◆魏雪蓮 杜曉斌

(西南科技大學(xué)網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院)

網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生學(xué)籍信息規(guī)范管理探究

◆魏雪蓮 杜曉斌

(西南科技大學(xué)網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院)

網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、規(guī)范程度高的工作。這方面的工作不嚴(yán)謹(jǐn),不規(guī)范,直接影響學(xué)校辦學(xué)聲譽(yù),也影響學(xué)習(xí)中心的聲譽(yù),更加影響到學(xué)生的合法權(quán)益。從新生報(bào)名錄取、學(xué)籍注冊(cè)、在校生學(xué)年注冊(cè)管理、畢業(yè)生學(xué)歷注冊(cè)等方面著手,探究怎樣保證學(xué)生信息準(zhǔn)確、完整、處理及時(shí),從而規(guī)范管理。

網(wǎng)絡(luò)教育 學(xué)籍 學(xué)籍信息 規(guī)范管理

學(xué)籍是學(xué)生在校學(xué)習(xí)資格的認(rèn)可,取得學(xué)生身份和獲得學(xué)習(xí)資格首先要取得學(xué)籍。教育部第 21號(hào)部長(zhǎng)令發(fā)布的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》中規(guī)定,按國(guó)家招生規(guī)定錄取的新生,持錄取通知書按學(xué)校有關(guān)要求和規(guī)定的期限到校辦理入學(xué)手續(xù),學(xué)校在 3個(gè)月內(nèi)按照國(guó)家招生規(guī)定對(duì)其進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查合格者,予以注冊(cè),取得學(xué)籍。學(xué)籍信息包含從學(xué)生按規(guī)定入學(xué)注冊(cè)、取得學(xué)籍到在校學(xué)習(xí)期間的成績(jī)、表現(xiàn) (獎(jiǎng)勵(lì)、處分)、異動(dòng) (休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、升級(jí)、降級(jí)等),再到最后獲得畢業(yè) (結(jié)業(yè))資格,取得相關(guān)憑證的全過(guò)程的信息內(nèi)容。而學(xué)籍管理就是對(duì)這一過(guò)程中有關(guān)信息的采集、補(bǔ)充、更新、歸檔保存及其依法使用等的管理。

隨著我國(guó)教育事業(yè)的迅猛發(fā)展,高等教育的推廣普及,網(wǎng)絡(luò)教育辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,而學(xué)籍管理手段還相對(duì)滯后,很難適應(yīng)新形勢(shì)下的需要。其主要表現(xiàn)在:(1)相關(guān)管理制度不健全;(2)部分原始檔案材料收集不及時(shí)、不完整,管理不規(guī)范;(3)數(shù)據(jù)檢索不方便,不能多處共享數(shù)據(jù)。為了更好地做好學(xué)籍管理工作,提高學(xué)籍管理規(guī)范化水平,筆者以所在網(wǎng)絡(luò)學(xué)院為例,從新生報(bào)名、錄取、新生學(xué)籍注冊(cè)、在校生學(xué)年注冊(cè)管理、畢業(yè)生學(xué)歷注冊(cè)等方面著手,旨在探究如何使學(xué)生信息準(zhǔn)確、完整、處理及時(shí)、管理規(guī)范,從而保證學(xué)生的合格權(quán)益不受影響,保障學(xué)校辦學(xué)聲譽(yù)。

一、新生報(bào)名數(shù)據(jù)采集模式

目前,我校的新生報(bào)名模式是:學(xué)生到學(xué)習(xí)中心登記后,由學(xué)習(xí)中心將學(xué)生信息錄入電子表格后,批量上傳至網(wǎng)絡(luò)學(xué)院管理平臺(tái),從而形成新生報(bào)名庫(kù)。由于學(xué)習(xí)中心需要錄入所有學(xué)生數(shù)據(jù),難以保證信息的準(zhǔn)確、完整,并且從數(shù)據(jù)導(dǎo)入管理平臺(tái)到學(xué)校錄取的時(shí)間較緊,即使發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不規(guī)范也很難在短時(shí)間內(nèi)通知學(xué)生進(jìn)行勘誤。

