摘要:隨著信息科學(xué)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展,信息化管理在企業(yè)管理中的作用越來(lái)越重要。加強(qiáng)信息化建設(shè),推進(jìn)信息化管理, 將成為企業(yè)管理現(xiàn)代化的重要突破口。本文結(jié)合信息時(shí)代企業(yè)發(fā)展的特點(diǎn),從促進(jìn)公司從管理信息到信息化管理的轉(zhuǎn)變進(jìn)行了思考和探索。

Abstract: Along with the information science and information technology's swift development, the informationization management is getting more and more important in business management's function. Strengthens the informationization construction, the advancement informationization management, will become the business management modernization the important breach. This article unifies the information age enterprise development the characteristic, from managed the information from the promotion company to carry on the ponder and the exploration to the informationization management transformation.

關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融入企業(yè)管理

Key words: Office automation systemIntegrationBusiness management

作者簡(jiǎn)介:孫思模,貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院教務(wù)處,講師,主要研究方向:企業(yè)信息管理,教育信息化管理。

一、企業(yè)信息化與企業(yè)管理的重要性

企業(yè)信息化就是在先進(jìn)的管理理念指導(dǎo)下,應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)去整合企業(yè)現(xiàn)有的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、設(shè)計(jì)、制造、管理,及時(shí)為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確而有效的數(shù)據(jù)信息,對(duì)需求做出迅速的反應(yīng),其本質(zhì)是增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

信息資源日益成為重要的生產(chǎn)要素、無(wú)形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富。信息化水平已經(jīng)成為衡量一個(gè)企業(yè)甚至一個(gè)國(guó)家整體實(shí)力的重要標(biāo)志。電網(wǎng)企業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要支柱。電網(wǎng)企業(yè)的地位和作用決定了推進(jìn)企業(yè)信息化,不僅對(duì)提高本企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力、抗風(fēng)險(xiǎn)能力和可持續(xù)發(fā)展能力意義重大,而且對(duì)推動(dòng)整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)代化意義深遠(yuǎn)。

二、企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)成效

辦公自動(dòng)化,英文名稱為“Office Automation”,簡(jiǎn)稱OA。它基于數(shù)據(jù)庫(kù)、電子郵件、遠(yuǎn)程通訊以及Intranet技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部業(yè)務(wù)信息流轉(zhuǎn)、信息交流和信息共享,快速有效地接收各種上級(jí)機(jī)關(guān)文件、所屬機(jī)關(guān)的上報(bào)信息,組織、協(xié)調(diào)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)的各種信息,使用戶能夠方便、快捷地獲取其所需信息。

經(jīng)過(guò)近幾年的發(fā)展,我國(guó)多數(shù)企業(yè)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用方面積累了許多寶貴的經(jīng)驗(yàn),辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)成為很多企業(yè)本部及各直屬單位日常辦公中不可缺少的辦公工具,并取得了以下成效:

(1)辦公方式更加靈活多樣。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)進(jìn)行管理工作將不再會(huì)受到時(shí)間和空間的限制,工作人員可以根據(jù)自己的需求和愿望,選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)登錄辦公系統(tǒng)并進(jìn)行信息的獲取、加工與發(fā)布。在這種環(huán)境中,由于領(lǐng)導(dǎo)出差、開會(huì)等原因?qū)е碌钠髽I(yè)管理、信息互通變得不便捷的狀況迎刃而解。管理將不受傳統(tǒng)的上班時(shí)間和工作地點(diǎn)的限制,可以隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開展切實(shí)有效的工作。

(2)信息資源共享更加快捷和方便。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè),使企業(yè)的管理模式發(fā)生了變化,相互間的信息共享和交流成為可能。各種信息資源通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在網(wǎng)上傳輸,突破了行政管理、地理位置等因素所形成的障礙,實(shí)現(xiàn)人與人之間、部門與部門之間、各單位之間的密切聯(lián)系和交流。

(3)行政辦公更加高效,節(jié)省了企業(yè)的管理成本。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式,建立了企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件審批、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、電子簽章、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)的方式,真正實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公,節(jié)省了人力成本和辦公成本。同時(shí),通過(guò)實(shí)時(shí)通信、在線感知、部門協(xié)同等,將相對(duì)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)和部門連接為更加緊密的整體,使普通員工、基層部門與管理層之間的距離縮小,提高了企業(yè)工作人員協(xié)作能力和工作效率。

三、將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融入企業(yè)管理

(1)辦公自動(dòng)化促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理。業(yè)務(wù)流程管理的成功實(shí)施需要辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的支持。業(yè)務(wù)流程管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程。辦公自動(dòng)化有利于業(yè)務(wù)流程管理的規(guī)范化建設(shè)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)依賴事先設(shè)定的程序,這些程序沒(méi)有彈性,這就要求企業(yè)要有規(guī)范的流程設(shè)計(jì)、規(guī)范的崗位和部門職責(zé)描述、規(guī)范的制度設(shè)計(jì)。規(guī)范的流程設(shè)計(jì)要求企業(yè)重新定義業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié),每個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù)內(nèi)容、任務(wù)完成的時(shí)間,以及這個(gè)環(huán)節(jié)與流程中上下環(huán)節(jié)之間的任務(wù)關(guān)系等;規(guī)范的崗位和職責(zé)描述要求企業(yè)重新定義各個(gè)環(huán)節(jié)需要開展的任務(wù),完成任務(wù)需要哪些工作崗位、崗位的職責(zé)及各個(gè)崗位的人員安排等;規(guī)范的制度設(shè)計(jì)要求企業(yè)必須設(shè)計(jì)保證流程順利運(yùn)行所需要的工作制度、監(jiān)督制度、考評(píng)制度和績(jī)效評(píng)價(jià)制度等。 辦公自動(dòng)化還有利于流程的一體化建設(shè)。流程的一體化改造,使得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各系統(tǒng)成為一個(gè)相互配合、相互協(xié)作、互相支撐的一個(gè)價(jià)值創(chuàng)造體系。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠有效避免信息孤島現(xiàn)象的發(fā)生,避免各個(gè)不同流程之間的相互分割,充分發(fā)揮信息化的整體效益。

