闞躍鳳 袁麗娟

（大慶市規(guī)劃局 黑龍江 大慶 163316）

隨著信息技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展及其在城市建設(shè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，城市規(guī)劃、建設(shè)、管理與服務(wù)的數(shù)字化建設(shè)正在成為我國城市現(xiàn)代化發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分,建設(shè)領(lǐng)域電子文件與電子檔案大量產(chǎn)生并廣泛應(yīng)用，如何保證信息時代城鄉(xiāng)建設(shè)活動的真實歷史記錄長期保存和隨時利用，已成為各地建設(shè)部門，特別是城建檔案管理部門、建設(shè)系統(tǒng)各業(yè)務(wù)管理部門以及工程建設(shè)、施工、勘察設(shè)計、監(jiān)理等單位所面臨的一項緊迫而艱巨的任務(wù)?！督ㄔO(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》的編制和發(fā)布，對于保證建設(shè)電子文件與電子檔案的真實性、完整性和有效性，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，具有重要的意義?！兑?guī)范》是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件和加強(qiáng)電子檔案管理的依據(jù)。下面我談一下自已對本《規(guī)范》關(guān)鍵問題的分析和理解。

一、建設(shè)電子文件和電子檔案的原始性、真實性和準(zhǔn)確性

影響電子文件的真實性、完整性、準(zhǔn)確性的因素很多，而能有效解決問題的方法卻很少。電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進(jìn)行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。

1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。

2、真實性問題。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被改動的可能。處理后的電子文件是否與原來一樣，存在著認(rèn)定上的困難。信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

3、完整性問題。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不按時收集整理，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

加強(qiáng)電子文件和電子檔案建設(shè)，應(yīng)采取如下措施：

1、加強(qiáng)建設(shè)電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)。從電子文件的形成到歸檔，跨躍了多個部門。這些部門往往通過電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個有機(jī)的整體，有時工作互有交錯，職責(zé)界限難以區(qū)分清楚。因此，指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)電子文件的形成、收集積累、整理和歸檔工作。形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來，進(jìn)行整理歸檔，向檔案部門移交。因為電子文件的形成、收集積累貫穿于公務(wù)、科技等工作的始終，只有電子文件的形成者或承辦者最熟悉電子文件內(nèi)容和電子文件之間的關(guān)系，由他們收集積累并整理歸檔，才能保證電子檔案的質(zhì)量。收集積累、整理歸檔又是檔案工作的基礎(chǔ)和首要環(huán)節(jié)，需要由檔案部門進(jìn)行指導(dǎo)和參與管理。對歸檔后形成電子檔案的管理應(yīng)由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要協(xié)助支持?！督ㄔO(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》規(guī)定，建設(shè)單位作為電子文件形成單位負(fù)責(zé)建設(shè)工程電子文件的整理歸檔與電子檔案的驗收移交，在這過程中它組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位工程電子文件的形成、積累和整理歸檔工作，收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位形成的工程電子檔案；所以對城建檔案管理機(jī)構(gòu)來說加強(qiáng)對建設(shè)單位加強(qiáng)前端控制，實行全過程的管理與監(jiān)控，加強(qiáng)建設(shè)電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)，是保證管理工作的連續(xù)性，保證電子文件與電子檔案的質(zhì)量的關(guān)鍵。

2、采取措施，保證電子文件歸檔質(zhì)量。歸檔工作是由文件管理轉(zhuǎn)換為檔案管理的基礎(chǔ)，它的質(zhì)量關(guān)系到整個檔案管理水平，因此必須有質(zhì)量控制措施，以保證這項工作的正常進(jìn)行。城建檔案管理機(jī)構(gòu)和電子文件形成單位即建設(shè)單位要協(xié)調(diào)，使電子文件管理和電子檔案管理形成一個有機(jī)的整體，避免相互推諉扯皮。建設(shè)單位把歸檔工作“納入有關(guān)管理制度”、“納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍”，明確責(zé)任崗位，指定專人管理，要有明確的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和具體的規(guī)定，建設(shè)單位明確電子文件歸檔的具體工作內(nèi)容和要求，如制定電子文件歸檔的工作步驟、歸檔制度和歸檔計劃，明確電子文件形成、收集積累的質(zhì)量要求。從根本上保證電子文件的形成與歸檔工作不脫節(jié)。采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性要采取專門技術(shù)措施。電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不出現(xiàn)錯誤。整理歸檔時，將電子文件改為“只讀性”文件，將其變成不可更改的文件，以確保電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性。

3、電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機(jī)軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時的技術(shù)。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗，提出以下一些對策建議：

建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。

二、電子檔案的有效保存與維護(hù)

電子文件本身有不穩(wěn)定性，表現(xiàn)為三個方面。一是所依賴的系統(tǒng)的不穩(wěn)定性，現(xiàn)在計算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代的速度迅猛，尤其是軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代，都會產(chǎn)生電子文件存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換的問題。二是載體的不穩(wěn)定性，用以存儲電子文件的計算機(jī)軟盤、光盤等化學(xué)磁性材料壽命較短，不易長久保存。三是電子文件具有可變性，其真實可靠性遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，隨時面臨被修改、盜竊、丟失、甚至銷毀危險。

由于電子文件檔案的不穩(wěn)定性，怎樣保證檔案信息的完整、真實、安全，做好電子文件檔案的維護(hù)和保管工作，顯得非常重要。

1、建設(shè)電子檔案的保管單位應(yīng)配備必要的計算機(jī)及軟、硬件系統(tǒng)，實現(xiàn)建設(shè)電子檔案的在線管理與集成管理。并將建設(shè)電子檔案的轉(zhuǎn)存和遷移結(jié)合起來，定期將在線建設(shè)電子檔案按要求轉(zhuǎn)存為一套脫機(jī)保管的建設(shè)電子檔案，以保障建設(shè)電子檔案的安全保存。

2、.搞好電子檔案載體的存放環(huán)境。電子檔案載體應(yīng)存放在防磁性能好的專用柜架內(nèi)，環(huán)境溫度可控制在17～20℃之內(nèi)，濕度保持在35%～45%之間；同時注意防塵、防火、防有害氣體等庫房“七防”工作。

3.建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)每年對電子檔案讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與薪設(shè)備的兼容性，如不兼容，必須進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測及抽樣機(jī)讀檢驗，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。

4、做好備份工作。由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件可變性的特點，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實做好以下二個方面的備份：一方面要建立多套備份，一式兩份或一式三份，并分開保管，以免電子檔案載體意外損壞。另一方面針對電子檔案載體壽命短的特點，最好每隔3年進(jìn)行一次保護(hù)性復(fù)制。

《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》使我們進(jìn)一步明確了當(dāng)前電子文件管理工作的發(fā)展方向，那就是對電子文件管理實行規(guī)范化、法制化，建立有中國特色的電子文件管理體系，更好地為城市建設(shè)、規(guī)劃、管理服務(wù)。