一、檔案目錄與政務(wù)信息資源

目錄體系的內(nèi)在聯(lián)系

檔案目錄是按照一定的次序編排而成的條目匯集，是檔案管理、檢索和報(bào)道的工具。①經(jīng)過長(zhǎng)期的實(shí)踐和積累，檔案機(jī)構(gòu)根據(jù)豐富的館藏和多樣的檔案利用需求，形成了管理型、檢索型、報(bào)道型等多種類型、不同結(jié)構(gòu)的檔案目錄。隨著相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，檔案目錄逐漸從以卡片式、書本式為主的手檢目錄發(fā)展為機(jī)讀目錄;進(jìn)入電子文件時(shí)代，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)成為了主流形式，實(shí)現(xiàn)并擴(kuò)展了檔案目錄的各項(xiàng)功能。無論檔案目錄以何種形式存在和表現(xiàn)，其編目都是按照一定的著錄項(xiàng)目、著錄格式、著錄符號(hào)、著錄用文字等著錄規(guī)則，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程，以及按照科學(xué)的規(guī)則和方法，把檔案條目組成系統(tǒng)的檔案二次信息系統(tǒng)的過程。

政務(wù)信息資源目錄體系以國(guó)家統(tǒng)一的電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，通過構(gòu)建覆蓋中央、省、市、縣的多級(jí)政務(wù)信息資源目錄體系技術(shù)總體構(gòu)架，采用元數(shù)據(jù)對(duì)共享政務(wù)信息資源特征進(jìn)行描述，形成統(tǒng)一規(guī)范的目錄內(nèi)容，通過對(duì)目錄內(nèi)容的有效組織和管理，形成部門間政務(wù)信息資源物理分散、邏輯集中的信息共享模式，提供政務(wù)信息資源的發(fā)現(xiàn)定位服務(wù)，支持全國(guó)范圍內(nèi)跨部門、跨地區(qū)的普遍信息共享，方便用戶發(fā)現(xiàn)、定位和共享多種形態(tài)的政務(wù)信息資源，支持政府的經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共服務(wù)。^②

首先，檔案目錄和政務(wù)信息資源目錄體系的目的和作用具有一致性。它們都是運(yùn)用了目錄控制的思想，將目錄作為組織管理和檢索利用信息資源的一種基本機(jī)制。它們都是通過在微觀上著錄、標(biāo)引、規(guī)范控制和在宏觀上利用選擇、描述和檢索控制等手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的整合、管理、發(fā)現(xiàn)與定位，協(xié)調(diào)和引導(dǎo)信息資源的流動(dòng)和有效利用，以此解決信息組織、分類、存儲(chǔ)、檢索、定位、獲取等問題。比較而言，政務(wù)信息資源目錄體系更偏重于檢索型目錄，是通過建立信息庫(kù)系統(tǒng)和目錄內(nèi)容服務(wù)系統(tǒng)，方便用戶發(fā)現(xiàn)、定位所需的政務(wù)信息資源，促進(jìn)信息資源的共享和利用;而檔案目錄是以檔案管理為基礎(chǔ)，根據(jù)檔案目錄類型的不同，相應(yīng)地側(cè)重于管理、檢索和報(bào)道，或是幾種用途的組合。

其次，檔案目錄和政務(wù)信息資源目錄體系的編目?jī)?nèi)容具有內(nèi)在的聯(lián)系。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前各級(jí)政府部門的政務(wù)信息資源約為全社會(huì)信息資源總量的80%，其中約50%的政府信息在辦理和使用完畢后作為檔案存入檔案保管部門，有的地區(qū)政府形成的檔案甚至達(dá)到當(dāng)?shù)貦n案館藏的絕大多數(shù)。如圖1所示，在《政務(wù)信息資源目錄體系》中，檔案是政務(wù)信息資源的主要內(nèi)容之一;而從檔案資源的角度看，政務(wù)信息資源是館(室)藏檔案的重要組成部分。

如果說文件與檔案表示的是同一事物的不同運(yùn)動(dòng)階段，那么政務(wù)信息資源與檔案也相應(yīng)的存在這種同一事物先后相連的內(nèi)在聯(lián)系。如圖2所示，隨著時(shí)間的推移，政務(wù)信息資源由現(xiàn)行利用，經(jīng)歸檔過渡到檔案室保管階段，滿足一定條件后移交至檔案館保管利用。我們可以姑且將政務(wù)信息資源與文件等同理解，只不過政務(wù)信息資源在載體形態(tài)、服務(wù)對(duì)象、管理及利用方式等方面與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有所不同。

