長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案因其固有的管理體制和嚴(yán)格的保密制度，被蒙上一層神秘的面紗。當(dāng)事人無(wú)權(quán)查閱本人檔案，無(wú)法了解檔案記載的內(nèi)容①。這在一定程度上限制了公民的知情權(quán)。隨著人們檔案意識(shí)、法治意識(shí)的不斷增強(qiáng)，個(gè)人檔案不齊全不真實(shí)引發(fā)官司的事件屢屢出現(xiàn)②。這就向人們提出了個(gè)人檔案知情權(quán)的問(wèn)題，筆者認(rèn)為，個(gè)人檔案的當(dāng)事人對(duì)其檔案的部分材料應(yīng)有一定知情權(quán)。

一、人事檔案本人沒(méi)有知情權(quán)所帶來(lái)的種種弊端

個(gè)人檔案是人一生工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的記載，關(guān)系到個(gè)人的切身利益和前途命運(yùn)，對(duì)今后的工作、生活至關(guān)重要。本人的個(gè)人檔案屬于哪級(jí)人事部門管理，現(xiàn)保存在什么地方，內(nèi)容是否齊全完整真實(shí)，保管狀況如何;應(yīng)該歸檔的遺漏了，檔案轉(zhuǎn)遞中丟失了，應(yīng)由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)，如何解決，本人應(yīng)該知情。從近年來(lái)檔案館查閱檔案情況統(tǒng)計(jì)分析顯示，查閱上山下鄉(xiāng)、招工手續(xù)、核實(shí)工齡、年齡方面內(nèi)容的就占提供利用總數(shù)的30%左右，有的是本人檔案中缺少原始招工錄用表，有的是上山下鄉(xiāng)連續(xù)計(jì)算工齡材料未歸檔，有的是調(diào)動(dòng)工作檔案轉(zhuǎn)遞中丟失，不知下落。由于目前面臨大批工人退休、企業(yè)改制工人買斷工齡等情況，缺少原始資料對(duì)本人的工齡、年齡等無(wú)法認(rèn)定，直接影響到勞動(dòng)人事部門辦理有關(guān)手續(xù)。有些在檔案館查出了招工存根，問(wèn)題得以解決，有些屬于“文革”期間參加工作的，由于種種原因，在檔案部門也難以查到，無(wú)法出示證明，給當(dāng)事人造成精神上的傷害和經(jīng)濟(jì)上的損失。

近年來(lái)因人事檔案引起的糾紛、爭(zhēng)議甚至訴訟，在各媒體頻頻曝光?！稏|方新報(bào)》2003年7月17日?qǐng)?bào)道了青年作家湯國(guó)基因名譽(yù)侵權(quán)狀告母校益陽(yáng)城市學(xué)院(原益陽(yáng)師專)一案，2003年5月7日《文匯報(bào)》對(duì)上海理工大學(xué)2001屆畢業(yè)生陳某狀告某公司無(wú)中生有，在其人事檔案中塞黑材料，用法律捍衛(wèi)自身合法權(quán)益一案進(jìn)行了報(bào)道③。為什么會(huì)出現(xiàn)上述現(xiàn)象呢?究其原因是當(dāng)事人對(duì)自己的人事檔案無(wú)知情權(quán)所致。

二、人事檔案為什么應(yīng)有知情權(quán)

首先，從”檔隨人走，人檔不離”可以看出，人事檔案的主要所有者是檔案所有人。

其次，人事檔案的高度保密性反而降低了其真實(shí)性和可靠性。保密和安全的需要、防止人為地篡改人事檔案、避免產(chǎn)生糾紛和矛盾等，是造成人事檔案未能對(duì)本人開(kāi)放的原因。事實(shí)上，人事檔案的高度保密性反而降低了其真實(shí)性和可靠性。因?yàn)榻M織人事部門對(duì)信息的“壟斷”，使組織對(duì)個(gè)人的評(píng)價(jià)、鑒定的主觀隨意性增強(qiáng);因?yàn)槿狈φJ(rèn)同，而使“組織意見(jiàn)流于形式;因?yàn)榈貌坏奖O(jiān)督，而使有關(guān)人事檔案的糾紛、爭(zhēng)議甚至訴訟屢見(jiàn)不鮮。因此，增強(qiáng)人事檔案的相對(duì)透明度成為現(xiàn)實(shí)的必然選擇。透明度越大，公民個(gè)人的權(quán)益無(wú)端受到侵害的可能性也就越小。在公共事務(wù)管理日益民主和開(kāi)放的今天，實(shí)現(xiàn)人事檔案的公開(kāi)化、“陽(yáng)光化”管理，既是公民自我了解和社會(huì)認(rèn)知的需要，也是保障公民知情權(quán)的要求，同時(shí)還是維護(hù)公平公正社會(huì)準(zhǔn)則的保證。此外，實(shí)現(xiàn)人事檔案向本人的有條件開(kāi)放和透明化操作，更能彰顯人事檔案存在的意義④。

