公文歸檔是指一個立檔單位的文書處理部門或承辦部門，將處理完畢的公文按照一定的原則進行整理后，定期移交給檔案部門集中保存的工作。通過歸檔工作，可以妥善地保存公文，同時也可以使有價值的公文不斷地輸入到檔案部門，為檔案工作奠定基礎。歸檔工作作為一項制度，各單位都必須貫徹執(zhí)行。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷質量要求等。

一、公文的歸檔范圍

歸檔范圍，即歸檔公文整理的范圍。根據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，一般機關的公文歸檔范圍主要包括:

(一)反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料;

(二)機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料;

(三)本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料;下級機關報送的重要文件材料;

(四)其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

規(guī)定本機關歸檔范圍時，應注意對以下情況的處理:

聯(lián)合辦理的公文，原件應由主辦機關立卷歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。

本機關負責人兼任其他機關職務時，在履行所兼職職責過程中形成的公文，應有其兼職機關負責立卷歸檔。

本機關內(nèi)部的公文，如工作計劃、總結、會議記錄、調(diào)查報告等，雖然沒有正式公文的格式，但真實地記錄了本機關的工作活動，應劃入歸檔范圍。

機關業(yè)務工作中接收和收集的有關資料，如重要的公文匯集、資料匯編、統(tǒng)計數(shù)字、有關書籍等，是日常機關工作的重要工具，其本身不屬于歸檔范圍，但為方便利用，可將其單獨整理、保存。

根據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，不歸檔范圍包括:

(一)上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等;

(二)本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料;

(三)同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料;

(四)下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

以上歸檔范圍和不歸檔范圍，只是一個通用范圍。在制定本單位歸檔范圍時，應參照通用范圍，結合本單位自身職能和業(yè)務活動的實際情況詳細制定，以保證歸檔案卷的質量。同時，凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

對屬于歸檔范圍的公文，還要根據(jù)公文的內(nèi)容，以及在日后保存過程中公文所產(chǎn)生的不同作用，確定檔案的保管期限。公文的保存價值與檔案的保管期限成正比。公文價值越大，保管期限應該越長。目前我國機關文書檔案的保管期限分為永久和定期兩種。定期一般分為30年、10年。

二、公文的歸檔時間

歸檔時間是指文書處理部門和業(yè)務部門將需要歸檔的公文向檔案部門移交的時間。

辦理完畢的公文一般應在第二年6月底之前向本單位檔案部門移交;對于某些專業(yè)文件、特殊載體的檔案或駐地分散在外的部門形成的文件，可另行規(guī)定切合實際的歸檔時間;對不設內(nèi)部機構或內(nèi)部機構簡單的立檔單位，文書處理和檔案工作有一個人兼顧，則不需要專門規(guī)定歸檔時間，只需將處理完畢的公文歸入卷夾，組成案卷，編制出案卷目錄即可。

三、公文的歸檔要求

歸檔要求，主要是指歸檔案卷在質量上必須符合以下要求:

(一)應歸檔的公文材料其種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全、完整，并要進行分類、立卷，正確劃分保管期限，使之達到系統(tǒng)有序。

(二)歸檔案卷封面的各個項目，均應填寫清楚。案卷題名要簡明確切，注明保管期限，卷內(nèi)文件應有序排列、編頁號、填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。

(三)歸檔案卷要按一定次序系統(tǒng)排列，編制順序號及案卷目錄一式數(shù)份。交接案卷時，雙方要根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。