胡旭宇

（河海大學 水利水電學院，江蘇 南京 210098）

學院辦公室的職能是參與政務、管理事務和做好服務。辦公室工作的內容非常繁雜、瑣碎，有些突發(fā)性工作經常是時間緊、任務重、要求高，但報酬卻很少。辦公室人員如果沒有強烈的責任感、事業(yè)心，缺乏良好的個人素質，很難把各項工作做得完美。我結合實際情況，就如何提高學院辦公室人員的基本素質談幾點認識。

一、培養(yǎng)敬業(yè)意識，增強集體觀念

素質是指人完成某類活動所必須具備的基本條件，敬業(yè)是指待人處事的態(tài)度，也是一種遇事執(zhí)著的精神。敬業(yè)精神是一種高度的責任感和崇高的職業(yè)道德。責任感簡要地說就是把份內的事做好，是一種內在的道德要求，它是個人對社會或他人所承擔的道德責任，也是基本的道德準則和規(guī)范的體現，更是一種有意識的表達和自覺的體現。做好辦公室工作首先要培養(yǎng)敬業(yè)愛崗的精神和良好的職業(yè)道德。

敬業(yè)精神和進取精神，是一種積極的品行，是一個人進步、向上的內在動力。只有具備強烈的進取精神，才能在主觀上主動承擔各項工作，并盡力把它做好?？是筮M步，積極進取，獻身事業(yè)，在職業(yè)上獲得良好的社會評價，得到他人的尊重。因此，辦公室工作人員必須有良好的敬業(yè)精神，安心、熱愛本職工作，并把本崗位工作當作自己的事業(yè)來做。只有這樣，才能積極奉獻，任勞任怨，干一行，專一行，盡職盡責做好工作。

學院辦公室工作的服務范圍比較廣，工作量大，涉及到教職員工和學生的教學、科研、學科建設等方方面面的工作，任何一個環(huán)節(jié)出了差錯，都有可能影響到整個學院的工作。因此，在安排工作、考慮問題時，必須有全局觀念和協(xié)作意識。辦公室在安排具體工作時，要注重條理性和靈活性相結合，對于難以把握的事務要留有空間，提前準備。辦公室要與各科室相互配合、相互協(xié)作、相互支持。同事之間也要配合默契，講協(xié)作，講團結，集體利益高于個人利益，絕不能相互之間挖墻角，遇到困難時更要相互幫助、密切配合協(xié)作，積極想辦法解決問題。

辦公室人員因工作上的需要，有時或經常與領導干部接觸或交往，在向領導匯報工作或完成領導交辦任務的過程中，有單獨和領導接觸的機會，這就需要辦公室人員有著良好的個人素質和道德規(guī)范，給領導提供客觀的、公正的信息和資料，便于領導正確地分析問題和解決問題。在與多位領導相處時，一定要以事業(yè)為重，從實際工作出發(fā)，盡力維護領導班子的團結和威信，不能單從感情出發(fā)，看人行事，不能有靠近誰、疏遠誰的思想和行為。絕不能把帶有個人傾向的信息傳遞給領導，以免影響領導分析研究和判斷決策，最終把工作搞亂、搞砸。

辦公室處于各種人情世故和各種矛盾的交匯處，每天來來往往的人很多，各種閑言碎語也不少。這就要求辦公室人員要講正氣、講原則、有頭腦，一切工作從大局考慮。不利于團結、不利于工作的話，不要講，更不能傳，以免引起誤解，造成負面影響，使同事之間的關系變得緊張復雜，最終影響工作。

辦公室人員還要有吃得了苦和吃得了虧的心理準備，要理性面對各種利益和誘惑，絕不能打著領導的旗號謀取私利，對于該得到的可以得到，但不一定都要得到；不該得到的決不能去撈，要為構造和諧社會樹立良好的風氣。在處理問題時，要有冷靜的頭腦、謙誠的風度，對一些棘手的事情要有耐心，不能以煩對火，不要把事情弄僵。對于某些特殊工作的處理，還應注意語言藝術，運用應變能力，通過語言藝術來表達應變能力，盡可能做到既能辦成事，又不違反規(guī)章制度和原則規(guī)定。

二、強化學習意識，提高管理水平

學習是發(fā)展的需要，創(chuàng)新是時代的精神，是現代化建設對于每一個辦公室管理人員提出的基本要求。黨的十六大報告在闡述全面建設小康社會目標時提出：“要形成全民學習，終身學習的學習型社會，促進人的全面發(fā)展?！痹谥R更新?lián)Q代、崗位變化難測的新情況下，如果不樹立學習的觀念，一個人的知識結構、工作能力就會很快落后于時代和崗位的要求。院校辦公室人員由于工作和服務對象均為具有很高學歷層次的教授、博導及專業(yè)人才，因此必須具備一定的政治理論素養(yǎng)、科學文化知識和相應的實際工作能力，否則就不能適應工作的新要求，甚至有被淘汰的可能。

學習意識主要來源于個人的學習興趣、態(tài)度和能力。有了一定的學習興趣，就必然會分享學習成果所帶來的快樂。辦公室工作人員首先要掌握現階段國家的政策法規(guī)和國內外重大時事。在學習中，要注意總結學習經驗，改進學習方法，增強自學能力，提高學習效率。要努力拓寬學習的知識面，注重吸收人類社會的一切文明成果，把向書本學習、他人學習和實踐學習有機地結合在一起，積極探索研究學習的新方法和新思路。要善于利用零散的時間進行學習，每一個辦公室管理人員都要學習政治理論，文化知識和現代管理知識，以及所在崗位的專業(yè)技術和技能，努力使自己成為擁有熟練技能的崗位行家。

