宮政 劉玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

在當(dāng)前激烈的競爭環(huán)境中，企業(yè)檔案部門如何最大限度地服務(wù)于企業(yè)競爭情報研究，并在發(fā)揮能力的過程中提升自身的發(fā)展?jié)摿蜕鐣匚?，已成為知識經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下檔案部門必須要解決的問題。筆者認(rèn)為，在企業(yè)檔案部門建立情報檔案十分必要。

一、建立企業(yè)情報檔案的必要性

（一）企業(yè)檔案部門自身拓展職能的需要

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作一度停留在信息管理流程的末端，收集內(nèi)容和方式表現(xiàn)為內(nèi)向性、單一性和被動性特點(diǎn)。市場經(jīng)濟(jì)和知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展給檔案部門帶來了機(jī)遇也帶來了挑戰(zhàn)，檔案部門只有把握這一機(jī)遇，在實(shí)體保管的基礎(chǔ)上，積極開展情報檔案工作，才可以提高檔案信息的價格含量，擺脫檔案信息開發(fā)“內(nèi)部熱”、“外部冷”的尷尬局面，獲得持續(xù)發(fā)展的動力。

（二）企業(yè)經(jīng)營決策的需要

信息經(jīng)濟(jì)理論認(rèn)為，在市場經(jīng)濟(jì)中，信息具有對稱分布的特征，也就是“信息的不對稱性”，在這種情況下，總是掌握信息更多的一方占據(jù)市場競爭的優(yōu)勢。建立競爭情報檔案，對情報信息進(jìn)行系統(tǒng)的收集歸檔，可以輔助企業(yè)準(zhǔn)確地預(yù)測市場潛力，指導(dǎo)企業(yè)制定競爭策略，有效地提高市場競爭力。

（三）企業(yè)信息一體化建設(shè)的需要

企業(yè)信息一體化要求檔案工作不僅要為企業(yè)日常經(jīng)營活動提供需要的市場信息和技術(shù)資料，而且還要針對企業(yè)的變型、資產(chǎn)評估、改產(chǎn)兼并、經(jīng)營方式、建立現(xiàn)代企業(yè)制度、進(jìn)軍國際市場等多方面需要提供最佳的解決方案。實(shí)踐證明，走檔案、圖書、情報一體化的道路已是形勢所需，而要實(shí)現(xiàn)信息一體化的資源的優(yōu)化整合，建立競爭情報檔案是必然的選擇。

二、建立情報檔案的對策

（一）拓展職能，有針對性地開展面向決策的情報檔案的收集

1.企業(yè)檔案自身情報功能的挖潛

如前所述，企業(yè)檔案中存在大量的情報信息，如企業(yè)的產(chǎn)品圖紙、技術(shù)檔案、生產(chǎn)檔案、設(shè)備檔案等本身就是重要技術(shù)和經(jīng)濟(jì)情報，通過對它們的歸納和分析，可以為企業(yè)活動提供決策支持。挖掘企業(yè)檔案的情報功能，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案隱性知識的顯性化，還可以避免經(jīng)營管理活動中的大量重復(fù)勞動。

2.企業(yè)競爭對手信息的收集歸檔

美國戰(zhàn)略管理專家D.E.channon認(rèn)為，只要采取系統(tǒng)和持續(xù)的方法，企業(yè)要獲取競爭對手的合法信息，簡直易如反掌。實(shí)際上，任何一個企業(yè)在自己的日常經(jīng)營活動中，都會自覺或不自覺地以各種方式將有關(guān)自己的信息暴露在競爭對手面前。這些信息的絕大部分以公開的文檔形式存在，如廣告、年度報告、財務(wù)報表、企業(yè)刊物、產(chǎn)品說明書、信用調(diào)查報告、招聘廣告、會議資料等。它們是重要的情報檔案信息源，通過對其進(jìn)行有針對性的加工分析，可以為企業(yè)提供競爭對手一方部分或全部的發(fā)展趨勢和潛在態(tài)勢，做到“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。

3.關(guān)于競爭環(huán)境檔案信息的收集、整理與分析

隨時把握競爭環(huán)境的脈動，有助于企業(yè)明察秋毫，搶占市場制高點(diǎn)。企業(yè)檔案部門應(yīng)該積極參與其中，供助網(wǎng)絡(luò)、新聞、報紙等媒體手段捕捉宏觀環(huán)境類信息，如表現(xiàn)政府政策導(dǎo)向的政治環(huán)境、通貨膨脹、匯率調(diào)整、原材料價格變動等直接關(guān)系到企業(yè)興衰的經(jīng)濟(jì)環(huán)境、關(guān)于有法可依程度的法律環(huán)境，反映消費(fèi)者觀念變化、價值趨向、潮流形式的社會環(huán)境等等。將這些信息及時建檔，可能為企業(yè)提供發(fā)展的方向和尺度，做到“知天知地，勝乃可全”。

