謝雙顯 楊 洪 高 婕

(武漢軍械士官學(xué)?！盾娦凳抗佟肪庉嫴?湖北 武漢 430075)

科技期刊編輯做好退稿工作的基本原則及技巧

謝雙顯 楊 洪 高 婕

(武漢軍械士官學(xué)?！盾娦凳抗佟肪庉嫴?湖北 武漢 430075)

針對(duì)當(dāng)前部分科技期刊編輯因思想上麻痹輕視,行動(dòng)上草率敷衍導(dǎo)致不當(dāng)退稿現(xiàn)狀,闡述了不當(dāng)退稿帶來(lái)的負(fù)面影響,探討了做好退稿工作須遵循的“三字原則”,并結(jié)合工作實(shí)際,提出了因“人”制宜、因“稿”制宜、因“式”制宜做好退稿工作的基本退稿技巧。

科技期刊編輯;退稿工作;退稿原則;退稿技巧

退稿,就是對(duì)作者所投稿件不擬刊用,將其退回。隨著出版業(yè)的迅速發(fā)展,期刊之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。如何出精品,創(chuàng)名牌,從而提高期刊的可持續(xù)發(fā)展,這就需要期刊編輯從各個(gè)環(huán)節(jié)考慮突破點(diǎn)[1]。

一、不當(dāng)退稿的常見(jiàn)表現(xiàn)

對(duì)于退稿,大多數(shù)編輯都是很認(rèn)真、負(fù)責(zé)的,但也有部分編輯在思想上麻痹輕視,行動(dòng)上草率敷衍,其不當(dāng)退稿主要表現(xiàn)在三個(gè)方面:一是以期刊征稿簡(jiǎn)則上已注明“由于人力有限,來(lái)稿一律不退,請(qǐng)勿兩投,三個(gè)月后未收到刊用通知,作者可自行處理”字樣為由拒絕履行退稿義務(wù)。二是給作者千篇一律的“論文經(jīng)專(zhuān)家評(píng)審未獲通過(guò),現(xiàn)予以退稿,請(qǐng)自行處理”等格式化退稿回執(zhí)。三是編輯收到論文后,不給任何回音,論文猶如石沉大海,作者只能等待。

二、不當(dāng)退稿帶來(lái)的負(fù)面影響

不當(dāng)退稿,會(huì)給期刊帶來(lái)嚴(yán)重的負(fù)面影響。

(一)為“一稿多投”“推波助瀾”

作者寄出稿件后,久久收不到來(lái)自期刊編輯的有關(guān)稿件“命運(yùn)”的回音,也不敢“責(zé)問(wèn)”,但為了提高論文的命中率,以期成果早日公之于眾,有時(shí)只好“違心(內(nèi)心深處對(duì)‘一稿多投’也是持否定態(tài)度)”地抱著東方不亮西方亮的心態(tài)四處探路,尋找各種機(jī)會(huì)、各種路徑進(jìn)入出版過(guò)程。于是,在便利的網(wǎng)絡(luò)條件下,作者的論文便飛向天南地北[2]。這樣不僅浪費(fèi)了編輯部的人力、物力和財(cái)力,有時(shí)也會(huì)使作者陷入“難以取舍”的兩難境地,還會(huì)損壞作者聲譽(yù),甚至是給期刊建設(shè)帶來(lái)不利影響。

(二)“退稿拒人”使作者隊(duì)伍流失

作者是出版業(yè)的第一資源,是精神生產(chǎn)的主體,是精神生產(chǎn)第一線(xiàn)上的勞動(dòng)者,沒(méi)有作者不斷提供各種作品(稿件),編輯勞動(dòng)就會(huì)成為“無(wú)米之炊”[3]。任何成熟的期刊都有其穩(wěn)定、扎實(shí)、忠誠(chéng)的核心作者隊(duì)伍。一個(gè)閱稿不嫌煩、談稿不馬虎,改稿不隨意,批稿不粗疏,發(fā)稿不將就的“編輯匠”是不會(huì)只把目光盯在少數(shù)名家身上,為他們“開(kāi)綠燈”、付“高稿酬”,應(yīng)本著“準(zhǔn)確審稿、誠(chéng)懇待人、講究方法、秉公辦事”的原則,認(rèn)真對(duì)待每一位投稿人,做好退稿工作。退稿原因復(fù)雜多樣,但對(duì)于作者來(lái)說(shuō),退稿總是一件令人不愉快甚至是傷心的事。如果作者收不到稿件“命運(yùn)”回音或者只是收到一紙冰冷的拒人千里的格式化的退稿函,既沒(méi)有說(shuō)明稿件為什么被棄用,更沒(méi)有針對(duì)來(lái)稿內(nèi)容如實(shí)詳細(xì)地指出文章存在的不足,不能給作者任何改進(jìn)和提高,長(zhǎng)此以往,必然會(huì)“退掉”期刊在作者心目中已有的“地位”?！案寮挥檬菚簳r(shí)的、一次性的,而作者的寫(xiě)作并不止這一回,與編輯出版機(jī)構(gòu)的聯(lián)系是長(zhǎng)期的、經(jīng)常性的”,[4]只要編輯做到“退稿不退人”,以人為本,以真誠(chéng)對(duì)待作者,他們終究會(huì)以高質(zhì)量的稿件進(jìn)行回報(bào)。

