[摘 要]本文分析了電子資源采購(gòu)的特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上探討了電子資源采購(gòu)流程的規(guī)范化和電子資源采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)遵循的原則。

[關(guān)鍵詞]高校圖書(shū)館;電子資源;采購(gòu)工作

[中圖分類號(hào)]G25076 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]C [文章編號(hào)]1008-0821(2010)05-0094-03

Research on Purchasing Strategies of

Electronic Resources in University LibraryMa Yanbo

(Library，Zhengzhou Institute of Aeronautical Industry Management，Zhengzhou 450000，China)

[Abstract]This paper analyzed the characteristics of electronic resources purchase.On this basis，it discussed the standardize purchase process of electronic resources and the basic principles that electronic resources purchase should follow.

[Keywords]university library;electronic resources;purchase work

近年來(lái)，隨著電子出版物的迅猛發(fā)展，高校圖書(shū)館對(duì)電子期刊、電子圖書(shū)以及專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)等不同類型的電子資源的投入越來(lái)越大，電子資源在圖書(shū)館總體資源中所占的比例呈現(xiàn)出迅速上升的趨勢(shì)，電子資源采購(gòu)也逐漸成為圖書(shū)館采購(gòu)工作的重要組成部分。如何合理采購(gòu)市場(chǎng)上紛繁多樣的電子資源，避免采購(gòu)資金的浪費(fèi)，保證電子資源采購(gòu)工作的有序開(kāi)展，成為圖書(shū)館采購(gòu)人員面前的新課題。

1 電子資源采購(gòu)的特點(diǎn)

11 電子資源采購(gòu)模式多樣化，產(chǎn)品定價(jià)模型復(fù)雜

一般來(lái)講，電子資源有圖書(shū)館單個(gè)采購(gòu)、集團(tuán)采購(gòu)、政府采購(gòu)等多種模式可供選擇，不同的采購(gòu)模式各有優(yōu)缺點(diǎn)，圖書(shū)館需要根據(jù)情況的不同，采取適合自己的采購(gòu)方式。在電子資源交易的過(guò)程中，又衍生出許多不同的價(jià)格模型，比如按并發(fā)用戶數(shù)計(jì)價(jià)、按上一年度使用量計(jì)價(jià)、按使用量結(jié)合并發(fā)數(shù)計(jì)價(jià)等。美國(guó)的電子出版商Stephen Rhind經(jīng)過(guò)總結(jié)歸納，將各種定價(jià)模型分為四大類，從中又提煉細(xì)分出50多種定價(jià)模型。電子資源采購(gòu)模式的多樣化以及產(chǎn)品定價(jià)模型的復(fù)雜性，給圖書(shū)館的采購(gòu)帶來(lái)了更多的不確定性，大大增加了談判的難度和采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)。

12 電子資源采購(gòu)金額相對(duì)巨大

電子資源相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)資源來(lái)說(shuō)，所需要的采購(gòu)費(fèi)用相對(duì)巨大，尤其是像Elsevier、springer以及國(guó)泰安財(cái)經(jīng)研究數(shù)據(jù)庫(kù)等權(quán)威專業(yè)的大型電子資源，其購(gòu)買經(jīng)費(fèi)對(duì)于大多數(shù)圖書(shū)館來(lái)說(shuō)都是一筆巨額的花費(fèi)，而且其更新費(fèi)用每年還在以一定的速度遞增。現(xiàn)在越來(lái)越多的高校采取集中采購(gòu)或者聯(lián)盟采購(gòu)的方式來(lái)購(gòu)買數(shù)據(jù)庫(kù)，目的就是為了能夠在一定程度上分?jǐn)偩揞~的采購(gòu)費(fèi)用，減輕圖書(shū)館財(cái)務(wù)壓力。

13 電子資源投入具有持續(xù)性

電子資源投入金額的持續(xù)性，主要是由于電子資源所提供的內(nèi)容是需要不斷更新的，因此圖書(shū)館每年還要為電子資源的更新支付一定的費(fèi)用，如果停止資源的更新，則所購(gòu)買的電子資源很快就會(huì)因?yàn)樗峁┑膬?nèi)容和數(shù)據(jù)陳舊而失去使用價(jià)值，甚至因?yàn)闊o(wú)法保存原始數(shù)據(jù)而造成初始投資的浪費(fèi)。隨著各種電子資源的不斷擴(kuò)充，每年所需要負(fù)擔(dān)的更新費(fèi)用將會(huì)不斷增加，這對(duì)圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，將是一筆持續(xù)的投入。

