中石化河南石油勘探局地質(zhì)調(diào)查處 楊萍

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，內(nèi)部控制對企業(yè)既有防錯防舞弊的功能，又能在事前、事中、事后進行全程監(jiān)控，達到了提升經(jīng)營管理水平、降低營運風險、推動企業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的作用。加快推進內(nèi)部控制體系建設，是當前油田構建可持續(xù)發(fā)展的免疫系統(tǒng)的關鍵和前提。

一、企業(yè)建立內(nèi)部控制系統(tǒng)的背景

從“安然事件”開始，內(nèi)部失控像多米諾骨牌一樣擊倒了世通、安達信等世界著名企業(yè)。接連的企業(yè)巨擎沉沒不禁讓人深思：應該如何加強現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部基礎管理與控制制度，才能最大限度地規(guī)避企業(yè)所面臨的財務與經(jīng)營風險？

2002年，中國石化將美國COSO標準與中石化企業(yè)文化特質(zhì)有機地結合起來，創(chuàng)造性地設計出一套科學、完整的企業(yè)內(nèi)部控制制度。

二、勘控行業(yè)內(nèi)控采購業(yè)務流程實施的情況

河南油田按照“內(nèi)部牽制及不相容”的原則，積極探索物資采購業(yè)務管理模式，通過對物資采購業(yè)務流程再造，構建了相應的制衡機制。河南油田地調(diào)處作為具有物探行業(yè)特點的單位，對流程進行了細化，分解，改良。將油田推行的采購管理流程控制標準樣表從24個精化到目前的9個。著力點在既能涵蓋內(nèi)控中控制點要素，又便于在實際中操作。

（一）按內(nèi)控采購流程對控制點的設置情況，摒棄傳統(tǒng)的采購模式，對采購業(yè)務進行流程再造

在管理部門設置內(nèi)控管理員，按每一份合同一套流程的原則，指導日常采購業(yè)務流程的操作執(zhí)行。

（二）特色管理

在采購流程標準樣表中穿插以計劃管理、價格管理、供應商管理為切入點的事前、事中、事后過程監(jiān)控。

1、物資計劃管理是內(nèi)控采購業(yè)務流程的事前監(jiān)控

計劃管理是物資采購工作的源頭和基礎核心，計劃編制的準確程度將直接影響到后續(xù)的庫存及資金的占用率。向各項目推廣使用物資供應動態(tài)表及質(zhì)量標準參照表，方便編制格式規(guī)范統(tǒng)一的采購計劃，進而形成季度、月度計劃。逐步提高了各項目的計劃意識，同時匯總增大了采購批量，增強了議價能力，降低了采購價格。

2、價格管理是內(nèi)控采購業(yè)務流程的事中監(jiān)控

價格管理分為歷史價格和實時動態(tài)價格兩部分。通過歷史價格形成縱向對比。根據(jù)工區(qū)特點，將價格庫分為東部、西部、南部、東北、國外等不同區(qū)域。通過實時動態(tài)價格管理形成橫向分析比較。將市場調(diào)查價及供應商報價作為實時價格庫初始數(shù)據(jù)，形成當?shù)毓^(qū)市場價。以最終成交價錄入建立動態(tài)表，使不同工區(qū)、不同項目的價格反映在同一表格上。

3、供應商管理是內(nèi)控采購業(yè)務流程的事后監(jiān)控

將有業(yè)務往來及國內(nèi)勘探專用材料的供應商整理匯總，確定供應商名單，并將其資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、經(jīng)營范圍等情況建立供應商檔案信息，成立資質(zhì)審核小組審核是否具備供貨能力。針對每一筆實際發(fā)生的業(yè)務，對供應商的履約情況進行考評。年終對所有供應商進行資格審查更新，及時掌握供應商最新信息。根據(jù)供應數(shù)額和供應風險的大小將供應商進行分類管理。

