宮政 劉玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

在當前激烈的競爭環(huán)境中，企業(yè)檔案部門如何最大限度地服務于企業(yè)競爭情報研究，并在發(fā)揮能力的過程中提升自身的發(fā)展?jié)摿蜕鐣匚?，已成為知識經(jīng)濟大環(huán)境下檔案部門必須要解決的問題。筆者認為，在企業(yè)檔案部門建立情報檔案十分必要。

一、建立企業(yè)情報檔案的必要性

（一）企業(yè)檔案部門自身拓展職能的需要

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作一度停留在信息管理流程的末端，收集內(nèi)容和方式表現(xiàn)為內(nèi)向性、單一性和被動性特點。市場經(jīng)濟和知識經(jīng)濟的發(fā)展給檔案部門帶來了機遇也帶來了挑戰(zhàn)，檔案部門只有把握這一機遇，在實體保管的基礎上，積極開展情報檔案工作，才可以提高檔案信息的價格含量，擺脫檔案信息開發(fā)“內(nèi)部熱”、“外部冷”的尷尬局面，獲得持續(xù)發(fā)展的動力。

（二）企業(yè)經(jīng)營決策的需要

信息經(jīng)濟理論認為，在市場經(jīng)濟中，信息具有對稱分布的特征，也就是“信息的不對稱性”，在這種情況下，總是掌握信息更多的一方占據(jù)市場競爭的優(yōu)勢。建立競爭情報檔案，對情報信息進行系統(tǒng)的收集歸檔，可以輔助企業(yè)準確地預測市場潛力，指導企業(yè)制定競爭策略，有效地提高市場競爭力。

（三）企業(yè)信息一體化建設的需要

企業(yè)信息一體化要求檔案工作不僅要為企業(yè)日常經(jīng)營活動提供需要的市場信息和技術資料，而且還要針對企業(yè)的變型、資產(chǎn)評估、改產(chǎn)兼并、經(jīng)營方式、建立現(xiàn)代企業(yè)制度、進軍國際市場等多方面需要提供最佳的解決方案。實踐證明，走檔案、圖書、情報一體化的道路已是形勢所需，而要實現(xiàn)信息一體化的資源的優(yōu)化整合，建立競爭情報檔案是必然的選擇。

二、建立情報檔案的對策

（一）拓展職能，有針對性地開展面向決策的情報檔案的收集

1.企業(yè)檔案自身情報功能的挖潛

如前所述，企業(yè)檔案中存在大量的情報信息，如企業(yè)的產(chǎn)品圖紙、技術檔案、生產(chǎn)檔案、設備檔案等本身就是重要技術和經(jīng)濟情報，通過對它們的歸納和分析，可以為企業(yè)活動提供決策支持。挖掘企業(yè)檔案的情報功能，不僅可以實現(xiàn)檔案隱性知識的顯性化，還可以避免經(jīng)營管理活動中的大量重復勞動。

2.企業(yè)競爭對手信息的收集歸檔

美國戰(zhàn)略管理專家D.E.channon認為，只要采取系統(tǒng)和持續(xù)的方法，企業(yè)要獲取競爭對手的合法信息，簡直易如反掌。實際上，任何一個企業(yè)在自己的日常經(jīng)營活動中，都會自覺或不自覺地以各種方式將有關自己的信息暴露在競爭對手面前。這些信息的絕大部分以公開的文檔形式存在，如廣告、年度報告、財務報表、企業(yè)刊物、產(chǎn)品說明書、信用調(diào)查報告、招聘廣告、會議資料等。它們是重要的情報檔案信息源，通過對其進行有針對性的加工分析，可以為企業(yè)提供競爭對手一方部分或全部的發(fā)展趨勢和潛在態(tài)勢，做到“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。

3.關于競爭環(huán)境檔案信息的收集、整理與分析

隨時把握競爭環(huán)境的脈動，有助于企業(yè)明察秋毫，搶占市場制高點。企業(yè)檔案部門應該積極參與其中，供助網(wǎng)絡、新聞、報紙等媒體手段捕捉宏觀環(huán)境類信息，如表現(xiàn)政府政策導向的政治環(huán)境、通貨膨脹、匯率調(diào)整、原材料價格變動等直接關系到企業(yè)興衰的經(jīng)濟環(huán)境、關于有法可依程度的法律環(huán)境，反映消費者觀念變化、價值趨向、潮流形式的社會環(huán)境等等。將這些信息及時建檔，可能為企業(yè)提供發(fā)展的方向和尺度，做到“知天知地，勝乃可全”。

