隨著歷史時代的變遷，科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案載體也在不斷更新?lián)Q代。從甲骨金文到竹木石刻，從簡牘縑帛到紙張薄籍，如今，錄音、錄像帶、照片、光盤等載體以不可阻擋的趨勢，成為檔案家庭中的新成員。尤其是照片檔案的誕生，使經(jīng)歷了幾千年文字檔案的中國有了形象的記錄、存儲，成為再現(xiàn)社會發(fā)展歷史面貌的新形式。照片檔案與文字檔案相比，有著得天獨厚的屬性，其優(yōu)勢表現(xiàn)在它具有真實性、形象性和再現(xiàn)性，不僅能形象地再現(xiàn)社會工作活動的生動畫面，還能使后人親眼目睹歷史發(fā)展變化的真實情景。由此看來，對照片檔案的收集和保管，應(yīng)當引起我們檔案工作者的足夠重視。

一、針對照片檔案歸檔狀況，

開展征集工作

照片檔案與文書、基建、財會檔案相比，存在著“軟肋”。一是產(chǎn)生照片檔案的部門，歸檔意識淡薄。究其原因主要有兩點:其一對照片是否屬于檔案，認識上較模糊;其二總認為本部門形成的照片屬于工作業(yè)績，留在手里查找利用方便。二是歸檔照片完整性、系統(tǒng)性欠缺。這種情況與產(chǎn)生照片部門的工作人員缺乏檔案專業(yè)知識有著直接關(guān)系。針對上述現(xiàn)狀，檔案工作者應(yīng)當轉(zhuǎn)變照片檔案的收集方式，由被動收集轉(zhuǎn)為主動收集。為此，我們開展了照片檔案的征集工作。

我院校作為國家醫(yī)學科學研究的的綜合性學術(shù)機構(gòu)和全國第一個八年制臨床醫(yī)學和護理本科的重點醫(yī)學院校，歷史悠久，名人薈萃。既是高精端的醫(yī)學院校，又是蜚聲中外的醫(yī)學專家、教授云集的科學研究院。為展現(xiàn)我院校發(fā)展變化的歷史全貌，我們采取突出重點，顧全一般的方法，確定了照片檔案的征集范圍。首先，我們開展了征集名人照片的工作。征集范圍包括:歷屆院校長、副院校長、黨委書記、副書記、教務(wù)長、秘書長，各所院正副所院長、所院黨委書記、副書記，正教授、研究員、博士生導(dǎo)師等。其次，收集了歷屆研究生、醫(yī)學生和高級護理學生照片，建立了學籍照片。另外，征集了本院校和各所院建筑照片，包括正門、科研樓、教學樓、辦公大樓、門診樓、職工用房、生活用房及有代表性的建筑。并且對院校組織的各項重大活動照片隨時進行收集。幾年來，開展照片檔案的征集工作，既充實了照片檔案的內(nèi)容，又較完整保存了我院校發(fā)展變化的歷史全貌。

二、圍繞照片檔案保存現(xiàn)狀，開展整理工作

綜觀我院校檔案室保存的照片檔案，大致分為兩大類，一類是早期保存的歷史照片，一類是近年來征集的照片。如何使照片檔案形成一個統(tǒng)一的管理體系，我們開展了照片檔案的分類整理工作。我們保持照片在形成過程中固有的聯(lián)系，根據(jù)照片反映的不同歷史時期，按照我單位歷史沿革演變，分為《協(xié)和醫(yī)學院》、《中國醫(yī)學科學院/中國協(xié)和醫(yī)科大學》和《中國醫(yī)學科學院/北京協(xié)和醫(yī)學院》三個全宗，每一全宗內(nèi)按照不同問題組成若干冊。

第一全宗整理有協(xié)和董事會成員和早期院校長照片;有協(xié)和醫(yī)學院各科教職員合影;有協(xié)和醫(yī)學院建成前原址(豫王府)、建設(shè)中和建成后照片等。第二全宗整理有毛主席、周恩來總理、江澤民總書記等國家領(lǐng)導(dǎo)人視察我院校照片;有歷屆院校領(lǐng)導(dǎo)和各所院教授、研究員名人照片及沈其震、黃家駟、吳英愷、鄧家棟教授從醫(yī)五十年慶祝會照片;有各所院院景和辦公用房等建筑照片等。第三全宗整理有國務(wù)院副總理李克強、原衛(wèi)生部黨組書記高強、衛(wèi)生部部長陳竺等領(lǐng)導(dǎo)到我院校視察調(diào)研照片;有歷屆研究生、醫(yī)學生和護理學生學籍照片;有學年典禮、學生社會調(diào)查及各項重大活動照片等。我們以全宗為單位統(tǒng)一編號，每一本像冊首頁附有“照片立卷說明”，每張照片注有時間、地點、人物的文字說明。名人照片附有個人簡歷，科研成果簡介及論文發(fā)表情況。學籍照片以畢業(yè)年限為單位，按照時間順序排列，并注明學科專業(yè)和學位級別。為了保護歷史照片存放永久，我們將早期的歷史照片全部掃描為電子文檔，為院校歷史發(fā)展保留下形象記載。

經(jīng)過大量的分類整理工作，不僅保持了照片檔案的有機聯(lián)系，有利于保管;而且為院校醫(yī)教研工作的利用提供了方便。在歷次院校慶活動中，撰寫《中國協(xié)和醫(yī)科大學校史》和《紀念畫冊》等書籍時，翻拍了大量的歷史照片。在編撰《沈其震畫傳》和《生命的護神——婦產(chǎn)科專家林巧稚》等人物傳記時，利用了大量的名人照片。正是由于照片檔案內(nèi)容豐富全面，管理系統(tǒng)規(guī)范，使其照片檔案的憑證作用得以充分發(fā)揮。

三、根據(jù)照片檔案載體變更，加強歸檔監(jiān)督

隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，照相器材也在不斷更新?lián)Q代。從黑白照片到彩色照片，從膠片成像到數(shù)碼拍照，照片載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為光盤，產(chǎn)生了質(zhì)的變化。這樣，照片檔案的歸檔工作隨之而來出現(xiàn)了新的問題。從客觀上看，數(shù)碼相機隨意性很強，產(chǎn)生的電子照片丟失的概率很高。如果不及時備份，很容易全部丟失。從主觀上看，產(chǎn)生照片檔案部門的工作人員，如果檔案專業(yè)知識欠缺，歸檔意識淡薄，就會使照片檔案的完整性和系統(tǒng)性受到一定影響。為此，檔案部門對電子照片的歸檔監(jiān)督極為重要。

如何做好電子照片的歸檔工作，筆者認為可以從以下幾方面著手:一是要加強對產(chǎn)生照片檔案的工作人員進行檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，可集中學習也可個別講解，要使其掌握與照片相關(guān)的基本知識，增強歸檔意識。二是要關(guān)注本單位重大活動的信息，及時催要電子照片歸檔。例如2009年5月，國務(wù)院副總理李克強在北京市市長郭金龍、衛(wèi)生部副部長馬曉偉、尹力等領(lǐng)導(dǎo)的陪同下到我單位視察甲型H1N1流感的防控工作。事后，我們從宣傳部門收集一套完整的照片，及時進行了歸檔。避免了因時間的推移造成照片丟失的問題。三是要將歸檔的照片光盤在交接時打開瀏覽，發(fā)現(xiàn)問題及時與移交人協(xié)商補缺。這樣，無論怎樣變化，照片檔案的歸檔工作都要做到又細又全。

作者單位:中國醫(yī)學科學院北京協(xié)和醫(yī)學院