（三）采購業(yè)務流程再造后的成效

地調(diào)處2008年主要材料采購節(jié)約采購資金約262.02萬元。以河南油田物探東部市場和新疆西部市場為例：

1、東部市場采購專用工具節(jié)約采購資金220余萬元，主要包括：

（1）采購20DX-10檢波器4500串，市場價1030元/串，成交價920元/串，節(jié)約資金49.50萬元；

（2）采購SN4-10檢波器 2000串，市場價930元/串，成交價 880元/串，節(jié)約資金10萬元；

（3）采購 408地震勘探延長線（30米）50根，市場價 790元/根，成交價700元/根，節(jié)約資金0.45萬元；

（4）集團公司投資計劃招標采購節(jié)約資金158.62萬元；

（5）局內(nèi)自購物資招標采購節(jié)約資金2.6萬元。

2、西部市場主要材料節(jié)約采購資金38余萬元，主要項目：

（1）采購被復線3000KM，市場價380元/KM，執(zhí)行價 350元/KM，節(jié)約資金9萬元；

（2）采購膨潤土 2300噸，市場價580元/噸，執(zhí)行價 500元/噸，節(jié)約資金18.4萬元；

（3）西部和田項目及設備檢修過程中節(jié)約采購資金9.29萬元。

3、2008年采購單價與市場單價相比，降幅比例是：

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三、內(nèi)控管理存在的主要問題及成因

雖然通過實行內(nèi)控管理取得了一定的成績，但還應該看到在實際操作過程中存在種種問題。這些問題已在較大程度地威脅企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的免疫系統(tǒng)。

（一）在層層下放過程中存在審核部門的職能缺失和重復現(xiàn)象

采購管理業(yè)務流程的編制等級是二級單位，（地調(diào)處為二級單位，器材中心為采購管理的三級單位，各使用項目及各中心為四級單位。）當它的適用級別降到基層四級單位時，就會出現(xiàn)職能審核部門缺失的問題。

（二）上報匯總渠道與現(xiàn)有機構職能不匹配

供應商資源及價格信息管理控制點中，建立健全物探行業(yè)的供應商網(wǎng)絡和價格數(shù)據(jù)庫，定期考評列入名單的供應商資信及履約情況，根據(jù)考評結果調(diào)整供應商名單并報總部備案。地調(diào)處的供應商管理只能上報到處領導一級審批，而報不到總部。并且勘探局對外闖市場的單位外部采購不納入局采購供應商管理。而內(nèi)控管理卻要求不分內(nèi)部外部市場實行統(tǒng)一管理，由此也顯現(xiàn)出上報匯總與現(xiàn)有機構職能不匹配的問題。

（三）合同按月管理的時間滯后問題

內(nèi)控對合同臺帳提出了統(tǒng)一按月編號管理的要求，但在實際操作中卻無法做到按月及時歸檔。采購過程中簽訂合同后，合同需審批、反饋履行情況等手續(xù)。這就使得合同不能在當月歸檔，一般會在合同簽訂日期后三到六個月才能審簽完畢。在實際操作中，我們采用月月更新合同臺帳的方式解決這一問題。當月匯總后的內(nèi)控文件，按合同簽訂日期進行分類歸檔，然后將合同管理臺帳進行按月排序管理。

四、完善內(nèi)部控制制度的對策及建議

盡管在內(nèi)控管理操作過程中成功實現(xiàn)了新舊管理流程的交替，如何更好地管理內(nèi)控體系文件，保證內(nèi)控管理的持續(xù)有效性。如何將純粹的內(nèi)控文件管理工作變成更具全局意義的企業(yè)流程管理，使內(nèi)控管理不僅局限于流程內(nèi)控點的維護，更關注企業(yè)業(yè)務流程(包括內(nèi)控管理業(yè)務流程)的改進與提高。這些都是企業(yè)內(nèi)控管理部門要按照科學發(fā)展觀的要求和可持續(xù)發(fā)展的目標所需要不斷思考、總結與關注的問題。