(三)“疏于業(yè)務(wù)”使能力提高受限

“上山容易下山難?！弊龊猛烁骞ぷ魍忍幚砜捎酶寮y度更大。要使退稿有理,有據(jù),所提意見(jiàn)讓作者信服,編輯不僅要有高度的責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神、高尚的情操和良好的涵養(yǎng),還要具備深厚的知識(shí)功底、開(kāi)闊的知識(shí)視野并掌握最新的學(xué)科信息。

三、做好退稿工作須把握的“三字原則”

做好退稿工作是編輯職業(yè)的崇高責(zé)任和使命[5],是作者成長(zhǎng)進(jìn)步的階梯,正如葉圣陶先生所說(shuō):編輯同志在審稿子的時(shí)候,既要嚴(yán)格,又不宜求全責(zé)備,不要錯(cuò)過(guò)一篇有希望的作品,不要錯(cuò)過(guò)一個(gè)有希望的作者[6](P77),以今天認(rèn)真負(fù)責(zé)的退稿函換來(lái)明天的可用稿,以自身良好的職業(yè)形象做旗幟,指引人、感召人,因?yàn)樽髡呓裉煸庥龅摹笆　?會(huì)成為明天進(jìn)步與成功的階梯[7]。我認(rèn)為要做好退稿工作必須把握“快、公、明”“三字原則”,“快”即退稿及時(shí)、迅速,“公”即堅(jiān)持質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),不偏不倚,公平公正退稿,“明”即退稿意見(jiàn)細(xì)化明確,理、據(jù)充分。

(一)及時(shí)迅速退稿,關(guān)心作者進(jìn)步

稿件經(jīng)過(guò)審核確定要退,那就要退得快,退得利索,不要積壓、敷衍,因?yàn)檫@樣可以盡快地安撫作者惴惴不安的心,為作者或盡快的改投他刊或修改后另作安排贏得時(shí)間,還能贏得作者對(duì)編輯的稱(chēng)贊?？焖偻烁蹇此坪?jiǎn)單,但有時(shí)易被不懂作者投稿心理的編輯忽視,不能及時(shí)給作者有關(guān)稿件“命運(yùn)”的回音,或讓稿件無(wú)期限的自動(dòng)淘汰,讓作者“望穿秋水”仍不知稿件歸宿,這樣處理作者稿件本身極不規(guī)范,也迫使急于讓成果早日公之于眾的作者另想辦法。而“一稿多投”,既損壞了作者的聲譽(yù),也給期刊帶來(lái)了不利的影響,同時(shí)在某種程度上反映出了編輯的工作效率和工作態(tài)度,在客觀上成為“一稿多投”的“推手”。

(二)公平公正退稿,穩(wěn)定作者隊(duì)伍

退稿,集中地反映了編輯與作者間的矛盾關(guān)系,即作者接到退稿函后,很難認(rèn)識(shí)“有用必有退”的用稿規(guī)律,心理難以承受[8],如果編輯退稿不公,便極易打擊作者的投稿積極性和寫(xiě)作熱情,甚至丟掉期刊在作者心目中已有的“地位”,使作者隊(duì)伍流失。實(shí)行公正退稿就成為解決這一矛盾的關(guān)鍵,它能促進(jìn)期刊發(fā)展,能促進(jìn)編輯潔身自好,樹(shù)立良好職業(yè)道德,還能促進(jìn)作者不斷總結(jié)創(chuàng)新,走向成功。在出版界過(guò)分忽視作者地位,在文稿評(píng)審、取舍和發(fā)表先后上常行不正之風(fēng)的今天,作者很容易對(duì)編輯產(chǎn)生反感,從而導(dǎo)致編輯與作者關(guān)系變壞[9]?！巴烁宀煌巳恕币笃诳庉嫾纫獙?duì)來(lái)稿進(jìn)行嚴(yán)格審查,不降低刊用標(biāo)準(zhǔn),又要認(rèn)真履行退稿手續(xù),穩(wěn)定作者隊(duì)伍,編輯只有信守公正的客觀標(biāo)準(zhǔn),合理合情地向作者指明文稿的不足之處,幫助作者分析原因,理清思路,使作者獲得新的發(fā)現(xiàn)和突破,讓作者從內(nèi)心深處覺(jué)得在退稿面前是人人平等,才會(huì)得到作者的理解和尊重,為期刊留住更多作者的“心”,進(jìn)而提高作者對(duì)期刊的信任度,穩(wěn)定作者隊(duì)伍。