2 規(guī)范電子資源采購(gòu)流程

電子資源采購(gòu)具有自身鮮明的特點(diǎn)，要想提高電子資源的采購(gòu)效率、節(jié)省采購(gòu)資金、降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，就應(yīng)當(dāng)對(duì)電子資源采購(gòu)流程進(jìn)行規(guī)范的管理和控制。一般來(lái)講，電子資源采購(gòu)全過(guò)程可分為3個(gè)階段:采購(gòu)準(zhǔn)備階段、采購(gòu)進(jìn)行階段、使用跟蹤評(píng)價(jià)階段。

21 采購(gòu)準(zhǔn)備階段

在采購(gòu)的準(zhǔn)備階段，主要有以下幾項(xiàng)工作需要做:電子資源詢價(jià)、對(duì)欲選購(gòu)的電子資源進(jìn)行試用，撰寫(xiě)電子資源評(píng)估報(bào)告、提出初步的電子資源采購(gòu)方案。

211 電子資源的詢價(jià)

電子資源詢價(jià)是采購(gòu)工作進(jìn)行的前提，也是日后進(jìn)行價(jià)格談判的基礎(chǔ)。詢價(jià)的方式分為兩種:一種是圖書(shū)館聯(lián)系資源提供商，要求其向圖書(shū)館提供電子資源的詳細(xì)報(bào)價(jià)以及在不同條件下所能給予的折扣優(yōu)惠;另一種則是電子資源提供商主動(dòng)聯(lián)系圖書(shū)館，為圖書(shū)館提供產(chǎn)品購(gòu)買方案以及詳細(xì)報(bào)價(jià)。詢價(jià)的過(guò)程有利于圖書(shū)館詳細(xì)的了解相關(guān)資源的價(jià)格情況并進(jìn)行多方的價(jià)格比較，有效防止電子資源提供商過(guò)高的虛報(bào)價(jià)格，以達(dá)到節(jié)約采購(gòu)資金的目的。同時(shí)，也可以使圖書(shū)館根據(jù)自身的預(yù)算約束對(duì)處于不同價(jià)格區(qū)間的電子資源進(jìn)行合理的選擇，從而提高采購(gòu)工作的效率。

212 對(duì)電子資源進(jìn)行試用

電子資源試用是采購(gòu)流程的開(kāi)始，也是必不可少的過(guò)程。圖書(shū)館用戶對(duì)試用資源不夠了解，往往就會(huì)忽略試用資源的使用，從而影響了電子資源試用的效果，無(wú)法為圖書(shū)館采購(gòu)提供充足的試用信息來(lái)判斷試用資源的使用價(jià)值和使用效果。這就要求圖書(shū)館要對(duì)試用資源做適當(dāng)?shù)男麄?，盡量使感興趣的用戶都能參與試用，同時(shí)對(duì)于重點(diǎn)電子資源和專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)還要有針對(duì)性的組織相關(guān)專業(yè)的學(xué)生、教師以及科研人員對(duì)其進(jìn)行試用，并盡可能多的與試用用戶取得聯(lián)系，獲取反饋信息，作為日后電子資源購(gòu)買的重要參考。此外，圖書(shū)館應(yīng)該要求數(shù)據(jù)出版商在試用期間為圖書(shū)館開(kāi)通后臺(tái)用戶訪問(wèn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)瀏覽權(quán)限，或者要求電子資源提供商提供用戶訪問(wèn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，包括:訪問(wèn)次數(shù)、閱讀或下載次數(shù)、檢索關(guān)鍵詞、閱覽全文條數(shù)等信息，這些統(tǒng)計(jì)信息也是決定數(shù)據(jù)庫(kù)采購(gòu)的重要因素。

2010年5月第30卷第5期高校圖書(shū)館電子資源采購(gòu)工作策略研究May，2010Vol30 No5213 組織專門(mén)人員對(duì)電子資源進(jìn)行評(píng)估

