彭芬輝

(湖南人文科技學(xué)院,湖南 婁底 417001)

論人事檔案管理工作的發(fā)展策略

彭芬輝

(湖南人文科技學(xué)院,湖南 婁底 417001)

當(dāng)前人事檔案管理存在人事檔案意識(shí)淡薄、人員配備不得力、可信度低、利用率小等問(wèn)題。新形勢(shì)下,人事檔案管理工作必須抓住機(jī)遇,與時(shí)俱進(jìn),提高人事檔案管理意識(shí),增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),保證檔案真實(shí)性,建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò),加大人事檔案利用價(jià)值,完善檔案管理規(guī)章制度,在實(shí)際中不斷探索解決問(wèn)題的新方法、新舉措,以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

人事檔案;問(wèn)題;發(fā)展;策略

人事檔案是組織、人事、勞動(dòng)工資等部門(mén)在人事管理工作中形成的的檔案,它是以個(gè)人為單位保存的。我國(guó)人事檔案管理工作得到全面發(fā)展,并逐步走上了制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化之路。但伴隨著社會(huì)的發(fā)展,人事制度改革的進(jìn)行,傳統(tǒng)的人事檔案管理模式在新的社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生了一些新的矛盾和問(wèn)題。這些矛盾和問(wèn)題引發(fā)的人事檔案管理的弊端將會(huì)日益暴露。因此,研究新情況、解決新問(wèn)題,不斷加強(qiáng)和改進(jìn)人事檔案管理,已成為當(dāng)前人事檔案管理部門(mén)發(fā)展的一個(gè)新課題。

一 當(dāng)前人事檔案管理存在的問(wèn)題

(一)人事檔案意識(shí)淡薄

由于人事檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作,在組織、人事工作中處于“輔助”和“服務(wù)”地位,人事檔案工作成績(jī)與艱辛難以為人所知,加之人事檔案利用范圍小,其價(jià)值難以被社會(huì)認(rèn)知。不重視人事檔案工作,不按規(guī)定配備專(zhuān)職檔案人員,庫(kù)房、設(shè)備配置偏低,這種現(xiàn)象很普遍。有的單位人事檔案管理工作甚至是兼職或一人多職,硬件設(shè)施缺乏,管理不到位。另外,長(zhǎng)期以來(lái),人事檔案工作重保管、輕利用,大多數(shù)人對(duì)自己的檔案材料內(nèi)容一無(wú)所知,因此人們的人事檔案意識(shí)淡薄。

(二)人員配備不得力

中組部《干部檔案工作條例》中明確規(guī)定:“每管理一千人的檔案需配備 l名專(zhuān)職干部,有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位,要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。”[1]然而,很多管檔單位人事檔案工作人員的配備達(dá)不到這一要求,多數(shù)人事檔案工作人員是兼職檔案員,以其他工作為主,人事檔案工作為輔,僅能達(dá)到“我管你查”這種低層次的要求。這種配備不足的現(xiàn)象在高等學(xué)校更為普遍。隨著我國(guó)高等教育大眾化時(shí)代的到來(lái),高校在校生的規(guī)模不斷壯大。再加上逐年增加的教職工人數(shù),人事檔案數(shù)量急劇增加,檔案管理人員配備不足的矛盾十分突出。一個(gè)保管上萬(wàn)份人事檔案的機(jī)構(gòu),僅每年的材料歸檔任務(wù)就十分艱巨,如果人員配備不足,很難開(kāi)展其它業(yè)務(wù)工作。

(三)人事檔案可信度低

人事檔案可信度低是人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題。人事檔案內(nèi)容陳舊,現(xiàn)存人事檔案內(nèi)存放的還是諸如上學(xué)、招工、入團(tuán)入黨、提干、轉(zhuǎn)正定級(jí)、年度考核、職稱(chēng)評(píng)定等老一套的內(nèi)容,千人一面,根本無(wú)法具體反映個(gè)人的個(gè)性特點(diǎn)、管理才能、業(yè)績(jī)能力、科研水平等情況,而這些恰是用人單位最需要了解的。

人事檔案內(nèi)容失真的現(xiàn)象嚴(yán)重。在具體人事檔案工作中,由于沒(méi)有及時(shí)收集材料造成實(shí)際情況與檔案材料反映內(nèi)容存在較大出入,或者常常因?yàn)槿藛T基本情況信息沒(méi)有更新,出現(xiàn)材料漏洞和干部職務(wù)登記中的職務(wù)、職稱(chēng)、工作失漏現(xiàn)象等。更有甚者,作為人事檔案的核心內(nèi)容:年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷存在“年齡越填越小,工齡、黨齡越填越長(zhǎng),學(xué)歷越填越高”的現(xiàn)象,導(dǎo)致人事檔案可信度降低。這種造假現(xiàn)象嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性,給組織人事工作帶來(lái)了很多麻煩。

