檔案資料目錄數(shù)據(jù)采集是檔案信息資源得以充分開發(fā)和有效利用的基礎(chǔ)。檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集是實現(xiàn)檔案資料目錄信息集中和共享的基礎(chǔ)工作，沒有目錄數(shù)據(jù)的采集，檔案資料目錄中心建設(shè)就成了無米之炊;沒有準確及時、先進可靠的數(shù)據(jù)采集工作，目錄中心建設(shè)的質(zhì)量也得不到必要的保證。由此可見，目錄數(shù)據(jù)采集這一環(huán)節(jié)的工作好壞，對整個檔案資料目錄中心建設(shè)的成敗將產(chǎn)生決定性的影響。因此，只有規(guī)范北京市檔案資料目錄中心數(shù)據(jù)的采集，擴大目錄中心收集范圍的覆蓋面，使檔案資料目錄的收集、報送工作規(guī)范化、制度化、有序化，才能合理整合北京轄區(qū)的檔案資料數(shù)據(jù)資源，有效提高檔案管理和利用的水平。

北京市檔案資料目錄中心建設(shè)主要依據(jù)為《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》第三十一條規(guī)定，市綜合檔案館應當建立全市性的檔案資料目錄中心，為利用者提供檢索服務。專門檔案館和區(qū)、縣綜合檔案館以及單位檔案機構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定向市綜合檔案館報送檔案資料目錄。本市逐步建立綜合檔案館、專門檔案館和單位檔案機構(gòu)相互溝通、信息共享的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

依據(jù)上述目標，北京市檔案資料目錄中心應從以下幾個方面設(shè)定目錄中心數(shù)據(jù)采集的范圍和數(shù)據(jù)采集的渠道。

一、檔案資料目錄中心數(shù)據(jù)采集的范圍

北京市檔案資料目錄中心數(shù)據(jù)采集范圍為:反映北京地區(qū)各歷史時期政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動的各種文字、圖表、聲像等不同載體類型的檔案資料目錄。

二、檔案資料目錄中心數(shù)據(jù)采集的渠道

檔案目錄信息全、數(shù)據(jù)準是檔案資料目錄中心建設(shè)的基礎(chǔ)，而暢通的數(shù)據(jù)采集渠道則是檔案資料目錄中心建設(shè)的必要條件。北京市檔案資料目錄中心必須本著“積極穩(wěn)妥、先易后難、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、分階段建設(shè)”的原則，主動向社會各界多層次、多渠道、多形式地采集信息，豐富目錄中心的信息含量。在目錄中心數(shù)據(jù)采集實施方面，可以采取分階段建設(shè)、分批采集目錄、采集目錄數(shù)量逐年增加的具體措施，不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)采集渠道，使數(shù)據(jù)采集流程標準化，采集工作持續(xù)化、制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

北京市檔案資料目錄中心應以北京市檔案館為依托，各區(qū)縣檔案館、專門檔案館和部門檔案館為主體，逐步發(fā)展覆蓋到整個北京區(qū)域范圍內(nèi)的單位機構(gòu)，最終發(fā)展壯大為以北京地區(qū)檔案信息為主、以其他各省市及國外相關(guān)機構(gòu)檔案信息為輔的檔案目錄信息存儲基地，如下圖所示。

北京市檔案資料目錄中心目錄數(shù)據(jù)采集渠道樹型圖

在具體實施方法上，可以分為依法采集和協(xié)商合作兩種。對于納入《中華人民共和國檔案法》規(guī)定范圍內(nèi)、由北京市檔案資料目錄中心統(tǒng)籌管理的單位，應當按照《中華人民共和國檔案法》依法采集并報送檔案資料目錄數(shù)據(jù)。對于沒有納入《中華人民共和國檔案法》規(guī)定范圍內(nèi)、不屬于北京市檔案資料目錄中心統(tǒng)籌管理的單位，應該通過雙方協(xié)商，簽訂合作協(xié)議，加強彼此間目錄信息交流，實現(xiàn)信息資源互補與共享。各單位具體采集步驟如下:

(一)北京市檔案館檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集

1.北京市檔案館負責本館館藏全部永久和定期檔案全宗級、案卷級、文件級目錄及各種重要資料目錄的采集匯總工作，并向北京市檔案資料目錄中心報送本館檔案資料目錄數(shù)據(jù)。

2.北京市檔案館負責收集市屬各單位檔案室填報的室藏檔案資料目錄數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)匯總后報送北京市檔案資料目錄中心。

3.北京市檔案館每三年向北京市檔案資料目錄中心報送檔案資料目錄數(shù)據(jù)。

(二)北京市市屬各單位檔案室檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集

1.按照《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的、應當向北京市檔案館移交檔案的市屬各單位檔案室，必須及時、準確、全面地向北京市檔案館報送室藏全部永久和定期檔案資料目錄數(shù)據(jù)。