（一）需完善配套的管理制度

目前中國石化物資供應管理的理念是比較先進的，手段是比較完備的。但是，物資供應系統(tǒng)一些相應的舊的管理制度還沒有進行更新，在實際操作運行當中就會產(chǎn)生沖突、重疊、缺失等問題。專業(yè)化分工流程化操作機制的建立，必須要有完善的制度作保證，因此在再造流程的同時，必須重新梳理和修訂完善現(xiàn)有的物資供應管理規(guī)章制度，使制度與流程相配套，確保建立的專業(yè)化分工，流程化操作機制取得實效。

（二）改變傳統(tǒng)的管理模式

物資采購業(yè)務在傳統(tǒng)管理模式上是一筆采購業(yè)務的起點至終點由一人完成。大量相似的工作使得業(yè)務人員忙于重復性勞動，而無暇顧及到市場的變化、市場供求關系分析、市場價格分析和供應商關系管理等即時性的信息。業(yè)務水平高則有利于企業(yè)增效，水平低則對企業(yè)發(fā)展不利。并且很難得到有效的監(jiān)督和制衡。要從根本上提高物資供應管理水平，就必須下大力氣改革傳統(tǒng)業(yè)務操作模式，再造業(yè)務流程，建立起一套與先進的管理理念、采購體制、管理手段相適應的業(yè)務運行機制，使得采購業(yè)務成為外行變內(nèi)行，人人都能拿得下的標準化流程。

（三）建立與控制活動相適應的信息系統(tǒng)

將信息系統(tǒng)的建設作為整個企業(yè)的戰(zhàn)略組成之一。從主管部門到基層具體操作執(zhí)行單位，信息網(wǎng)絡的建立將使數(shù)據(jù)共享，溝通順暢，提高流程運行的效率，其收到的經(jīng)濟效益也是會令人乍舌的。比如沃爾瑪建立衛(wèi)星系統(tǒng)后，使得其物流程序發(fā)生了質(zhì)的變化，保護了它在經(jīng)濟危機中依然生存；國內(nèi)翠微集團將現(xiàn)代科技手段與現(xiàn)代管理理念相結合使其在同行業(yè)中迅速崛起。以及時的數(shù)據(jù)信息分析指導采購流程的各個環(huán)節(jié)，可以使整個動作過程協(xié)調(diào)有序，減少無效的程序，提高效率。我們雖然應用了ERP軟件，但它的許多功能和使用范圍都未能發(fā)揮出最大效率。

（四）擴大信息溝通范圍

我們企業(yè)目前只是在本企業(yè)內(nèi)部建立了信息系統(tǒng)用以發(fā)布或收集信息，很少顧及合作伙伴的信息系統(tǒng)。分享信息的好處肯定是大于不良影響的，通過與供應商建立伙伴關系，可以讓供應商及時知道庫存情況、采購范圍來決定是否需要備貨、供貨。使雙方成為共贏的合作伙伴關系，風險共擔，盈利共享。目前我們還沒有將供應鏈的上家與下家納入企業(yè)信息系統(tǒng)來管理，是目前物探物資管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。

企業(yè)加強內(nèi)控制度建設，是規(guī)范企業(yè)經(jīng)營管理的重要手段，也是企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)快速健康發(fā)展的有力保障。企業(yè)經(jīng)營的失敗、會計信息的失真、違法經(jīng)營等情況在很大程度上都歸結為企業(yè)內(nèi)部控制的缺失和失效。內(nèi)控就是要通過建立一個錯弊防范系統(tǒng)來達到對組織體自身的有效控制，按業(yè)務流程體系進行風險控制的一種管理理念和模式，是市場經(jīng)濟環(huán)境下防范風險的有效機制。法律法規(guī)使人不敢犯錯，職業(yè)道德教育使人不愿犯錯，而內(nèi)部控制使人不能犯錯。以內(nèi)控制度規(guī)范各業(yè)務流程，用規(guī)則看守企業(yè)，欲錯不能，達到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展正是內(nèi)部控制系統(tǒng)功能所期望達到的目的。

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[2]施婷婷.淺談企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及對策.時代經(jīng)貿(mào),2007;12

[3]錢莉莉.論現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制制度.2007;12