(2)辦公自動(dòng)化推進(jìn)企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化。將標(biāo)準(zhǔn)化管理和辦公自動(dòng)化管理有機(jī)結(jié)合,可以使整個(gè)企業(yè)有“法”可依,可以使企業(yè)每一個(gè)具體的工作都嚴(yán)格按規(guī)定辦,按標(biāo)準(zhǔn)辦,從而達(dá)到管理過(guò)程的規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)、高效。因此,搭建一個(gè)在辦公自動(dòng)化管理基礎(chǔ)上體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程的自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化,將對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理提供強(qiáng)有力的支持?？梢砸酝ㄟ^(guò)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,建立標(biāo)準(zhǔn)化管理模塊,將標(biāo)準(zhǔn)化管理融入到各功能模塊中,使得整個(gè)系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中能將國(guó)家、行業(yè)和企業(yè)內(nèi)部的管理、工作、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際工作過(guò)程融合到一起,從而對(duì)整個(gè)工作過(guò)程起到實(shí)際指導(dǎo)作用。

(3)辦公自動(dòng)化促進(jìn)績(jī)效管理。運(yùn)用信息化的建設(shè)可以大大提高績(jī)效管理的準(zhǔn)確性和可信性。現(xiàn)在企業(yè)在績(jī)效的評(píng)估中,大都運(yùn)用平衡記分卡來(lái)進(jìn)行測(cè)評(píng)。在平衡記分卡中要考慮四個(gè)指標(biāo),包括財(cái)務(wù)角度、客戶角度、內(nèi)部業(yè)務(wù)角度和創(chuàng)新與學(xué)習(xí)的角度。在績(jī)效評(píng)價(jià)中要綜合考慮以上四個(gè)因素。但是在沒(méi)有運(yùn)用信息化管理的情況下,將這些數(shù)據(jù)統(tǒng)一并進(jìn)行分析是很困難的。如果運(yùn)用人力資源管理信息系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行績(jī)效管理將會(huì)很容易。運(yùn)用系統(tǒng)把這些數(shù)據(jù)從不同的部門中統(tǒng)計(jì)抽取出來(lái),然后把這四個(gè)數(shù)據(jù)集中到人力資源部門,由系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析處理,最后生成結(jié)果,從而使績(jī)效管理工作更加簡(jiǎn)化、公證、準(zhǔn)確。人力資源管理職能人員所需要做的僅僅是找出適合企業(yè)運(yùn)用的績(jī)效管理方法并把它設(shè)定到系統(tǒng)中。

(4)以辦公自動(dòng)化確保企業(yè)決策落實(shí)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)督查督辦工作的支持工作主要包括:上級(jí)方針、政策以及企業(yè)重要決定和重要工作部署的貫徹落實(shí)情況;企業(yè)各項(xiàng)工作目標(biāo)、工作計(jì)劃執(zhí)行情況;領(lǐng)導(dǎo)批示、交辦事項(xiàng)執(zhí)行情況;文件布置的各項(xiàng)主要工作完成情況等內(nèi)容。督查督辦工作要經(jīng)過(guò)擬辦、立項(xiàng)、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋和歸檔等環(huán)節(jié)來(lái)實(shí)現(xiàn)。將這幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作固化到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)決策管理進(jìn)行自動(dòng)跟蹤,實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的督辦過(guò)程。

(5)以辦公自動(dòng)化推進(jìn)企業(yè)知識(shí)管理。隨著知識(shí)型企業(yè)的出現(xiàn),知識(shí)已成為首要的生產(chǎn)要素。知識(shí)管理就是通過(guò)對(duì)于信息和專業(yè)技能的系統(tǒng)開發(fā)和利用,改進(jìn)和提高部門與組織的技能素質(zhì)、創(chuàng)新能力、生產(chǎn)能力和響應(yīng)能力。知識(shí)管理和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是聯(lián)系緊密、相輔相成的。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是支持員工工作的辦公平臺(tái),無(wú)論從知識(shí)的來(lái)源來(lái)看(企業(yè)中既有的資料、人腦的知識(shí)、工作過(guò)程中產(chǎn)生的知識(shí)),還是從知識(shí)的利用來(lái)看(取之于工作中,應(yīng)用于工作中),知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)都需要具體的辦公平臺(tái)作為支撐。因此知識(shí)管理作為更高層面的管理方法論,將提升辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將成為知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)的支撐平臺(tái)。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用對(duì)提高企業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量,促進(jìn)企業(yè)由“管理信息”向“信息管理”轉(zhuǎn)變,具有十分重要的作用。我們必須充分認(rèn)識(shí)推廣使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要性,抓住公司實(shí)施“信息化登高計(jì)劃”的機(jī)遇,密切與有關(guān)部門的溝通、研討,不斷完善系統(tǒng)功能,不斷提高系統(tǒng)的應(yīng)用層次,使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在業(yè)務(wù)流程管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理、績(jī)效管理、知識(shí)管理以及決策管理等企業(yè)管理工作中發(fā)揮更大的作用。

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1 孫思模,男,貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院教務(wù)處,講師,研究方向,企業(yè)信息管理,教育信息化管理