第三，個(gè)人檔案的內(nèi)容決定了本人應(yīng)有知情權(quán)。個(gè)人檔案的內(nèi)容一般包括:履歷材料;自傳材料;鑒定、考核、考察材料;學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;政治歷史情況審查材料;入黨、入團(tuán)及民主黨派材料;獎(jiǎng)勵(lì)材料;處分材料;錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)、待遇、出國(guó)、退(離)休、退職材料及各種代表會(huì)登記表等材料。以上這些材料，有的是出自本人之手填寫、撰寫的，有的是公開(kāi)公布的，有的是組織提供的，即使是犯錯(cuò)誤、受處分的結(jié)論，甚至刑事處罰判決等，組織或有關(guān)部門也是需要與本人談話、對(duì)本人宣布并要本人簽字的。凡涉及立案調(diào)查過(guò)程中形成的文字材料，屬于刑偵、起訴、審理、判決的保存在司法部門，受黨紀(jì)政紀(jì)處分的屬紀(jì)檢監(jiān)察部門，因此，個(gè)人檔案中不存在對(duì)本人保密的問(wèn)題⑤。

第四，個(gè)人擁有人事檔案的知情權(quán)，有利于確保人事檔案的真實(shí)完整和科學(xué)管理。本人擁有了個(gè)人檔案的知情權(quán)，就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)個(gè)人檔案中出現(xiàn)的問(wèn)題并根據(jù)具體情況隨時(shí)提供依據(jù)性材料，提請(qǐng)有關(guān)部門采取相應(yīng)措施加以解決，如發(fā)現(xiàn)哪些材料未及時(shí)歸檔，就要及時(shí)跟蹤查詢，了解原因，督促有關(guān)人員按照規(guī)定交予人事管理部門歸檔，特別在工作調(diào)動(dòng)檔案轉(zhuǎn)遞、下崗后人事檔案托管時(shí)，當(dāng)事人對(duì)本人檔案內(nèi)容、件數(shù)等要知情，交接時(shí)要嚴(yán)格手續(xù)，以便明確責(zé)任，哪個(gè)環(huán)節(jié)上出了問(wèn)題，便于查詢并追究當(dāng)事人的責(zé)任，以免互相推諉扯皮，同時(shí)對(duì)人事檔案管理部門起到了監(jiān)督作用，督促人事檔案管理人員增強(qiáng)責(zé)任心，嚴(yán)格按照人事檔案管理規(guī)定管好人事檔案⑥。

三、改進(jìn)人事檔案知情權(quán)的建議

1.借鑒國(guó)外人事檔案知情權(quán)管理方法。美國(guó)公民非常重視個(gè)人隱私權(quán)，這一思想也貫徹在人事檔案管理工作中。人事檔案內(nèi)容部分地向個(gè)人開(kāi)放，但不向公眾提供利用。以密歇根大學(xué)為例，每個(gè)雇員都可以上網(wǎng)查閱自己的某些人事檔案，如工作履歷、提薪情況等。在美國(guó)的某些州，讓未經(jīng)人事檔案主體授權(quán)的人查看人事檔案是違法的，對(duì)執(zhí)法部門也不例外。如果聯(lián)邦調(diào)查局或當(dāng)?shù)鼐煜胍榭茨橙说臋n案，他們必須向法庭提出申請(qǐng)，得到搜查證后才可查閱⑦。

2.根據(jù)我國(guó)實(shí)際使公民對(duì)個(gè)人檔案享有一定的知情權(quán)。我國(guó)可根據(jù)我國(guó)現(xiàn)實(shí)情況公開(kāi)人事檔案的履歷、考核結(jié)果、職稱、學(xué)歷、黨齡、獎(jiǎng)勵(lì)、提薪及提拔任免情況等，這樣有利于個(gè)人在填寫各種表格時(shí)查閱個(gè)人資料，防止錯(cuò)填及漏填等情況的發(fā)生。在工作調(diào)動(dòng)檔案轉(zhuǎn)遞、下崗后人事檔案托管時(shí)，當(dāng)事人對(duì)本人檔案內(nèi)容、件數(shù)等應(yīng)有知情權(quán)。

3.當(dāng)事人對(duì)自己人事檔案被利用的情況應(yīng)有知情權(quán)。一般說(shuō)，對(duì)人事檔案的利用是有嚴(yán)格規(guī)定的，當(dāng)事人有權(quán)了解查閱其人事檔案的外單位名稱、利用者姓名、利用目的、查閱內(nèi)容、利用時(shí)間、查閱結(jié)果、利用者評(píng)價(jià)等情況⑧。

注釋:

①④張?zhí)鹛?人事檔案知情權(quán)淺析[J].蘭臺(tái)世界(工作版).2007，(6):4-5.

②⑤⑥鄭艷麗.關(guān)于個(gè)人檔案知情權(quán)問(wèn)題的思考[J].檔案學(xué)研究.2005，(3):33-34.

③⑧鄭美虹.人事檔案何時(shí)掀起“蓋頭來(lái)”——試析人事檔案知情權(quán)[J].2005，(5):25-27.

⑦鄭美虹檔案學(xué)研究.美國(guó)人事檔案管理及其啟示[J].北京檔案.2006，(2):38-39.

作者單位:山東工商學(xué)院