(三)細(xì)化明確退稿意見(jiàn),樹(shù)立作者意識(shí)

細(xì)化、明確退稿意見(jiàn),不僅對(duì)作者有利,編輯也在全心全意為作者服務(wù)的過(guò)程中樹(shù)立了良好的形象,同時(shí)也為期刊的發(fā)展開(kāi)辟了一個(gè)宣傳的窗口。在科技創(chuàng)新與拓展領(lǐng)域的氛圍中,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),不僅培養(yǎng)了作者,贏得了作者的信賴(lài),也使科技期刊有了更加廣泛的作者群,為期刊的生存和發(fā)展提供了原動(dòng)力。[10]目前科技期刊的退稿率都比較高,這涉及到大部分作者群,退稿工作如果處理不好,很可能會(huì)影響到很大一批科技工作者的創(chuàng)作活動(dòng),期刊編輯必須處處為作者考慮,準(zhǔn)確寫(xiě)好退稿意見(jiàn),增強(qiáng)為作者服務(wù)意識(shí),做到“退稿不退人”,使期刊擁有穩(wěn)定的作者群體,進(jìn)一步為期刊發(fā)展拓展空間。退稿意見(jiàn)細(xì)化、明確,編輯在服務(wù)作者,使作者直接了解所投稿件的問(wèn)題所在,少走彎路的同時(shí),也培養(yǎng)了大批作者,他們根據(jù)退稿意見(jiàn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改進(jìn)工作方法,將文章進(jìn)行修改和完善,在實(shí)踐中不斷提高。

四、做好退稿工作的基本技巧

退稿是一門(mén)藝術(shù)。做好退稿工作,編輯除必須把握“快、公、明”“三字原則”外,還應(yīng)注重操作技巧。我認(rèn)為最基本的技巧就是因“人”制宜、因“稿”制宜、因“式”制宜。稿件被退,任何時(shí)候?qū)ψ髡邅?lái)說(shuō)都不是一件高興的事,是一種特殊的心理體驗(yàn)?！傲佳砸痪淙号?惡語(yǔ)傷人六月寒?！蹦欠N以推托心態(tài)、高傲心態(tài)、拖延心態(tài)、鄙視心態(tài)來(lái)對(duì)待退稿工作的編輯,即使他抽時(shí)間為作者寫(xiě)了退稿函,其退稿函的內(nèi)容和所取得的效果也是可想而知的。編輯撰寫(xiě)退稿函時(shí)要用編輯角色語(yǔ)言使用的規(guī)范和法則來(lái)調(diào)節(jié)自己的言語(yǔ)交際行為[10],以充分的退稿理由說(shuō)服作者,憑情感力量打動(dòng)作者,否則會(huì)造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。

(一)因“人”制宜,區(qū)別退稿

年輕作者與年老作者、新作者與舊作者,他們的投稿傾向不同,他們對(duì)待退稿的感受有別,應(yīng)該區(qū)分對(duì)待,但他們的支撐是編輯出版工作的源頭活水[7]。名家、教授他們學(xué)識(shí)淵博,有一定的身價(jià),是期刊作者隊(duì)伍的領(lǐng)軍人物。對(duì)于他們的稿件,編輯經(jīng)過(guò)慎重考慮確定必須退稿時(shí),退稿函語(yǔ)言要謹(jǐn)慎,既要維護(hù)其藝術(shù)地位、名作者身份,又要恰當(dāng)、委婉地說(shuō)明稿件不用的原因,還要說(shuō)些關(guān)切的話(huà),衷心感謝他們對(duì)期刊的信任,誠(chéng)望他們一如既往地支持、厚愛(ài)期刊工作等。新作者、年輕的作者,他們思路敏捷,接受新事物快,寫(xiě)、投稿熱情高,但因?yàn)槭堑谝淮螌?xiě)作或?qū)懽鲿r(shí)間不長(zhǎng),心情激動(dòng)又緊張,非常希望自己的作品通過(guò)編輯能出版,如果他們的稿件被退,其心理震動(dòng)和挫傷往往比較大。對(duì)這類(lèi)作者,編輯在寫(xiě)退稿函時(shí),更要注意把握語(yǔ)言分寸,首先應(yīng)肯定其長(zhǎng)處和為此而付出的努力,鼓勵(lì)他們鍥而不舍,委婉地指出尚需改進(jìn)的地方和存在的不足及不予錄用的原因,不損傷其自尊,又不作無(wú)原則的讓步,使作者期待的心理平和地轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)文章不能發(fā)表的認(rèn)同心態(tài),心服口服,還能感到通過(guò)繼續(xù)努力,文稿有被錄用的希望,從而達(dá)到兩者的和諧、同一。

