陳海華

廣西工學(xué)院管理系,廣西柳州 545006

信息時(shí)代高校院系圖書(shū)資料室的建設(shè)工作探討

陳海華

廣西工學(xué)院管理系,廣西柳州 545006

加強(qiáng)信息時(shí)代高校院系圖書(shū)資料室的建設(shè)工作已成為一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)。論文介紹信息時(shí)代高校院系圖書(shū)資料室的工作內(nèi)容和工作特點(diǎn)，分析了資料室存在的主要問(wèn)題，提出加強(qiáng)信息時(shí)代高校院系圖書(shū)資料室建設(shè)工作的措施。

高等院校；院系圖書(shū)資料室；建設(shè)工作探討

高校院系圖書(shū)資料室的服務(wù)對(duì)象是本院系的老師和學(xué)生，如何更好地加強(qiáng)信息時(shí)代院系圖書(shū)資料室的建設(shè)工作，已成為圖書(shū)資料室一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)。

1 高校院系圖書(shū)資料室的工作內(nèi)容

當(dāng)今各個(gè)高校雖然管理的規(guī)范化程度和硬件設(shè)施各有不同，院系資料室的業(yè)務(wù)也有所差異，但是工作內(nèi)容大都包括如下幾點(diǎn)：

1）采購(gòu)、收集專(zhuān)業(yè)資料和文獻(xiàn)資料。院系資料室都是根據(jù)本院系的學(xué)科專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)來(lái)設(shè)置的,資料室會(huì)針對(duì)性地采購(gòu)并收集與本院系專(zhuān)業(yè)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)資料和文獻(xiàn)資料，重點(diǎn)主要放在專(zhuān)業(yè)書(shū)刊文摘、學(xué)術(shù)報(bào)告以及與本院系教學(xué)科研相關(guān)的教材和各種工具書(shū)。

2）分類(lèi)編目和排架。院系資料室采用的分類(lèi)編目方法與本校圖書(shū)館的方法相同，由于院系資料室的資料不多，為了方便查閱和管理資料，一般只編制書(shū)名目錄和分類(lèi)目錄。分類(lèi)編目后的文獻(xiàn)資料要建好卡片、貼好標(biāo)簽，以方便廣大師生檢索、核查和借閱。

資料管理員還必須對(duì)資料進(jìn)行合理地排架，以方便讀者能快速準(zhǔn)確地查找到需要的資料。院系資料室通常將工具書(shū)與其它書(shū)籍分開(kāi)排架、專(zhuān)業(yè)書(shū)籍與圖書(shū)對(duì)應(yīng)分類(lèi)排架、期刊按過(guò)刊與現(xiàn)刊分類(lèi)排架。

3）圖書(shū)資料的登記和借閱。在院圖書(shū)館的信息庫(kù)里查到某些書(shū)刊在院系資料室的師生，可以憑有效證件到相應(yīng)的院系辦理查閱和借閱手續(xù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的支持，做到學(xué)校和院系信息資源共享，大大地提高工作效率。

4）圖書(shū)資料的裝訂和收藏、剔舊。資料管理員應(yīng)該定期將各種報(bào)紙、專(zhuān)業(yè)期刊、學(xué)術(shù)論文、科研報(bào)告等分門(mén)別類(lèi)地裝訂成冊(cè)，妥善保管，以便及時(shí)查詢；定期將陳舊過(guò)時(shí)的圖書(shū)資料進(jìn)行整理，并送交校圖書(shū)館保存。

2 信息時(shí)代高校院系圖書(shū)資料管理工作的特點(diǎn)

1）進(jìn)入高速發(fā)展的信息時(shí)代，院系圖書(shū)資料室逐步實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)資料室與數(shù)字化資料室并存的資料管理模式。院系圖書(shū)資料管理工作的特點(diǎn)主要是加工、標(biāo)引和整理文獻(xiàn)資源，向廣大師生提供借閱與咨詢的服務(wù)。圖書(shū)資料室的任務(wù)就是要圍繞本院系的重點(diǎn)研究方向建立起比較完整的藏書(shū)體系，從中可以看到專(zhuān)業(yè)的發(fā)展歷史、脈絡(luò)和最新動(dòng)態(tài)，這就是資料室藏書(shū)的特色。