4.專利情報收集和分析

專利情報是指“通過對專利說明書、專利檔案和專利公報中大量的、個別的、零碎的專利情報進(jìn)行加工組合分析，從而產(chǎn)生的具有競爭性的企業(yè)情報”。專利信息是一種具有極大參考價值的技術(shù)和訣竅，據(jù)世界知識產(chǎn)權(quán)組織調(diào)查，在科研中查閱利用專利檔案，可以縮短科研時間的60%，節(jié)省科研經(jīng)費(fèi)的40%，同時，它也是一種來源穩(wěn)定、數(shù)量龐大、內(nèi)容廣泛、新穎，能夠直接反映產(chǎn)品技術(shù)路線、競爭態(tài)勢的公開信息源。這充分說明，探討企業(yè)應(yīng)用專利情報的有關(guān)問題，對引導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策，增強(qiáng)企業(yè)競爭實(shí)力具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。建立專利情報檔案應(yīng)該作為情報檔案工作的一項重要任務(wù)來抓，通過對某一專利特征進(jìn)行檢索，將所得信息進(jìn)行分類、排序、組合、分析等再加工，使分布在專利說明書和權(quán)利要求中大量分散的、無序的信息，整理成為可以利用的專利檔案信息，這不失為一種行之有效的方法。

（二）加強(qiáng)與社會組織機(jī)構(gòu)的合作與交流

加強(qiáng)與檔案中介機(jī)構(gòu)的合作。市場經(jīng)濟(jì)條件下，要求企業(yè)檔案資源配置和服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，一些應(yīng)動而生的檔案咨詢機(jī)構(gòu)、檔案事務(wù)所在檔案管理、檔案法律咨詢、業(yè)務(wù)評估等方面做了不少成功的嘗試。企業(yè)檔案部門委托這些中介機(jī)構(gòu)開展競爭情報檔案的策劃和論證，無疑是雙方拓展職能的又一創(chuàng)新點(diǎn)。另外，充分利用企業(yè)外部的情報支持系統(tǒng)，如與專業(yè)競爭情報研究所、市場調(diào)查機(jī)構(gòu)等合作和交流，利用這些機(jī)構(gòu)的資源優(yōu)勢和技術(shù)優(yōu)勢，加大力度進(jìn)行有效的搜集、分析,能夠在了解競爭對手、明確競爭目標(biāo)、制定競爭策略等方面有所突破。此外，企業(yè)檔案部門應(yīng)該定期與競爭情報研究委員會交流，參與競爭情報理論和實(shí)踐的學(xué)術(shù)研究和交流活動，這不僅是捕捉情報動態(tài)的一個機(jī)會，而且對普及情報知識、提高自身專業(yè)技能有很大幫助。

（三）信息化建設(shè)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通過異地共享和遠(yuǎn)程調(diào)用突破了情報搜集的時空限制；我國近五百個商情數(shù)據(jù)庫為情報研究立下了赫赫戰(zhàn)功，企業(yè)可以從中查找到大到經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政策法律，小到諸如競爭對手的基本情況、建設(shè)規(guī)模、財務(wù)狀況、產(chǎn)銷狀況、領(lǐng)導(dǎo)層及員工狀況等詳細(xì)信息；大量電子化、數(shù)字化的新型文件涌現(xiàn)，要求檔案人員進(jìn)行篩選和加工，增強(qiáng)技術(shù)密集度已十分必要……所有這些都將信息化建設(shè)提上日程。企業(yè)檔案部門應(yīng)及時導(dǎo)入數(shù)字化管理概念，在檔案、圖書、情報信息一體化的基礎(chǔ)上，構(gòu)建以網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫為支撐，以情報信息系統(tǒng)及智能化的決策支持系統(tǒng)為基礎(chǔ)的信息平臺。在信息系統(tǒng)的運(yùn)行管理中，還要明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和操作規(guī)范，以保證信息的實(shí)效性、真實(shí)性和安全性。

（四）相關(guān)法規(guī)制度的制定和完善

首先，建立競爭情報評估制度。這種將情報檔案定性的定量化的方式，不僅可以有效地評價情報檔案的優(yōu)劣，還可以激發(fā)檔案人員的成就感，調(diào)動積極性。評估可采用目標(biāo)管理和質(zhì)量管理的方法，由企業(yè)信息主管部門聯(lián)合檔案部門進(jìn)行績效評估，以形成客觀公正的績效考評和人事決策。

其次，情報檔案工作的開展需要內(nèi)外部的監(jiān)督機(jī)制作為保障。建議相關(guān)檔案部門制定情報檔案工作的實(shí)施規(guī)范，由檔案行政部門實(shí)施執(zhí)行監(jiān)督，加強(qiáng)情報檔案工作的監(jiān)督和測評，以防止不正當(dāng)競爭的出現(xiàn)。為保證監(jiān)督的透明度，政府部門也需要制定和完善競爭情報法規(guī)及信息價值評估和安全管理體系，從法律上加強(qiáng)競爭情報的鑒別、預(yù)測和信息安全教育，強(qiáng)化企業(yè)競爭情報的自我保護(hù)意識，規(guī)范信息競爭行為。

此外，建立適度信息披露制度，能為情報檔案工作的發(fā)展開辟廣闊前景。因為政府掌握著社會80%的信息資源，而目前只有極少部分公開，況且信息割據(jù)、相互封鎖、行業(yè)壟斷和不正當(dāng)競爭等又限制信息的流動。通過制定和實(shí)施《信息公開法》或相應(yīng)的法律法規(guī)，以合法的信息披露渠道向社會公眾適度公開信息，特別是經(jīng)濟(jì)和科技信息，將極大地促進(jìn)企業(yè)競爭情報檔案工作的開展，提高企業(yè)競爭力。