4.專利情報收集和分析

專利情報是指“通過對專利說明書、專利檔案和專利公報中大量的、個別的、零碎的專利情報進行加工組合分析，從而產(chǎn)生的具有競爭性的企業(yè)情報”。專利信息是一種具有極大參考價值的技術和訣竅，據(jù)世界知識產(chǎn)權組織調(diào)查，在科研中查閱利用專利檔案，可以縮短科研時間的60%，節(jié)省科研經(jīng)費的40%，同時，它也是一種來源穩(wěn)定、數(shù)量龐大、內(nèi)容廣泛、新穎，能夠直接反映產(chǎn)品技術路線、競爭態(tài)勢的公開信息源。這充分說明，探討企業(yè)應用專利情報的有關問題，對引導企業(yè)進行科學決策，增強企業(yè)競爭實力具有重大的現(xiàn)實意義。建立專利情報檔案應該作為情報檔案工作的一項重要任務來抓，通過對某一專利特征進行檢索，將所得信息進行分類、排序、組合、分析等再加工，使分布在專利說明書和權利要求中大量分散的、無序的信息，整理成為可以利用的專利檔案信息，這不失為一種行之有效的方法。

（二）加強與社會組織機構的合作與交流

加強與檔案中介機構的合作。市場經(jīng)濟條件下，要求企業(yè)檔案資源配置和服務方式的轉變，一些應動而生的檔案咨詢機構、檔案事務所在檔案管理、檔案法律咨詢、業(yè)務評估等方面做了不少成功的嘗試。企業(yè)檔案部門委托這些中介機構開展競爭情報檔案的策劃和論證，無疑是雙方拓展職能的又一創(chuàng)新點。另外，充分利用企業(yè)外部的情報支持系統(tǒng)，如與專業(yè)競爭情報研究所、市場調(diào)查機構等合作和交流，利用這些機構的資源優(yōu)勢和技術優(yōu)勢，加大力度進行有效的搜集、分析,能夠在了解競爭對手、明確競爭目標、制定競爭策略等方面有所突破。此外，企業(yè)檔案部門應該定期與競爭情報研究委員會交流，參與競爭情報理論和實踐的學術研究和交流活動，這不僅是捕捉情報動態(tài)的一個機會，而且對普及情報知識、提高自身專業(yè)技能有很大幫助。

（三）信息化建設

計算機網(wǎng)絡通過異地共享和遠程調(diào)用突破了情報搜集的時空限制；我國近五百個商情數(shù)據(jù)庫為情報研究立下了赫赫戰(zhàn)功，企業(yè)可以從中查找到大到經(jīng)濟環(huán)境、政策法律，小到諸如競爭對手的基本情況、建設規(guī)模、財務狀況、產(chǎn)銷狀況、領導層及員工狀況等詳細信息；大量電子化、數(shù)字化的新型文件涌現(xiàn)，要求檔案人員進行篩選和加工，增強技術密集度已十分必要……所有這些都將信息化建設提上日程。企業(yè)檔案部門應及時導入數(shù)字化管理概念，在檔案、圖書、情報信息一體化的基礎上，構建以網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫為支撐，以情報信息系統(tǒng)及智能化的決策支持系統(tǒng)為基礎的信息平臺。在信息系統(tǒng)的運行管理中，還要明確各環(huán)節(jié)的責任人和操作規(guī)范，以保證信息的實效性、真實性和安全性。

（四）相關法規(guī)制度的制定和完善

首先，建立競爭情報評估制度。這種將情報檔案定性的定量化的方式，不僅可以有效地評價情報檔案的優(yōu)劣，還可以激發(fā)檔案人員的成就感，調(diào)動積極性。評估可采用目標管理和質量管理的方法，由企業(yè)信息主管部門聯(lián)合檔案部門進行績效評估，以形成客觀公正的績效考評和人事決策。

其次，情報檔案工作的開展需要內(nèi)外部的監(jiān)督機制作為保障。建議相關檔案部門制定情報檔案工作的實施規(guī)范，由檔案行政部門實施執(zhí)行監(jiān)督，加強情報檔案工作的監(jiān)督和測評，以防止不正當競爭的出現(xiàn)。為保證監(jiān)督的透明度，政府部門也需要制定和完善競爭情報法規(guī)及信息價值評估和安全管理體系，從法律上加強競爭情報的鑒別、預測和信息安全教育，強化企業(yè)競爭情報的自我保護意識，規(guī)范信息競爭行為。

此外，建立適度信息披露制度，能為情報檔案工作的發(fā)展開辟廣闊前景。因為政府掌握著社會80%的信息資源，而目前只有極少部分公開，況且信息割據(jù)、相互封鎖、行業(yè)壟斷和不正當競爭等又限制信息的流動。通過制定和實施《信息公開法》或相應的法律法規(guī)，以合法的信息披露渠道向社會公眾適度公開信息，特別是經(jīng)濟和科技信息，將極大地促進企業(yè)競爭情報檔案工作的開展，提高企業(yè)競爭力。