[摘要]創(chuàng)新是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的源采，創(chuàng)新也是做好檔案工作的根本動(dòng)力。信息化建設(shè)是檔案工作的正確途徑，是檔案工作創(chuàng)新的客觀需要。因此，只有抓好檔案信息化建設(shè)，才能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，才能真正達(dá)到創(chuàng)新檔案工作的目的。本文從樹立檔案信息觀、培養(yǎng)信息人才、豐富信息資源及改善服務(wù)機(jī)制等方面談?wù)劇叭绾渭涌鞕n案信息化建設(shè)來促進(jìn)檔案I作的創(chuàng)新?！?/p>

[關(guān)鍵詞]信息化建設(shè);創(chuàng)新;檔案工作

DOl:10.3969/j.issn.1008-0821.2010.06.031

[中圖分類號(hào)]G255 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]B [文章編號(hào)]1008—0821(2010)06—0111—02

創(chuàng)新是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的主流趨勢(shì)，創(chuàng)新是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力及源泉。以計(jì)算機(jī)為代表的高科技將人類帶人了一個(gè)嶄新的時(shí)代——信息時(shí)代，檔案工作要與時(shí)代同步發(fā)展，必須開拓創(chuàng)新，而加快檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化的需要，也是創(chuàng)新檔案工作的重要內(nèi)容。

1 檔案信息化是檔案工作創(chuàng)新的客觀需要

檔案信息化是檔案工作的一場革命，是傳統(tǒng)檔案走向現(xiàn)代檔案的一個(gè)重要標(biāo)志。充分運(yùn)用飛速發(fā)展的信息技術(shù)。開展檔案信息化，在檔案工作創(chuàng)新中具有重要作用。具體地說，檔案信息化要求檔案工作者重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立信息和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。因此，檔案信息化是檔案工作創(chuàng)新的客觀需要。

2 樹立檔案信息觀是創(chuàng)新的前提

信息時(shí)代的到來，知識(shí)和信息越來越成為比資產(chǎn)更重要的資源，檔案部門作為社會(huì)信息業(yè)的組成部分，正面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)，樹立“檔案是信息資源的觀念”非常重要。現(xiàn)代檔案工作人員如何看待信息技術(shù)，如何認(rèn)識(shí)信息網(wǎng)絡(luò)的功能，這是衡量信息觀念與否的一個(gè)具體標(biāo)準(zhǔn)，如果具備新的信息觀念，積極地了解網(wǎng)絡(luò)、熟悉和使用網(wǎng)絡(luò)，就可能主動(dòng)地去利用，提高工作效率。那就要求我們牢固地樹立“信息就是財(cái)富”的觀念，積極主動(dòng)地去挖掘、搜集、利用有利于檔案工作開展的各種信息，敏銳地感受社會(huì)信息的變化，從而更好地開展檔案工作。

檔案信息觀的普遍提高是社會(huì)各方面廣泛利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要條件。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，早在1984年，鄧小平同志就提出“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”。檔案信息化建設(shè)可以將檔案信息資源合理配置、科學(xué)管理，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需要。檔案作為一種信息資源，可以為科學(xué)研究、文化建設(shè)、加強(qiáng)管理服務(wù)，也可以為宣傳報(bào)道、業(yè)務(wù)咨詢提供信息保障，樹立“檔案是信息資源的觀念”，認(rèn)識(shí)檔案是信息資源的重要性，為開創(chuàng)檔案工作的新局面創(chuàng)造良好的條件。

3 加強(qiáng)檔案信息專門人才的培養(yǎng)是創(chuàng)新的關(guān)鍵

檔案信息化，必然使檔案工作者改變傳統(tǒng)的思想觀念，按照檔案工作現(xiàn)代化的要求，自覺學(xué)習(xí)和更新知識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)于檔案管理工作的實(shí)踐，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。因此，要有針對(duì)性地培養(yǎng)一批既能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。要努力學(xué)習(xí)信息知識(shí)，提高信息能力;掌握各種檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識(shí);培養(yǎng)信息獲取和開發(fā)利用的能力、信息選擇能力、信息預(yù)測能力、信息加工、開發(fā)、傳輸、存儲(chǔ)、調(diào)閱和吸收等能力;能對(duì)信息進(jìn)行綜合分析，整理排序，歸類處理，充實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫。隨著信息技術(shù)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，作為現(xiàn)代檔案信息服務(wù)主角的檔案工作者，不再是以往的檔案管理員，必須具有創(chuàng)新意識(shí)和科研能力，創(chuàng)造新知識(shí)信息，努力培養(yǎng)自身具有更深層次、更高的綜合素質(zhì)。因此，現(xiàn)代檔案人員應(yīng)由一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設(shè)的行家里手。盡快建立以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合性人才為重點(diǎn)的高科技人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍體系，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

4 不斷豐富檔案信息資源是創(chuàng)新的基礎(chǔ)

《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》要求“‘十五’期間，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化，信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。”檔案信息化建設(shè)是國家信息化工作的一部分，而檔案信息數(shù)字化又是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，檔案信息數(shù)字化對(duì)加快信息化建設(shè)具有重要意義。檔案信息資源數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的基本條件和前提，無數(shù)字化檔案資源庫，數(shù)字檔案館就沒有發(fā)揮其職能的物質(zhì)基礎(chǔ);沒有檔案資源數(shù)字化，檔案智能化服務(wù)、檔案信息網(wǎng)上傳遞就無從談起，檔案對(duì)外開放與國際接軌進(jìn)行信息交流，實(shí)現(xiàn)信息資源共享也很難達(dá)到預(yù)期的效果。