(二)因“稿”制宜,“人本”退稿

退稿原因多種多樣,如果退稿函是千篇一律的格式化“公函”,不要說(shuō)達(dá)不到使作者明確退稿原因,知道稿件的不足之處,以便今后改進(jìn)研究方法和方向,提高實(shí)踐技能和寫(xiě)作水平的目的,同時(shí)也是對(duì)評(píng)審專(zhuān)家和期刊的極大的不負(fù)責(zé)。退稿時(shí)編輯應(yīng)綜合審稿專(zhuān)家的評(píng)審意見(jiàn),明確指出論文存在的主要問(wèn)題,具體寫(xiě)明退稿的主要理由和修改建議,以幫助作者總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)[5]。初學(xué)寫(xiě)作的作者來(lái)稿中選題落后,缺乏創(chuàng)新性的比較常見(jiàn),由于他們查找資料少,學(xué)科動(dòng)態(tài)信息了解少,未掌握文獻(xiàn)檢索方法等,處理這類(lèi)稿件,編輯在退稿函中應(yīng)說(shuō)明所觀察的及所得的結(jié)果并不是新的發(fā)現(xiàn),而是一般常見(jiàn)的現(xiàn)象,并指出此選題今后研究的大致方向,并建議作者在課題研究前應(yīng)進(jìn)行文獻(xiàn)檢索。對(duì)沒(méi)有明確的目的,隨意性、盲目性很大,缺乏必要的實(shí)驗(yàn)觀察項(xiàng)目,遺漏論證過(guò)程中必需的數(shù)據(jù),甚至數(shù)字計(jì)算錯(cuò)誤的實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)不合理,論證不嚴(yán)密,缺乏科學(xué)性的這類(lèi)稿件,編輯在退稿函中應(yīng)建議作者重新設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)方案。對(duì)因?qū)嶒?yàn)設(shè)計(jì)缺陷或是由于作者通過(guò)實(shí)驗(yàn)獲得一些數(shù)據(jù)后,以偏概全,任意推論的論據(jù)不足,評(píng)價(jià)不一的稿件,編輯應(yīng)該在退稿函中建議作者進(jìn)一步補(bǔ)充實(shí)驗(yàn),獲得充足論據(jù)后再行文[11]。

(三)因“式”制宜,靈活退稿

退稿函不可千篇一律,退稿方式也要因“式”制宜,靈活多變。通行的退稿方式主要有書(shū)信退稿、電話(huà)退稿、網(wǎng)上退稿和當(dāng)面退稿。書(shū)信退稿是傳統(tǒng)的退稿方式,雖很古老,但編輯親自手書(shū)退稿函,緊貼稿情闡明不用的理由,并輔以溫暖、鼓勵(lì)的話(huà)語(yǔ),作者是很容易接受的,有時(shí)甚至?xí)⒕庉嫷挠H書(shū)手稿奉為珍品。馬克斯韋爾·珀金斯被譽(yù)為“美國(guó)編輯的元老”,就是一位“天才的編輯”,他一生的大部分時(shí)間都在為別人提供一副熱情的肩膀和一副同情的耳朵,他與作者建立了深厚的友誼,培養(yǎng)了像?！に靖魈亍し拼慕芾隆⒍騼?nèi)斯特·海明威、托馬斯·沃爾夫這樣的一些文學(xué)大家,他與作者保持著長(zhǎng)時(shí)間的通信聯(lián)系,成了作者的終身朋友和強(qiáng)有力的支持者,他的許多要求作者修改稿件或給作者退稿說(shuō)明的信件,總是熱情洋溢,傾注情感,表現(xiàn)了一種難得的編輯職業(yè)精神和境界,而且這些信件本身便是一件件藝術(shù)品,值得作者珍藏[3]。信息時(shí)代,電話(huà)退稿、網(wǎng)上退稿就顯得更加便捷有效。電話(huà)退稿較書(shū)信退稿雖不省力,但與作者直接交流,相互之間能聽(tīng)到彼此的聲音,感情上更近了一些,更能讓作者感受到編輯的尊重和重視。網(wǎng)上退稿也很時(shí)尚,寫(xiě)上幾句知心話(huà),提出幾點(diǎn)建議,同樣會(huì)起到團(tuán)結(jié)作者、留住作者的重要作用。當(dāng)面退稿,編輯與作者之間沒(méi)有時(shí)空的距離,感情上更近,交流起來(lái)能更深入。

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責(zé)任編輯 胡號(hào)寰 E-mail:huhaohuan2@126.com

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G232

A

1673-1395(2010)06-0121-03

2010-09-20

謝雙顯(1976—),男,湖北浠水人,編輯,主要從事期刊和報(bào)紙編輯出版工作。