當(dāng)今世界科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)的普及應(yīng)用。產(chǎn)生了大量以磁盤、光盤為載體的電子文件。有效使用和管理這些電子文件；是傳統(tǒng)檔案管理難以擔(dān)當(dāng)?shù)闹厝危髽I(yè)對(duì)檔案信息使用量越來(lái)越大。對(duì)獲取信息便捷性的要求也越來(lái)越高。面對(duì)龐大繁雜的檔案信息，要想提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快檔案信息化建設(shè)。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和完善，開發(fā)和利用檔案資源為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。已經(jīng)成為檔案工作的根本l目的和首要任務(wù)。近年來(lái)，企業(yè)檔案工作為盡快適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，不斷更新觀念，打破常規(guī)。拓寬工作領(lǐng)域，在二-定程度上滿足了企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)對(duì)利用檔案信息的需求，但有些企業(yè)在新形勢(shì)下，對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性缺乏應(yīng)有和足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的必要性、緊迫性感受不深，熱情不高，沒有建立檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)構(gòu)，沒有將檔案信息化列入議事日程，沒有給予檔案信息建設(shè)的必要資金、物質(zhì)和人才的支持。多數(shù)企業(yè)檔案工作仍處于原始手工操作。部分企業(yè)檔案部門雖然建立了局域網(wǎng)，但大多處于單機(jī)歸檔階段，聯(lián)網(wǎng)歸檔檢索不成熟。數(shù)據(jù)庫(kù)類型單一、規(guī)模小、功能少、標(biāo)準(zhǔn)化程度低、數(shù)據(jù)不完整。現(xiàn)有電子檔案信息資源大多是目錄級(jí)信息，全文檔案信息所占的比例很低，離檔案信息的計(jì)算機(jī)管理和遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)查詢、利用相差甚遠(yuǎn)，這種狀況影響檔案的有效開發(fā)利用。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

(1)強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的意識(shí)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代化信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法。對(duì)檔案管理流程、管理模式進(jìn)行重新整合和定位。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更新觀念，提高對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)。要將檔案信息化工作納入本單位的整體規(guī)劃中，制定切實(shí)可行的信息化建設(shè)方案。并與單位的信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步實(shí)施，要舍得投入財(cái)力，配置與檔案信息相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，廣泛征求各層次、各專業(yè)人員的意見。企業(yè)檔案工作者也要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，認(rèn)真看待檔案現(xiàn)代化進(jìn)程，樹立現(xiàn)代化管理意識(shí)，努力提高工作水平、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

(2)制定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化是指在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過程中所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的前提，檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理必須依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以此組織協(xié)調(diào)各方面的工作。否則。先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備無(wú)法發(fā)揮作用。企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)制定適合本單位信息化建設(shè)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)。計(jì)算機(jī)軟硬件及軟件系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式、著錄規(guī)則等標(biāo)準(zhǔn)。

(3)企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，建設(shè)成標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件、條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)。做好檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)鍵是嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引及其機(jī)讀目錄的錄入工作：檔案的全文數(shù)據(jù)是將歸檔的光盤、磁盤等電子文件按規(guī)定轉(zhuǎn)換成規(guī)范格式。按一定的組織方式存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。歸檔的紙質(zhì)文件可以通過掃描圖像方式實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化。檔案全文掃描錄入工作的基本流程，包括掃描圖像、圖像處理、嵌入標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)圖源等環(huán)節(jié)，掃描工作必須使用專門開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。要針對(duì)利用率高、利用面積大和急需得到搶救性保護(hù)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的完整，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)還應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

(4)企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

企業(yè)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于企業(yè)檔案信息中，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行。突破檔案信息資源所有者局限。建成一個(gè)既方便又能控制利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需經(jīng)以下幾個(gè)階段完成：一是檔案室部門內(nèi)部建網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部共享，二是在企業(yè)內(nèi)部建網(wǎng)，通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)可以在企業(yè)的任何一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)電腦上利用檔案信息，三是社會(huì)利用階段，把檔案信息聯(lián)機(jī)進(jìn)入國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)。

(5)實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案“雙套制”保存

“雙套制”是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案一并保存。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的應(yīng)用，并不能解決目前企業(yè)檔案管理的所有問題。由于電子文件信息本身的一些局限性還沒有得到徹底解決，如電子檔案可以隨意增刪，原始性憑證作用難以確定，法律效力差等。使得紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體仍需與電子檔案信息并存一段時(shí)期，在進(jìn)行紙質(zhì)等傳統(tǒng)的收集歸檔時(shí)要做好與電子檔案信息二者在內(nèi)容上的對(duì)比。確保存檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性?！半p套制”既可以保存反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄的紙質(zhì)檔案，又可以發(fā)揮電子文件在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。

(6)強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化的管理制度和法制保障 首先要強(qiáng)化信息化電子文件檔案的管理制度，企業(yè)可以根據(jù)國(guó)家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》等規(guī)定，結(jié)合自身的需求和特點(diǎn)制定一套新的管理辦法和制度，如電子文件的鑒定、歸檔、編號(hào)、存儲(chǔ)、安全管理等辦法，其次，在檔案利用網(wǎng)絡(luò)化條件下，檔案信息查詢、檔案利用要靠信息技術(shù)手段、管理制度來(lái)實(shí)現(xiàn)有效服務(wù)和控制，做到主動(dòng)服務(wù)，安全管理，為此，必須制定網(wǎng)絡(luò)查詢、利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管理辦法及安全管理協(xié)議等。

檔案信息化的發(fā)展，在提高工作效率、促進(jìn)檔案工作發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，給利用者帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也帶來(lái)了像病毒傳播，非法訪問等問題。因此企業(yè)檔案部門必須通過逐步健全法制，樹立法律權(quán)威，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障體系建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)各類涉密檔案的管理和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，充分運(yùn)用法律手段，保障各類軟件和信息采集者的合法權(quán)益，依法治檔，依法管檔。

面對(duì)信息化技術(shù)的挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案管理必須真正實(shí)現(xiàn)信息化管理，大力進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，全面實(shí)行資源共享，為企業(yè)提供豐富的信息資源和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。