○唐雪清
(輝電磁訊(深圳)有限公司 廣東 深圳 518105)
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和完善,對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展要求越來(lái)越高,完善的管理制度能夠最大限度的降低企業(yè)成本,使企業(yè)擁有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。因此,一個(gè)企業(yè)若要保持較高的盈利能力,應(yīng)當(dāng)十分重視存貨的管理,通過(guò)實(shí)施正確的存貨管理方法,來(lái)降低企業(yè)的平均資金占用水平,提高存貨的流轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率,才能最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。存貨管理的好壞,直接關(guān)系到企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)及資金利用,關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。
新企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的發(fā)布,更加完整地制定了關(guān)于企業(yè)存貨的相關(guān)要求及計(jì)價(jià)方法,使存貨管理更能直接的體現(xiàn)企業(yè)的生存和發(fā)展?fàn)顟B(tài)。
存貨,是指企業(yè)在日?;顒?dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過(guò)程或提供勞務(wù)過(guò)程中耗用的材料和物料等。企業(yè)的存貨通常包括:原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、商品、周轉(zhuǎn)材料等。
存貨同時(shí)滿足下列條件的,才能予以確認(rèn):第一,與該存貨有關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益很可能流入企業(yè);第二,該存貨的成本能夠可靠地計(jì)量。存貨屬于企業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn),它不僅在企業(yè)營(yíng)運(yùn)資本中占很大比重,而且又是流動(dòng)性較差的流動(dòng)資產(chǎn)。根據(jù)謹(jǐn)慎性原則,新企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求企業(yè)采用成本與可變現(xiàn)凈值孰低原則對(duì)存貨進(jìn)行期末計(jì)價(jià)。存貨管理就是對(duì)企業(yè)的存貨進(jìn)行管理,主要包括存貨的信息管理和在此基礎(chǔ)上的決策分析,最后進(jìn)行有效控制,存貨管理的最終目的是提高經(jīng)濟(jì)效益。
企業(yè)的存貨是不斷流動(dòng)的,有流入也有流出,流入與流出相抵后的結(jié)余即為期末存貨,本期期末存貨結(jié)轉(zhuǎn)到下期,既為下期的期初存貨,下期繼續(xù)流動(dòng),就形成了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的存貨流轉(zhuǎn)。采用某種存貨流轉(zhuǎn)的假設(shè),在期末存貨與發(fā)出存貨之間分配成本,就產(chǎn)生了不同的確定發(fā)出存貨成本的方法,而發(fā)出存貨計(jì)價(jià)方法的不同,對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、盈虧情況會(huì)產(chǎn)生不同的影響,主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面:第一、存貨計(jì)價(jià)對(duì)企業(yè)損益的計(jì)算有直接影響。表現(xiàn)在:其一,期末存貨計(jì)價(jià)(估價(jià))如果過(guò)低,當(dāng)期的收益可能因此而相應(yīng)減少;其二,期末存貨計(jì)價(jià)(估價(jià))如果過(guò)高,當(dāng)期的收益可能因此而相應(yīng)增加;其三,期初存貨計(jì)價(jià)如果過(guò)低,當(dāng)期的收益可能因此而相應(yīng)增加;其四,期初存貨計(jì)價(jià)如果過(guò)高,當(dāng)期的收益可能因此而相應(yīng)減少。第二,存貨計(jì)價(jià)對(duì)于資產(chǎn)負(fù)債表有關(guān)項(xiàng)目數(shù)額計(jì)算有直接影響,包括流動(dòng)資產(chǎn)總額、所有者權(quán)益等項(xiàng)目,都會(huì)因存貨計(jì)價(jià)的同而有不同的數(shù)據(jù)。第三,存貨計(jì)價(jià)方法的選擇對(duì)計(jì)算所得稅費(fèi)用的數(shù)額有一定的影響。因?yàn)椴煌挠?jì)價(jià)方法,對(duì)結(jié)轉(zhuǎn)當(dāng)期銷售成本的數(shù)額會(huì)有所不同,從而影響企業(yè)當(dāng)期利潤(rùn)數(shù)額的確定。