在電子資源試用期間，圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員如學(xué)科官員或者參考館員對(duì)電子資源進(jìn)行系統(tǒng)深入的分析評(píng)估。包括對(duì)電子資源下載速度、內(nèi)容瀏覽穩(wěn)定性、資源報(bào)價(jià)的預(yù)算可行性、內(nèi)容特色、學(xué)術(shù)價(jià)值、數(shù)據(jù)來(lái)源權(quán)威性、數(shù)據(jù)處理口徑的準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)格式兼容性、內(nèi)容更新周期以及實(shí)際更新?tīng)顩r、與本館已購(gòu)買資源的交叉狀況、售后服務(wù)等方面進(jìn)行深入細(xì)致的評(píng)估。對(duì)于在同一專業(yè)領(lǐng)域有多個(gè)電子資源服務(wù)商可以提供內(nèi)容與服務(wù)的情況，還要對(duì)可相互替代的電子資源進(jìn)行橫向比較評(píng)估，深入了解他們各自的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)和可替代性，以供采購(gòu)人員做出選擇。在對(duì)電子資源本身進(jìn)行評(píng)估的同時(shí)，還要對(duì)電子資源試用期間所獲得的用戶反饋信息、訪問(wèn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等一手資料進(jìn)行深入分析，了解電子資源提供的數(shù)據(jù)內(nèi)容與學(xué)校學(xué)科建設(shè)和用戶資源需求的契合程度，進(jìn)而對(duì)電子資源購(gòu)買的必要性和使用價(jià)值做出評(píng)估。

214 提出初步的電子資源采購(gòu)方案

在對(duì)電子資源進(jìn)行系統(tǒng)深入評(píng)估的基礎(chǔ)上，圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)根據(jù)廠商的報(bào)價(jià)、結(jié)合本館的情況以及用戶的反饋信息，初步確定電子資源的采購(gòu)方案。首先應(yīng)明確電子資源是否全庫(kù)采購(gòu)，如果只采購(gòu)部分子庫(kù)，那還要進(jìn)一步確定具體的組庫(kù)方案，一般來(lái)講，因?yàn)樽詈筮€要參考各方面的意見(jiàn)，比如談判后產(chǎn)品的最終價(jià)格、用戶代表的選購(gòu)意見(jiàn)等，因此組庫(kù)方案最好按照金額的大小或者專業(yè)側(cè)重點(diǎn)的不同給出幾個(gè)不同的備選方案，提高圖書(shū)館在談判過(guò)程中的針對(duì)性，從而提高談判的效率。

22 采購(gòu)進(jìn)行階段

采購(gòu)進(jìn)行階段主要涉及以下幾個(gè)方面的工作:成立采購(gòu)談判小組、進(jìn)行合同談判并簽訂合同、電子資源的安裝調(diào)試。

221 成立采購(gòu)談判小組

采購(gòu)談判小組是與電子資源商進(jìn)行溝通，展開(kāi)談判的團(tuán)隊(duì)，針對(duì)談判的內(nèi)容，采購(gòu)談判小組里需要由不同專業(yè)身份背景的人員構(gòu)成，以滿足談判過(guò)程中針對(duì)各種問(wèn)題進(jìn)行深入溝通并獲取談判優(yōu)勢(shì)的需要。對(duì)于電子資源采購(gòu)談判，一般需要以下人員構(gòu)成:首先，圖書(shū)館的主管領(lǐng)導(dǎo)作為電子資源采購(gòu)的最終決策人，同時(shí)也是采購(gòu)小組的負(fù)責(zé)人，必須參加;學(xué)校紀(jì)檢部門(mén)作為圖書(shū)館采購(gòu)行為的監(jiān)督者，也應(yīng)當(dāng)進(jìn)入采購(gòu)談判小組對(duì)整個(gè)談判過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，履行監(jiān)督職責(zé);前期為電子資源采購(gòu)撰寫(xiě)評(píng)估報(bào)告的學(xué)科官員或者參考咨詢館員，對(duì)于將要購(gòu)買的產(chǎn)品已經(jīng)有了系統(tǒng)深入的了解，因此也應(yīng)該是談判小組不可缺少的人員;電子資源的購(gòu)買同時(shí)涉及到網(wǎng)絡(luò)和硬件技術(shù)問(wèn)題，技術(shù)部門(mén)相關(guān)人員也應(yīng)當(dāng)參與到采購(gòu)談判過(guò)程中;用戶代表，如已經(jīng)參與試用的院系教師代表和相關(guān)專業(yè)學(xué)科帶頭人，作為采購(gòu)產(chǎn)品的最終用戶，對(duì)于產(chǎn)品的購(gòu)買也有發(fā)言權(quán)，況且最終購(gòu)買方案的確定也需要采納用戶的意見(jiàn)，因此用戶代表也應(yīng)當(dāng)是采購(gòu)談判小組的重要成員。

