[摘 要]NoteExpress是一款文獻管理的軟件平臺，具備文獻采集、管理及應用等功能。本文通過將三大檢索數(shù)據(jù)庫的檢索結(jié)果導入NoteExpress，建立一個新的信息管理系統(tǒng)，通過使用表明該信息管理系統(tǒng)可成為評估高?？蒲兴?、掌握最新科研動態(tài)、提高情報服務(wù)效率的有效輔助工具。

[關(guān)鍵詞]NoteExpress;SCI;EI;ISTP;信息管理系統(tǒng)

[中圖分類號]G354 [文獻標識碼]A [文章編號]1008-0821(2010)05-0140-04

NoteExpress-based Information Management System of Three Major RetrievalLi Mao Xu Ziyuan

(Library，Yanshan University，Qinhuangdao 066004，China)

[Abstract]The NoteExpress is a document management software platform with the functions of documents retrieval，management and application.This paper aimed to establish a new information management system through importing retrieval results from the three important databases of SCI，EI and ISTP.Through the application of that the new system will be an excellent assistant tool for the evaluating university scientific research level，mastering the newest research development and increasing the efficiency of information service.

[Keywords]NoteExpress;SCI;EI;ISTP;information management system

《科學引文索引》(SCI)、《工程索引》(EI)、《國際會議錄索引》(ISTP)為世界著名的三大科技文獻檢索系統(tǒng)，是國際公認的進行科學統(tǒng)計與科學評價的主要檢索工具，其中以SCI最為重要。這三大檢索系統(tǒng)在衡量一個國家，一個科研機構(gòu)，一所大學的科研實力以及評估科研工作的社會效果等方面，發(fā)揮著重要的作用[1]，也因此得到了從國家、學校到科研人員的高度重視。

隨著高校對三大檢索系統(tǒng)的利用率及查詢數(shù)據(jù)的需求量逐年升高，有必要建立一款信息管理系統(tǒng)為評估高校專業(yè)科研水平、掌握最新科研動態(tài)以及情報服務(wù)人員開展工作提供輔助工具。筆者在對NoteExpress(以下簡稱NE)文獻管理軟件的使用中發(fā)現(xiàn)，因其在采集、管理、分析文獻等方面均具有較完備及多種獨特功能，以其為軟件平臺構(gòu)建三大檢索信息管理系統(tǒng)，能夠方便有效的對超量信息進行統(tǒng)計處理，應該得到推廣和廣泛使用。鑒于此，筆者就如何利用三大檢索查詢結(jié)果與NE軟件相關(guān)技術(shù)搭建信息管理系統(tǒng)作簡要介紹。

1 查詢結(jié)果導出

三大檢索系統(tǒng)均包括印刷版、光盤版及網(wǎng)絡(luò)版等3種出版形式[2]，且因查詢結(jié)果導出方法基本相同，所以筆者以更新周期短(每周1次)，利用率高的SCI網(wǎng)絡(luò)版(SCI Expanded)為例進行研究。

首先進入SCI Expanded網(wǎng)址http:∥isiknowledge.com/(只有訂購用戶有權(quán)使用)，選擇“Web of Science”檢索平臺，如圖1所示，在搜索框中鍵入“yanshan univ*”(以燕山大學為例)，檢索范圍選擇“地址”，如需限制年限，可以在“入庫時間”中選擇所需年限范圍，然后點擊“檢索”按鈕進行檢索。這里需要注意的是，因ISTP現(xiàn)已集成到Web of Science檢索平臺中，所以在“引文數(shù)據(jù)庫”列出的5個選擇范圍中，要取消對ISTP數(shù)據(jù)庫的選擇，以免造成數(shù)據(jù)混淆。圖1 SCI檢索平臺