基于這種情況,我們可以參考研究生報(bào)名方式:學(xué)生報(bào)名時(shí)由其本人直接錄入個(gè)人信息到管理平臺(tái);管理平臺(tái)在接收單個(gè)學(xué)生錄入資料時(shí),就審核各項(xiàng)字段是否填寫規(guī)范、準(zhǔn)確 (如身份證號(hào)與性別、出生日期是否匹配,身份證號(hào)編碼是否規(guī)范,民族、政治面貌選擇是否標(biāo)準(zhǔn)等);學(xué)生信息錄入管理平臺(tái)后,學(xué)生需要到報(bào)名學(xué)習(xí)中心進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)、采集電子照片等;然后,由學(xué)習(xí)中心在管理平臺(tái)中打印《新生報(bào)名登記表》,由學(xué)生本人核對(duì)并簽字確認(rèn),從而形成新生報(bào)名的第一手資料。如果條件允許,還可以將學(xué)生簽字核對(duì)的《新生報(bào)名登記表》掃描存入管理平臺(tái),方便后期檢索。

這樣,網(wǎng)絡(luò)學(xué)院既可以實(shí)時(shí)掌握?qǐng)?bào)名人數(shù),也能保證學(xué)生信息的準(zhǔn)確性、完整性。新生入學(xué)的第一手資料也能及時(shí)傳到網(wǎng)絡(luò)學(xué)院。

二、新生錄取、入學(xué)注冊(cè)時(shí)的數(shù)據(jù)管理方法

新生在通過(guò)高校自主招生考試后錄取時(shí),直接從管理平臺(tái)獲取學(xué)生基本信息,制作《錄取通知書》、《自主招生錄取名冊(cè)》等材料。在《錄取通知書》等材料上打印出學(xué)生的關(guān)鍵信息字段,并在相應(yīng)的入學(xué)材料中提醒學(xué)生再次核對(duì)個(gè)人信息是否準(zhǔn)確,并持《錄取通知書》和相關(guān)證件、材料在規(guī)定時(shí)間報(bào)到入學(xué)。

新生在入學(xué)后,網(wǎng)絡(luò)學(xué)院根據(jù)錄取名冊(cè)、學(xué)生報(bào)到情況、入學(xué)資格復(fù)查情況、學(xué)生個(gè)人信息修改材料等資料,進(jìn)行新生學(xué)籍電子注冊(cè),并報(bào)上級(jí)主管部門審核、備案。

三、在校生信息維護(hù)

隨著網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,學(xué)生分布在全國(guó)各地,網(wǎng)絡(luò)教育更應(yīng)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)日常學(xué)籍管理功能,從而保證學(xué)籍異動(dòng)、信息變更等處理的及時(shí)、規(guī)范。

1.在學(xué)籍管理平臺(tái)中引入辦公自動(dòng)化 (OA)系統(tǒng)中的“工作流程”,實(shí)現(xiàn)從學(xué)生提出申請(qǐng)進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)、信息變更等操作,到學(xué)習(xí)中心審核、網(wǎng)絡(luò)學(xué)院審批存檔以及報(bào)上級(jí)主管部門備案等全自動(dòng)化、無(wú)紙化操作。如學(xué)生信息需要變更,在學(xué)籍管理平臺(tái)中填寫《在校生信息變更申請(qǐng)表》,同時(shí)上傳相關(guān)證明材料后,學(xué)習(xí)中心在學(xué)籍管理平臺(tái)中確認(rèn),再由網(wǎng)絡(luò)學(xué)院直接審批,審批后學(xué)生、學(xué)習(xí)中心均能查看到相應(yīng)結(jié)果,同時(shí)需要變更的學(xué)籍信息也自動(dòng)進(jìn)行了變更。這樣做的好處是公文流轉(zhuǎn)速度非?？?所有數(shù)據(jù)來(lái)源于第一手資料,中途不再經(jīng)過(guò)管理員錄入避免了再次發(fā)生錯(cuò)誤,采用電子簽名的方式也不再需要郵寄紙質(zhì)材料,節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi),同時(shí)也方便了后期檢索。