222 合同談判并簽訂合同

合同談判是整個(gè)電子資源采購(gòu)行為中的核心內(nèi)容，也是最重要的環(huán)節(jié)。采購(gòu)談判小組在合同談判過(guò)程中的首要任務(wù)，就是針對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行談判，從而使產(chǎn)品定價(jià)最大程度的符合圖書(shū)館的利益，其次，要在可行的價(jià)格范圍內(nèi)，盡可能多的獲取圖書(shū)館所需要的資源，同時(shí)，明確資源提供商的責(zé)任義務(wù)，如技術(shù)支持的及時(shí)跟進(jìn)、為產(chǎn)品正常使用提供保障、所承諾售后服務(wù)的兌現(xiàn)等，總之，要保證圖書(shū)館的利益和合同條款的正常履行。

23 使用跟蹤評(píng)價(jià)階段

正式購(gòu)買電子資源并不意味著采購(gòu)行為的結(jié)束，因?yàn)殡娮淤Y源的使用是一個(gè)持續(xù)性的行為，由于購(gòu)買前的調(diào)研具有先天的局限性，并且學(xué)校與圖書(shū)館本身的情況是在不斷發(fā)展變化的，因此，圖書(shū)館必須對(duì)正式購(gòu)買的數(shù)據(jù)庫(kù)的使用情況做持續(xù)的跟蹤評(píng)測(cè)，及時(shí)了解資源使用的效果并盡可能的搜集用戶的反饋信息，對(duì)用戶訪問(wèn)數(shù)據(jù)做持續(xù)的關(guān)注和分析，及時(shí)掌握用戶訪問(wèn)行為的動(dòng)態(tài)變化。對(duì)于訪問(wèn)量不高、資源不受用戶歡迎、無(wú)法完好履行合同承諾，成本收益不成比例的電子資源，圖書(shū)館在經(jīng)過(guò)慎重的評(píng)估之后，有必要停止續(xù)簽使用許可協(xié)議的要及時(shí)停止續(xù)費(fèi)，以免造成資金的進(jìn)一步浪費(fèi)。圖書(shū)館還應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校學(xué)科發(fā)展變化的情況和用戶需求的變化，在充分調(diào)研和分析的基礎(chǔ)上對(duì)已購(gòu)買的電子資源進(jìn)行必要的調(diào)整，以提高電子資源的使用效率，避免因資源閑置而造成的資金浪費(fèi)。

3 電子資源采購(gòu)工作應(yīng)當(dāng)遵循的原則

電子資源的采購(gòu)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，因此，制定科學(xué)合理的電子資源采購(gòu)原則是至關(guān)重要的。

31 成本收益原則

成本收益原則對(duì)于采購(gòu)經(jīng)費(fèi)一貫緊張的圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)是必須堅(jiān)持的首要原則。圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)通過(guò)本館網(wǎng)站或者資源商提供的后臺(tái)在線統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)，及時(shí)準(zhǔn)確的掌握電子資源的點(diǎn)擊率和下載率，如果電子資源點(diǎn)擊率或者下載率過(guò)低，就要分析具體原因，是宣傳不夠的就要加強(qiáng)資源宣傳和推廣，提高資源的利用率。如果是因?yàn)橘Y源本身使用人數(shù)過(guò)少造成的點(diǎn)擊率和下載率過(guò)低，就應(yīng)當(dāng)及時(shí)停止電子資源的訂購(gòu)，改之以文獻(xiàn)傳遞的方式來(lái)滿足這部分用戶的資源需求，避免資源購(gòu)買成本與收益不成比例的情況發(fā)生。成本收益原則可以確保電子資源采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的最優(yōu)運(yùn)用，盡量避免資金浪費(fèi)和資源閑置情況的發(fā)生。