在檢索結(jié)果中，會列出符合檢索條件的所有文獻信息列表，其下方的“輸出記錄”一欄可以方便用戶按步驟導出所需的相關(guān)文獻信息記錄，如圖2所示。第一步就檢索結(jié)果進行有針對性的選擇或批量選擇，SCI檢索平臺要求批量選擇一次最多可以導出500條記錄(EI為400條);第二步為選擇記錄輸出字段，為了追求信息的全面性，這里選擇“全紀錄”并勾選“包含引用的參考文獻”;第三步就所選記錄進行本地保存，因為筆者是利用NE管理軟件進行管理，所以在下拉菜單中選擇“保存到其他參考文獻軟件”并點擊“保存”即可完成查詢結(jié)果的導出。圖2 檢索結(jié)果輸出記錄

2010年5月第30卷第5期基于NoteExpress的三大檢索信息管理系統(tǒng)May，22 獲取題錄信息

在NE安裝完畢后第一次運行時，系統(tǒng)會自動加載“示例庫(sample)”[3]。為了建立三大檢索信息系統(tǒng)，規(guī)范相關(guān)文獻信息，用戶可以通過NE界面上方主菜單【文件】的【新建數(shù)據(jù)庫】新建一個命名為三大檢索的數(shù)據(jù)庫。在左側(cè)目錄樹的題錄文件夾下，可以建立3個名稱分別為SCI、EI、ISTP的文件夾，以便存儲各系統(tǒng)題錄信息。NE提供了強大的題錄導入功能，其導入文獻資料的速度比國外同類軟件快10倍以上[4]，且由于各大數(shù)據(jù)庫提供商導出的文獻信息格式不盡相同，所以NE設(shè)計了包括三大檢索系統(tǒng)文獻信息格式在內(nèi)的181個國內(nèi)外數(shù)據(jù)庫過濾器，用戶可以根據(jù)自身需求新建、修改、刪除相應的過濾器，并將題錄信息經(jīng)過“過濾”后置入NE中。

SCI導出的題錄全紀錄信息中包括AU(作者)、AF(作者全稱)、TI(題目)等在內(nèi)的32個英文標識，而NE自帶SCI過濾器有效標識僅有22個，且其中某些英文標識與中文字段相對不符，為了更加全面及準確的顯示題錄信息，在導入題錄信息前，需要對過濾器進行字段及標識的添加或修改。

點擊NE主菜單【工具】→【選項】→【自定義】，選擇“字段自定義”會彈出自定義字段對話框，選擇相應的題錄類型后，即可對相應類型字段進行操作。系統(tǒng)提供了添加字段、添加分組、移除、重命名、上移和下移等6個功能，用戶可以根據(jù)需求進行操作。如SCI中另有ISI文獻傳遞號，可以利用添加字段功能予以添加。自定義字段中的字段顯示順序即為NE主界面右下方題錄相關(guān)信息中“細節(jié)”的字段預覽順序，為了使導入的三大檢索系統(tǒng)基本信息實現(xiàn)統(tǒng)一化預覽，可以利用刪除、上移或下移等功能對主要字段區(qū)域進行合理化設(shè)置，方便用戶快速預覽和查找相關(guān)字段信息。

對字段進行相關(guān)操作后，便可以到過濾器編輯器中對相應字段與英文標識進行針對性的關(guān)聯(lián)。點擊NE主菜單【工具】→【過濾器】→【過濾器編輯器】，在彈出的對話框中查找并雙擊標題為“Web of Science”項，此時便打開了“Web of Science”過濾器編輯器，在“字段”欄目中，顯示了當前過濾器字段與標識的關(guān)聯(lián)情況，用戶可以根據(jù)需要雙擊某條字段后查看或者更改關(guān)聯(lián)情況，以確保導入的題錄信息相對于NE顯示的字段準確無誤。為了盡量統(tǒng)一三大檢索導入題錄信息中作者名稱的寫法，“Web of Science”過濾器中的“作者”字段要更改為與“AF”(作者全稱)進行關(guān)聯(lián)，方便用戶對信息更有效的管理和分析。

