隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，新時(shí)期檔案事業(yè)也得到了迅猛的發(fā)展。新時(shí)期檔案工作有著新的特點(diǎn)，對(duì)如何做好新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作也就提出了更高的要求，特別是在新時(shí)期如何做好進(jìn)館檔案的監(jiān)督與指導(dǎo)工作擺在了每位業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員面前。筆者針對(duì)當(dāng)前縣級(jí)單位檔案接收進(jìn)館工作的監(jiān)督與指導(dǎo)工作談點(diǎn)個(gè)人看法。

一、檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)的重要性

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是檔案管理部門業(yè)務(wù)工作的有機(jī)組成部分。檔案工作內(nèi)容豐富，包括立卷歸檔、檔案保護(hù)、信息開發(fā)、現(xiàn)代化管理等。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作也是《檔案法》賦予具有行政管理職能的檔案部門的一項(xiàng)重要職責(zé)，是其業(yè)務(wù)工作的有機(jī)組成部分。這項(xiàng)工作是將上級(jí)與下級(jí)聯(lián)系起來(lái)的紐帶，在落實(shí)上級(jí)指示與分析、研究、解決業(yè)務(wù)工作中存在問題的過(guò)程中，推動(dòng)各個(gè)地方、各個(gè)系統(tǒng)檔案工作有條不紊地開展。那么，基層單位檔案接收工作也就是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中的一個(gè)重要組成部分。俗話說(shuō)“巧婦難為無(wú)米之炊”，所以做好基層檔案接收進(jìn)館工作，對(duì)豐富館藏具有重要的意義。

二、檔案館首先應(yīng)制定具體的接收規(guī)范

多年來(lái)，基層檔案館的接收和業(yè)務(wù)指導(dǎo)始終處于脫節(jié)狀態(tài)，缺少有效的溝通。為促進(jìn)縣級(jí)檔案館檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，保證檔案接收工作的順利開展，筆者認(rèn)為，縣級(jí)檔案館應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、《檔案館工作通則》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等法律、規(guī)章的規(guī)定，制定出規(guī)范的檔案接收實(shí)施辦法。辦法對(duì)檔案接收工作從接受范圍、案卷的質(zhì)量要求、檢索工具、該批次檔案的相關(guān)材料、相關(guān)資料、技術(shù)處理要求等都應(yīng)做出明確規(guī)定。

三、解決好接收單位與檔案館檔案軟件的銜接問題

新時(shí)期檔案工作也出現(xiàn)了新動(dòng)向，檔案工作方法在不斷地更新變化，檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理， 特別是計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用。但目前大多數(shù)從事檔案工作的縣級(jí)基層檔案人員往往檔案業(yè)務(wù)知識(shí)比較精，而計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化知識(shí)相對(duì)薄弱，對(duì)計(jì)算機(jī)有基本的操作能力已屬不錯(cuò)，要靈活運(yùn)用和維護(hù)檔案軟件系統(tǒng)，有相當(dāng)大的難度，所以這對(duì)基層檔案人員來(lái)說(shuō)也是一個(gè)大的挑戰(zhàn)。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員只有掌握了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理和檔案軟件管理，才能正確處理好檔案館和接收單位間檔案軟件的技術(shù)銜接問題，把接收單位的檔案電子信息正確地導(dǎo)入檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)中。

四、建立接收試點(diǎn)，處理好接收

過(guò)程中的一系列業(yè)務(wù)問題

在縣級(jí)檔案局(館)制定出具體的接收辦法后，檔案指導(dǎo)人員就要進(jìn)行具體的實(shí)踐。根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)先建立一個(gè)試點(diǎn)單位來(lái)實(shí)施接收標(biāo)準(zhǔn)，摸索經(jīng)驗(yàn)，然后大面積鋪開。如果開始就全面開展，那樣會(huì)出現(xiàn)大量的業(yè)務(wù)問題，指導(dǎo)人員沒有達(dá)成一致，彼此間會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)的偏差，甚至?xí)霈F(xiàn)大量的返工性工作，造成指導(dǎo)工作的被動(dòng)。只有先建立好了試點(diǎn)單位，在實(shí)施過(guò)程中來(lái)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。把接收檔案中的一系列細(xì)節(jié)問題充分考慮到，并歸納整理，使每個(gè)檔案指導(dǎo)人員對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)都做到心中有數(shù)。

五、對(duì)接收單位檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，

召開現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議，全面鋪開

對(duì)接收單位的檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，充分學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)，使接收單位檔案人員對(duì)接收工作形成初步的認(rèn)識(shí)。然后再到試點(diǎn)單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)觀摩，從理論到感官上得到充分的認(rèn)識(shí)和理解。在培訓(xùn)結(jié)束后布置接收工作的具體安排、接收時(shí)間和具體要求。

六、深入接收單位，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督指導(dǎo)

接收單位進(jìn)行正式的接收準(zhǔn)備時(shí)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要深入接收單位，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，使工作正常順利的開展。

七、檔案館接收人員初步驗(yàn)收與正式接收

接收單位在正式移交前，應(yīng)由縣檔案局接收人員親自深入接收單位進(jìn)行初步驗(yàn)收，提出整改意見，在驗(yàn)收合格后，雙方商洽具體的移交時(shí)間。在正式移交時(shí)，雙方認(rèn)真清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后，雙方辦理移交手續(xù)。

綜上所述，筆者認(rèn)為縣級(jí)基層單位檔案移交工作，如果沒有前期業(yè)務(wù)人員的監(jiān)督和指導(dǎo)，移交工作不可能一帆風(fēng)順。檔案的前期監(jiān)督和指導(dǎo)工作是移交工作的基礎(chǔ)，是最有效的保障。因此，做好縣級(jí)檔案移交工作必須注重移交前的指導(dǎo)和中期的督導(dǎo)工作。

作者單位:北京市延慶縣檔案局