公文，即公務(wù)文書，是國家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理過程中形成的，具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公文在辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文形成過程中的正本、定稿等有關(guān)材料進(jìn)行整理、歸檔，亦即會(huì)形成歸檔文件。所謂歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

公文整理，也稱歸檔文件整理，是將文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。進(jìn)行歸檔文件整理首先要明確整理單位“件”的概念。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件。

進(jìn)行歸檔文件整理的主要程序是:

1.修整

為保證檔案能夠長期保存和有效提供利用，裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱、對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制、去除文件上易銹蝕的金屬物、對(duì)過大文件進(jìn)行折疊。

2.裝訂

歸檔文件修整完畢后，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料對(duì)其進(jìn)行重新裝訂，從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)，以起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失、便于保管利用的作用。

3.分類

歸檔文件裝訂后，需要將歸檔文件按某些特征進(jìn)行歸類，一般可以按照年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限等特征進(jìn)行分類，或?qū)⑸鲜鎏卣鬟M(jìn)行結(jié)合分類。一個(gè)立檔單位內(nèi)的歸檔文件一般只能采用一種分類方法，推薦使用保管期限——年度——機(jī)構(gòu)(問題)或年度——機(jī)構(gòu)(問題)——保管期限的分類方法。

4.排列

歸檔文件分類后，應(yīng)將歸檔文件依據(jù)分類，結(jié)合事由按時(shí)間順序進(jìn)行排列。一般會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、案件材料等成套性文件可集中排列。同一份文件的不同稿本排列次序一般為:發(fā)文稿紙(文件處理單)、正本、附件(被轉(zhuǎn)發(fā)文)、定稿、復(fù)制件。

5.編號(hào)

歸檔文件的排列次序確定后，應(yīng)對(duì)歸檔文件逐件編號(hào)。并在每份文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)、館編件號(hào)、頁號(hào)、機(jī)構(gòu)(問題)等七項(xiàng)。

全宗號(hào):即檔案館給立檔單位編制的代碼。本單位檔案未列入檔案館接收計(jì)劃時(shí)，此項(xiàng)可空置。

年度:即文件形成的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如:1978。

保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱或標(biāo)識(shí)年限。

件號(hào):文件的排列順序號(hào)，包括室編件號(hào)(在歸檔文件整理時(shí)編制)、館編件號(hào)(檔案移交進(jìn)館時(shí)編制)。室編件號(hào)的編制方法為:以機(jī)構(gòu)為單位，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。

機(jī)構(gòu)(問題):即作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問題)名稱或代字、代號(hào)。

頁號(hào):即每一份歸檔文件的頁碼。文件中有圖文信息的頁面為一頁。當(dāng)歸檔文件上有頁碼時(shí)，無需重編;當(dāng)歸檔文件上無頁碼時(shí)，需要編頁碼。一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字，每件從“1”開始流水編制，正頁編在文件的右下角，反頁編在文件的左下角。

6.編目

編目是指編制歸檔文件目錄。應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。

件號(hào):填寫室編件號(hào)。

責(zé)任者:填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱。

文號(hào):填寫文件的發(fā)文字號(hào)，一般應(yīng)照抄實(shí)錄。

題目:填寫文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，并加“[ ]”。

日期:填寫文件的成文日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“20080808”。

頁數(shù):填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)。

備注:填寫文件需說明的情況。

7.裝盒

歸檔文件應(yīng)按照室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目。