2.市屬各單位檔案室負責其所屬單位有關(guān)檔案資料目錄數(shù)據(jù)的收集，匯總后報送北京市檔案館，最后由北京市檔案館統(tǒng)一匯總后上報北京市檔案資料目錄中心。

3.市屬各單位每三年向北京市檔案館報送一次本單位編制的全部室藏檔案目錄。

(三)北京市各區(qū)縣檔案館檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集

1.各區(qū)縣檔案館負責本館館藏全部永久和定期檔案全宗級、案卷級、文件級目錄及各種重要資料目錄的采集匯總工作，并向北京市檔案資料目錄中心報送本館檔案資料目錄數(shù)據(jù)。

2.各區(qū)縣檔案館負責收集區(qū)縣屬各單位檔案室填報的室藏檔案資料目錄數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)匯總后報送北京市檔案資料目錄中心。

3.各區(qū)縣檔案館每三年向北京市檔案資料目錄中心報送檔案資料目錄數(shù)據(jù)。

(四)北京市各區(qū)縣屬單位檔案室檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集

1.按照《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的、應當向各區(qū)縣檔案館移交的各區(qū)縣屬單位檔案室，必須及時、準確、全面地向各區(qū)縣檔案館報送室藏全部永久和定期檔案資料目錄數(shù)據(jù)。

2.各區(qū)縣屬單位檔案室負責其所屬單位有關(guān)檔案資料目錄數(shù)據(jù)的收集，匯總后報送各區(qū)縣檔案館，最后由各區(qū)縣檔案館統(tǒng)一匯總后上報北京市檔案資料目錄中心。

3.各區(qū)縣屬單位每三年向各區(qū)縣檔案館報送一次本單位編制的全部室藏檔案目錄。

(五)北京市專門檔案館檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集

1.專門檔案館負責本館館藏全部永久和定期檔案全宗級、案卷級、文件級及各種重要資料目錄的采集匯總工作，并向北京市檔案資料目錄中心報送本館檔案資料目錄數(shù)據(jù)。

2.專門檔案館負責收集本地方有意義的與本館專業(yè)對口的同類內(nèi)容檔案資料目錄，并將數(shù)據(jù)匯總后上報北京市檔案資料目錄中心。如北京市城建檔案館，在北京市內(nèi)收集具有地方意義的城市規(guī)劃、城市建設(shè)工程、城市建設(shè)管理及城市建設(shè)設(shè)計、施工、科研技術(shù)等方面的檔案資料目錄，并將采集數(shù)據(jù)匯總后上報市檔案資料目錄中心。

3.專門檔案館每三年向北京市檔案資料目錄中心報送檔案資料目錄數(shù)據(jù)。

(六)中央及各省市相關(guān)機構(gòu)保存的與北京歷史發(fā)展狀況相關(guān)的檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集

1.北京市檔案資料目錄中心應與中央及各省市相關(guān)單位相互協(xié)商，加強聯(lián)系與合作，簽訂合作協(xié)議，加強彼此間目錄信息交流，“聯(lián)合規(guī)劃、共享資源、統(tǒng)一規(guī)范”，通過聯(lián)合行動發(fā)揮整體優(yōu)勢，實現(xiàn)區(qū)域間文獻信息互補與共享。特別是中央直屬在京單位，與北京歷史發(fā)展面貌密切相關(guān)，必須切實做好這些單位檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集。

2.采取多種合作方式，本著互利互惠的原則，通過鏈接、建立跨庫檢索的虛擬信息倉庫等途徑，有選擇地將中央及各省市相關(guān)機構(gòu)中與北京歷史發(fā)展狀況相關(guān)的檔案資料目錄收集到目錄中心。

3.對采集來的檔案資料目錄數(shù)據(jù)進行集中統(tǒng)一管理，提高北京市檔案資料目錄中心的覆蓋范圍，實現(xiàn)文獻信息資源利用的一體化。

(七)國外各相關(guān)機構(gòu)及社會各界人士保存的與北京歷史發(fā)展狀況相關(guān)的檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集

對于國外各相關(guān)機構(gòu)及社會各界人士保存的與北京歷史發(fā)展狀況相關(guān)的檔案資料目錄數(shù)據(jù)，在先期的采集工作上，北京市檔案資料目錄中心必須主動出擊，通過網(wǎng)絡(luò)、國際友人、國外留學生、民間團體等多種途徑，全面搜索散存于國外和社會之中有價值的北京檔案資料，積極主動地與國外各相關(guān)機構(gòu)和社會各界人士聯(lián)系、協(xié)商，采取購買、交換、共享等多種合作方式，有效采集相關(guān)檔案資料目錄數(shù)據(jù)。后期，當北京市檔案資料目錄中心發(fā)展到一定規(guī)模，影響力和利用率越來越高時，國外各相關(guān)機構(gòu)和社會各界人士就會紛踴而至，變被動為主動，積極與北京市檔案資料目錄中心聯(lián)系，提供有價值的信息，豐富檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫。

作者單位:北京市檔案館