陳清欽

（集美大學(xué) 誠毅學(xué)院，福建 廈門 3 6 1 0 2 1）

高校辦公室辦公自動(dòng)化建設(shè)初探

陳清欽

（集美大學(xué) 誠毅學(xué)院，福建 廈門 3 6 1 0 2 1）

辦公室作為高校的綜合服務(wù)部門、協(xié)調(diào)部門，是學(xué)校的“樞紐”和“窗口”，辦公自動(dòng)化已經(jīng)越來越成為其日常工作不可或缺的條件.因此，我們必須加大力度，積極進(jìn)行高校辦公室辦公自動(dòng)化的建設(shè).本文試從系統(tǒng)的功能、必要性和可行性、原則、面臨的問題及思考四個(gè)方面，對(duì)高校辦公室的辦公自動(dòng)化建設(shè)做初步探討.

高校；辦公室；辦公自動(dòng)化；功能；必要性

在現(xiàn)代辦公室工作中，推崇一種新的概念“O A”(O f f i c e A u t o m a t i o n)，即辦公自動(dòng)化，是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)提供的技術(shù)手段改善辦公室工作的環(huán)境，提高辦公室工作的效率與水平.高校辦公室，是各項(xiàng)政策的推行者，也是師生的服務(wù)者，其辦公自動(dòng)化程度的高低，不僅關(guān)系到自身的管理水平，也關(guān)系到學(xué)校的形象和聲譽(yù)，辦公自動(dòng)化已經(jīng)越來越成為高校辦公室日常管理工作不可或缺的條件.因此，我們必須加大力度，積極進(jìn)行高校辦公室辦公自動(dòng)化的建設(shè).

1 高校辦公室辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能

1.1 信息查詢功能

領(lǐng)導(dǎo)在做出各項(xiàng)重大決策之前需要獲取大量的、有用的信息，輔助決策是辦公室工作的重要內(nèi)容.在這項(xiàng)工作中，工作人員的職責(zé)主要是進(jìn)行有關(guān)輔助決策信息的收集和處理.利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，工作人員可以高效率、大容量地查詢、檢索、閱讀、存儲(chǔ)各種信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持.

1.2 文字處理功能

文字工作是辦公室的主要工作之一.傳統(tǒng)的辦公方式重復(fù)勞動(dòng)多、工作效率低，不僅浪費(fèi)時(shí)間,還浪費(fèi)了大量的人力和物力.在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，文件錄入電腦后,可以任意進(jìn)行編輯、修改、增補(bǔ)或刪減，還可以自動(dòng)校對(duì)、調(diào)節(jié)行距、編碼等.各種復(fù)雜格式的文件便于再次產(chǎn)生和再形成,并避免或減少由草稿到最終定稿過程中,多次打字輸入的工作量,稿件修改到正確無誤之前,無需重復(fù)打印,極大地提高了文件編制的效率.工作人員還可利用計(jì)算機(jī)的文檔管理系統(tǒng)來完成文書立卷和檔案管理工作.在歸檔時(shí)，由于所有收發(fā)的文件都實(shí)行計(jì)算機(jī)登錄，年終可由打印機(jī)按公文順序打印出各處室承辦的文件清單，再根據(jù)清單核對(duì)歸檔文件，立卷后由計(jì)算機(jī)根據(jù)原有文件的內(nèi)容和特征，進(jìn)行自動(dòng)編目，實(shí)行文件和檔案的一體化管理.1.3 信訪處理功能

信訪工作是辦公室工作的重要組成部分.信訪處理工作的程序?yàn)椋旱怯洝书啞晦k—轉(zhuǎn)辦—催辦—回告—審查結(jié)果—復(fù)信—信訪歸檔.辦公自動(dòng)化的軟件中具有信訪管理功能，這種程序可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中得到數(shù)字化的體現(xiàn).可進(jìn)行信件的登記、閱讀、分類并注明主送領(lǐng)導(dǎo)，自辦或轉(zhuǎn)辦標(biāo)識(shí)，還有自動(dòng)示警催辦，處理完畢還可以根據(jù)計(jì)算機(jī)登錄的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)歸卷，這樣就大大減少了人工操作繁雜事務(wù)，有效地提高了工作效率.

1.4 智能化會(huì)議功能

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以幫助工作人員辦好各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作.傳統(tǒng)的會(huì)務(wù)工作經(jīng)常要涉及到很多方面，而利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的電子日程表安排會(huì)議，在很短的時(shí)間內(nèi)就可以了解到領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，從而確定好會(huì)議時(shí)間，妥善地安排好會(huì)議地點(diǎn)、聲像設(shè)備等，并能通過語音功能做好會(huì)議記錄，統(tǒng)計(jì)會(huì)議討論或選舉的結(jié)果等等.

