洪 漫

ERP是一種先進的企業(yè)管理理念,集財務、人事、供銷、生產(chǎn)為一體的綜合性的系統(tǒng),它將企業(yè)各個方面的資源充分調(diào)配和平衡,為企業(yè)提供多種解決方案,使企業(yè)在激烈的市場競爭中取得競爭優(yōu)勢。ERP的實施加劇了傳統(tǒng)管理流程的變革,使企業(yè)內(nèi)部審計的環(huán)境發(fā)生了較大變化,審計面臨的對象更加復雜,審計的線索發(fā)生了改變,內(nèi)部審計正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

一、企業(yè)ERP的實施對內(nèi)部審計工作的影響與挑戰(zhàn)

1.ERP的實施使企業(yè)的管理流程實現(xiàn)了優(yōu)化。實施ERP前,企業(yè)的業(yè)務流程是按部門分工來設(shè)計,并且長期以來已習慣于按專業(yè)職能處理信息。結(jié)果各個部門各自為政,各部門的信息互相割裂,不僅重復勞動,而且決策者不能及時獲取準確的信息。ERP系統(tǒng)將組織中的各個功能模塊有機地集成起來,共同運作,信息技術(shù)的應用使企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理發(fā)生了質(zhì)的變化,企業(yè)所有的工作流程,都按照面向客戶、面向信息網(wǎng)絡(luò)、面向軟件應用的要求進行調(diào)整。使組織結(jié)構(gòu)實現(xiàn)扁平化,企業(yè)信息的全面共享極大減少了管理層次,提高了管理的效率。企業(yè)實施ERP系統(tǒng)后,不僅對傳統(tǒng)的業(yè)務流程進行了優(yōu)化和重組,而且還將上下級企業(yè)都納入到管理中來,實現(xiàn)了整個供應鏈的統(tǒng)一。在這種環(huán)境下,企業(yè)的財務收支及其有關(guān)的經(jīng)營管理活動不僅涉及企業(yè)的內(nèi)部資源,還涉及企業(yè)的外部資源,使內(nèi)部審計的范圍和特點發(fā)生了巨大的變化,變得更加復雜和廣泛。

2.ERP的實施改變了傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式。實施ERP前,內(nèi)部控制措施主要是通過工作人員間適當?shù)穆氊煼蛛x,實現(xiàn)互相牽制,由人工完成各種檢驗、核對和判斷等實施的,實現(xiàn)信息化后,相當一部分內(nèi)部控制建立于系統(tǒng)的應用程序中,系統(tǒng)運行中由計算機自動執(zhí)行。相對于實現(xiàn)信息化前,增加了許多新的內(nèi)部控制,這些新的內(nèi)部控制包括了許多建立在系統(tǒng)應用程序中、由計算機自動執(zhí)行的各種檢驗、核對、判斷、監(jiān)控以及對系統(tǒng)各功能調(diào)用的權(quán)限密碼控制等。在ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制已轉(zhuǎn)變成以整個業(yè)務流程實時控制與決策為核心,形成了管理控制與系統(tǒng)控制并重、人機控制相結(jié)合的全方位綜合性控制。ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理與存儲的高度集中化、自動化,使手工操作時明確的職責分工這一基本內(nèi)部控制的作用被削弱。

3.ERP的實施改變了傳統(tǒng)的審計線索形式。傳統(tǒng)審計線索包括原始憑證、記賬憑證、賬薄和財務報表等會計資料,會計人員對經(jīng)濟業(yè)務的詳細記錄都躍然紙上,審計人員所需的審計線索,都可以通過這些書面記錄加以審計。審計人員進行審計,完全可以根據(jù)需要進行順查、逆杳或抽查。在實施ERP的企業(yè),客戶的訂單、企業(yè)的發(fā)貨單、發(fā)票等以紙質(zhì)和電磁的形式同時存在,但對訂單、發(fā)貨單、發(fā)票等的審批一般通過網(wǎng)上進行,不再根據(jù)筆跡確認其真實性。在電子商務系統(tǒng)中,客戶的訂單、企業(yè)的發(fā)貨單、發(fā)票、支票、電子貨幣或收付款憑證等都以電磁信息的形式在網(wǎng)上傳遞并存儲于磁性介質(zhì)中。在實現(xiàn)無紙化、遠程經(jīng)算經(jīng)營的情況下,有些原始憑證不在本地存放,有些記賬憑證與原始憑證不在一起存放。網(wǎng)上交易正因為傳統(tǒng)的紙性單據(jù)消失而被稱為無紙貿(mào)易。除外部交易的原始憑證無紙化外,在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營條件下,企業(yè)內(nèi)部業(yè)務的審計線索也發(fā)生了質(zhì)的變化。