政務(wù)信息資源歸檔后，在檔案室保管階段，為便于管理利用，也需按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)形成室編目錄;移交進(jìn)館的檔案，還須由檔案館賦予檔號(hào)等著錄內(nèi)容，作為管理、檢索利用等的標(biāo)識(shí)。我國(guó)檔案目錄早已有之，以檔案館編目錄為主且相當(dāng)成熟穩(wěn)定。室編目錄也屬檔案目錄范疇，其編目對(duì)象亦可列入政務(wù)信息資源目錄體系中?？梢哉f這部分具有同源性的信息資源將檔案目錄和政務(wù)信息資源目錄體系緊密地聯(lián)系了起來。但我們目前通常所說的檔案目錄是指館藏檔案目錄，我國(guó)于2007年正式發(fā)布的政務(wù)信息資源目錄體系與之相對(duì)獨(dú)立，因而政務(wù)信息資源目錄體系與檔案目錄是對(duì)同一事物所處的不同時(shí)間階段進(jìn)行的獨(dú)立編目。

由于目前這兩個(gè)目錄之間并未建立起關(guān)聯(lián)，那么，處于政務(wù)信息資源目錄體系之下的應(yīng)歸檔或已歸檔的信息資源，在進(jìn)入檔案館保管階段并經(jīng)館編目錄加以管理和控制之后，不易再通過原利用體系獨(dú)立對(duì)其進(jìn)行查找利用;檔案館也不易通過目錄控制的方式對(duì)應(yīng)歸檔及尚未進(jìn)館檔案進(jìn)行前端控制和全程管理。

二、檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄體系編目的比較

正因?yàn)闄n案目錄和政務(wù)信息資源目錄體系之間內(nèi)在的聯(lián)系，且無論是檔案目錄還是政務(wù)信息資源目錄體系，目錄編制均為核心，由此對(duì)二者進(jìn)行比較。

(一)檔案目錄的著錄項(xiàng)目與政務(wù)信息資源目錄體系中核心元數(shù)據(jù)的比較

著錄項(xiàng)目是檔案目錄的基本構(gòu)成單元，是編制檔案目錄的基礎(chǔ)和條件。元數(shù)據(jù)是描述政務(wù)信息資源特征的數(shù)據(jù)③，在政務(wù)信息資源目錄的編目、建庫(kù)、發(fā)布和查詢中發(fā)揮著重要的作用。因此我們將《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18—1999)規(guī)定的著錄項(xiàng)目、《政務(wù)信息資源目錄體系》核心元數(shù)據(jù)及《北京市綜合檔案館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》中部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的著錄項(xiàng)目進(jìn)行比較。

1、《北京市綜合檔案館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》中的文書文件、案卷目錄庫(kù)的著錄項(xiàng)目基本使用了《檔案著錄規(guī)則》中的著錄項(xiàng)目，但省去了稿本與文種項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注與編號(hào)項(xiàng)等著錄項(xiàng)目中的內(nèi)容，增加了開放狀態(tài)、檔案復(fù)制類型及編號(hào)等著錄內(nèi)容。案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和文書檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)同屬管理型目錄，但著錄項(xiàng)目也因級(jí)次的不同而有差異。所以在編制檔案目錄時(shí)，著錄項(xiàng)目的選定并非一成不變，而是要根據(jù)目錄類型、級(jí)次、專題、分類方法等的不同加以選擇。此外，無論是《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定的著錄項(xiàng)目，還是《北京市綜合檔案館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》中列出的字段名稱，都是反映文件或案卷的內(nèi)容和形式特征，而不包括相應(yīng)的結(jié)構(gòu)和背景信息。

2、檔案著錄項(xiàng)目與《政務(wù)信息資源目錄體系》中核心元數(shù)據(jù)的關(guān)系:(1)交叉關(guān)系。如信息資源名稱、信息資源摘要、信息資源提供方、信息資源發(fā)布日期、關(guān)鍵字等核心元數(shù)據(jù)與檔案著錄信息中的題名、責(zé)任者、提要、時(shí)間項(xiàng)、關(guān)鍵詞等，可以通過技術(shù)等手段進(jìn)行轉(zhuǎn)化。(2)不是所有核心元數(shù)據(jù)都是檔案著錄信息源，如全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)(件)號(hào)、縮微號(hào)、載體類型、密級(jí)、保管期限、開放狀態(tài)等明顯體現(xiàn)檔案專業(yè)特性的著錄項(xiàng)目，無法從元數(shù)據(jù)中提取，需要人工進(jìn)行編制。(3)有些核心元數(shù)據(jù)，如信息資源標(biāo)識(shí)符、元數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)符等可以在文件形成與管理過程中自動(dòng)形成的元數(shù)據(jù)實(shí)體及元素，目前在檔案目錄中尚未體現(xiàn);對(duì)信息資源分類的有關(guān)信息、在線資源鏈接地址、服務(wù)信息、元數(shù)據(jù)維護(hù)方等核心元數(shù)據(jù)的著錄內(nèi)容，也尚未列入檔案目錄的著錄信息之中。