2 高校辦公室進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)的必要性和可行性

2.1 高校辦公室工作的特點(diǎn)決定了對(duì)辦公自動(dòng)化的要求

辦公室作為高校的綜合服務(wù)部門、協(xié)調(diào)部門，是學(xué)校的“樞紐”和“窗口”，集參與政務(wù)、處理事務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系和提供服務(wù)等職能于一身，承擔(dān)著學(xué)校溝通上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右的任務(wù)，其日常工作包括文件的收發(fā)、起草、歸檔、查詢、領(lǐng)導(dǎo)日程的安排，信息收集上報(bào)，對(duì)外交流、接待、內(nèi)部行政管理、信訪等.事務(wù)繁雜、信息量大，且其工作必須快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確.因此，加快辦公自動(dòng)化建設(shè)是提高辦公室工作質(zhì)量和效率必不可少的前提條件.

2.2 降低成本支出的需要

隨著高校辦公室信息量的日益增加，若仍采用陳舊的辦公方式，勢必要不斷增加工作人員.從資本支出角度來看，建設(shè)辦公室辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相對(duì)投入較大，但從長遠(yuǎn)來看，與單純的增加人員相比，大大節(jié)約了財(cái)力.另外，目前高校辦公室的信息傳遞模式仍保留在紙質(zhì)的形式上，這需要大量的辦公耗材和設(shè)備損耗.如果通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，就可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，從而大大節(jié)約了辦公成本.

2.3 移動(dòng)辦公的需要

隨著國際化、開放式辦學(xué)，高校與國內(nèi)外的交往日益增加，學(xué)校中層以上的領(lǐng)導(dǎo)干部會(huì)經(jīng)常因公需要外出考察學(xué)習(xí)或參加學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)，致使需要通過領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議決定或需領(lǐng)導(dǎo)親筆確認(rèn)的一些緊急的、重要的文件得不到審批，在一定程度上影響了辦事效率.這就要求有先進(jìn)的辦公系統(tǒng)獲取信息、處理工作.使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)的方式傳遞文件、申請、審批，可以即時(shí)到達(dá).還能通過手機(jī)短信、郵件等方式自動(dòng)提醒，確保事務(wù)的及時(shí)處理.

2.4 硬件條件完善

目前，各高校辦公自動(dòng)化的條件有了較大的發(fā)展，基本上達(dá)到了人手一部電腦的程度，也新購置了很多的復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，已達(dá)到了辦公自動(dòng)化的初級(jí)階段，辦公室實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的硬件設(shè)施基本具備.

2.5 軟件設(shè)施條件成熟

隨著全社會(huì)計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高度發(fā)展，各高校都投入了大量的資金建設(shè)自己的校園網(wǎng)絡(luò)，通過不斷的完善和發(fā)展，基本完成了校園網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，也基本實(shí)現(xiàn)了與教育系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)高速連接、與國際互聯(lián)網(wǎng)相通.這就為高校辦公室實(shí)行辦公自動(dòng)化提供了良好的契機(jī).

2.6 辦公室工作人員的素質(zhì)普遍提高隨著高校擴(kuò)招、內(nèi)部管理體制和人事聘任制度的日益深入,各高校都從應(yīng)屆畢業(yè)生中選了一批優(yōu)秀的、基礎(chǔ)知識(shí)較為全面的人員為辦公室工作人員，他們具有良好的計(jì)算機(jī)和外語水平，接受新知識(shí)速度快；對(duì)原有的工作人員也普遍進(jìn)行了計(jì)算機(jī)知識(shí)、英語水平的培訓(xùn)，使得辦公室工作人員熟悉了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，從而能高效率、高質(zhì)量地完成辦公室各項(xiàng)日常工作.這就為高校辦公室實(shí)行辦公自動(dòng)化奠定了良好的基礎(chǔ).

3 高校辦公室進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循的原則

3.1 規(guī)范化原則

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的流程應(yīng)該是規(guī)范的、系統(tǒng)的，才能符合辦公室日常工作的要求，使得公文管理、辦公事務(wù)處理、信息管理、會(huì)務(wù)管理、決策服務(wù)等內(nèi)容，成為一個(gè)流暢的、按照一定程序運(yùn)行的有機(jī)系統(tǒng).

3.2 先進(jìn)性原則

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)應(yīng)立足于較高的起點(diǎn)，在考慮性能價(jià)格比的同時(shí)，著重考慮系統(tǒng)的先進(jìn)性.在軟硬件平臺(tái)的選用上應(yīng)選擇較新的技術(shù)，避免因只考慮節(jié)省投資而導(dǎo)致系統(tǒng)過早被淘汰，反而浪費(fèi)投資的結(jié)果.

3.3 完備性原則

在利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提高辦公室辦公效率的情況下，要保證整體系統(tǒng)的完備性，使得辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和功能體系能充分滿足辦公室各項(xiàng)日常工作的要求.

3.4 適用性原則

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)具有良好的人機(jī)交互界面而易于使用.

3.5 可擴(kuò)充性原則

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的要素、編碼、功能和數(shù)據(jù)庫應(yīng)考慮到可擴(kuò)充性原則，便于擴(kuò)充維護(hù)，以滿足將來發(fā)展的需要.

