萬玉蘭

（武漢工程大學(xué) 教務(wù)處，湖北 武漢 430073）

加強工科院校學(xué)籍管理的研究與探索

萬玉蘭

（武漢工程大學(xué) 教務(wù)處，湖北 武漢 430073）

工科院校的學(xué)籍管理是教學(xué)管理工作的一項重要內(nèi)容，是保證正常的教學(xué)秩序、加強高校學(xué)生管理的一項基礎(chǔ)性工作。也是進(jìn)一步規(guī)范工科院校辦學(xué)行為，維護工科院校教育教學(xué)秩序，促進(jìn)高等教育健康發(fā)展的一個重要組成部分。本文分析了工科院校在學(xué)籍管理中存在的主要問題，提出了加強工科院校學(xué)籍管理的具體建設(shè)性意見。

工科院校；學(xué)籍；管理

高校的學(xué)籍管理是教學(xué)管理工作的一項重要內(nèi)容，是貫穿學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)離校全過程的工作；是保證正常的教學(xué)秩序、切實維護學(xué)生的合法權(quán)利和依法治校的一個重要組成部分。

我國正處于一個社會轉(zhuǎn)型階段，高校學(xué)籍管理和其他領(lǐng)域一樣經(jīng)受著來自經(jīng)濟和社會發(fā)展新形勢的挑戰(zhàn)。目前的高校學(xué)籍管理學(xué)者也針對高校學(xué)籍管理法治化、以人為本的高校學(xué)籍管理改革進(jìn)行了一些研究，成果是豐富的，然而普遍存在著或過于宏觀，研究不夠深入；或過于狹隘，研究不夠系統(tǒng)的問題。我們力爭在現(xiàn)有研究成果的基礎(chǔ)上，通過深入的調(diào)查、提煉和分析研究，形成對我國高校學(xué)籍管理改革的建議。為各高校學(xué)籍管理改革提供有益的參考，為各高校學(xué)籍制度的制訂和執(zhí)行提供可以借鑒的藍(lán)本。

一、工科院校學(xué)籍管理應(yīng)該做到信息化、制度化、規(guī)范化

學(xué)籍是學(xué)生根據(jù)國家招生計劃規(guī)定，通過參加高考，達(dá)到國家的分?jǐn)?shù)線，經(jīng)過高等學(xué)校嚴(yán)格審查符合要求，辦理了入學(xué)注冊手續(xù)以后所獲取的高等學(xué)校在校學(xué)習(xí)資格。學(xué)籍管理就是高等學(xué)校對取得學(xué)習(xí)資格的學(xué)生，從入學(xué)注冊、考試考查、成績記載、升級、留級、降級、跳級以及轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、停學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、取消入學(xué)資格、保留入學(xué)資格、保留學(xué)籍、取消學(xué)籍等等。學(xué)籍管理工作，要和工科院校的其他工作一樣，做到信息化、制度化、規(guī)范化，有部署、有檢查、有落實、有監(jiān)督，才能做得更好。

學(xué)籍管理的信息化、制度化、規(guī)范化就是學(xué)校把學(xué)籍管理的體制、程序、方法等用條例和制度的形式規(guī)定下來，指導(dǎo)學(xué)校的學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理的科學(xué)性、規(guī)范性、可操作性。加強學(xué)籍管理的目的是提高教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)合格的、高質(zhì)量的高級專門人才。學(xué)籍管理是學(xué)校管理的極其重要的組成部分，是工科院校依法管理、科學(xué)管理的基礎(chǔ)。隨著我國高等教育大眾化的進(jìn)程加快，我國高校的規(guī)模逐漸擴大。以我校為例，30多年來，學(xué)校已由單一的工科院校發(fā)展成為一所辦學(xué)條件較好、實力較強、水平較高、特色鮮明的多科性大學(xué)，學(xué)生人數(shù)多，校區(qū)多，學(xué)籍管理工作量大，管理過程越來越復(fù)雜，越來越繁瑣，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)。只有信息化、制度化、規(guī)范化的管理才能避免混亂管理、盲目管理；才能避免情緒化、個人化、人情化的管理；才能有利于保護學(xué)校的根本利益、保護管理者的利益和維護學(xué)生的合法權(quán)益。

