段錄入,提供檢索點;合訂題名是否在423字段錄入,提供檢索點。

225 字段:檢查叢書是否需要集中分。如果中央庫中,同一套叢書是集中分的,則此書應該集中分;如果中央庫中沒有,但該套叢書內(nèi)容聯(lián)系緊密,此書也可集中在一起分類。但有的書雖然是一套叢書,但內(nèi)容各不相干,此時就不應該集中分類,而應該分散著錄。同時要檢查叢書的連接字段410字段是否錄入正確。

606 字段:檢查主題詞標引是否規(guī)范。

690 字段:檢查分類號是否正確,是否符合本館要求。尤其是交替類目和使用類目之間的關系不是完全按照《中國圖書分類法》(第4版)的規(guī)定而一成不變,而是根據(jù)本館的實際需要調(diào)整。

905 字段:我們檢查的重點。檢查905字段的取號與690字段分類號是否一致。我館905字段索書號源于609字段,但有的類相對690字段分類號要粗一些,這是根據(jù)本館的情況而定,因此,該字段均由本館工作人員給號,避免給號不一致的麻煩。

總之,采編業(yè)務外包正處于探索實施階段,無論是外部條件還是內(nèi)部條件均有待于進一步完善。因此,合作雙方要本著相互理解的態(tài)度進行溝通。高校圖書館加強監(jiān)督、驗收和檢查工作,嚴格把好編目數(shù)據(jù)的審校質(zhì)量關,保證數(shù)據(jù)的準確性,不斷了解情況,及時發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,從而提高圖書館采編業(yè)務外包的質(zhì)量。

[1]童菊珍.高校圖書館合并后編目工作規(guī)范探討[J].現(xiàn)代情報.2005(5).

[2]錢麗.圖書館業(yè)務外包后的采編工作.大理學院學報[J].2008(9):78-90.

[3]羅海英.朱建華.淺談高校圖書館編目業(yè)務外包.2006(22):53-54.

[4]鄧巖彬.高校圖書館采編業(yè)務外包研究,東北師范大學碩士論文.

[5]連萍萍.圖書館業(yè)務外包的利弊分析和對策[J].現(xiàn)代情報.2007(6):164-167.

Quality Control Research on Library Outsourcing of Acquisition and Cataloguing in Colleges and Universities

TONG Ju-zhen
(Huanggang Polytechnic College Huang gang438000Hubei)

The essay dictated the connotation of the library outsourcing of acquisition and cataloguing in colleges and universities,analyzed some problems of the present acquisition and cataloguing affairs,put forwards several countermeasures to control the quality of the outsourcing of acquisition and cataloguing.

Libraries in colleges and universities;Outsourcing of acquisition and cataloguing;Quality control

文獻標識碼:A 文章編號:1672-1047(2010)03-0090-03

10.3969/j.issn.1672-1047.2010.03.28

[責任編校:郭杏芳]

2010-4-20

童菊珍(1965-),女,副研究館員,采編部主任。tjz@hgpu,edu.cn