2.學(xué)?？衫枚喾N手段為學(xué)生提供學(xué)籍信息查詢方法,方便學(xué)生個(gè)人或單位核查學(xué)生學(xué)籍狀況。例如:

(1)開(kāi)發(fā)單獨(dú)的計(jì)算機(jī)學(xué)籍查詢系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)學(xué)生個(gè)人或單位根據(jù)指定的條件查詢自身或本單位員工的學(xué)籍信息,讓其及時(shí)了解到目前的學(xué)籍狀態(tài);

(2)開(kāi)通學(xué)生短信平臺(tái)查詢學(xué)籍信息功能;

(3)公布學(xué)校學(xué)籍管理專用咨詢電話查詢學(xué)籍信息功能;

(4)學(xué)校開(kāi)通即時(shí)通訊工具查詢學(xué)籍信息功能(企業(yè) QQ等)。

3.學(xué)生學(xué)籍信息的變更、學(xué)籍異動(dòng)處理結(jié)果以及其他日常學(xué)籍管理工作,也應(yīng)通過(guò)多種途徑傳達(dá)到學(xué)生,如不僅要在網(wǎng)站上發(fā)布消息,同時(shí)要通過(guò)郵件、短信、視頻會(huì)議等方式傳達(dá)到學(xué)習(xí)中心和學(xué)生。

四、畢業(yè)生信息管理方法

根據(jù)目前相關(guān)政策,學(xué)生畢業(yè)后不再受理學(xué)生基本信息的變更,網(wǎng)絡(luò)學(xué)院在生成正式畢業(yè)名單前,還應(yīng)再讓學(xué)生本人進(jìn)行一次基本信息的確認(rèn),從而保證將來(lái)學(xué)歷證書上信息的絕對(duì)準(zhǔn)確性?？梢蚤_(kāi)發(fā)出《預(yù)計(jì)畢業(yè)生信息核對(duì)系統(tǒng)》通過(guò)多種途徑通知到學(xué)生本人進(jìn)行信息核對(duì),學(xué)校實(shí)時(shí)監(jiān)控核對(duì)進(jìn)度,并督促學(xué)生完成最后的核對(duì)工作,最終保護(hù)學(xué)生的合格權(quán)益。

五、擴(kuò)展學(xué)籍管理平臺(tái)功能,實(shí)現(xiàn)和其他應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享

目前,學(xué)籍學(xué)歷數(shù)據(jù)需要與“網(wǎng)絡(luò)教育質(zhì)量監(jiān)管系統(tǒng)”、“全國(guó)網(wǎng)絡(luò)教育統(tǒng)考系統(tǒng)”、“學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)”等上級(jí)主管部門實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳送,同時(shí)也需要給校內(nèi)其他系統(tǒng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持等。由于各個(gè)系統(tǒng)要求的格式、數(shù)據(jù)內(nèi)容不一樣,建議開(kāi)發(fā)出根據(jù)不同的業(yè)務(wù)規(guī)則統(tǒng)一的數(shù)據(jù)導(dǎo)出接口,每一種導(dǎo)出格式生成一個(gè)業(yè)務(wù)規(guī)則文件,當(dāng)上級(jí)要求的字段、格式發(fā)生變化時(shí),直接調(diào)整業(yè)務(wù)規(guī)則文件即可,不必再重新修改程序,也避免了數(shù)據(jù)需要經(jīng)過(guò)再次處理達(dá)到目標(biāo)要求,從而減少數(shù)據(jù)出錯(cuò)的可能性。

總之,學(xué)籍管理是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、規(guī)范程度高的工作。這方面的工作不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范,直接影響學(xué)校辦學(xué)聲譽(yù),也影響學(xué)習(xí)中心的聲譽(yù),更加影響到學(xué)生的合法權(quán)益。我們必須更加深刻地認(rèn)識(shí)到規(guī)范學(xué)籍管理的重要性,做好學(xué)籍管理工作。

[1]王玉娟.淺析現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理 [J].北京教育 (高教版),2005,(11).

[2]王亦旻,焦志勇.提高學(xué)籍管理與服務(wù)質(zhì)量創(chuàng)建和諧育人環(huán)境.中國(guó)輕工教育,2010,(2).