二、當(dāng)前工科院校學(xué)籍管理現(xiàn)狀及存在的主要問題

學(xué)籍管理是對高校學(xué)生學(xué)籍身份、學(xué)業(yè)狀況、學(xué)籍記載的動態(tài)的過程管理，學(xué)籍管理具有規(guī)范性、準(zhǔn)確性、時效性的特點。學(xué)籍管理在工科院校人才培養(yǎng)過程中起了較大的作用，主要表現(xiàn)在三個方面：一是對學(xué)生具有強制約束作用，即學(xué)生必須完成規(guī)定的學(xué)分，成績合格，政治上、道德品質(zhì)上、實踐能力上達(dá)到學(xué)校的要求。二是具有保障作用，對學(xué)校的教學(xué)活動給予指導(dǎo)和規(guī)范，引導(dǎo)教學(xué)活動有序地進(jìn)行，為學(xué)生順利成長創(chuàng)造良好的環(huán)境。三是具有激勵作用，其激勵機制和競爭機制，可以充分調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性、主動性、創(chuàng)造性，增加學(xué)習(xí)動力，促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展。

當(dāng)前我國工科高校全部實行了學(xué)生學(xué)籍電子注冊和學(xué)歷電子注冊，學(xué)生選課制度，學(xué)年學(xué)分制，學(xué)校和二級學(xué)院兩級管理學(xué)生學(xué)籍等制度，引入了信息管理技術(shù)，依靠學(xué)校校園網(wǎng)建立了學(xué)籍管理信息系統(tǒng)。把學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的學(xué)籍異動、專業(yè)變更、學(xué)習(xí)成績、獎懲狀況等信息集中在一起，建立了每一位學(xué)生的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫，利用本校校園網(wǎng)實現(xiàn)了學(xué)籍管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、查詢考試成績、進(jìn)行選課、查詢課程表等信息，隨時了解自己的學(xué)習(xí)狀態(tài)。

當(dāng)前我國工科院校的辦學(xué)規(guī)模日益擴大，人才培養(yǎng)模式靈活多樣。然而不少工科院校的學(xué)生學(xué)籍管理手段相對落后，難以適應(yīng)高等教育大眾化形勢的要求，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.學(xué)籍管理系統(tǒng)不健全，水平不高，服務(wù)效率較低

全程化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的學(xué)籍管理對學(xué)校學(xué)籍管理的硬件和軟件提出了更高的要求。無論是校、二級學(xué)院兩級管理，還是完全學(xué)分制的實行，都不能離開學(xué)籍信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。因此配備一套功能強大的學(xué)籍管理系統(tǒng)是極其重要的。在部分工科院校中，還存在著學(xué)籍管理系統(tǒng)不健全，管理水平不高，服務(wù)水平和服務(wù)效率比較低的情況。

2.學(xué)籍管理在規(guī)范化和人性化方面不足

教育部已于2005年3月頒發(fā)新的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，2005年9月1日實施。這是各個工科院校制定實施細(xì)則的主要依據(jù)。教育部的新規(guī)定擴大了學(xué)校依法辦學(xué)的自主權(quán)，學(xué)?？梢宰灾鞔_定學(xué)生的學(xué)習(xí)年限、具體學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)、成績評定方式、調(diào)整學(xué)生專業(yè)。各高等學(xué)校應(yīng)該重視制定學(xué)籍管理規(guī)定，通過補充、深化、具體化，將國家統(tǒng)一要求和學(xué)校自己的人才培養(yǎng)目標(biāo)結(jié)合起來，制定新的合理的學(xué)校的學(xué)籍管理制度。

在高等學(xué)校學(xué)籍管理過程中，也出現(xiàn)了一個令人頗為擔(dān)憂的問題，即高校學(xué)籍管理信息化過程中被管理者——學(xué)生的缺失，而這將不利于學(xué)籍管理信息化的健康發(fā)展。學(xué)籍管理信息化過程中必須樹立以人為本的思想，即現(xiàn)代教育技術(shù)的應(yīng)用必須促進(jìn)學(xué)生的發(fā)展。

3.學(xué)籍管理隊伍的結(jié)構(gòu)亟待改善

隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴大、辦學(xué)形式的多樣化、新設(shè)專業(yè)的增加、在校生人數(shù)激增，工科院校學(xué)籍管理工作的難度和強度成倍提高。繁重的事務(wù)性管理工作勢必導(dǎo)致學(xué)籍管理工作的質(zhì)量下降，效率低下，最終影響工科院校的教學(xué)質(zhì)量。大多數(shù)學(xué)籍管理人員缺乏高等教育基礎(chǔ)理論知識及學(xué)籍管理的專業(yè)知識急需采用各種方式來彌補提高，學(xué)籍管理隊伍的結(jié)構(gòu)亟待改善。