(二)檔案著錄條目和政務(wù)信息資源核心元數(shù)據(jù)編排組織的比較

檔案目錄和政務(wù)信息資源目錄體系共有的條目編排方法是按主題類別分類編目。我們就以此對(duì)二者進(jìn)行分析比較。

檔案分類標(biāo)引時(shí)，應(yīng)首先對(duì)檔案文件進(jìn)行周密地主題分析，確定文件、案卷所論述的事物中，哪些主題應(yīng)予以標(biāo)引，能為利用者提供檢索途徑，然后根據(jù)主題性質(zhì)，到《中國(guó)檔案分類法》中查找其所屬的類目④，并準(zhǔn)確地給予分類標(biāo)識(shí)。政務(wù)信息資源的主題分類也是通過對(duì)主題分析的結(jié)果進(jìn)行分類，再確定類目名稱和類目編碼。不同的是:

1、分類依據(jù)。檔案主題分類主要依照《中國(guó)檔案分類法》，政務(wù)信息資源分類主要依據(jù)《主題分類類目表》。

2、類目設(shè)置?！吨袊?guó)檔案分類法》設(shè)置了19個(gè)基本大類，每一基本大類下再根據(jù)需要設(shè)置若干屬類。而《主題分類類目表》則規(guī)定了21個(gè)一級(jí)類及133個(gè)二級(jí)類。

3、標(biāo)識(shí)符號(hào)。檔案分類采用漢語拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制，用一個(gè)字母表示一個(gè)大類，以字母的順序反映大類的序列。在字母之后，采用數(shù)字編號(hào)制，用數(shù)字表示大類下類目的劃分，數(shù)字的位數(shù)一般代表類目的級(jí)位，遵循層累制原則。⑤政務(wù)信息資源目錄體系中類目代碼編制規(guī)則是:分類類別用1位大寫羅馬字符表示，“Z”代表主題分類;一級(jí)類用1位大寫羅馬字符表示;二級(jí)類用1位大寫羅馬字符及2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。即在主題分類中，分別用“A”至“W”標(biāo)識(shí)21個(gè)一級(jí)類，用大寫羅馬字符“A”至“Z”加兩位阿拉伯?dāng)?shù)字“00”標(biāo)識(shí)二級(jí)類。

4、著錄要求。在《檔案著錄規(guī)則》和《北京市綜合檔案館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》中，分類號(hào)分別為必選項(xiàng)、可選項(xiàng)，且均無著錄類目名稱的規(guī)定;在《政務(wù)信息資源目錄體系》中，“信息資源分類”是必選核心元數(shù)據(jù)，其中包括分類方式、類目名稱、類目編碼等元數(shù)據(jù)元素。這在一定程度上體現(xiàn)了檔案分類標(biāo)識(shí)和政務(wù)信息資源類目編碼在檢索利用頻次和各自目錄系統(tǒng)中地位的不同。

(三)檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄體系編目技術(shù)的比較

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及應(yīng)用，紙質(zhì)檔案目錄逐漸淡出，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)形成規(guī)模。由于我國(guó)尚未出臺(tái)全國(guó)統(tǒng)一的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，因此本文參照《北京市綜合檔案館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》及《政務(wù)信息資源目錄體系》編目系統(tǒng)技術(shù)要求，對(duì)二者主要的編目技術(shù)進(jìn)行比較。

1、檔案編目要根據(jù)目錄作用和編目對(duì)象特征、級(jí)次、序列等，有針對(duì)性地具體設(shè)定符合實(shí)際利用需要的各種檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)表、使用說明與數(shù)據(jù)交換格式。政務(wù)信息資源的編目要根據(jù)編目對(duì)象的具體粒度采用不同的單位編目。

2、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)普遍為Xbase關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。在編制檔案目錄時(shí)，首先根據(jù)規(guī)定，在數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)中設(shè)定目錄字段名稱、字段名、字段類型、字段長(zhǎng)度等，再由人工將著錄信息插入到該數(shù)據(jù)庫(kù)相應(yīng)的表格中。而插入過程只能針對(duì)事先定義好的字段結(jié)構(gòu)。這一過程對(duì)未被事先定義字段結(jié)構(gòu)的著錄內(nèi)容無能為力，除非更改數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，如增加表的字段或者新的數(shù)據(jù)庫(kù)表?？缙脚_(tái)、跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換是通過擴(kuò)展名為.DBF的Xbase關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)文件格式實(shí)現(xiàn)。⑥經(jīng)過壓縮、分割處理的數(shù)據(jù)交換文件，應(yīng)將其解壓縮、合并后再進(jìn)行交換。⑦