(四)人事檔案利用率小

目前,很多管檔單位仍沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式,硬件設(shè)施投入低,管理手段落后,人事檔案工作尚未實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。由于缺乏實(shí)用的人事檔案工作軟件以及高效率人事檔案工作人員,計(jì)算機(jī)管理檔案只是輔助性的,外界不能利用,只為檔案部門(mén)內(nèi)部服務(wù)。除此之外,日常工作中有些單位只是利用微機(jī)錄入檔案目錄和一些基本數(shù)據(jù),并未加以核實(shí)。

另外,人事檔案為紙質(zhì)載體,案卷質(zhì)量不高,檢索工具單一,查找方式落后,嚴(yán)重限制了其信息服務(wù)和交流作用的發(fā)揮。文書(shū)檔案、歷史檔案的宣傳活動(dòng)較少,使人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的廣度和深度受到極大的制約。

而且,人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用仍然是滯后的、被動(dòng)的。歷來(lái)人事檔案工作被認(rèn)為是保密性很強(qiáng)的工作,人事部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案內(nèi)容的過(guò)度保護(hù)直接影響了人事檔案的利用率。

二 改進(jìn)人事檔案管理的對(duì)策

(一)提高對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

人事檔案工作是一項(xiàng)艱苦細(xì)致、默默無(wú)聞的事業(yè),不僅需要檔案工作人員自身努力,更需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和全體員工的積極配合。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把人事檔案管理工作提上議事日程,把人事檔案管理工作作為重要的基礎(chǔ)工作抓緊抓好,切實(shí)加強(qiáng)工作領(lǐng)導(dǎo),定期檢查,聽(tīng)取匯報(bào),建立健全規(guī)章制度,配備專(zhuān)業(yè)人員及設(shè)備,及時(shí)制定相應(yīng)方針政策解決有關(guān)問(wèn)題,為人事檔案管理工作創(chuàng)造有利的工作條件和工作環(huán)境。

同時(shí),檔案管理工作人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),要具有奉獻(xiàn)精神,勤勤懇懇,兢兢業(yè)業(yè),切實(shí)提高自身素質(zhì)和工作水平。找準(zhǔn)檔案工作的切入點(diǎn),把人事檔案工作延伸到工作內(nèi)部,積極探索人事檔案發(fā)展管理的新途徑和新方式[2]。

(二)增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專(zhuān)業(yè)性、保密性很強(qiáng)的工作,要促進(jìn)高校人事檔案工作的發(fā)展,就必須提高檔案管理工作人員的素質(zhì),建設(shè)一支好的隊(duì)伍。隊(duì)伍建設(shè)可從以下三個(gè)方面著手:

1.挖掘現(xiàn)有可用人才

鼓勵(lì)現(xiàn)有的骨干人才進(jìn)行再學(xué)習(xí)、再教育。在不影響正常工作的情況下,通過(guò)自身學(xué)習(xí)和努力,提高自身素質(zhì),以適應(yīng)現(xiàn)階段人事檔案管理工作發(fā)展的客觀要求。

2.直接引進(jìn)所需人才

從應(yīng)屆畢業(yè)的高等院校畢業(yè)生中選擇優(yōu)秀人員進(jìn)行上崗培訓(xùn),再讓他們到工作中積累經(jīng)驗(yàn),提高業(yè)務(wù)工作水平和管理能力。

3.提高全員整體素質(zhì)

通過(guò)舉辦培訓(xùn)班、進(jìn)修班等方式,對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)文化、崗位技能的知識(shí)更新教育[3],同時(shí)以點(diǎn)帶面,平時(shí)在開(kāi)展正常的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)時(shí)加強(qiáng)基本業(yè)務(wù)技能和制度的掌控,使工作人員的整體素質(zhì)跟上現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的需求。

(三)從源頭上遏制虛假材料進(jìn)入人事檔案

維護(hù)人事檔案的真實(shí)性,遏制虛假材料進(jìn)入人事檔案,必須從源頭抓起,正本清源,嚴(yán)把材料形成和材料入檔兩道關(guān)口,努力做到材料形成時(shí)有錯(cuò)必糾,材料入檔時(shí)逢假必剔,對(duì)虛假材料嚴(yán)防死堵,以保證形成材料和歸檔材料的真實(shí)性。

