賈 瑋

談高校院系資料室的現(xiàn)狀與建設(shè)

賈 瑋

（天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué) 天津 300222）

結(jié)合高校院系資料室的建設(shè)現(xiàn)狀，分析資料室發(fā)展過程中遇到的制度、人員、信息交流和經(jīng)費投入等方面的問題，并就如何完善院系資料室建設(shè)進行了探討，提出了改變觀念、完善制度體制、加強隊伍建設(shè)、加大經(jīng)費投入及加強專業(yè)特色建設(shè)等多方面改進措施。

高校；院系資料室；管理體制；現(xiàn)狀

高校院系資料室是專業(yè)特色突出的小型文獻信息中心，是高校圖書資料情報系統(tǒng)的重要組成部分，是師生查閱文獻信息資料、獲取情報信息、進行科學(xué)研究的重要場所，其建設(shè)發(fā)展情況能從側(cè)面反映出一個院系的教學(xué)、科研、管理水平。高校院系資料室主要收集、整理、研究本專業(yè)的各種文獻信息資料，是師生查閱文獻信息資料、獲取情報信息、進行科學(xué)研究的重要場所。院系資料室服務(wù)在教學(xué)科研一線，是圖書館的分支和延伸，雖然二者在藏書規(guī)模、服務(wù)對象、服務(wù)方式等方面各有不同，但它們的服務(wù)目標是一致的，二者并行存在、相互依存、相互補充、相互促進。保持和促進院系圖書資料室健康有序的發(fā)展，能有效提高高校教學(xué)質(zhì)量和科研水平，促進高校健康發(fā)展。

高校院系資料室的現(xiàn)狀

近年來，隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展和教育體制改革的日益深入，高校院系資料室的發(fā)展也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。從當前高校的院系資料室建設(shè)現(xiàn)狀來看，一些高校的院系資料室未能把握好自身功能定位，未認清自身在院校教學(xué)、科研中扮演的角色，還是沿用過去的管理手段和傳統(tǒng)的管理模式，早已不適應(yīng)當前形勢發(fā)展的需要。目前，高校院系資料室發(fā)展中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

管理體制和制度不合理、不完善 管理體制落后，各項規(guī)章制度不健全，是目前高校院系資料室普遍存在的現(xiàn)象。在管理體制上，院系資料室一般有雙重領(lǐng)導(dǎo)，行政上歸屬院系，業(yè)務(wù)上歸屬高校圖書館。雙重管理往往容易形成“兩不管”或“都要管”的局面，極不利于院系資料室的進一步發(fā)展。在管理制度上，多數(shù)院系資料室沒有制定規(guī)章制度或規(guī)章制度不健全，即使制定了統(tǒng)一的規(guī)章制度，由于日常管理的松懈，文獻利用率低，文獻資源大量流失。如有些教師借閱院系資料室文獻資料從不登記，把資料室當自家書櫥，長期占有，不催不還，只借不還。

具有專業(yè)素質(zhì)的資料員匱乏 據(jù)調(diào)查，目前高校院系資料室資料員多數(shù)為其他崗位人員兼職或引進人才的家屬，正規(guī)院校畢業(yè)的圖書情報專業(yè)人員或具有專業(yè)素養(yǎng)的資料員極其匱乏，嚴重影響了院系資料室專業(yè)性質(zhì)的體現(xiàn)和服務(wù)功能的發(fā)揮。一方面，非專業(yè)資料員由于知識結(jié)構(gòu)單一、專業(yè)知識和圖書館理論知識缺乏，只能從事簡單借閱、流通登記和圖書資料整理等一般性服務(wù)工作，而對科技查新、參考咨詢、定期服務(wù)等高層次服務(wù)心有余而力不足；另一方面，由于上級領(lǐng)導(dǎo)不重視，資料員往往身兼數(shù)職，既是資料員，又是辦事員、保管員等，行政教輔事務(wù)繁多，無暇開展正常的圖書情報服務(wù)工作。甚至部分資料員忽視資料室工作，讀者來借閱文獻找不到資料員的情況時有發(fā)生。例如，我校80%的院系資料室僅有一名資料員，且多數(shù)是院系里教師兼職做資料員，每周都有課程安排，在資料室工作時間有限，讀者查閱文獻時要提前預(yù)約，無法做到隨到隨查。并且由于缺乏專業(yè)圖書情報知識，資料員也只負責一些文獻的登記、借還、整理等簡單工作，代查、參考咨詢、定題跟蹤等服務(wù)基本沒有開展。