企業(yè)置留存貨的原因一方面是為了保證生產(chǎn)或銷售的經(jīng)營(yíng)需要,防止停工待料,并及時(shí)對(duì)市場(chǎng)變化做出反應(yīng);另一方面是出自價(jià)格的考慮,零購(gòu)物資的價(jià)格往往較高,而整批購(gòu)買在價(jià)格上有優(yōu)惠,這樣可以降低進(jìn)貨成本;但是,過(guò)多的存貨要占用較多資金,并且會(huì)增加包括倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維護(hù)費(fèi)、管理人員工資在內(nèi)的各項(xiàng)開(kāi)支,因此,進(jìn)行存貨管理目標(biāo)就是盡力在各種成本與存貨效益之間做出權(quán)衡,達(dá)到兩者的最佳結(jié)合,這就是存貨管理的目標(biāo)。
材料的使用關(guān)系著企業(yè)的各個(gè)方面,但是材料領(lǐng)用記錄、生產(chǎn)成本及費(fèi)用的歸集、結(jié)轉(zhuǎn)的記錄等人為因素較多,尤其在工程項(xiàng)目核算上更顯現(xiàn)其弊端。比如,甲、乙兩個(gè)工號(hào)同時(shí)開(kāi)工,月末核算記錄顯示的是乙工號(hào)的材料消耗極少甚至為零,而甲工號(hào)的材料消耗多出一大塊;購(gòu)入的材料購(gòu)貨發(fā)票未到,但已經(jīng)領(lǐng)用消耗,期末又沒(méi)有按規(guī)定暫估入庫(kù),造成資產(chǎn)負(fù)債表期末存貨記錄減少甚至出現(xiàn)紅字余額。這些漏洞的產(chǎn)生都是因?yàn)闆](méi)有嚴(yán)格的執(zhí)行財(cái)務(wù)制度,因此要嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度規(guī)定,使入庫(kù)單、領(lǐng)料單等資料及時(shí)完整地注明所發(fā)生的每一筆往來(lái)情況,使賬、物、卡三相符。
很多企業(yè)在材料采購(gòu)、產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)往往由同一個(gè)人完成采購(gòu)銷售、付款收款、入庫(kù)出庫(kù)等全過(guò)程,使采購(gòu)銷售工作無(wú)章可依,還會(huì)提供暗箱操作的溫床,增加了營(yíng)私舞弊的可能性。因此要加強(qiáng)存貨采購(gòu)管理,合理運(yùn)作采購(gòu)資金,控制采購(gòu)成本。
首先,設(shè)立正確完善的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度以保證采購(gòu)業(yè)務(wù)在內(nèi)、外部各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行通暢和高效率并及時(shí)、準(zhǔn)確提供存貨采購(gòu)的會(huì)計(jì)信息。采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì):其一,采購(gòu)合同應(yīng)由生產(chǎn)或銷售部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門和法律部門會(huì)同供貨單位共同簽訂。其二,物資的采購(gòu)人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)存貨的驗(yàn)收保管。其三,物資的采購(gòu)人員、保管人員、使用人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)記錄。其四,采購(gòu)人員應(yīng)與負(fù)責(zé)付款審批的人員相分離。其五,審核付款人員應(yīng)與付款人員相分離。其六,記錄應(yīng)付賬款的人員應(yīng)與出納人員相分離。存貨采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)單控制制度為使物資既能夠滿足需要,又能防止由于存貨過(guò)多而造成的積壓風(fēng)險(xiǎn),在確定存貨采購(gòu)時(shí),必須由物資的使用部門根據(jù)未來(lái)一定期間的需要量,以填制“物資需求單”的方式提前通知物資保管部門,由保管部門再根據(jù)現(xiàn)有存貨的庫(kù)存量計(jì)算出請(qǐng)購(gòu)量后,正式提交“請(qǐng)購(gòu)單”。經(jīng)過(guò)物資保管部門主管簽字的請(qǐng)購(gòu)單還必須通過(guò)采購(gòu)部門和資金管理部門確認(rèn)后方可生效。采購(gòu)部門確認(rèn)的目的在于兩個(gè)方面:一是防止已經(jīng)采購(gòu)的物資又重復(fù)執(zhí)行,二是咨詢現(xiàn)行市場(chǎng)價(jià)格,對(duì)所需要采購(gòu)資金進(jìn)行估算。采購(gòu)部門簽署同意采購(gòu)的意見(jiàn)并將估算的資金需要、付款時(shí)間說(shuō)明后交資金管理部門,由資金管理部門根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、資金預(yù)算范圍和企業(yè)的現(xiàn)有資金狀況進(jìn)行綜合審查后批準(zhǔn)的。存貨采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)單由資金管理部門簽署同意執(zhí)行的意見(jiàn)后,再交由采購(gòu)部門采購(gòu)。
其次,計(jì)劃員要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),對(duì)生產(chǎn)工藝流程及設(shè)備運(yùn)行情況要有充分的了解,掌握設(shè)備維修、備件消耗情況及生產(chǎn)耗用材料情況,進(jìn)而做出科學(xué)合理的存貨采購(gòu)計(jì)劃。