不僅記錄業(yè)務的內(nèi)部原始單據(jù),如領(lǐng)料單、進倉單、驗貨單等原始憑證將變?yōu)殡姶呕男畔?而且計算機信息系統(tǒng)根據(jù)確認的經(jīng)濟業(yè)務自動編制記賬憑證、登記賬簿、編制報表,實現(xiàn)財會核算自動化。會計的確認、計量、記錄和報告都集中由計算機按程序指令執(zhí)行,各項處理再沒有直接責任人。代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙性憑證、賬簿和報表的是電磁化的會計信息。磁性介質(zhì)通過網(wǎng)絡(luò)傳遞,不再受時間和空間的限制。如果系統(tǒng)設(shè)計時考慮不周,可能到審計時才發(fā)現(xiàn)只留下業(yè)務處理的結(jié)果而不能追索其來源。即使系統(tǒng)留有充分的審計線索,其產(chǎn)生與存儲方式、其特點與風險都與傳統(tǒng)的審計線索有重大變化。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部審計應采取的對策

1.創(chuàng)造新的內(nèi)部審計工作方法。ERP實施前,企業(yè)內(nèi)部信息處理仍然以手工為主,內(nèi)部審計工作一般是由審計人員通過對憑證、賬簿、報表采用審閱、核對、分析、比較私函證等方法來完成。但隨著ERP的實施,ERP信息系統(tǒng)是一個綜合性的集成系統(tǒng),面對如此龐大的信息量,采用傳統(tǒng)的審計方法,如將這些數(shù)據(jù)信息全部打印出來供審計人員用手工的方式來核對、比較、分析等,幾乎是不可能的。此外,實施ERP后,內(nèi)部審計環(huán)境、審計線索、內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、安全控制和審計重點的改變,都決定了計算機審計技術(shù)是必不可少、效率更高的審計技術(shù),即以計算機系統(tǒng)為基礎(chǔ)的審計,計算機系統(tǒng)成為審計的對象;將計算機作為審計工具,開發(fā)審計軟件進行審計,或者在信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中,事先在被審的計算機系統(tǒng)中嵌入審計程序。

可利用數(shù)據(jù)分類復核技術(shù)、數(shù)據(jù)查詢技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)審查數(shù)據(jù)庫等,將審計方式由靜態(tài)審計轉(zhuǎn)向靜態(tài)與動態(tài)審計相結(jié)合,由現(xiàn)場審計轉(zhuǎn)向現(xiàn)場與遠程審計相結(jié)合等。審計方法也應由原來傳統(tǒng)的審計方法轉(zhuǎn)變?yōu)楸M可能使用計算機審計,通過系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行分析,確定數(shù)據(jù)處理的可靠性和系統(tǒng)程序的正確性。同時,要注意計算機輔助審計與審計人員職業(yè)判斷相結(jié)合,既利用計算機這種先進工具,提高審計工作的效率,又利用審計人員的職業(yè)判斷,保證審計工作質(zhì)量。

此外,在ERP系統(tǒng)中還可以設(shè)計審計信息系統(tǒng)(AIS)模塊,充分利用AIS系統(tǒng)強大的多條件查詢、數(shù)據(jù)組合、排序、計算、報表數(shù)據(jù)導出等功能,進行系統(tǒng)整合審計,對查出的問題進行即時分類整理輸出,實現(xiàn)在線審計,在ERP系統(tǒng)實時、動態(tài)地查看和自動鑒別企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務、財務會計信息在線運行情況,強化內(nèi)部審計的事前和事中審計功效,直至實時跟蹤審計的步伐。