三、加強對工科院校學(xué)籍管理的研究、探索

工科院校承擔(dān)著為國家經(jīng)濟建設(shè)培養(yǎng)應(yīng)用型人才的任務(wù)，培養(yǎng)高質(zhì)量的優(yōu)秀人才，是我們追求的目標(biāo)。只有不斷研究探索，遵循工科院校的教學(xué)管理規(guī)律，順應(yīng)時代要求，開拓創(chuàng)新，工科院校才能辦出特色，辦出水平。作為工科院校教學(xué)的一項重要管理工作，學(xué)籍管理也應(yīng)該與時俱進(jìn)，在探索中求發(fā)展，求完善，在培養(yǎng)人才中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.完善學(xué)籍管理系統(tǒng)的兼容性，加強對學(xué)生選課的指導(dǎo)

各個工科院校都開發(fā)了各自不同的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，在一般的情況下，學(xué)籍管理系統(tǒng)都能正常地完成工作，但是如果出現(xiàn)特殊申請，學(xué)籍管理系統(tǒng)的兼容性就比較差，仍然需要大量的手工操作。我們在畢業(yè)資格審核系統(tǒng)中增加特殊選課模塊，并與正常選課系統(tǒng)建立連接，只要學(xué)生填寫了特殊選課申請表，能選上課，就確認(rèn)其合理性并與畢業(yè)資格審核系統(tǒng)之間建立連接。就不會出現(xiàn)學(xué)分統(tǒng)計錯誤，可以提高學(xué)籍管理工作的效率。在新生入學(xué)時要讓他們熟悉各自專業(yè)的教學(xué)計劃。在人才培養(yǎng)方案中，應(yīng)該詳細(xì)說明每個專業(yè)所設(shè)置的課程，指出哪些是必修課、哪些是選修課，要編印專業(yè)介紹、必修課選課指南、選修課介紹。選課指南應(yīng)該包括課程名稱、教學(xué)時數(shù)、所得學(xué)分、課程的內(nèi)容特點、開課時間、學(xué)習(xí)這門課程需要哪些基礎(chǔ)知識、以及為哪些課程打基礎(chǔ)、將來在工作中的應(yīng)用等等。學(xué)校各個專業(yè)負(fù)責(zé)人或者班導(dǎo)師以講座或者咨詢的方式指導(dǎo)學(xué)生如何學(xué)習(xí)課程、如何選課。學(xué)籍管理部門應(yīng)該重視聽取學(xué)生對課程的建議并及時反饋，做到學(xué)生自主選課與教師指導(dǎo)選課相結(jié)合。

2.強化學(xué)籍管理的規(guī)范化和人性化

沒有規(guī)矩，不成方圓。完善的學(xué)籍管理規(guī)章制度是學(xué)籍管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。學(xué)籍管理規(guī)范化建設(shè)，首先必須建立完善的學(xué)籍管理規(guī)章制度，規(guī)范學(xué)籍管理行為，維護工科院校正常的教學(xué)秩序，并且要保障學(xué)生的合法權(quán)益，使學(xué)籍管理有章可循、工作規(guī)范。在制定學(xué)籍管理規(guī)章制度時，應(yīng)該注意以下問題，這些規(guī)章制度不能違反國家的法律、法規(guī)、規(guī)章，也不能違反上級主管部門的有關(guān)規(guī)定；這些規(guī)章制度必須具有可操作性和合理性；這些規(guī)章制度必須以學(xué)校的名義頒發(fā)，必須站在學(xué)校的高度思考問題，處理問題。其次在學(xué)籍管理規(guī)章制度頒發(fā)以后，嚴(yán)格照章辦事，依法管理。學(xué)籍管理是一項政策性、原則性比較強的管理工作，稍有疏忽，可能會產(chǎn)生嚴(yán)重后果。

盡管學(xué)籍管理是一項政策性、原則性很強的管理工作，教育行政主管部門的法規(guī)和學(xué)校的規(guī)章制度不可逾越，但是，人性化的管理也是十分必要的。我們在學(xué)籍管理中應(yīng)該以人為本、以學(xué)生為本，關(guān)注學(xué)生個體、走出無視學(xué)生的怪圈。管理就是服務(wù)，學(xué)籍管理工作者也是為學(xué)生服務(wù)的，應(yīng)該做好以下的工作：學(xué)校要本著對學(xué)生負(fù)責(zé)、為學(xué)生著想、關(guān)心學(xué)生、愛護學(xué)生的角度出發(fā)，通過各種渠道宣傳這些學(xué)籍管理的法規(guī)及規(guī)章制度，要求學(xué)生嚴(yán)格遵守，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；學(xué)籍管理工作人員要做到首問負(fù)責(zé)制，增強服務(wù)意識。只要學(xué)生問到你，應(yīng)給學(xué)生指明該找誰辦理，怎樣辦理；學(xué)籍管理工作人員不能把個人情緒帶到工作中去。能夠辦到的，盡快給學(xué)生辦好，有一些辦不到或者程序不對的，要盡量給學(xué)生做好解釋工作，告訴學(xué)生不能辦的理由或者正確的辦事程序，讓學(xué)生高興而來，滿意而歸。