再次,要規(guī)范采購(gòu)行為,增加采購(gòu)的透明度。本著節(jié)約的原則,采購(gòu)員要對(duì)供貨單位的品質(zhì)、價(jià)格、財(cái)務(wù)信譽(yù)動(dòng)態(tài)監(jiān)控;收集各種信息,同類產(chǎn)品貨比多家,以求價(jià)格最低、質(zhì)量最優(yōu);同時(shí)對(duì)大宗原燃材料、大型備品備件實(shí)行招標(biāo)采購(gòu),杜絕暗箱操作,杜絕采購(gòu)黑洞。這樣,既確保了生產(chǎn)的正常進(jìn)行,又有效地控制了采購(gòu)成本,加速了資金周轉(zhuǎn)、提高了資金的使用效率。
很多企業(yè)在每個(gè)季度或者在每個(gè)固定期限內(nèi)的清產(chǎn)核資中對(duì)毀損待報(bào)廢、超儲(chǔ)積壓存貨儲(chǔ)備作為重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行上報(bào),但每年都是只上報(bào),沒(méi)有上級(jí)主管部門的批示,沒(méi)有處理結(jié)果,致使毀損待報(bào)廢、超儲(chǔ)積壓存貨儲(chǔ)備量像滾雪球一樣越滾越大,使之流于形式,沒(méi)有從根本上解決問(wèn)題。因此我們可以充分利用ERP等先進(jìn)的管理模式,實(shí)現(xiàn)存貨資金信息化管理,使存貨管理達(dá)到現(xiàn)代化企業(yè)管理的要求。關(guān)于ERP使用:只要用戶提供某材料的需求預(yù)測(cè)量、材料的單價(jià)、單位的儲(chǔ)存成本及每次訂貨的費(fèi)用,ERP就可以幫助企業(yè)找到最優(yōu)的采購(gòu)量。接下來(lái),用戶只要關(guān)心如何收集這些數(shù)據(jù)。
(1)某材料的需求預(yù)測(cè)量。一般企業(yè),特別是存貨式生產(chǎn)的企業(yè),在年末或者年初,會(huì)根據(jù)市場(chǎng)情況,預(yù)測(cè)下一年或者本年的產(chǎn)品生產(chǎn)量。而只要知道這產(chǎn)品生產(chǎn)量,ERP就可以根據(jù)BOM數(shù)據(jù),計(jì)算出材料的需求量。所以,成品產(chǎn)量預(yù)測(cè),會(huì)影響到最終計(jì)算結(jié)果是否準(zhǔn)確。
(2)材料的單價(jià)。在市場(chǎng)上,特別是近期,由于燃料等價(jià)格變動(dòng),原材料市場(chǎng)最近價(jià)格變動(dòng)比較頻繁,但是,企業(yè)一般出于定價(jià)的需要,會(huì)在年底跟供應(yīng)商簽訂“一籃子合同”,或者會(huì)預(yù)測(cè)原材料的價(jià)格。所以,材料單價(jià)的收集也不是問(wèn)題。
(3)單位的儲(chǔ)存成本。單位的儲(chǔ)存成本是每單位材料的儲(chǔ)存成本,這每種材料都不一樣,要企業(yè)一個(gè)個(gè)去收集嗎,這顯然不現(xiàn)實(shí)。一般的做法,是企業(yè)分類整理。如分零件類、輔助材料類、包裝類等等。這要注意,平時(shí)數(shù)據(jù)的收集,一般要經(jīng)過(guò)半年左右的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總,才能得出一個(gè)比較合理的結(jié)果。
(4)每次訂貨的費(fèi)用。這個(gè)費(fèi)用根據(jù)企業(yè)情況的不同,有多有少。有的企業(yè)每次訂貨前都要去供應(yīng)商那里驗(yàn)貨,或每次訂貨都要簽合同,則此時(shí),每次訂貨的費(fèi)用就比較高。這個(gè)數(shù)據(jù),也是需要企業(yè)通過(guò)一點(diǎn)時(shí)間的收集整理,才可行。確定如上數(shù)據(jù)庫(kù),ERP系統(tǒng)就可以幫助企業(yè),計(jì)算出每種材料的最佳采購(gòu)批量,為企業(yè)的決策者提供依據(jù)。利用ERP使人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷全方位科學(xué)高效集中管理,最大限度地堵塞漏洞,降低庫(kù)存,使存貨管理更上一個(gè)新臺(tái)階。
總之,在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的現(xiàn)在,如何節(jié)約成本是企業(yè)立足的根本條件,而在信息條件發(fā)展的今天,相關(guān)的材料成本趨向平價(jià)的時(shí)候,加強(qiáng)管理也就成為了企業(yè)生存的重要條件。加強(qiáng)存貨管理,能夠最大限度的降低企業(yè)的資金占用率;能夠最大限度的加快企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)率;能夠最大限度的優(yōu)化企業(yè)的成本管理??傊?,通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)存貨管理,達(dá)到降低企業(yè)綜合成本的目標(biāo),有效地保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的連續(xù)正常進(jìn)行,從而提高產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)能力,確保企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康地發(fā)展。
[1]中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì):2010年度注冊(cè)會(huì)計(jì)師全國(guó)統(tǒng)一考試輔導(dǎo)教材[M].中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社,2010.
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