檔案信息化中的“信息”實(shí)質(zhì)上是指“檔案信息資源”，它是檔案信息本身和支持檔案信息運(yùn)動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，那就要求我們積極主動(dòng)地去挖掘、搜集各種有價(jià)值的信息，敏銳地感受社會(huì)信息的變化;運(yùn)用一定的技術(shù)手段創(chuàng)造適宜的社會(huì)條件，將其視為一種社會(huì)資源加以開發(fā)和利用。那么，檔案信息資源作為檔案信息在活動(dòng)中的基本資源，在量的積累上要達(dá)到一定高度，經(jīng)過整合之后能普遍地應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，不斷豐富和完善檔案資源建設(shè)，使檔案信息不斷“數(shù)字化”，是檔案工作追求的價(jià)值目標(biāo)，也是創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

5 更新管理手段改善服務(wù)方式是創(chuàng)新的目的

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運(yùn)用，出現(xiàn)了大量的電子文件與數(shù)字檔案，這些新型檔案管理無法運(yùn)用傳統(tǒng)的模式和管理手段來實(shí)施。因此，必須創(chuàng)新管理手段，建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)。

5.1 要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

通過檔案信息化，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來完成，通過計(jì)算機(jī)錄入大量的檔案信息并編制各種專題目錄，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料方便快速檢索，實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過渡，從而大大提高了檔案檢索的效率;全面啟動(dòng)檔案館館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè);建設(shè)互聯(lián)互通的現(xiàn)行文件、檔案信息發(fā)布平臺(tái)和查詢利用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享，最大限度地發(fā)揮檔案館的社會(huì)服務(wù)功能。真正把檔案館建設(shè)成為一個(gè)面向社會(huì)，面向大眾，為廣大人民群眾服務(wù)的信息中心和文化陣地。

5.2 在服務(wù)方式上要?jiǎng)?chuàng)新

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，服務(wù)方式應(yīng)隨著形勢(shì)的變化不斷創(chuàng)新。一是讓公眾熟悉和了解檔案工作。擴(kuò)大檔案工作的知名度;二是宣傳檔案意識(shí)和宣傳檔案工作，變“看攤守業(yè)，等客上門”等被動(dòng)式服務(wù)為“招客上門”主動(dòng)式的服務(wù)。同時(shí)改變傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式，逐步建立起上門服務(wù)、電話咨詢、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等檔案利用服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動(dòng)地服務(wù)。對(duì)檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工、并進(jìn)行連接與共享，從而準(zhǔn)確、及時(shí)、簡捷、實(shí)用地滿足利用者對(duì)檔案信息的不同需求。三是依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，充分挖掘檔案信息資源，通過檔案信息的上網(wǎng)，可以向利用者提供開放的館藏檔案和有關(guān)現(xiàn)行文件，提高服務(wù)的及時(shí)性。

6 加快檔案信息化建設(shè)是創(chuàng)新的重要內(nèi)容

6.1 加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

建設(shè)數(shù)字化檔案館，就要加強(qiáng)庫房建設(shè)、館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等。加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。尤其是推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度。逐步提高檔案信息化水平。

6.2 加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)

檔案資源數(shù)字化是檔案信息資源建設(shè)的一個(gè)重要方面，也是檔案信息化建設(shè)迫切性所在。目前，大量電子文件的產(chǎn)生推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)，檔案現(xiàn)代化管理，其重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力收集到歸檔單位以前產(chǎn)生的、屬于歸檔范圍的電子文件，又要切實(shí)實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化的有效接軌，及時(shí)接收各歸檔單位新產(chǎn)生的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務(wù);檔案館要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)收集歸檔的電子文件進(jìn)行有效管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化。

6.3 加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

通過軟件系統(tǒng)對(duì)所有檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等各個(gè)方面能夠?qū)嵭杏?jì)算機(jī)的有效管理、控制，實(shí)現(xiàn)檔案工作自動(dòng)化。該系統(tǒng)是以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的應(yīng)用系統(tǒng)。

6.4 扎實(shí)推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)率建設(shè)

數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)的信息資源，數(shù)字檔案館必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。首先加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，然后開展對(duì)重要檔案的數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫，最后將所有館藏檔案全部數(shù)字化。

總之，檔案工作部門要抓住信息化建設(shè)的大好機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)，全面開發(fā)檔案信息資源，積極探索信息時(shí)代檔案工作的新思路，以開創(chuàng)新時(shí)期檔案工作新局面。

參考文獻(xiàn)

[1]馬玉玲，張曉霞，談?wù)剬?duì)高校檔案工作的創(chuàng)新[J]，檔案學(xué)通訊，2003，(3)。

[2]徐渝溶，淺談新時(shí)期檔案管理人員的角色轉(zhuǎn)變[J]，學(xué)校檔案，20C6，(1)。

[3]孟世恩，王穎，何芳，對(duì)我國檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J]，檔案學(xué)通訊，2004，(5):29—32。

[4]孛愛妹，加快信息化建設(shè)不斷創(chuàng)新檔案工作[J]，上海造船。2009，(1);74—76，95。

[5]揚(yáng)振江，淺談企事業(yè)單位檔案工作的創(chuàng)新[J]，中國檔隸，2006，(6)。

[6]雷慧，王斌，檔案信息開發(fā)利用的創(chuàng)新與思考[J]，寧夏大學(xué)檔案館。