2.加強企業(yè)內(nèi)部審計隊伍的綜合能力。ERP項目十分復雜,內(nèi)部審計人員除了應掌握計算機基礎(chǔ)知識與技能、風險、控制等知識外,還需要懂得各方面的知識和技能,如項目管理,與培訓、業(yè)績評價和交流有關(guān)的綜合文化,對技術(shù)或應用的理解,系統(tǒng)開發(fā)技能,資源計劃框架等。當然,內(nèi)部審計人員不大可能掌握所有這些技能,但應增加對組織有重大影響的技能。同時,在ERP實施中,對重要技能的掌握應傾向于經(jīng)營的功能方面而非技術(shù)方面,比如增長關(guān)于經(jīng)營領(lǐng)域中的供給鏈、顧客管理、供貨商關(guān)系、電子商務等知識。開展信息系統(tǒng)審計需要一批既掌握現(xiàn)代審計理論與實務,又了解管理知識、計算機技術(shù)的復合型知識結(jié)構(gòu)的專業(yè)人才。企業(yè)信息化環(huán)境下的內(nèi)部審計既涉及傳統(tǒng)的審計方法,又要應用一定的計算機系統(tǒng)知識與操作技能及管理知識。在信息技術(shù)得到廣泛應用并不斷發(fā)展的情況下,內(nèi)部審計人員必須不斷地關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展,掌握新方法與新技能,了解現(xiàn)代信息技術(shù)的用途及其對企業(yè)管理與信息處理的影響,使信息技術(shù)成為實施審計監(jiān)督和加強控制的有力工具。

審計人員必須在工作中及時學習新知識、掌握新技能、研究新問題、創(chuàng)造新方法,不斷提高分析信息和利用信息的能力。審計人員不僅要有會計、審計、經(jīng)營管理、法律等方面的知識。更要掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)、通訊、信息系統(tǒng)和電子商務諸方面的知識和技能。內(nèi)部審計人員應具各以下兩個條件:(1)內(nèi)部審計人員應該是復合型人才,即除了精通和掌握本專業(yè)的知識和技能外,還需要熟悉本專業(yè)相關(guān)的知識;(2)內(nèi)部審計隊伍作為一個團隊應該囊括本企業(yè)內(nèi)部審計工作所需要的各方面專家,如律師、網(wǎng)絡(luò)工程師、資產(chǎn)評估師、基建預算決策審核師等。

3.內(nèi)部審計人員應參與ERP的實施。企業(yè)的內(nèi)部審計人員參加所選定ERP軟件相關(guān)的培訓,提高計算機技術(shù)水平及相關(guān)的技能。參與企業(yè)流程重組的工作,提出優(yōu)化管理流程的建議。內(nèi)部審計人員參與軟件各模塊的應用,測試基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的準確與完整性,測試管理流程是否合理、有效,測試系統(tǒng)各項功能的完整性與有效性。并根據(jù)系統(tǒng)的特點與管理的要求,提出建立與完善內(nèi)部控制的建議。當ERP軟件實施成功后,內(nèi)部審計人員制定了一套本企業(yè)內(nèi)部審計的辦法與規(guī)定。通過參與ERP軟件的實施工作,內(nèi)部審計人員對審計的總體對象有了一定的把握,對企業(yè)內(nèi)部控制也有了深刻的理解,于是向管理層提出建立與完善內(nèi)部控制的有效建議,并為如何評價內(nèi)部控制的有效性提出一套可行辦法。

ERP的實施能給企業(yè)帶來信息和管理上的優(yōu)勢,但處理不好也可能給企業(yè)帶來各種負面效應。如果內(nèi)部審計部門能積極參與到ERP實施的整個過程,既有利于項目的成功實施,也有利于內(nèi)部審計工作的開展和深化。一般而言,ERP的實施會在很短的對間內(nèi)變動工作程序、組織機構(gòu)和應用技術(shù),會給企業(yè)帶來一定的風險,而擅長于風險方面管理的內(nèi)部審計部門參與實施正好可以彌補這方面的缺陷。此外,系統(tǒng)實施影響內(nèi)部審計部門將來的工作,如果內(nèi)部審計部門積極參與到實施的整個過程,有助于設(shè)計未來的審計計劃和程序。為了保證內(nèi)部審計人員的獨立性,參與某項系統(tǒng)實施的人員在以后并不承擔涉及該項系統(tǒng)的相關(guān)審計。

(作者單位:廣州白云山和記黃埔中藥有限公司)