2）信息時(shí)代高校院系圖書(shū)資料的管理工作發(fā)生了極大的變化，院系圖書(shū)資料的管理從過(guò)去傳統(tǒng)的手工管理發(fā)展到現(xiàn)在的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)管理。在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下，院系圖書(shū)資料室是一個(gè)能以多種方式提供遠(yuǎn)程服務(wù)為標(biāo)志的數(shù)字化圖書(shū)室，它是與學(xué)校的圖書(shū)館共同存在的，學(xué)校圖書(shū)館和系部直接領(lǐng)導(dǎo)和管理院系圖書(shū)資料室，它們非常注重其職能、結(jié)構(gòu)上的相互銜接和替代關(guān)系。

3）院系資料室豐富的文獻(xiàn)資料是本院系專(zhuān)業(yè)和學(xué)科建設(shè)有效的文獻(xiàn)保障。要建設(shè)好有特色和優(yōu)勢(shì)的學(xué)科和專(zhuān)業(yè)，除了有高水平的教學(xué)科研人員和先進(jìn)的儀器設(shè)備外，還要有先進(jìn)的學(xué)科文獻(xiàn)信息資源保障系統(tǒng)。有的資料室能夠根據(jù)院系的發(fā)展規(guī)劃和學(xué)科建設(shè)目標(biāo)來(lái)制訂學(xué)科文獻(xiàn)信息資源建設(shè)方案，形成本院系獨(dú)特的圖書(shū)資料管理體系，為本學(xué)科專(zhuān)業(yè)的科研人員提供一個(gè)獲取學(xué)術(shù)信息和進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的良好平臺(tái)。

3 目前院系圖書(shū)資料室建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

1）文獻(xiàn)資料極其缺乏。現(xiàn)在許多學(xué)校對(duì)圖書(shū)資料的經(jīng)費(fèi)投入都非常少，因此，院系資料室用于采購(gòu)資料的經(jīng)費(fèi)就十分有限，每年的經(jīng)費(fèi)除了訂購(gòu)一些普通的期刊和報(bào)紙后就所剩無(wú)幾了。由于資金投入嚴(yán)重不足，致使資料室的文獻(xiàn)資料嚴(yán)重缺乏，許多院系幾年來(lái)都無(wú)法購(gòu)買(mǎi)本學(xué)科新的重要期刊，圖書(shū)資料則更少。

2）資料室的管理實(shí)行雙重管理制。院系的圖書(shū)資料員在行政上歸院系直接領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上歸學(xué)校圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)。建立這種雙重管理體制是為了充分發(fā)揮資料室的專(zhuān)業(yè)功能，使圖書(shū)館的領(lǐng)導(dǎo)者能與院系的資料員經(jīng)常溝通交流，及時(shí)了解相關(guān)信息。但是，不少高校圖書(shū)館與系部都放棄了對(duì)資料室的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)資料室的工作不聞不問(wèn)，院系忽視了資料室作為教學(xué)科研的服務(wù)機(jī)構(gòu)和文獻(xiàn)信息中心的重要性，圖書(shū)館則認(rèn)為院系資料室的好壞與圖書(shū)館的工作業(yè)績(jī)無(wú)關(guān)，“雙重領(lǐng)導(dǎo)”變得名存實(shí)亡 。

3）管理者服務(wù)觀念落后。隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及，網(wǎng)絡(luò)圖書(shū)室和圖書(shū)室網(wǎng)絡(luò)化已形成了一種必然的趨勢(shì)?，F(xiàn)在查詢資料除了到資料室檢索借閱外，還可以通過(guò)上網(wǎng)來(lái)完成。圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)資源的投入和建設(shè)是比較容易實(shí)現(xiàn)的，但院系資料室的工作方式和十幾年前幾乎沒(méi)有變化，信息資源服務(wù)依然停留在收集紙質(zhì)資料、登記、建卡、借閱上。這種服務(wù)方式在如今的信息時(shí)代早已經(jīng)過(guò)時(shí)了，加上院系資料室的資料缺乏，院系資料室就更沒(méi)有吸引力了。

