在中國共產(chǎn)黨成立之日起，就把秘書工作與文件公布出版工作有機(jī)的結(jié)合起來。建黨初期，中共中央局機(jī)關(guān)僅有總書記、組織主任和宣傳主任三人。宣傳主任主管宣傳兼秘書并負(fù)責(zé)編輯出版《共產(chǎn)黨》月刊。基于安全保存在大革命運(yùn)動(dòng)中形成的數(shù)以萬計(jì)的黨內(nèi)外重要文件史料的需要。在1923年中共中央執(zhí)行委員會(huì)《組織法》中規(guī)定：中共中央和區(qū)執(zhí)委會(huì)以上機(jī)關(guān)設(shè)立專職秘書，“秘書員[負(fù)]本黨內(nèi)外文書及通信及開會(huì)記錄之責(zé)任，并管理本黨文件”，此外，還規(guī)定本黨委員長、秘書及會(huì)計(jì)的主要任務(wù)之一是“發(fā)行用本黨名義之出版物!’。前面我們介紹過早期的秘書工作在很大程度上肩負(fù)著檔案保管的職責(zé)，《中國共產(chǎn)黨中央執(zhí)行委員會(huì)組織法》所說的“管理本黨文件”。實(shí)際上就是檔案管理工作。1926年7月中共中央秘書處成立后就具體承擔(dān)了編輯工作或?yàn)榫庉嫻ぷ鞣?wù)的任務(wù)，秘書處也就成為了早期負(fù)責(zé)檔案工作的部門。

為文件匯編提供文件電報(bào)。這是一切文獻(xiàn)匯編工作的基本條件，沒有這一步，文獻(xiàn)匯編工作就無法進(jìn)行。例如中共中央出版的《黨報(bào)》、《中央政治通訊》、《中央電訊》等等都是秘書處提供的。1941年中共中央編輯出版的《六大以前》、《抗戰(zhàn)以來重要文件匯集》、《軍事文獻(xiàn)》等等，也都是在秘書處提供材料的基礎(chǔ)上編輯出版的。秘書處除了提供工作中積攢的材料外。還負(fù)責(zé)為出版文電匯集搜集材料：黨中央以及各地方黨委凡是要編輯出版某一種文集。都把搜集材料的任務(wù)交給秘書出版。例如1938年中共中央出版的《周報(bào)》、《特訊》、《上海通訊》、《每周通訊》等等。都是從各地收集來的文電、情報(bào)等材料而后分別匯編而成的。要是找不到原件就從各種報(bào)刊上摘抄材料。例如1928年10月至1930年12月中央出版的《每日宣傳要點(diǎn)》從第一期至第六十八期刊登的文件中有50份是從《布爾什維克》、《斗爭》以及國民黨出版的報(bào)刊中摘錄剪裁下來的。此外，為了編研工作的需要。各級黨委或政府秘書處也收集了大量各機(jī)關(guān)移交的文件材料。中共陜西省委于1942年4月頒布的《秘書處暫行業(yè)務(wù)條例》就明確規(guī)定：秘書處負(fù)責(zé)收集省委各機(jī)關(guān)的“電報(bào)文書”材料。1943年《西北中央局秘書處各科(室)工作業(yè)務(wù)》中，首次把接收整批檔案與收集各地方和部隊(duì)的零散文件材料結(jié)合起來，規(guī)定：秘書處材料室“在西北局黨委及秘書長的領(lǐng)導(dǎo)下。匯集、登記、保管黨內(nèi)西北局各部門、各級黨委、政府及群眾團(tuán)體的黨團(tuán)、軍隊(duì)政治部等的報(bào)告、決議、通知、指示信、黨內(nèi)刊物、重要書信及其他公開文件、刊物等?！睆?937年到1945年期間，陜甘寧邊區(qū)政府系統(tǒng)先后有十幾個(gè)直屬機(jī)關(guān)被撤銷。邊區(qū)政府秘書處及時(shí)接收了他們遺留的文件材料。1943年晉冀魯豫邊區(qū)秘書處在一份工作總結(jié)報(bào)告中規(guī)定：緊急時(shí)可以埋藏文件，在“非戰(zhàn)時(shí)取回備查”。這樣成批的直屬機(jī)關(guān)文件資料、撤銷機(jī)關(guān)檔案及戰(zhàn)時(shí)埋藏的文件都被秘書處的同志收集起來了，為編研工作提供了素材。負(fù)責(zé)傳遞或分配發(fā)行工作。1923年6月《中共中央執(zhí)行委員會(huì)組織法》中規(guī)定：秘書和會(huì)計(jì)主要任務(wù)之一是“發(fā)行用本黨名義之出版物”。此后，秘書處一直有收發(fā)室、分配發(fā)行股、發(fā)行組或發(fā)行科來負(fù)責(zé)一切內(nèi)部刊物和文電匯集的分配發(fā)行工作。1927年12月13日《中共中央通告第二十二號》規(guī)定：“各省委應(yīng)即于秘書處下(無秘書處之省委則改于組織科下)組織一出版分配股，以發(fā)行一切黨的刊物”，并規(guī)定了發(fā)行分配股的主要任務(wù)。凡黨中央的文電匯集、《中央通訊》、《布報(bào)》等，要分發(fā)至省委委員、秘書長、科長、秘書和秘書處的工作人員，“每人一全份”。還要求分配發(fā)行股應(yīng)保持與上下級機(jī)關(guān)發(fā)行機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)工作，規(guī)定中央的一切刊物、文件匯集統(tǒng)由各省秘書處負(fù)責(zé)發(fā)行。其次。各省委秘書發(fā)行一切刊物等應(yīng)自行收費(fèi)。如不收費(fèi)，中央就在撥給該省委的經(jīng)費(fèi)中扣除。同時(shí)，要不斷改進(jìn)發(fā)行技術(shù)，保證“使各種刊物在群眾中都能發(fā)生盛大的實(shí)際效力”。

