[摘要]基建檔案是科技檔案的一個(gè)重要組成部分。其特點(diǎn)較多，主要有四點(diǎn):①專業(yè)性。②成套性。③現(xiàn)實(shí)性。④周期長(zhǎng)。在新勢(shì)下，對(duì)基建工程檔案提出了更多、更高的要求。本文主要闡述在新勢(shì)下，基建檔案管理工作應(yīng)注意的環(huán)節(jié)。

[關(guān)鍵詞]新形勢(shì) 基建檔案 管理 環(huán)節(jié)

基建工程檔案是以獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象，在工程建設(shè)中形成的一系列相關(guān)文件材料的收集、整理和存檔。工程檔案往往種類繁雜，而且數(shù)量較多，且時(shí)間跨度長(zhǎng)。因此對(duì)工程檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔提出了更高的要求，筆者就新形勢(shì)下基建工程檔案管理中應(yīng)注意的環(huán)節(jié)淺談自己的觀點(diǎn)。

一、新形勢(shì)下的工程檔案的新特點(diǎn):

1.涵蓋內(nèi)容廣

基建工程從立項(xiàng)到最后的竣工驗(yàn)收涉及的行業(yè)多、范圍廣，包括設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、消防、電力、水等環(huán)節(jié)，近年來由于國(guó)家對(duì)生態(tài)環(huán)境的重視和保護(hù)，以及對(duì)檔案資料收集的重視，出臺(tái)了一系列的《環(huán)境保護(hù)法》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等管理規(guī)定。

2.時(shí)間跨度大

一個(gè)完整的基建工程項(xiàng)目要從立項(xiàng)到施工，再到最后的竣工需時(shí)間長(zhǎng)，跨度大。簡(jiǎn)單工程最短半年，長(zhǎng)的甚至要經(jīng)過幾年時(shí)間，這就給資料收集管理工作帶來許多困難。

3.經(jīng)歷環(huán)節(jié)多。重大工程項(xiàng)目不僅涉及到勘察、工可、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、維修、運(yùn)營(yíng)等多個(gè)環(huán)節(jié)，且包括多個(gè)子工程、分項(xiàng)、分部等工程。

4.載體形式日趨多樣化?；üこ淌且砸粋€(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象進(jìn)行的，規(guī)律性地形成了一系列相關(guān)的科技文件?，F(xiàn)代化技術(shù)不斷的發(fā)展，在資料產(chǎn)生的過程中，不斷產(chǎn)生電子、聲像、實(shí)物(獲獎(jiǎng)證書)等各種形式的資料，載體形式日趨多樣化。

綜上所述，新形勢(shì)下的檔案工作不僅艱巨，有特色，而且責(zé)任重大。因此各級(jí)檔案館(室)因和檔案管理員因不斷學(xué)習(xí)，提高思想，認(rèn)真對(duì)待工作，把檔案這項(xiàng)有歷史意義和使命的工作做好，做扎實(shí)。

二、新形勢(shì)下基建工程檔案工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)

加強(qiáng)工程檔案的收集、整理、歸檔工作，提高檔案管理中的收集率和利用率，是促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一項(xiàng)戰(zhàn)略措施。

1.全方位動(dòng)態(tài)管理。是指檔案工作人員要從工程立項(xiàng)開始就與項(xiàng)目管理部門建立工作聯(lián)系，定期和不定期的到項(xiàng)目管理部門以及項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)抽查資料收集、整理情況。同時(shí)與項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人建立聯(lián)系機(jī)制，在發(fā)現(xiàn)問題的情況下及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，并找出解決的辦法。

2.建立檔案長(zhǎng)效管理機(jī)制。檔案管理工作是工程管理工作中重要的基礎(chǔ)工作之一，它在整個(gè)單位工作起著十分重要的作用。只有建立有效可行的長(zhǎng)效管理機(jī)制，才能將項(xiàng)目檔案工作抓實(shí)抓好，才能適應(yīng)新形勢(shì)的檔案工作要求。一要提高認(rèn)識(shí)，落實(shí)責(zé)任。要明確各級(jí)檔案管理人員的“一把手”是檔案管理工作的第一責(zé)任人，要一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)。二要嚴(yán)格制度，規(guī)范管理。各單位要根據(jù)檔案管理的工作要求，結(jié)合實(shí)際、因地制宜地制定適合本地的各項(xiàng)管理制度、操作規(guī)范和工作要求，并嚴(yán)格按照規(guī)定抓好落實(shí)，做到以好的制度來規(guī)范工作，促進(jìn)工作。三要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，常抓不懈。檔案管理工作是一項(xiàng)需長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作，只有堅(jiān)持常抓不懈，才能不斷提升檔案管理水平。要將平時(shí)抽查與定時(shí)檢查相結(jié)合，要將工作與考核相結(jié)合，促使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作來抓，杜絕“失職”、“瀆職”現(xiàn)象。

3.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。要提高檔案人員素質(zhì)，就必須按照專業(yè)化、現(xiàn)代化的要求，著力培養(yǎng)“既懂檔案業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)”的復(fù)合型人才。為他們創(chuàng)造更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高業(yè)務(wù)水平。

三、工作中實(shí)際操作

根據(jù)以上所闡述的，具體分析如何操作:

1.先期介入，控制為主。每一個(gè)工程的建設(shè)都會(huì)涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位以及建設(shè)單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個(gè)階段又有不同的資料收集任務(wù)，所以必須落實(shí)好各單位、各部門的責(zé)任。因此在工程準(zhǔn)備階段，建設(shè)單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進(jìn)行宣傳。為了確保每個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料能按時(shí)、按質(zhì)、按要求收集齊全，建設(shè)單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責(zé)任，做到以預(yù)防為主的重點(diǎn)。

2.抓住重點(diǎn)，明確范圍?？偟膩碚f，每一個(gè)工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段，而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準(zhǔn)備階段有立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制和監(jiān)理總結(jié)等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測(cè)文件和各種施工試驗(yàn)及施工記錄文件等;竣工驗(yàn)收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程決算及交付使用財(cái)產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對(duì)于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項(xiàng)目在每個(gè)階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此要把握重點(diǎn)，抓住主要環(huán)節(jié)。

3.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)。一是，要提高各檔案館(室)對(duì)新形勢(shì)下檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，從思想上強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。二是，加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是，加強(qiáng)檔案宣傳力度和檔案法制建設(shè)，對(duì)嚴(yán)重影響基建檔案質(zhì)量的，就要追究相關(guān)人員的責(zé)任。

總結(jié)上述，在新勢(shì)下的基建檔案管理工作要有新特點(diǎn)、新要求，這樣才能滿足基建檔案的需要，從根本上杜絕丟失、遺漏資料等現(xiàn)象的時(shí)常發(fā)生，為各個(gè)單位在未來基建工程上的改建、擴(kuò)建工程打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)各級(jí)檔案部門要主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)的需要，以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新為動(dòng)力，以構(gòu)建覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系為重點(diǎn)，進(jìn)一步解放思想，開拓進(jìn)取，不斷開創(chuàng)檔案工作的新局面。

參考文獻(xiàn):

[1]《淺談淅形勢(shì)下公安檔案工作存在的問題》 寧波檔案網(wǎng)，檔案工作第3期