目前，高校的辦公室管理工作已經向著現代化管理方向發(fā)展，由于受傳統(tǒng)管理模式的影響較大，真正采用現代化管理手段和方式的不是很多，主要表現在管理的規(guī)范化程度不高，服務的管理性不強，距離真正的規(guī)范化管理和管理型服務還有很大的差距。因此，各級領導和辦公室人員要高度重視，認真研究，深刻思考，積極改進，通過管理創(chuàng)新，逐步提高管理的規(guī)范化程度，從而有效提高管理水平。

在規(guī)范化管理方面，我們可以借鑒一些優(yōu)秀企業(yè)的管理模式和理念，了解他們比較成功的經驗和行之有效的管理方法。例如：美國沃爾瑪公司在20世紀60年代只是國內一個小城鎮(zhèn)的零售商，但經過40多年的奮斗不息，在2002年一舉成為全球500強排名第一的公司，創(chuàng)造了全球企業(yè)界的一個神話。這就在于他們有一系列嚴格規(guī)范的制度、法規(guī)實施細則和檢查實施細則，沃爾瑪總裁山姆·沃爾頓說得好：“如果你熱愛工作，你每天就會盡自己所能力求完美，而不久你周圍的每一個人也會從你這里感染這種熱情?！边@句話說得很實在，也很有道理，它表明了一個優(yōu)秀團隊所具備的良好的個人素質、積極的敬業(yè)精神和強烈的責任感的巨大作用。雖然，企業(yè)單位與事業(yè)單位無法作直接的比較，但企業(yè)單位管理中的先進思想、先進理念和敬業(yè)精神非常值得我們去認真思考與研究。社會的發(fā)展要求我們每一個公民必須扎扎實實地提高自己的素質和修養(yǎng)。在現代化管理方面，只有進一步加強學習與思考，不斷探索新問題，才能開創(chuàng)新局面。

三、注重工作技巧，增添崗位興趣

辦公室工作是十分繁忙的，也是比較寂寞的，怎樣才能使辦公室工作不厭倦，變得有趣呢？用傳統(tǒng)的理論說教方式是不可取的，也是行不通的，只有通過觀察、積累日常工作中的每一個細節(jié)，從細節(jié)中找出有趣的規(guī)律，加以分析、研究和思考，充分激發(fā)每一個人的創(chuàng)造性思維，用工作成果來沖淡厭煩和枯燥乏味的心理陰影，活躍辦公氣氛，才能使辦公室人員真正感受到工作樂趣，從而有效提高效率。

辦公室是接電話頻率最高的場所，記住常用的辦公電話號碼，已成為辦公室人員的基本工作技能。但對于眾多的辦公電話號碼如何去記呢？死記硬背通常只能是暫時應付，時間長了也就記不住了。通過研究我們發(fā)現，用聯(lián)想和對比的方式來記憶電話號碼可以起到較好的效果。（如：表1電話號碼對照表）

?

表中列舉了河海大學三個內線電話號碼與三個城市電話區(qū)號作對比的方式，找出了這六個四位數字的特殊關系，也就是六個數字的后三位完全相同，第一位也有筆畫上的聯(lián)系，即“0”與“6”存在著筆畫上的關系。這是一個非常巧合的規(guī)律，通過這樣的比較，我們在日常工作中就可以熟練記住這些電話號碼，同時又記住了石家莊市、大連市和鎮(zhèn)江市這三個城市的電話區(qū)號，這不僅給工作帶來了許多方便，而且大大提高了辦公室人員的工作興趣。同樣的規(guī)律還有許多，我們可以根據不同的需要進一步去觀察和摸索。在日常工作中，注意觀察和留心，處處做有心人，就可以找到更多更好的小竅門，也可以為枯燥的事務性工作增添一點色彩。

在提高辦公室工作技能方面，有許多工作值得去研究和探討。在電腦網絡高速發(fā)達的當今，用電腦功能為辦公室工作服務已成為一種新的管理模式。電腦技能較好的同志可自編一些辦公軟件，也可制作小程序，通過動態(tài)畫面的效果來活躍辦公室的工作氣氛，達到理想的效果。電腦操作一般的同志，也可以制作一些簡單的辦公演示文稿，用圖文并茂的形式來管理和匯總日常工作數據或表格，這樣可大大提高辦公室人員的計算機操作技能，增添辦公室崗位興趣，更好地適應辦公室工作發(fā)展的需求。

提升崗位技能，增添崗位樂趣，提高工作效率，搞好辦公室工作，這要靠全體辦公室同志的共同努力，更要有各級領導的支持與關心。曾慶紅同志在全國辦公廳主任工作會議上強調：“辦公室工作要以感情留人，以事業(yè)留人，以適當的待遇留人。”這充分表達了黨和國家領導人對辦公室工作的高度重視和極大關懷。辦公室工作的確是千頭萬緒、復雜煩躁，既要把日常事務處理好，又要有參與政務的能力和水平。這確實給辦公室人員提出了很高的要求。只有不斷加強學習、研究與思考，努力提高個人的自身素質和修養(yǎng)，才能更好地適應辦公室工作崗位的新要求。

［1］汪中求.細節(jié)決定成敗［M］.北京：新華出版社，2004.

［2］楊銳，張純.高校學院辦公室團隊建設的實踐與思考［J］.河海大學學報（社科版），2004，Vol.6.

［3］胡旭宇.加強改進辦公室工作，為本科教學創(chuàng)優(yōu)服務［J］.河海大學學報（社科版），2004，Vol.6.

［4］金英.對強化高校院（系）辦公室科學管理職能的思考［J］.科技創(chuàng)業(yè)月刊，2006，（8）.