上述工作完畢后，用戶便可以利用NE自帶的導入題錄功能將三大檢索輸出記錄快速的導入到NE題錄指定的文件夾下，初步的完成了三大檢索信息管理系統(tǒng)的建立。

3 管理題錄信息

NE參考文獻管理軟件具有比較全面的文獻管理功能，不僅包含如添加、刪除、編輯、排序等一般性管理[5]，也包括自動分組、統(tǒng)計分析、形成統(tǒng)計圖表等智能化管理，并且隨著技術(shù)的發(fā)展和軟件的成熟，管理功能將得到進一步加強和完善。

31 統(tǒng)一格式

由于三大檢索系統(tǒng)錄入題錄信息格式各不相同，如作者有全程、簡稱、大小寫之分，以wang guoqiang為例，SCI基本錄入格式為wang gq，EI主要錄入格式則有wang guoqiang、guoqiang wang、wang gq、gq wang等6種，為了實現(xiàn)三大檢索題錄信息統(tǒng)一化管理，且方便用戶統(tǒng)計分析，需要將作者名稱進行統(tǒng)一更改為wang guoqiang形式。點擊NE主菜單【工具】→【批量替換】，利用批量替換功能將作者字段中的空格和“-”替換成縮進，“，”替換成空格，并且全部更改為小寫字母，易于組織和統(tǒng)一檢索。其他如wang gq等簡寫方式，需要用戶與該作者確定后利用手動錄入功能進行修改。

32 組織功能

NE獨有的組織功能提供了作者、關(guān)鍵詞及作者機構(gòu)的枚舉視圖，排序方式均以英文首字母從A～Z排序，“作者”子節(jié)點將數(shù)據(jù)庫中所有作者名稱一一列出，方便科研人員及時掌握自身發(fā)表文章情況及跟蹤某課題領(lǐng)域其他主要科研人員發(fā)表文章現(xiàn)狀;“關(guān)鍵詞”子節(jié)點列出了所有導入文獻的關(guān)鍵詞，有助于科研人員準確、有針對性的查找涉及某一關(guān)鍵詞的相關(guān)文獻信息并進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析;“作者機構(gòu)”子節(jié)點枚舉了所有文獻作者機構(gòu)名稱，該功能方便科研人員了解某一機構(gòu)發(fā)表文章情況，及掌握某高校各個研究機構(gòu)發(fā)表文章現(xiàn)狀以用于評估專業(yè)科研水平。

33 站內(nèi)檢索

由于三大檢索題錄信息數(shù)量多，無法通過手動方式快速準確的尋找某條或某類記錄，用戶可以通過NE的快速檢索或本地高級檢索功能進行查找。在默認情況下，NE會保留最近5次(次數(shù)可更改)的檢索歷史，并可直接在數(shù)據(jù)庫的樹形結(jié)構(gòu)“檢索→最近檢索”文件夾中查看。如果用戶需要進行多次的相同檢索條件下的本地檢索，特別是高級檢索，在歷史保存中，用戶只需要打開以往的記錄就可以查看到相應的檢索結(jié)果，省去了重復設(shè)置的麻煩，由于該文件夾的內(nèi)容會自動更新，以后新添加到系統(tǒng)的題錄如果滿足該搜索條件，即會自動在該文件夾出現(xiàn)，這對于追蹤某一專題的發(fā)展趨勢非常有用[6]。此功能方便科研人員對某類檢索條件下的文獻進行實時跟蹤，掌握最新研究動態(tài)。

34 文件夾統(tǒng)計功能

在某一專題研究中，常常要對研究該專題的文獻進行定量分析，如統(tǒng)計文獻的年度分布、作者分布、期刊分布的情況等，以把握該專題的研究狀況和發(fā)展趨勢。利用系統(tǒng)的“文件夾信息統(tǒng)計”功能可以快速地實現(xiàn)以上目標。用戶只需單擊指定文件夾右鍵選擇“文件夾信息統(tǒng)計”，就可以按照“年份”、“期刊”、“作者地址”等字段內(nèi)容分別進行統(tǒng)計，結(jié)果瞬間可得，把其另存為一個新的文本文件后轉(zhuǎn)入Excel中，即可利用Excel的作圖功能對結(jié)果進行直觀的分析，找出信息間的內(nèi)在聯(lián)系，實現(xiàn)知識的遷移和轉(zhuǎn)化，有助于用戶做文獻調(diào)研的定量分析，從而快速了解某一領(lǐng)域的研究概況。