(四)建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)管理

隨著信息時(shí)代的到來(lái),計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展,勢(shì)必要求檔案管理工作的相應(yīng)變革。采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理是檔案工作現(xiàn)代化的必要條件和重要標(biāo)志。現(xiàn)階段的人事檔案管理工作必須采取先進(jìn)的、高起點(diǎn)的管理模式,建立有效的、規(guī)范的、科學(xué)的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò),加強(qiáng)人事檔案信息的宏觀管理,提高現(xiàn)代化管理水平,拓寬人事檔案材料的信息來(lái)源和信息收集渠道及組織手段,并且充分利用現(xiàn)代化設(shè)備的高速、準(zhǔn)確和資源共享特點(diǎn),切實(shí)提高人事檔案的利用水平和效率。采用現(xiàn)代化管理手段,提高人事檔案在工作中的利用效率,充分發(fā)揮人事檔案在人才資源開(kāi)發(fā)中的積極作用。

(五)加大人事檔案的利用價(jià)值

人事檔案的價(jià)值是潛在的,只有大力開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源,提供多方位、多層次服務(wù),其價(jià)值才能得以實(shí)現(xiàn)。運(yùn)用人事檔案信息資源,是發(fā)現(xiàn)人才的重要渠道之一。在人事檔案開(kāi)發(fā)利用中,一方面要對(duì)已掌握的檔案材料歸檔整理,編輯有關(guān)人事資料,為準(zhǔn)確選人用人、人才合理流動(dòng)提供重要依據(jù);同時(shí)又可以利用互聯(lián)網(wǎng)做好檔案工作信息的綜合分析,全面提供可靠的人事整體狀況資料,發(fā)揮人事檔案在員工績(jī)效考核、人力資源管理方面的能動(dòng)作用,當(dāng)好單位檔案的“管家”。當(dāng)然,在人事檔案的利用過(guò)程中,要正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系,切實(shí)提高人事檔案的利用水平和效率,做到人事檔案資源在“保護(hù)中利用,利用中保護(hù)”的可持續(xù)發(fā)展。

(六)建立和完善檔案管理規(guī)章制度

完善規(guī)章制度是人事檔案工作健康發(fā)展的重要保證。在新形勢(shì)下,為推動(dòng)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程,人事檔案工作要吸取以前的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),繼承和發(fā)揚(yáng)原來(lái)的規(guī)章制度中的科學(xué)合理部分,結(jié)合實(shí)際,建立一整套全新的合理統(tǒng)一的人事檔案管理工作模式,同時(shí)健全人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,一手抓目標(biāo)建立,一手抓制度落實(shí)。把重點(diǎn)放到制度落實(shí)上,采取有效措施逐級(jí)抓制度落實(shí)[4],既要考慮到工作中的一些必要的連續(xù)性,又能保證人事檔案工作的收集、鑒別、分類(lèi)、歸檔以及保管、保密、傳遞、檢查和核對(duì)等各項(xiàng)任務(wù)工作的正常化,在日常工作中取長(zhǎng)補(bǔ)短,自我完善,自我提高,從而在根本上保證人事檔案工作符合時(shí)代的特征要求,以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

人事檔案管理工作是一個(gè)具有復(fù)雜性、科學(xué)性的系統(tǒng)工程。在新形勢(shì)下,人事檔案管理工作必須抓住機(jī)遇,與時(shí)俱進(jìn),在實(shí)踐中不斷探索出解決問(wèn)題的新方法、新舉措,以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。在提高全社會(huì)人事檔案意識(shí)和人事檔案工作者整體素質(zhì)的基礎(chǔ)上,維護(hù)人事檔案的真實(shí)性,建立和完善人事檔案管理規(guī)章制度,加大人事檔案信息資源的利用價(jià)值,人事檔案工作就能真正煥發(fā)新的生機(jī)和活力。

[1]中共山東省委組織部干部調(diào)配處.干部人事檔案工作問(wèn)答[M].濟(jì)南:山東人民出版社,1996:231.

[2]黃雄.事業(yè)單位改革與人事檔案管理創(chuàng)新[J].中共福建省委黨校學(xué)報(bào),2003(5):26-28.

[3]陸小宇.高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢,2007(6):230-232.

[4]陳萍.談干部人事檔案工作的發(fā)展策略[J].蘭臺(tái)世界,2007(4):19-20.

(責(zé)任編校:文中)

On Development Countermeasures of Personnel FilesManagement

PENG Fen-hui

(Hunan Institute of Humanities,Science and Technology,Loudi,417001,China)

There are some problems existing in presentpersonnel filesmanagement,that ideas aboutpersonnel files are faint,staffs are incapable,personnel files are not credible,and they are seldom utilized.Under the new situation,about personnel files management,wemust grasp opportunities,adance with the times,improve staff construction,guarantee the files factuality,establish computer infor mation network,strengthen the files using value and perfect the filesmanagement system,and explore new ways of solving problems in practice to suit social development.

personnel files;problem;development;countermeasure

G271

A

1673-0712(2010)03-0095-03

2010-04-09.

彭芬輝 (1965——),女,湖南雙峰人,湖南人文科技學(xué)院檔案館員,研究方向:檔案管理。