魏瑞娟

(中州大學(xué)校長辦公室,鄭州 450044)

評估是教育部對高校辦學(xué)水平進(jìn)行的綜合評價(jià),其目的在于推動(dòng)教育行政部門加強(qiáng)對高校工作的宏觀管理和指導(dǎo),促使學(xué)校主管部門重視和支持高校工作,促進(jìn)學(xué)校明確辦學(xué)指導(dǎo)思想,改善辦學(xué)條件,加強(qiáng)教學(xué)基本建設(shè),深化教學(xué)改革,提高管理水平,逐步建立和完善自我發(fā)展、自我約束機(jī)制,全面提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。高校評估直接影響到學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展,而檔案材料是評估的基礎(chǔ)和重要參考依據(jù),對評估能否順利開展至關(guān)重要。檔案工作者應(yīng)以評估為契機(jī),從評估工作中汲取經(jīng)驗(yàn),查找不足,提高檔案管理意識,促進(jìn)檔案管理水平的提高。

一、檔案是評估工作的基礎(chǔ),評估促進(jìn)檔案工作的發(fā)展

高校檔案隨著學(xué)校的建立而建立,隨著學(xué)校的發(fā)展而逐步增加積累,是高校歷史發(fā)展的結(jié)晶,是學(xué)校各方面工作的積淀與總結(jié)。它真實(shí)記錄了一所學(xué)校光榮的歷史和創(chuàng)業(yè)史,再現(xiàn)了學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的全程及全貌,是實(shí)踐與空間的匯合,創(chuàng)造與發(fā)展的凝聚。高職院校在“迎評創(chuàng)建”工作中,主要根據(jù)評估指標(biāo)及各個(gè)觀測點(diǎn)收集信息和資料,形成系統(tǒng)的檔案資料,提供給專家審閱。在評估時(shí),評估專家除實(shí)地考察外,主要依據(jù)這些信息與資料進(jìn)行咨詢、調(diào)閱、核實(shí)有關(guān)評估材料或進(jìn)行問卷調(diào)查,經(jīng)過科學(xué)分析,得出符合學(xué)校實(shí)際的評估結(jié)論。高校評估工作無論評估程序、指標(biāo)體系、組織機(jī)構(gòu)如何確定,最終都將憑借大量的檔案材料進(jìn)行綜合分析,對評估做出客觀、公正和全面地評價(jià)。因此,評估需要檔案材料強(qiáng)有力的支持,檔案是評估活動(dòng)的基礎(chǔ)。

評估是全員范圍的檔案意識教育,是最有效的檔案作用宣傳。通過評估工作,不僅促使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教職工重新認(rèn)識檔案管理在學(xué)校工作中的地位和作用,重視和支持檔案管理工作,提高存檔、用檔意識,主動(dòng)將自身在教學(xué)實(shí)踐、科研活動(dòng)中的個(gè)性化的鮮活材料歸檔保存,還能促進(jìn)高校檔案管理部門從評估工作中汲取經(jīng)驗(yàn)、認(rèn)識差距、拾遺補(bǔ)缺,明確新的檔案管理目標(biāo),提高自身素質(zhì),采取有效措施,增強(qiáng)服務(wù)和創(chuàng)新意識,從而提高學(xué)校檔案的管理水平?？梢哉f,評估工作是檔案管理水平提高的外在動(dòng)力。

二、結(jié)合評估,查找檔案存在的不足

1.檔案意識薄弱

長期以來,一些高校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校的主要工作是教學(xué)、科研,檔案工作無足輕重,加上檔案自身保密性,利用滯后性等特點(diǎn),高校師生員工普遍對檔案工作缺乏足夠的了解和認(rèn)識,檔案意識不強(qiáng)。有些高校在校人數(shù)已達(dá)萬人以上,按照有關(guān)文件的規(guī)定應(yīng)設(shè)處級管理機(jī)構(gòu),可是其檔案管理機(jī)構(gòu)還是一個(gè)非專職的科級單位。檔案意識薄弱,致使檔案工作的管理得不到大力支持,校內(nèi)各學(xué)院、部門常因歸檔立卷不及時(shí)造成資料積壓甚至丟失。這些都使得高校檔案工作長期處于地位不高,責(zé)任不輕,難度不小的境地。

2.檔案收集不規(guī)范

近年來,許多院校在檔案管理規(guī)范化方面取得了顯著成績,但還面臨許多問題。一些院校雖然制度定了比較系統(tǒng)的檔案管理制度,但在檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化方面還存在很大差距。如平時(shí)不重視檔案的收集、整理、歸檔,致使不少原始材料散失,評估時(shí)臨時(shí)找人重新補(bǔ)寫,從評估材料時(shí)間上看是前幾年的,但油墨味濃重,內(nèi)行人一看便知道是剛趕制出來用于應(yīng)付評估的。這難免使評估內(nèi)容缺乏客觀真實(shí)性,也違背了評估的嚴(yán)肅性。

