□劉軍

框架協(xié)議采購ERP流程打通后，重點(diǎn)問題突出表現(xiàn)在：多品種物資如何維護(hù)框架協(xié)議需要的大量數(shù)據(jù)？如何快捷準(zhǔn)確地創(chuàng)建框架協(xié)議項(xiàng)下采購訂單？如何方便及時地維護(hù)框架協(xié)議項(xiàng)下采購訂單的書面采購文件等等。圍繞這些問題，濟(jì)南分公司探索提出了快捷的解決方法，為全面提高采購管理水平和采購效率，將瑣碎的事務(wù)性工作轉(zhuǎn)向過程控制提供了有力的技術(shù)支持。

運(yùn)用批處理方法維護(hù)框架協(xié)議數(shù)據(jù)

對于多品種物資，如果逐個進(jìn)行框架協(xié)議維護(hù)，則存在需要維護(hù)的字段多、數(shù)據(jù)量大、準(zhǔn)確性低、業(yè)務(wù)操作煩瑣、業(yè)務(wù)處理進(jìn)程慢等問題。難點(diǎn)是如何將業(yè)務(wù)操作簡單化?？蚣軈f(xié)議采購需要維護(hù)的字段主要有物料編碼、物料描述、目標(biāo)數(shù)量、計(jì)量單位、凈價、供應(yīng)商平均報價、框架協(xié)議類型和框架協(xié)議編號等。濟(jì)南分公司相關(guān)技術(shù)人員分析發(fā)現(xiàn)：框架協(xié)議類型和框架協(xié)議編號在ERP中借用一個屏幕中的“管道外部批次編號”和“外部提貨單號”，而供應(yīng)商平均報價在ERP中借用另一個屏幕中的“供應(yīng)商物料”。而框架協(xié)議各項(xiàng)目無法自動激活，需要手工激活，借用字段所在屏幕也存在如何激活和數(shù)據(jù)如何記憶等問題。

對此，該公司提出的解決方法是，通過ERP系統(tǒng)CATT創(chuàng)建批導(dǎo)入的計(jì)算機(jī)輔助工具。具體操作是：首先在系統(tǒng)中通過CATT記錄框架協(xié)議修改的操作過程，激活字段，選擇字段清單，完成批處理的創(chuàng)建。操作中要注意行項(xiàng)目的定位方法和“項(xiàng)目細(xì)節(jié)”借用字段的選中。其次是導(dǎo)出批處理電子表格，歸集所需數(shù)據(jù)，形成批導(dǎo)入文本文件，再導(dǎo)入系統(tǒng)，完成框架協(xié)議數(shù)據(jù)的維護(hù)。

批處理導(dǎo)入適合多品種物資框架協(xié)議的創(chuàng)建要求，其優(yōu)點(diǎn)是數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性高，業(yè)務(wù)操作趨于簡單化，工作流程更符合業(yè)務(wù)需求，業(yè)務(wù)人員能夠及時處理業(yè)務(wù)。同時，由批處理業(yè)務(wù)人員歸集的電子表格，能為下一步框架協(xié)議項(xiàng)下采購訂單的創(chuàng)建提供數(shù)據(jù)支持。

運(yùn)用框架協(xié)議維護(hù)的數(shù)據(jù)快捷創(chuàng)建采購訂單

通常的做法是將采購申請?zhí)钊牒?，用ME3M查找框架協(xié)議號和行項(xiàng)目號。這種做法僅適用于品種少的物料創(chuàng)建，對于多品種物料的創(chuàng)建則存在數(shù)據(jù)查找難、操作復(fù)雜等缺點(diǎn)。運(yùn)用框架協(xié)議維護(hù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和電子表格計(jì)算函數(shù)，能夠輕而易舉地解決這問題。具體方法為：如前所述，經(jīng)過歸集的框架協(xié)議電子表格，除了創(chuàng)建框架協(xié)議外，還可以將框架協(xié)議行項(xiàng)目提取出來，然后運(yùn)用VLOOKUP函數(shù)，將帶有采購申請?zhí)?、采購申請行?xiàng)目、框架協(xié)議號、框架協(xié)議行項(xiàng)目合并到一張表，再運(yùn)用復(fù)制、粘貼等方法，方便地創(chuàng)建采購訂單。

上述方法適合于品種多的物料創(chuàng)建框架協(xié)議項(xiàng)下采購訂單。其優(yōu)點(diǎn)是不需要查找各種數(shù)據(jù)就可以方便、及時地創(chuàng)建采購訂單，從而大大提高了效率。據(jù)測試，用通常方法創(chuàng)建一張有30個物料組成的采購訂單需時30分鐘，而用該方法，即使物料再多，也僅需3分鐘即可完成，而且錯誤的概率幾乎為零。

快捷出具書面采購訂單

書面的采購訂單審批表，通常的做法是：形成審批表后，將訂單價格逐個手工錄入。在品種多的情況下，采用這種方法經(jīng)常會導(dǎo)致價格輸入錯誤。而查找錯誤須從頭開始，工作進(jìn)展緩慢，不能滿足管理要求。

如何快捷維護(hù)物資價格？該公司采用的方法與上面幾個方法有異曲同工之處：經(jīng)過歸集的框架協(xié)議電子表格，已含物資的訂貨價格。將書面采購訂單和含訂貨價格的框架協(xié)議電子表格，運(yùn)用VLOOKUP函數(shù)，合并為一張能夠滿足內(nèi)控要求的審批表，即完成書面文件的創(chuàng)建。

通過以上方法，框架協(xié)議、框架協(xié)議項(xiàng)下采購訂單的創(chuàng)建和采購訂單的書面采購文件等業(yè)務(wù)操作，均能快捷、及時、準(zhǔn)確地完成，為濟(jì)南煉化物資裝備部門順利推行總部框架協(xié)議采購，提供了有力的技術(shù)和業(yè)務(wù)操作支持。目前上述方法已經(jīng)廣泛運(yùn)用到濟(jì)南煉化物裝各個業(yè)務(wù)層面，工作效率大幅度提高，困擾物裝的框架協(xié)議難題得到有效解決。