32 科學(xué)性原則

科學(xué)性原則是指電子資源的采購(gòu)工作必須根據(jù)本校和本館的實(shí)際情況，在充分調(diào)研和評(píng)估的基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)的決策。具體來(lái)講，就是要準(zhǔn)確把握學(xué)校學(xué)科建設(shè)發(fā)展和本館館藏資源建設(shè)的實(shí)際情況，從用戶的實(shí)際需求出發(fā)，建立科學(xué)的電子資源采購(gòu)指標(biāo)評(píng)價(jià)體系、遵循規(guī)范的電子資源采購(gòu)流程，依托人員結(jié)構(gòu)合理的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)、選擇最優(yōu)的采購(gòu)方案和采購(gòu)模式來(lái)完成電子資源采購(gòu)工作。

33 計(jì)劃性原則

電子資源的采購(gòu)工作在時(shí)間和資金投入上具有持續(xù)性，因此圖書(shū)館在采購(gòu)工作中，必須制定與館藏資源建設(shè)規(guī)劃相適應(yīng)的電子資源采購(gòu)計(jì)劃，以科學(xué)發(fā)展觀和可持續(xù)發(fā)展理念為指導(dǎo)，有步驟、有重點(diǎn)的擴(kuò)充電子資源數(shù)量、完善電子資源種類、優(yōu)化電子資源結(jié)構(gòu)，逐漸形成系統(tǒng)、科學(xué)、合理的館藏結(jié)構(gòu)體系，增強(qiáng)采購(gòu)的計(jì)劃性和目的性，減少重復(fù)采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)，從而保證圖書(shū)館電子資源采購(gòu)工作科學(xué)有序的開(kāi)展。

34 系統(tǒng)性原則

電子資源采購(gòu)的系統(tǒng)性原則分為兩個(gè)方面。一是圖書(shū)館所采購(gòu)的電子資源涵蓋的學(xué)科比例要適當(dāng)，在滿足重點(diǎn)學(xué)科發(fā)展需要的基礎(chǔ)上兼顧一般學(xué)科的需要，同時(shí)要照顧不同層次讀者的需要，不但要購(gòu)買權(quán)威性強(qiáng)、學(xué)術(shù)價(jià)值高的專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)以滿足教師、科研人員教學(xué)與科研的需求，也要購(gòu)買綜合類和應(yīng)用類資源，滿足學(xué)生讀者完善知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)和專業(yè)技能的需求，盡量避免顧此失彼，結(jié)構(gòu)失調(diào)的情況發(fā)生。二是要與紙質(zhì)資源協(xié)調(diào)發(fā)展，妥善處理好二者關(guān)系，盡量避免資源的重復(fù)建設(shè)，使彼此能夠在種類上相互補(bǔ)充，形式上相互聯(lián)系，最大程度的滿足讀者對(duì)文獻(xiàn)資源的需求。

35 協(xié)調(diào)性原則

電子資源購(gòu)買過(guò)程中，牽涉到圖書(shū)館多個(gè)部門(mén)，多種資源的運(yùn)用，因此，圖書(shū)館在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)所涉及的不同部門(mén)、人力資源、硬件設(shè)備以及資金預(yù)算等進(jìn)行統(tǒng)一安排，以保證各個(gè)部門(mén)、各種資源能夠互相配合，協(xié)調(diào)運(yùn)行，最大限度的提高采購(gòu)效率。

4 結(jié) 語(yǔ)

對(duì)于紙本資源的采購(gòu)，圖書(shū)館已經(jīng)有了比較成熟的研究和探討，而電子資源采購(gòu)具有不同于傳統(tǒng)紙本資源的采購(gòu)特點(diǎn)，給圖書(shū)館采購(gòu)工作帶來(lái)了新的不確定性和復(fù)雜性，從另一個(gè)方面講，也給圖書(shū)館的采購(gòu)工作提出了更高的要求。如何高效開(kāi)展電子資源采購(gòu)工作對(duì)于當(dāng)今高校圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，仍然是一個(gè)有待深入研究的新課題，需要圖書(shū)館人在今后的實(shí)踐中不斷地摸索和總結(jié)，以期能夠最大限度的滿足讀者對(duì)電子資源的需求。

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