4 如何加強(qiáng)信息時(shí)代圖書(shū)資料室建設(shè)的工作

1）加強(qiáng)圖書(shū)資料的積累工作。圖書(shū)資料的積累工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的基本建設(shè)工程。要做好積累工作，就要使圖書(shū)資料的積累有針對(duì)性、超前性、協(xié)調(diào)性和多樣性。

（1）針對(duì)性是指資料管理員必須依據(jù)本院系教學(xué)科研人員的實(shí)際需要，有目的、有計(jì)劃、有步驟、分專(zhuān)業(yè)層次地積累資料。資料室藏書(shū)的重點(diǎn)應(yīng)該放在專(zhuān)業(yè)圖書(shū)、文摘、學(xué)術(shù)期刊及與本系學(xué)科相關(guān)的各種工具書(shū)上。

（2）信息時(shí)代各學(xué)科專(zhuān)業(yè)的發(fā)展速度是非常驚人的，院系資料室如果能夠針對(duì)本系的教學(xué)科研需求，迅速的收集到反映本學(xué)科最新情況和最新水平的文獻(xiàn)資料，這對(duì)教學(xué)科研工作都非常重要，特別是能為專(zhuān)業(yè)的拓寬和開(kāi)設(shè)新專(zhuān)業(yè)打下良好的基礎(chǔ)。

（3）院系資料室首先要明確自己的藏書(shū)任務(wù)，加強(qiáng)與學(xué)校圖書(shū)館的信息交流，從而優(yōu)化室藏。因?yàn)橄挡貓D書(shū)資料是本系教學(xué)科研的物質(zhì)基礎(chǔ)，專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，所以系資料室應(yīng)該著重收集本專(zhuān)業(yè)的資料。資料室在藏書(shū)時(shí)要做到資料共享、館室互補(bǔ)，這樣才能使有限的圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)和室藏資料得到充分合理的利用。

（4）系資料室作為高校情報(bào)系統(tǒng)的基層部門(mén)，除了收集專(zhuān)業(yè)書(shū)刊，還要收藏各院校學(xué)術(shù)交流的專(zhuān)題研究報(bào)告、各專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)交流會(huì)議論文、本系老師編寫(xiě)的講義教材等等，這些資料既是本系教師辛勤勞動(dòng)的成果， 同時(shí)也是資料室建設(shè)的重要內(nèi)容。

2）改進(jìn)圖書(shū)資料的管理工作，建立健全資料室的各項(xiàng)規(guī)章制度，做到管理工作制度化、規(guī)范化、經(jīng)?；?。

（1）完善新書(shū)入室登記制度。新進(jìn)的書(shū)籍刊物以及各種資料都要及時(shí)驗(yàn)收登記、分類(lèi)編目和上架，堅(jiān)持登記制度，做到藏書(shū)有數(shù)、賬物相符。

（2）健全刊物借閱制度。有些資料室多年來(lái)沒(méi)有完善的規(guī)章制度，即使有也沒(méi)能很好地按章執(zhí)行，致使圖書(shū)流通率下降、資料室無(wú)法正常發(fā)揮其功能。因此，資料室對(duì)讀者借書(shū)要履行借閱手續(xù)，做到及時(shí)登記、借書(shū)有據(jù)、按時(shí)歸還。

（3）由于資料室規(guī)模小，所以我們應(yīng)該定期地全面整理資料室，將期刊、報(bào)紙等資料分門(mén)別類(lèi)地裝訂成冊(cè)，妥善保管，以便及時(shí)查詢，同時(shí)對(duì)陳舊過(guò)時(shí)的圖書(shū)資料定期送交學(xué)校圖書(shū)館保存及處理。

（4）資料員應(yīng)該隨時(shí)掌握讀者的借閱書(shū)籍情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)超期的讀者，通過(guò)各種方式督促他們及時(shí)地歸還所借書(shū)刊，加快書(shū)刊資料的流通，對(duì)損壞或丟失書(shū)刊的讀者要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)賠償或罰款。