3.加強學(xué)籍管理干部的隊伍建設(shè)

由于學(xué)籍管理工作繁瑣，工作量較大，技術(shù)性、政策性比較強，多年來學(xué)籍管理人員工作積極性不高，人員流動頻繁。因此，提高學(xué)籍管理人員素質(zhì)、增強學(xué)籍管理人員工作責(zé)任心、穩(wěn)定隊伍、完善校院二級管理體制等是工科院校學(xué)籍管理制度化、規(guī)范化、信息化的有力保障。具體做法如下：

（1）建立完善的學(xué)籍管理機構(gòu)，隊伍建設(shè)是提高學(xué)籍管理水平的關(guān)鍵。深化學(xué)籍管理體制改革，進(jìn)一步加強學(xué)籍管理干部隊伍建設(shè)，在教務(wù)處設(shè)置學(xué)籍管理科，統(tǒng)一管理在校生學(xué)籍，各二級學(xué)院成立教學(xué)管理科，教學(xué)秘書為科級干部，負(fù)責(zé)本學(xué)院學(xué)籍管理，建立校院兩層管理體制。根據(jù)學(xué)籍管理隊伍建設(shè)工作需要，教學(xué)秘書納入科級干部管理，這不僅有利于提高學(xué)籍管理隊伍的工作積極性，更有利于建設(shè)一支高效、精干的科級學(xué)籍管理干部隊伍，促進(jìn)建設(shè)教學(xué)研究型大學(xué)事業(yè)的順利發(fā)展。

（2）規(guī)范學(xué)籍管理干部選拔任用制度，建立科學(xué)規(guī)范的科級干部選拔任用制度，教學(xué)秘書是根據(jù)上級干部工作有關(guān)文件精神，按科級干部的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行選拔。學(xué)籍管理干部應(yīng)當(dāng)具備下列基本條件：1）遵紀(jì)守法，愛國愛校，身心健康；2）具有良好的品行、較強的事業(yè)心和責(zé)任感，愛崗敬業(yè)；辦事認(rèn)真細(xì)致，能夠履行崗位職責(zé)，完成任期工作目標(biāo)；3）堅決貫徹學(xué)校決定，顧全大局、作風(fēng)正派，團結(jié)同志、廉潔奉公，模范遵守學(xué)校制定的管理人員行為規(guī)范，正確處理國家、學(xué)校、個人三者之間的關(guān)系；4）原則上應(yīng)具有大學(xué)本科及以上文化程度。

（3）不斷提高學(xué)籍管理干部的管理水平，學(xué)籍管理干部是我校管理工作中一支重要力量，為進(jìn)一步加強學(xué)籍管理干部隊伍建設(shè)，開闊學(xué)籍管理干部視野，使學(xué)籍管理干部特別是新任學(xué)籍管理干部系統(tǒng)掌握學(xué)籍管理的方針政策和工作方法，全面提高學(xué)籍管理干部工作水平，不定期舉辦學(xué)籍管理干部培訓(xùn)班，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使全校學(xué)籍管理干部的綜合素質(zhì)得到提高；加深對學(xué)籍管理制度文件的理解認(rèn)識；提高工作中辦文、辦事的能力和水平；熟悉國家、學(xué)校學(xué)籍的規(guī)章制度和管理規(guī)定；加強交流學(xué)習(xí)，管理理論水平有所提高。

加強工科院校學(xué)籍管理，重點是加強高校學(xué)籍管理隊伍建設(shè)，選拔任用學(xué)籍管理干部的指導(dǎo)思想是以中國特色社會主義理論體系為指導(dǎo)，以加強黨的執(zhí)政能力建設(shè)為主線，在崗位設(shè)置管理的基礎(chǔ)上，明確學(xué)籍管理科級干部的選拔任用權(quán)限，規(guī)范學(xué)籍管理干部的選拔任用工作，建立學(xué)籍管理干部合理的職級晉升制度，架設(shè)學(xué)籍管理人員的職業(yè)發(fā)展階梯，充分調(diào)動學(xué)籍管理干部的工作積極性，保證正常的教學(xué)秩序、切實維護學(xué)生的合法權(quán)利，依法治校，為學(xué)校改革、穩(wěn)定和發(fā)展提供組織保證。

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2010-07-31