3.6 可靠性原則

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須考慮數(shù)據(jù)的安全性和可靠性.使機(jī)密數(shù)據(jù)能夠集中保護(hù)與備份，通過多層的安全控制機(jī)制，確保有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問系統(tǒng)資源.要有詳細(xì)的系統(tǒng)安全日志和程序日志記錄所有訪問系統(tǒng)的用戶，對(duì)I P地址加以屏蔽.

4 高校辦公室進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)面臨的問題及

思考

4.1 辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)辦公方式的矛盾

傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)運(yùn)行了幾十年，有一套完整的制度和行之有效的方法，一些辦公室工作人員已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的辦公方式，產(chǎn)生了依賴性，不愿主動(dòng)去改變.另外，部分年齡較大的工作人員由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較低，對(duì)辦公自動(dòng)化存在畏難、排斥心理.辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)辦公方式的這些矛盾妨礙了辦公自動(dòng)化的實(shí)行.辦公室工作人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到高校辦公室實(shí)行辦公自動(dòng)化不僅可以大大減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，簡化工作程序，提高工作效率和質(zhì)量，而且辦公自動(dòng)化建設(shè)的好壞是衡量高?，F(xiàn)代管理水平高低的重要標(biāo)尺之一.因此，要自覺地、不斷地更新觀念，從求穩(wěn)怕亂、安于現(xiàn)狀的陳舊觀念中解脫出來，主動(dòng)地接受新的管理方式，克服傳統(tǒng)習(xí)慣勢力，積極參加培訓(xùn)，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的應(yīng)用水平，進(jìn)而提高綜合業(yè)務(wù)能力.

4.2 與辦公自動(dòng)化相關(guān)的制度尚不完善

辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，如公文的起草、發(fā)文、簽閱、批示、查閱、傳遞等均在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，目前國家還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，電子文檔的法律效力還未得到公認(rèn)，文件的審核、簽批等涉及到電子簽名、電子印章問題的，其使用的有效性受到質(zhì)疑.同時(shí)，辦公自動(dòng)化需要建立和完善各種規(guī)章制度，才能使工作人員能夠接受和嚴(yán)格按規(guī)定使用.目前，一部分高校還未建立相關(guān)的規(guī)章制度，即使己經(jīng)建立了相關(guān)的規(guī)章制度，制度也還不完善.這就影響了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的正常運(yùn)行.因此，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)中，要逐步建立和完善與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)的規(guī)章制度.現(xiàn)階段國內(nèi)尚無立法，學(xué)校要制定相關(guān)的制度，確保電子公文的合法性；要建立健全的管理制度，使工作人員嚴(yán)格按照規(guī)定操作使用.

4.3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全問題

辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)要處理、傳輸、存儲(chǔ)的信息具有很高的價(jià)值和保密性，但辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在建設(shè)中較多側(cè)重滿足功能性需求，安全設(shè)計(jì)的針對(duì)性、系統(tǒng)性不強(qiáng)，這就容易造成數(shù)據(jù)的泄露.另外，辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)使用最多的操作系統(tǒng)是Wi nd o w s，作為一種商業(yè)軟件，微軟并沒有公開Wi nd o w s的源代碼，涉及信息安全的核心技術(shù)不透明，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建立在一個(gè)很難讓人放心的基礎(chǔ)上.此外，一些辦公室工作人員對(duì)信息安全知識(shí)掌握較少，也缺乏病毒查殺、系統(tǒng)升級(jí)等必要的安全防范技能.系統(tǒng)安全需要進(jìn)行整體規(guī)劃和綜合治理，要通過提高安全意識(shí)和加強(qiáng)安全管理，將技術(shù)與管理有效地結(jié)合起來，對(duì)系統(tǒng)提供整體的、全方位的安全保護(hù).具體措施主要有：在互聯(lián)網(wǎng)之間的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備；在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件；對(duì)操作系統(tǒng)進(jìn)行安全配置檢測和加固；運(yùn)用加密手段，確保辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性；采用認(rèn)證機(jī)制，對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證、識(shí)別和訪問控制等.

綜上所述，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)給高校辦公室工作的開展提供了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，在工作中的作用將日益突出.高校辦公室實(shí)行辦公自動(dòng)化是信息化建設(shè)的必經(jīng)階段.這是一項(xiàng)基礎(chǔ)的、長期的工作，工作人員需要在思維、管理、制度等方面經(jīng)歷一次深層次的、全面的轉(zhuǎn)變，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于日常工作中，進(jìn)而提升學(xué)校的管理水平.

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〔2〕王麗霞.高校辦公室辦公自動(dòng)化的建設(shè)和面臨的問題[J].中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，2002（6）.

〔3〕尹明.新時(shí)期下高校辦公自動(dòng)化建設(shè)存在問題及對(duì)策[Z].消費(fèi)導(dǎo)刊，2009（18）.

〔4〕許廷進(jìn).當(dāng)前辦公自動(dòng)化存在的問題及對(duì)策[J].山東檔案，2007（5）.

〔5〕徐為民，汪克強(qiáng)，徐兵.高校辦公室辦公自動(dòng)化的建設(shè)和發(fā)展[J].教育與現(xiàn)代化，2008（2）.

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