3）要做好圖書(shū)資料的利用工作。提高文獻(xiàn)資料的利用率，講求資料效益是提高院系圖書(shū)資料室情報(bào)服務(wù)質(zhì)量的重要一環(huán)，圖書(shū)資料只有得到充分的利用，才能使它的價(jià)值得到充分的發(fā)揮。圖書(shū)資料開(kāi)架閱覽是提高圖書(shū)資料利用率的最佳方式，開(kāi)架閱覽可以讓讀者在書(shū)架上按照各自的需要自由地挑選圖書(shū)，大大地方便了廣大讀者；同時(shí)還可以直接向教學(xué)科研人員推薦和宣傳文獻(xiàn)資料，使他們之間可以更多地加強(qiáng)信息的交流和溝通，從而提高圖書(shū)資料的利用率和流通率。

4）提高圖書(shū)資料管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德

（1）在高速發(fā)展的信息時(shí)代，院系圖書(shū)資料管理員應(yīng)該更新服務(wù)觀念，樹(shù)立新的服務(wù)意識(shí)，將信息技術(shù)更好地應(yīng)用到院系的圖書(shū)資料管理工作中去。必須在保留好紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的同時(shí)，配置好電子光盤(pán)等介質(zhì)載體來(lái)保存文獻(xiàn)信息，以此滿足廣大師生的信息需求；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)獲取各種信息和資源，并隨時(shí)跟蹤信息技術(shù)創(chuàng)新的動(dòng)向，對(duì)信息載體的保存和配置根據(jù)不斷變化的需求情況作出相應(yīng)的調(diào)整和更新。

（2）資料管理者要樹(shù)立終生學(xué)習(xí)的目標(biāo)，現(xiàn)代圖書(shū)資料管理從傳統(tǒng)走向自動(dòng)化，無(wú)論是內(nèi)部管理還是對(duì)外服務(wù)都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。不論是書(shū)目查詢還是圖書(shū)借閱，包括讀者信息的查詢都是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)操作的，所以每個(gè)資料管理者都必須熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的能力，不斷地學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代信息處理技術(shù)，只有這樣才能適應(yīng)時(shí)代的要求，勝任圖書(shū)資料的管理工作。

（3）資料管理者要增強(qiáng)法律意識(shí)，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下文獻(xiàn)資源的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。一名合格的資料管理者，不僅要熟悉管理技術(shù)和管理業(yè)務(wù)，還要遵守圖書(shū)資料管理行業(yè)的政策法規(guī)，應(yīng)該熟練掌握?qǐng)D書(shū)館法、出版法、書(shū)目工作法、標(biāo)準(zhǔn)化法規(guī)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)法等。

（4）資料管理者要給讀者當(dāng)好向?qū)?、好參謀。傳統(tǒng)的咨詢工作在信息時(shí)代已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)人們的現(xiàn)實(shí)需求，有的資料無(wú)法在紙質(zhì)的藏書(shū)中找到，必須要到電子資源庫(kù)去查找。此時(shí)，作為管理者必須告訴讀者應(yīng)該到哪個(gè)電子資源庫(kù)去找、如何查找等等，如果自己的資料室沒(méi)有購(gòu)買(mǎi)此類(lèi)電子資源，還應(yīng)該告訴讀者可以在什么網(wǎng)站能夠查到相應(yīng)的資料，或者建議他們到電子資源豐富的其它單位去查找，盡自己的最大能力給讀者當(dāng)好向?qū)?、好參謀。

總之，高校和院系都要高度關(guān)心和重視系圖書(shū)資料室的工作建設(shè)。要充分利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立起校園圖書(shū)資料信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，使高校圖書(shū)館和院系資料室相互合作、合理分工、各具特色、共享文獻(xiàn)情報(bào)資源，更好地為高校師生服務(wù)，為教學(xué)科研服務(wù)，為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

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1674-6708（2010）21-0022-02

陳海華，助理館員