承編文秘專業(yè)文電匯集。秘書部門參加或單獨(dú)承擔(dān)編輯文電匯集的任務(wù)。既是自己的本職工作之一，又有得天獨(dú)厚的條件。首先是物質(zhì)條件優(yōu)厚。幾乎一切重要文電都在秘書部門保存。這是進(jìn)行編纂工作的基礎(chǔ)：其次是工作條件占優(yōu)，秘書處本身就是最高領(lǐng)導(dǎo)者的助手，在首長支持下進(jìn)行工作有很多方便條件：再次在人力財(cái)力上也有更多的回旋余地。因此，從中央到各地方、各部隊(duì)幾乎任何文電匯編工作都由秘書部門參加，或者自行編輯出版一些文電匯集或匯集性質(zhì)的刊物。單獨(dú)承編文電匯集最多的是中共中央秘書處。下面簡單列舉幾種。一是《秘書處通信》，編于1929年。共出版二期，是油印小冊子。每期登載10余篇有關(guān)秘書工作的文件。出版此刊的目的是傳達(dá)黨中央對秘書的指示，交流秘書工作經(jīng)驗(yàn)，對全黨各機(jī)關(guān)秘書工作起指導(dǎo)作用。二是《臨時(shí)通訊》，編于1939年，不定期，油印本。主要刊登情報(bào)性質(zhì)的文電材料，以便使高級干部知己知彼的進(jìn)行工作和指揮軍事行動(dòng)等。三是《中央電訊》，這是奉黨中央之命由中央秘書處承編的極重要文電匯集。1941年10月15日《中央電訊》第一期《見面的話》中說：“《中央電訊》是一種極秘密的黨內(nèi)文件，它是匯集和整理關(guān)于黨務(wù)和政策方面實(shí)際而新鮮的秘密材料而編成的”。每二日出一期，共出版130余期。1941年11月中央秘書處特意成立電訊科并專門從事《中央電訊》編輯出版工作。后來。根據(jù)黨中央的指示。將《中央電訊》改名《中央通訊》。除收入機(jī)密電報(bào)外，還收入一部分機(jī)密文件。仍為黨內(nèi)高級干部的必讀物。

資料的保管。秘書部門不僅在文件匯編、出版、發(fā)行和分配傳遞上起不可或缺的作用，而且在保存一切文電匯集方面一直在默默的工作著。從1921年至1949年中共中央秘書處就保存有一大卡車黨內(nèi)文電匯集和機(jī)密刊物。這些文電匯集與刊物同黨中央檔案一樣重要，隨時(shí)供應(yīng)黨中央領(lǐng)導(dǎo)人和其他一切機(jī)關(guān)使用。既編輯出版又收集保存，這就是秘書部門在文電匯集工作中所起的雙重作用。

黨政軍機(jī)關(guān)的書報(bào)刊物，包括一切文件匯編等在1921年至1942年間一直稱為材料。1943年3月31日中共中央書記處在《關(guān)于中央及軍委秘密文件的檢查與管理辦法》明確規(guī)定黨政軍群機(jī)關(guān)報(bào)刊和文件匯集等稱為“資料”。中央秘書處把“資料”分為如下五類：第一類為黨的資料，包括《六大以來》、《六大以前》、《解放周刊》、《群眾》、《新中華報(bào)》、《共產(chǎn)黨人》、《解放日報(bào)》、《黨書》等等黨內(nèi)刊物和文件匯集：第二類資料，包括中央軍委、中央紅軍、總參、總政以及八路軍、新四軍編輯出版的《軍事文獻(xiàn)》、《紅星報(bào)》、《捷報(bào)》、《八路軍政雜志》、《抗敵報(bào)》、《政工資料》等，這些資料記載著紅軍、八路軍、新四軍、抗日義勇軍的戰(zhàn)斗歷程：第三類資料為各級蘇維埃政權(quán)、抗日民主政權(quán)編輯出版的《憲法》、《勞動(dòng)法》、《施政綱領(lǐng)》、《法令匯編》、《邊區(qū)快報(bào)》以及政府文獻(xiàn)匯集等等。這些文獻(xiàn)史料是政權(quán)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、軍事建設(shè)、邊區(qū)建設(shè)以及人民群眾與人民政府血肉相連的歷史淵源：第四類資料為中共各中央局、各省委等編輯出版的機(jī)關(guān)報(bào)刊，如《黨的生活》、《黨的建設(shè)》、《真理》、《斗爭》、《工作通訊》以及地方文件匯編等等。這類資料是黨與人民群眾聯(lián)系的媒體。充滿著人民群眾革命斗爭歷史的真實(shí)畫景：第五類資料為黨政軍機(jī)關(guān)工作參政材料，包括各類情報(bào)、各類專業(yè)材料、各種剪報(bào)、各類文集以及其他與檔案有關(guān)的史料。