信息交流不暢通 目前，高校各院系資料室之間、資料室與圖書館之間互不往來、互不開放、條塊分割、各自為政，信息交流不暢通。由于缺乏協(xié)調(diào)、溝通，資源難以共享，文獻資源重復(fù)購置，建設(shè)上“大而全、小而全”現(xiàn)象普遍存在。同時院系資料室往往只對本院系教師提供文獻資料服務(wù)，很少為研究生及本科生服務(wù)，更不對外院系師生開放。另外，由于資料室長期以來缺乏有效信息交流，造成藏書結(jié)構(gòu)不合理，圖書分類編目缺乏統(tǒng)一標準，各院系各自為政，給管理和服務(wù)工作帶來諸多不便。

服務(wù)手段落后 多數(shù)高校院系資料室管理方法原始，服務(wù)手段落后，大部分還停留在手工操作階段，這種局面很難適應(yīng)高速發(fā)展的信息化社會和廣大師生對數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息的需求。目前，高校院系資料室僅具有流通、閱覽功能，處于被動服務(wù)狀態(tài)；文獻資料來源渠道單一，最新的信息資料更新不及時，情報功能較弱，文獻資料利用率低；自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)手段匱乏，制約了院系資料室管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。例如，根據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，我校的院系資料室沒有一個能實現(xiàn)計算機自動化管理，都還停留在手工登記借還階段，文獻資源自動化查詢無法實現(xiàn)，讀者查詢文獻時，還需要資料員逐一查找自編的文獻資源登記本，費時費力。

經(jīng)費投入不足制約發(fā)展 目前，高校普遍重視圖書館發(fā)展，對圖書館硬件建設(shè)和購書經(jīng)費給予了足夠的重視和投入，卻忽視了院系資料室的發(fā)展和建設(shè)。許多院系資料室占地很小，絕大多數(shù)沒有專門的藏書空間。加之院系資料室的經(jīng)費來源大多是由各院系自己解決，一些院系領(lǐng)導(dǎo)不重視，資料室經(jīng)費經(jīng)常不足，文獻信息補給困難，文獻數(shù)量少，質(zhì)量不高。近年來，由于書價暴漲，各院系資料室購書經(jīng)費更加緊張，圖書和期刊資料的購買量急劇萎縮，尤其是價格昂貴的外刊和專業(yè)性期刊，不得不少訂甚至不訂，很難保證專業(yè)文獻資源收集的連續(xù)性、完整性，文獻數(shù)量、質(zhì)量遠遠無法滿足讀者需要。

完善高校院系資料室建設(shè)應(yīng)采取的措施

轉(zhuǎn)變思想觀念 一方面，要通過自身努力轉(zhuǎn)變院校領(lǐng)導(dǎo)對院系資料室的傳統(tǒng)觀念，引起院校領(lǐng)導(dǎo)的重視，使之認識到院系資料室在教學(xué)、科研中發(fā)揮的特定作用和扮演的重要角色。另一方面，院系資料室要改變原有的工作觀念，不能僅滿足于簡單借還、資料收集整理等工作，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念，找準自身定位，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變單一低層次借閱服務(wù)為多層次知識信息服務(wù)，多途徑、多方式地提供定題服務(wù)、咨詢服務(wù)等高層次服務(wù)，充分發(fā)揮院系資料室的專業(yè)特色功能。