除上述功能外，系統(tǒng)的查重功能可以幫助情報服務(wù)人員快速的查找并統(tǒng)計三大檢索同時收錄情況，標記用以區(qū)分某篇文獻被三大檢索收錄情況，題錄更新可以幫助科研人員不定期對某篇文獻的信息進行更新，下載全文功能可以方便科研人員就某篇感興趣文獻一鍵下載，等等。

4 題錄信息導出

科研人員在對NE建立的三大檢索系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行分析比較時可能需要將數(shù)據(jù)庫中的題錄信息導出或與他人分享，情報服務(wù)人員利用此系統(tǒng)開展信息推送或開具檢索證明等工作，如遇到此類問題用戶不必再進入Web網(wǎng)站重新檢索保存結(jié)果，只需利用NE提供的樣式編輯器按照格式編輯出指定的樣式并將題錄導出即可完成，大大降低了用戶手動編輯的工作，也提高了準確性。不過目前NE自帶的樣式編輯器是以GB/T 7714-2005《文后參考文獻著錄規(guī)則》為基礎(chǔ)[7]，并沒有針對三大檢索系統(tǒng)題錄導出格式進行編輯，所以需要用戶新建特定的如SCI題錄導出樣式編輯器。筆者對SCI題錄導出格式及NE樣式編輯器進行了詳細的研究，并設(shè)計出了針對于SCI的樣式編輯器，如圖3所示，通過實際導出后與SCI題錄導出樣式進行對比，無太大差別，可以滿足用戶的實際需要。

圖3 SCI樣式編輯器

5 討 論

NE參考文獻管理軟件通過對三大檢索結(jié)果實現(xiàn)合理化的導入、管理及導出等操作建立信息管理系統(tǒng)，把不方便直接使用的網(wǎng)頁信息分解成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并導入數(shù)據(jù)庫，在NE系統(tǒng)平臺上對導入的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、查詢、排序等工作，能夠輔助科研人員快速鎖定研究方向并對研究課題進行跟蹤調(diào)研，也是情報人員開展信息服務(wù)工作的得力助手。當然，此款系統(tǒng)的搭建也存在著許多不足之處，例如尚無法實現(xiàn)三大檢索系統(tǒng)題錄字段格式的完全統(tǒng)一、數(shù)據(jù)更新功能還不夠完善等問題依舊存在，不過通過開發(fā)人員對技術(shù)不斷的改進和升級，NE的獨特功能將會越來越全面，其與三大檢索系統(tǒng)的融合也會越來越緊密。

參考文獻

[1]王慧蘭，李云慶，代俊秋.河北工業(yè)大學被三大檢索系統(tǒng)收錄論文的統(tǒng)計分析[J].河北科技圖苑，2007，20(5):58-60，36.

[2]張大為.有關(guān)“三大檢索系統(tǒng)”若干問題的評述[J] 西安工程科技學院學報，2002，16(2):174-179.

[3]謝奇，李立立，關(guān)中玉，等.NoteExpress——中文科技文獻管理的絕佳助手[J].科技文獻信息管理，2007，21(3):18-21.

[4]NoteExpress特色功能[EB/OL].http:∥www.reflib.org/indexchs.htm#Home，2010-02-23.

[5]NoteExpress參考文獻管理軟件20版簡要教程[EB/OL].http:∥www.reflib.org/download/NoteExpre ssTutorial.pdf，2010-01-22.

[6]葉佩珍.基于NoteExpress的個人知識管理[J].情報探索，2008，(7):75-78.

[7]NoteExpress輸出樣式制作教程[EB/OL].http:∥www.reflib.org/supportcn/cgi-bin/topicshow.cgi?id=1459h=1bpg=1age=0，2010-03-14.