中共中央秘書處和各機(jī)關(guān)各地方秘書部門搜集保存了大量文獻(xiàn)資料，從1927年開始，資料的整理習(xí)慣上都按秘密材料加以保管。1937年5月20日中共中央組織部制定的《保守黨內(nèi)秘密條例》指出：“所有來往的電報(bào)、表格、黨內(nèi)報(bào)告、刊物、紀(jì)錄”等均為“秘密材料”，并要“鎖在箱子里”秘密保存。在地下斗爭中黨內(nèi)刊物可以作為“秘密材料”。但黨中央機(jī)關(guān)進(jìn)入延安后。政治形勢和黨的任務(wù)都有了相當(dāng)大的變化，觀念需要更新，在新的觀念指導(dǎo)下對文獻(xiàn)資料進(jìn)行了整理。

一是確立保護(hù)資料的思想觀念。以黨報(bào)黨刊和文件匯編為基本成分的資料，歷來被視為檔案的一部分妥善收集和保存。1931年瞿秋白起草并經(jīng)周恩來親筆批準(zhǔn)試行的《文件處置辦法》規(guī)定：各種報(bào)刊“必須盡力保存一全份”。當(dāng)時(shí)，中央秘書處也確實(shí)把一切黨報(bào)黨刊和馬列主義著作全部收集保存起來。但1933年中共中央遷移江西瑞金以后，秘書部門比較重視文件和電報(bào)，對革命報(bào)刊搜存有所忽視。1937年抗日戰(zhàn)爭爆發(fā)后，特別是1941年中共中央在《關(guān)于調(diào)查研究的決定》中要收集“敵友我三種材料”后，秘書部門又把黨政軍機(jī)關(guān)報(bào)刊和文獻(xiàn)史料當(dāng)作“黨內(nèi)資料”收集保存。1941年8月1日《中共中央關(guān)于調(diào)查研究決定》要求“收集國內(nèi)外政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化及社會(huì)積極關(guān)系各方面材料，加以研究，以為中央工作的直接助手”。黨中央這一決定，使全黨全軍秘書工作者明確了收集保存一切革命歷史資料的意義，并樹立了文電與資料同為“檔案”的概念。

二是文件與資料要分開整理。1941年以前，許多機(jī)關(guān)把文件電報(bào)與一切書報(bào)刊放在一起，統(tǒng)一編目、統(tǒng)一分類立卷。但因書報(bào)刊物都是縱述性的和綜合性的，與專題性的文電放在一起整理很不妥當(dāng)。中央秘書處裴桐認(rèn)為管理檔案必須分類，而分類又必須堅(jiān)持“便于研究”和“便于存取”的原則。于是，他提出了“按分類系統(tǒng)編目”以及分別編制“基本目錄”和“輔助目錄”的方法，并根據(jù)這些原則和方法于1941年制定了《黨務(wù)材料管理法》，開始對檔案進(jìn)行分類、立卷編目，并建立了檔案的接收、移交、借閱等制度。其中，將文件電報(bào)與資料分開來管理。書報(bào)刊物先分?jǐn)?、友、我三大類，分別編制目錄。分類編目后，中央秘書處將敵偽資料、友黨友軍書報(bào)刊物移交給延安圖書館，留下黨政軍群內(nèi)部報(bào)刊作為檔案妥善保存下來。

三是剪報(bào)與文摘。這是資料工作的一項(xiàng)主要內(nèi)容。剪報(bào)，既是將報(bào)紙或刊物上有用的篇章剪下來?；蛸N在一起或與文電放在一塊作為檔案保存。文摘。是從文件、電報(bào)、書報(bào)刊物中摘除有關(guān)內(nèi)容?；蛑苯映仕皖I(lǐng)導(dǎo)參閱，或匯集成冊發(fā)給有關(guān)方面使用，原摘抄件作為檔案存儲(chǔ)。如果需要，也可抄載全文。比如1941年12月24日油印的《黨的資料》創(chuàng)刊號說：為適應(yīng)延安黨政軍干部的要求，決定編印一種黨內(nèi)同志閱讀使用的小型讀物，定名為《黨內(nèi)資料》全文或摘抄黨政軍內(nèi)部有關(guān)黨務(wù)、方針、政策性文電，專門供給“工作有關(guān)的在職干部閱讀”或備用。當(dāng)時(shí)中央秘書處文書科工農(nóng)同志負(fù)責(zé)出版《黨的資料》，共出版了兩年多的時(shí)間，在實(shí)際工作中主要作為資料供五大書記查閱之用。