3、政務(wù)信息資源目錄體系基于XML技術(shù)。XML應(yīng)用面主要分為文檔型和數(shù)據(jù)型兩種類型。前一類型中，XML存放整個(gè)文檔的XML數(shù)據(jù)，然后XSLT將XML轉(zhuǎn)換、解析，結(jié)合XSLT中的HTML標(biāo)簽，最終成為HTML顯示在瀏覽器上。而后者則是利用相關(guān)的XML API(MSXML DOM、JAVA DOM等)對(duì)XML進(jìn)行存取和查詢。XML還可以作為信息傳遞的載體，主要是為分布式應(yīng)用程序服務(wù)。XML文本本身不僅可包含信息內(nèi)容，還涵蓋了信息結(jié)構(gòu)。只要是格式正確的XML文本，都可以隨時(shí)添加到數(shù)據(jù)庫(kù)里，并可以與分布式的應(yīng)用進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。比較而言，XML和數(shù)據(jù)庫(kù)的聯(lián)合兼有關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)和面向?qū)ο髷?shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)勢(shì)，因此基于XML技術(shù)的政務(wù)信息資源目錄比目前的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)更具擴(kuò)展功能。此外，對(duì)編目對(duì)象、分類技術(shù)等的比較前文已有表述。

三、檔案目錄體系

與政務(wù)信息資源目錄體系的交互融和

基于檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄體系的內(nèi)在聯(lián)系及上述異同點(diǎn)的比較，我們可以考慮在現(xiàn)有的檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄體系之間建立交互渠道。具體做法是建立檔案著錄項(xiàng)目和政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)的映射關(guān)系，利用已有技術(shù)，采用現(xiàn)階段比較流行的WEB數(shù)據(jù)庫(kù)方式進(jìn)行處理，使系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的檢索請(qǐng)求，檢索相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并將查詢記錄，以WEB的形式反饋給用戶，同時(shí)實(shí)現(xiàn)多種模式檢索服務(wù)，滿足不同權(quán)限用戶異地查詢需求。在實(shí)際操作中應(yīng)考慮的問題主要有:

1、檢索質(zhì)量。檔案著錄項(xiàng)目和核心元數(shù)據(jù)在含義、編排組織、條目涵蓋范圍、特征等方面存在差異，如不能嚴(yán)格定義好映射關(guān)系，可能導(dǎo)致映射不清，擴(kuò)大或縮小檢索范圍，從而影響查全率和查準(zhǔn)率等檢索指標(biāo)。

2、檔案館內(nèi)各目錄數(shù)據(jù)庫(kù)之間的系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。檔案館如不能將各層級(jí)、類別的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)組織關(guān)聯(lián)起來，充分發(fā)揮、擴(kuò)展如檔號(hào)等共有著錄項(xiàng)目功能，將不利于實(shí)現(xiàn)兩個(gè)目錄體系的雙向映射，還可能增加檢索的復(fù)雜度，從而影響檢索質(zhì)量與效率。

3、使用權(quán)限。檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄體系建立交互，在為利用者提供便利的同時(shí)，也可能帶來檔案內(nèi)容安全的高風(fēng)險(xiǎn)，因而還應(yīng)考慮對(duì)不同檔案利用者加以權(quán)限設(shè)定，設(shè)置針對(duì)立檔單位、查閱已開放檔案、查閱未開放檔案、查閱公民個(gè)人檔案信息等的不同接口，以滿足利用者通過一體化利用服務(wù)平臺(tái)，在相應(yīng)權(quán)限內(nèi)同時(shí)查閱檔案和政務(wù)信息資源中有關(guān)信息的利用需求，并盡可能保護(hù)好檔案安全，避免未到期或不宜開放的檔案向社會(huì)開放。

總之，我們可以嘗試?yán)脵n案目錄和政務(wù)信息資源目錄體系之間的關(guān)系，建立交互渠道，以促進(jìn)檔案和政務(wù)信息資源的共享和利用。但是，我們也不能忽視實(shí)際操作中可能出現(xiàn)的上述或是更多有待進(jìn)一步研究探討的問題。

注釋:

①DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》

②③GB/T21063.1-2007《政務(wù)信息資源目錄體系 第1部分:總體框架》

④GB/T15418-1994《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》

⑤孫鋼.檔案目錄學(xué).檔案出版社，1991

⑥⑦北京市檔案局.北京市綜合檔案館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式.2007-02-02

作者單位:北京市海淀區(qū)檔案局(館)