開會(huì)是我們的日常工作方式，其效率反映了一個(gè)組織、一個(gè)團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的基礎(chǔ)管理水平。

開會(huì)看似是最簡(jiǎn)單、最基本的事情，卻是人們一生參與最多的活動(dòng)之一，也是衡量現(xiàn)代文明程度最重要、最簡(jiǎn)便的標(biāo)準(zhǔn)之一。經(jīng)常會(huì)有人批評(píng)我們的“文山文海”現(xiàn)象，據(jù)一些學(xué)者測(cè)算，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議的時(shí)間占工作時(shí)間的1/5～1/3。如何減少會(huì)議、提高會(huì)議效率成為共同的呼聲。

就拿證券市場(chǎng)來說，上市公司要做到規(guī)范運(yùn)作，建立健全的公司治理機(jī)制，首先就要開會(huì)股東大會(huì)和董事會(huì)，這兩個(gè)會(huì)開好了，才談得上保障投資者權(quán)益、尊重股東意見、確保重大決策的科學(xué)性和民主性。證監(jiān)會(huì)就頒布了《上市公司治理準(zhǔn)則》、《上市公司股東大會(huì)規(guī)則》、《上市公司章程指引》等一系列文件，對(duì)上市公司如何開股東大會(huì)和董事會(huì)做了很多細(xì)致入微的規(guī)定。

當(dāng)然，工作中的大多數(shù)會(huì)議，無關(guān)政治、法律、法規(guī)和公司治理，不涉及權(quán)利的保障、伸張和實(shí)現(xiàn)。然而，即使是這樣的會(huì)議，其低效、無序、重復(fù)性錯(cuò)誤也會(huì)屢屢出現(xiàn)。有多少人去總結(jié)每一次會(huì)議的差錯(cuò)，認(rèn)真記錄下來并組織改正?如何改進(jìn)會(huì)議的議事程序、會(huì)務(wù)組織與執(zhí)行效率?如何像《羅伯特議事規(guī)則》一樣制訂出適應(yīng)各式各樣會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)或指引?

開會(huì)是我們的日常工作方式，開好會(huì)自然也是我們的日常技能。在國外的MBA課堂上，會(huì)議管理經(jīng)常作為課程來教授，在職業(yè)培訓(xùn)中，會(huì)議管理則是必備項(xiàng)目。如何確定開會(huì)的必要性、如何選擇議題和參與人、如何估算會(huì)議成本、如何安排發(fā)言時(shí)間、如何組織討論、如何形成共識(shí)、如何表決、如何落實(shí)決議等，還有會(huì)務(wù)工作，都需要認(rèn)真考慮。維持會(huì)議的秩序和紀(jì)律，不同意見者的聲音能夠被有效表達(dá)，都必須靠穩(wěn)妥的方式予以規(guī)定，并在流程中有效執(zhí)行，這些都體現(xiàn)著會(huì)議程序的必要性和嚴(yán)肅性。會(huì)議最常見的問題包括會(huì)議繁多無實(shí)質(zhì)內(nèi)容、不能準(zhǔn)時(shí)開始、缺乏中心和主題、會(huì)議時(shí)間過長、互相重復(fù)空話套話等。開會(huì)的效率，反映了一個(gè)組織、一個(gè)團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的基礎(chǔ)管理水平。

根據(jù)培訓(xùn)、會(huì)議實(shí)際運(yùn)作流程中的環(huán)節(jié)及問題逐漸形成一個(gè)明細(xì)的服務(wù)手冊(cè)樣式，制訂標(biāo)準(zhǔn)化、通用的會(huì)議工作手冊(cè)或差錯(cuò)提示。假如每次會(huì)議完畢后，要求每人至少提煉出5個(gè)差錯(cuò)，10個(gè)人就可總結(jié)出50多個(gè)差錯(cuò)，匯集起來以后就會(huì)形成一個(gè)明細(xì)、有效、可操作的工作手冊(cè)或差錯(cuò)指引，在以后類似的活動(dòng)中，差錯(cuò)必然逐漸減少。整個(gè)團(tuán)隊(duì)能在總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)并在已形成文字而非口頭相傳的標(biāo)準(zhǔn)、流程基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)、修改、完善，工作品質(zhì)自然提升。

從開會(huì)這件事情可以看出，無論看似多么平凡、簡(jiǎn)單的事項(xiàng)，都可通過標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范避免低水平的循環(huán)，從大家司空見慣的開會(huì)可以入手訓(xùn)練科學(xué)管理基本方法的運(yùn)用。標(biāo)準(zhǔn)化、流程化看似古板，不一定每項(xiàng)規(guī)定或指引就是正確無疑的表述，但它至少使每個(gè)人更容易在此藍(lán)本的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，總結(jié)修改。它不一定保證每個(gè)人做得最好，但能幫助每個(gè)人達(dá)到合格水平。每個(gè)人都能做到有序運(yùn)作，看起來單個(gè)人的效率、能動(dòng)性不是很高，但加起來的效果肯定強(qiáng)于散漫、無序運(yùn)作，能將低級(jí)錯(cuò)誤的重復(fù)減至最低限度。