健全規(guī)章制度，完善管理體制 首先，要建立健全院系資料室的規(guī)章制度，包括借閱流通制度、損失賠償制度等，實現(xiàn)有章可循。要嚴格按照規(guī)章制度進行圖書資料管理，實現(xiàn)文獻資源管理標準化、規(guī)范化。其次，規(guī)范院系資料室業(yè)務(wù)工作，對資料室文獻資料采購、加工、入藏統(tǒng)一標準，規(guī)范流程。再次，完善院系資料室管理體制，理順上下級關(guān)系，業(yè)務(wù)上接受高校圖書館的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，同時加強與其他院系資料室之間的聯(lián)系與合作，各資料室應(yīng)與圖書館共同努力，完成校內(nèi)文獻信息資源體系的建設(shè)，真正實現(xiàn)資源共享。

加強資料員隊伍建設(shè) 院系資料室工作既細致又繁雜，資料員既要具備一定的專業(yè)和業(yè)務(wù)知識，又要有良好的職業(yè)道德和工作素養(yǎng)。各院系在引進資料員時，要著眼于新時期院系資料室的發(fā)展趨勢，盡量引進具有專業(yè)知識的人員擔任。同時重視對現(xiàn)有資料員的在職進修、培訓(xùn)，不斷提高資料員理論知識水平和專業(yè)業(yè)務(wù)技能，以便更好地為教學(xué)、科研工作服務(wù)。另外，各院系領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視資料員的工作，充分肯定他們的勞動價值，制定合理獎懲措施，調(diào)動資料員的工作積極性和責任心。

加大經(jīng)費投入 院系資料室作為學(xué)校圖書館的補充，有其專業(yè)特色，統(tǒng)籌發(fā)展是實現(xiàn)圖書館與院系資料室優(yōu)勢互補的需要。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認識到院系資料室建設(shè)的重要性，多方面考慮資料室建設(shè)，逐步增加資料室硬件建設(shè)投入，適當加大資料室文獻購置費的投入，保證資料室的藏書量，實現(xiàn)文獻資源利用率的最大化。同時，各院系資料室應(yīng)拓展思路，利用自身豐富的資源條件，適當開展部分微利的有償服務(wù)，擴寬經(jīng)費來源，促成“以資源養(yǎng)資源”的良性循環(huán)機制。

強化資料室專業(yè)特色建設(shè) 院系資料室之所以獨立于學(xué)校圖書館而存在，關(guān)鍵因素在于其專業(yè)特色。院系資料室要走小、精、專路線，藏書建設(shè)應(yīng)時刻關(guān)注本專業(yè)發(fā)展前沿，著力突出專業(yè)特色。首先，文獻采集必須緊貼本院系教學(xué)科研需要和專業(yè)設(shè)置的具體情況，分清輕重，把握重點，利用有限經(jīng)費購置專業(yè)教學(xué)科研最需要的資源。其次，重視本院系原生文獻的收集、整理、加工，通過內(nèi)部收集獲取更多本院系的重點專業(yè)和新開設(shè)專業(yè)的特色文獻，如教材、教學(xué)大綱、教案、期刊學(xué)術(shù)論文、畢業(yè)生論文等文獻資源，形成院系原生文獻體系。再次，加強與本院系師生交流，了解本學(xué)科專業(yè)發(fā)展方向和趨勢，及時把握讀者最新的專業(yè)信息需求?？傊?，院系資料室的發(fā)展方向應(yīng)逐步由一元化向多元化轉(zhuǎn)變，摒棄“小而全”，突出專業(yè)特色建設(shè)。

院系資料室建設(shè)是院系建設(shè)的重要組成部分，資料室建設(shè)的好壞對院系教學(xué)科研工作有很大影響。尤其伴隨著高等教育的大發(fā)展和教育轉(zhuǎn)型的迫切需求，院系資料室的建設(shè)發(fā)展面臨著新情況、新問題。我們要抓住院系資料室建設(shè)重點，明確資料室建設(shè)的方向，在教學(xué)實踐中不斷摸索、總結(jié)，使院系資料室在促進學(xué)校教學(xué)與科研事業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮更大的作用，促進高校教學(xué)、科研水平進一步提高。

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1672-5727（2010）08-0119-02

賈瑋（1973—），女，天津市人，天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué)教務(wù)處助理館員，研究方向為圖書資料與教學(xué)檔案管理。

蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院教育科研項目《高職畢業(yè)設(shè)計（論文）團隊模式的研究與實踐》（項目編號：JY0904）