3.檔案管理手段落后,檔案信息利用率不高

隨著高校辦學(xué)條件的改善和計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校各項(xiàng)工作中的廣泛推廣和應(yīng)用,高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備,購置了檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化管理。但從檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對象、功能實(shí)現(xiàn)程序等方面看,不少學(xué)校將計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的功能目標(biāo)和運(yùn)行機(jī)制定位于對本檔案館內(nèi)部案卷級和文件級的目錄編制、統(tǒng)計(jì)與檢索等基礎(chǔ)性管理上,檔案數(shù)據(jù)庫大多是條目數(shù)據(jù)庫,缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,這種狀況已經(jīng)無法滿足用戶的多種需求。

網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容,但受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響,各高校檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政的局面。高校檔案網(wǎng)絡(luò)缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu),標(biāo)準(zhǔn)化水平低,數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后,致使檔案信息利用率較低。

4.檔案管理人員素質(zhì)偏低

一個(gè)合格的檔案管理人員,不僅要掌握檔案管理方面的政策、檔案工作的基本理論、原則和方法,還要懂得現(xiàn)代信息管理技術(shù),能夠熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案信息的制作、維護(hù)和管理。同時(shí),還應(yīng)具備較高的外語水平和法律知識,從而為檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化提供有力的智力支持。目前,高校檔案管理人員的素質(zhì)能達(dá)到要求的為數(shù)不多,既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才缺乏的現(xiàn)象較為突出。

三、以評估為契機(jī),加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作

1.加大檔案宣傳力度,增強(qiáng)檔案意識

檔案工作者要充分認(rèn)識到自己所從事工作的意義和肩負(fù)的歷史責(zé)任,樹立起強(qiáng)烈的使命感、責(zé)任感。除此之外,還應(yīng)積極主動(dòng)地宣傳,增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職員工的檔案意識,使之充分認(rèn)識到檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富,是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件,是不可再生和替代的信息資源,從而自覺維護(hù)檔案的安全與完整,形成檔案工作的良性循環(huán)。

2.進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的制度化、規(guī)范化

檔案管理工作的制度化、規(guī)范化不僅是高等院校保證檔案文件信息系統(tǒng)真實(shí)、全面的內(nèi)在要求,也是高等院校為保證和提高教育教學(xué)、科研質(zhì)量的必要措施,更是順利進(jìn)行評估工作的有力支持。因此,檔案管理部門應(yīng)形成一個(gè)以綜合檔案室為中心的強(qiáng)有力的檔案管理網(wǎng)絡(luò),明確崗位責(zé)任制,實(shí)行定期檢查和獎(jiǎng)懲制度,將歸檔工作同個(gè)人年終考核、職稱評聘和各種獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤,增強(qiáng)教師的責(zé)任感和積極性,并把檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)作為一項(xiàng)長期機(jī)制緊抓不懈。

3.推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)具有直接、便捷、高效及雙向交流的特點(diǎn),高校自身及社會(huì)使用者只要在訪問權(quán)限范圍內(nèi)輕輕點(diǎn)擊鍵盤,即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息,不受時(shí)間與空問的限制,促進(jìn)了檔案的利用。不僅如此,檔案管理者通過信息網(wǎng)絡(luò)手段實(shí)現(xiàn)對檔案管理服務(wù)的升級,可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來,騰出時(shí)間充分挖掘檔案信息的價(jià)值,擴(kuò)大信息開發(fā)服務(wù)種類,更好地為學(xué)校教育、教學(xué)、科研等工作服務(wù)。

4.加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)教育

學(xué)校檔案管理者的素質(zhì),直接關(guān)系到檔案工作的效率和檔案質(zhì)量的好壞。因此,檔案人員在充分認(rèn)識到自身工作的意義和價(jià)值的基礎(chǔ)上,要努力提高自己的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì),善于學(xué)習(xí)研究;勇于創(chuàng)新,以服務(wù)學(xué)校、服務(wù)廣大師生為己任;發(fā)揚(yáng)敬業(yè)愛崗、艱苦奮斗、團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神。各高校應(yīng)盡可能地為檔案工作人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育的機(jī)會(huì),拓寬他們的知識面,優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),使他們掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、外語、縮微攝影等有關(guān)方面的知識、技能,提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。同時(shí),廣開進(jìn)人渠道,制定優(yōu)惠政策,積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)等各類特殊技能人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。

四、結(jié)語

高職院校人才培養(yǎng)工作評估是一項(xiàng)長期性的工作,各院校為了評估不惜花費(fèi)大量人力、物力進(jìn)行材料和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,如果院校能借助評估,形成評估體系,將這些材料和數(shù)據(jù)納入其中,形成寶貴的無形財(cái)產(chǎn),無疑對今后的教育教學(xué)和評估工作具有重要價(jià)值。高職院?？梢园言u估系統(tǒng)統(tǒng)一管理,利用日常檔案管理的信息,對評估系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行充實(shí)、更新,使評估材料不斷豐富,為再次迎評打下基礎(chǔ),這樣就節(jié)省了大量人力、物力,也為高校網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造了條件。檔案是學(xué)校發(fā)展和評估改革中不可缺少的基礎(chǔ)和前提條件,也是學(xué)校的寶貴財(cái)富,評估工作在規(guī)范辦學(xué)、指導(dǎo)教學(xué)的同時(shí),也規(guī)范和促進(jìn)了學(xué)校的檔案管理水平。檔案工作者應(yīng)以評估為契機(jī),提高檔案管理水平,推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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